DAMITU1-2, TYÖVÄLINEOHJELMIEN TEHOKÄYTTÖ 2 OV
Johdanto PowerPoint Word Excel
Makrot Ohjelmien yhteiskäyttö WWW -tallennus Tehtävät

1. Johdanto

2. Web-sivun suunnittelu ja käyttö

3. Työn siirto palvelimelle

4. Word

5. PowerPoint

6. Excel

7. Tehtävät 

WWW -TALLENNUS

1. Johdanto

Tässä osiossa opit muuntamaan Word-, PowerPoint - ja Excel -työsi pdf - , xps - ja html -muotoon (www-sivut) ja viemään työsi koulun palvelimelle.

Jos koneellasi ei ole tarvittavaa apuohjelmaa. Lataa SaveAsPDFandXPS.exe - ohjelma Microsoftin sivuilta

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4D951911-3E7E-4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=fi&Hash=wEepxkq8DbeV7F31jrIhfulLdAudu4B3pM4xI5pKt5pjgNcCc1PNEPhRUDi%2fCvPdrngUl%2fFuS8E0DpfRKA2JiQ%3d%3d

Tätä ohjelmaa käyttäen voit tallentaa tiedoston PDF- ja XPS -muodoissa kahdeksassa 2007 Microsoft Office -ohjelmassa.

Tietoja PDF- ja XPS -tiedostomuodoista

Apuohjelman avulla voit tallentaa ja viedä tiedoston Microsoft Office -ohjelmasta seuraaviin tiedostomuotoihin:

  • PDF (Portable Document Format)   on sähköinen tiedostomuoto, jossa käytetään kiinteää asettelua ja joka säilyttää alkuperäisen asiakirjan muotoilun. Kun PDF-muotoinen tiedosto näytetään verkossa tai tulostetaan, sen muotoilut ovat täsmälleen tekijän tarkoittamassa muodossa, eikä tietoja voi helposti muuttaa. PDF-muotoa käytetään esim. pörssiyhtiöiden tulostietojen julkaisuissa Internetissä ja sähköpostin liitetiedostoissa.
  • XPS (XML Paper Specification)  on PDF:ää vastaava Microsoftin oma tiedostomuoto. XPS -muotoista tiedostoa tarkastellaan erityisellä katseluohjelmalla. Maksuttoman katseluohjelman voi ladata Microsoft Office Online -sivuston Ladattavat kohteet -osasta.

 

PDF tai XPS muotoon tallennus tapahtuu Ms Office -ohjelmissa samalla tavalla.

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuva, napsauta Tallenna nimellä -kohdan nuolta .

  2. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PDF -tiedosto tai XPS -asiakirja.

  3. Tuo seuraavat kohteet näkyviin valitsemalla Julkaise PDF- tai XPS-muodossa -valintaikkunassa Asetukset.

  4. Valitse Sivualue-kohdan vaihtoehdoista sopivat asetukset.

 

  1. Valitse lopuksi Julkaise.

 

2. Web-sivun suunnittelu ja käyttö

 

Tästä linkistä http://materiaali.osao.fi/kaul/verkko-opetus/merkonomi/ammatilliset/tietotekniikan_perusteet/luku9/luku9.htm voit tutustua WWW-sivujen tekoon SharePoint -ohjelmalla, Ftp -ohjelman hakuun omalle koneellesi ja sivujen siirtoon palvelimelle. 

Web-sivut ovat tiedostoja, jotka sisältävät erityisiä HTML (Hypertext Markup Language) -muotoilukoodeja, ns. tagejä, jotka on merkitty alla olevaan tekstiin punaisella.

<html>
<head>
<title>WWW-sivuna tallentaminen</title>
</head>
<body>
<p><br>
Web-sivun suunnittelu ja käyttö</p>
<p>Web-sivut ovat tiedostoja, jotka sisältävät erityisiä HTML (Hypertext Markup Language) -muotoilukoodeja.
</body>
</html>

WWW -sivuja voit tehdä:

  • käsin koodaamalla
  • erityisesti WWW-sivujen tekoa varten tehdyn editoreilla (esim. Microsoft ShareaPoint Designer 2007 ja Macromedia Dreamveawer)
  • Office ohjelmistopakettiin kuuluvilla ohjelmilla

Office-paketin mukana tuleva www-tallennus on kuitenkin nopea ja helppo tapa tehdä www-sivu suoraan sovelluksesta, ja lopputuloskin on parhaimmillaan (esim. PowerPoint-esityksen osalta) hyvinkin toimiva. Voit tallentaa tiedostot htm-, pdf- tai xps- tiedostomuodoissa.


