Elintarvikkeiden hankinta ja ostotoiminta

Elintarvikkeiden hankinta perustuu valmistuskeittiön liike- ja toimintaideaan, asiakkaiden kysyntään ja taloudellisiin ja toiminnallisiin resursseihin. Liike-idea vastaa kysymyksiin mitä tehdään ja kenelle tehdään.

Hankinta voi olla joko hajautettua tai keskitettyä. Hajautetussa hankinnassa hankintaan pieniä eriä, tehdään kerta- ja suoraostoja. Siinä käytetään hyväksi myös satunnaiset tarjoukset. Hajautettua hankintaa käyttävät yleisemmin pienet yksiköt.

Keskitetty hankinta perustuu pitkäaikaisiin ostosopimuksiin. Ostosopimuksissa määritellään, mitkä tuotteet kuuluvat hankinnan piiriin ja niiden hinnat on määritelty. Keskitettyä hankintaa käyttävät kunnan ruokapalvelut ja ketjuravintolat.

Elintarvikkeiden ostotoiminnassa ostetaan tarpeen mukaan ammattikeittiöön sopivia tuotteita. Sopiva pakkauskoko, säilyvyys ja monikäyttöisyys tulee huomioida ostotoiminnassa. Toimitusajan sopivuus on tärkeää esim. tuleeko maitotuotteet kolme kertaa viikossa vai tuleeko joka päivä.

Hankintatapoja on monenlaisia. Pienimissä yksiköissä tilaukset tehdään puhelimella, telefaxilla tai sähköpostilla. Suuremmat yksiköt käyttävät pääosin WWW-pohjaisia tilausjärjestelmiä. WWW-pohjaiseen tilausjärjestelmään voi asiakas tehdä itselleen sopivan vakiolistan, minkä mukaan he tekevät päivittäiset/viikoittaiset tilaukset.  Listassa on joka tuotteen kohdalla asiakaan sopimushinnat ja lopussa ostoskorista näkee koko tilauksen euromäärän.