Elintarvikkeiden vastaanottaminen ja tarkistaminen

Vastaanottotarkistus tehdään tilattujen tuotteiden tullessa keittiölle. Tilattujen tuotteiden mukana tulee kuormakirja/lähete, jonka avulla tarkistetaan vastaako lähete tilattuja tuotteita ja tehdään ulkonainen laadun tarkistus tuotteille.

Jokaisen pakkauksen päällä on lähettävän tukkutoimittajan tarra ja sen on vastattava tuotteen sisältöä. Pakkausmerkinnät luetaan pakkauksista ja tuotteet siirretään varastoihin.

Omavalvontaan liittyvä tarkistaminen ja kirjaaminen

Vastaanottotarkastuksessa raaka-aineiden kunto on tarkistettava. Epäilyttävistä ja huonoista tuotteista tulee tehdä reklamaatio heti. Elintarvikkeet eivät saa seistä ulkona kattamattomassa tilassa kuin purkamisen ajan.  Helposti pilaantuvat elintarvikkeet saavat seistä korkeintaan 10–15 minuuttia huoneenlämmössä. Tuotteisiin, joista puuttuu päiväysmerkinnät, tulee merkitä saapumispäivä varastokierron seuraamista varten. Tuotekierron tulee olla tehokasta, etteivät pilaantuvat elintarvikkeet ole pitkään kylmäsäilytyksessä. Varaston tuotteet tulee järjestää päiväysmerkintöjen ja saapumismerkintöjen mukaan, että vanhimmat ensi periaatetta voi noudattaa. Saapuvien elintarvikkeiden ja raaka-aineiden vastaanottotarkastukseen tulee nimetä vastuu henkilö. Hän tarkistaa saapuvan tavaran ja siirtää ne oikeisiin varastotiloihin ja kirjaa tarkastuksen.

Suurin osa raaka-aineista ostetaan valmiiksi pakattuina. Yleensä tuotteita ei voi tunnustella, haistaa tai maistaa, ja usein elintarviketta ei edes näe pakkauksen läpi. Tuotteen ostaja joutuu vastaanottamaan elintarvikkeen ainoastaan pakkausmerkintöjen perusteella. Hyvät ja luotettavat merkinnät ovat tärkeitä valmistettaessa esim. erityisruokavalio ruokia. Pakkausmerkintöjen tulee olla määräysten mukaiset ja pakkauksen tulee olla ehjä.

Pakkausmerkinnöistä saa arvokasta tietoa elintarvikkeiden tuotantotavoista, koostumuksesta, säilyvyydestä ja muista ominaisuuksista. Pakkauksesta tulee löytyä tuotteen valmistaja, pakkaaja tai Suomessa toimivan myyjän nimi ja osoite. Suomessa tiedot ovat yleensä merkitty pakkauksiin suomeksi sekä ruotsiksi

 Omavalvonta

Vastaanottotarkastus on osa omavalvontaa. Vastaanottotarkastuksen tulee sisältyä omavalvontasuunnitelmaan. Toimiva omavalvontasuunnitelma on käytännönläheinen. Suunnitelmassa tulee olla seuraavat asiat:

• tuoteryhmien vastaanottotilat

• vastuuhenkilö

• sovitut vuorokautiset toimitusajat

• saapuvan tavaran lämpötilavalvonta

• tuotteiden ulkonainen laaduntarkastus

• päiväyksien ja muiden pakkausmerkintöjen valvonta

• toimitettujen/ tilattujen määrien tarkistus

• onko toimitettu mitä tilattu

• korjaustoimenpiteet sovittujen raja-arvojen ylittyessä

• palautus ja valitustoimenpiteet

• miten mittaustulosten poikkeaminen, valitusten ja korjaustoimenpiteiden, näytteenottotulosten ja palautusten merkintä tehdään omavalvontaan.

Oleellista on toimia ripeästi, jos epäkohtia havaitaan. Elintarvikelainsäädännön mukaan elintarvikealan toimijan on välittömästi ilmoitettava valvontaviranomaiselle merkittävistä omavalvonnassa tai muulla tavoin esille tulleista terveysvaaroista sekä toimenpiteistä, joihin kyseisten epäkohtien korjaamiseksi on ryhdytty.

Reklamaatio

Reklamaatio on ilmoitus, jossa asiakas tekee valituksen tuotteen toimittajalle. Reklamaatioita on kahdenlaisia, ne koskevat joko tuotteen toimitusta tai laatua. Reklamaatiot tulee selvittää heti tuotteiden tulo päivänä ja oikeudenmukaisesti. Toimitusten viiveet saadaan selville ottamalla yhteyttä kuljettajaan. Tuotteiden  viivästymiset ja siihen johtaneet syyt selvitetään ja ilmoitetaan tilaajalle. Tilauksesta puuttuvat tavarat toimitetaan yleensä mahdollisemman nopeasti tai viimeistään seuraavassa kuormassa. Epäkelpo tai väärä tuote pyydetään palauttamaan. Tuote yleensä vaihdetaan tai hyvitetään laskussa. Toimitusten virheettömyys ja palautteen antaminen luovat pohjan hyvälle yhteistyölle.