3. WWW-sivun siirto palvelimelle

 

Kun www-sivu on valmis, se on siirrettävä jollekin www-palvelimelle, minkä jälkeen sivu on nähtävillä kaikkialla Internetissä. Sivun siirtotapoja on useita, mutta tutustumme seuraavassa vain FTP-siirtoon, mikä on yleisin ja aina toimiva tapa hoitaa homma siististi. Joudut käyttämää FTP-siirtoa siinä vaiheessa, kun julkaiset  tekemäsi harjoituksen.

FTP:n (File Transfer Protocol) avulla voidaan siirtää tiedostoja palvelimelta työasemalle ja päinvastoin. Harjoittelemme siirtoa työaseman ja students.osao.fi -palvelimen välillä. Sinulla on käytössäsi myös kotihakemisto www-sivuja varten ko. palvelimella. Siirron voi tehdä normaalisti missä vaan, kunhan käytössä on jokin FTP-ohjelma ja käyttöoikeus palvelimeen.

!!!  Tiedoston julkaisussa koulun palvelimelle on käytettävä salattua protokollaa.

Sivun siirtotapoja:

  1. Microsoft ShareaPoint Designer 2007  -> Julkaise (kestää kauan)
  2. FTP-ohjelman avulla
  3. Suoraan palvelimelle

 Siirto-ohjelmia:  WS_FTP_Pro 8.02, WinSCP, SSH Secure File Transfer jne.  voit imuroida verkosta. 

HUOM!!!

Jos käytät koulun koneella olevaa siirto-ohjelmaa, saat ohjeen:

https://atrain.osao.fi/kaul/opiskelijat/tukipalvelut/atk-tuki/index.htm    valitse ohjeet  edelleen valinta    WWW-sivujen saattaminen näkyville koulun palvelimella

Ohjelman käytön vaiheet

  1. Käynnistä SSH Secure File Transfer  –ohjelma.

  2. Kirjaudu sisään sähköpostitunnuksillasi

connect 

 

Palvelin: students.osao.fi

Käyttäjätunnus: sähköpostitunnuksesi

Yhdistä tietokoneesi palvelimelle: Napsauta Connect 

 
          Salasana: sähköpostisi salasana
 

  1. Yhteysmuodostuu 

 

    

  • Vasemmassa ikkunassa on työasemasi tiedot ja oikeassa palvelimen kotihakemistosi olevat tiedot

  • Ikkunoiden välillä voit siirtää tietoja joko omalta tietokoneelta palvelimelle tai päinvastoin  

 

  1. Tiedostot on siirrettävä palvelimelle oikeaan kansioon, tässä tapauksessa oikeanpuoleisessa ikkunassa olevaan public_html-kansioon. Jos kansiota ei ole, luo kansio.
  2. Avaa kansio public_html tuplaklikkauksella.
  3. Siirry paikallisen koneen puolelle (vasen ikkuna) ja maalaa siniseksi kaikki sivut ja kansiot, jotka haluat siirrettäväksi students.osao.fi -palvelimelle. HUOM! luodun www-sivustosi aloitussivun nimeksi tulee laittaa index.html
  4. Raahaa hiirellä valitut sivut ja kansiot palvelimen puoleiseen ikkunaan.
  5. Kun siirto on valmis, katkaise FTP-yhteys painikkeesta Disconnect. Jos ftp-yhteyttä ei käytetä muutamaan minuuttiin, se yleensä katkaisee itse itsensä eli ftp-ohjelma ei enää toimi (vaikka ohjelma näennäisesti onkin "auki").
  6. Nyt tiedostot siirtyvät palvelimelle. Kun siirto on suoritettu, voit käydä tarkastelemassa kotisivujasi osoitteessa http://students.osao.fi/~käyttäjätunnuksesi

  

Huom.!!!  

  • Jos tiedostot kopioidaan palvelimella väärään kansioon, ne eivät tule näkyviin.
  • Yhteys palvelimelle saattaa kestää ja siirrotkin kestävät normaalien sekuntien sijasta useita minuutteja.
  • Jos kuvat eivät näy www-selaimessa, tarkista että olet tallentanut kuvat ja siirtänyt ne palvelimelle.

Tilde-merkin (~) saat siten, että painat AltGr -näppäintä samaan yhtä aikaa kuin ~-merkkiä, joka en Enter-näppäimestä vasemmalle. Paina lopuksi kerran välilyönti-näppäintä.  

4. Word -asiakirjan tallentaminen WWW-sivuksi

Word-asiakirjan tallentaminen www-sivuksi on yksinkertaista. Homman voi tehdä

  • tallentamalla word-dokumentti www-sivuna.
  • tallentamalla pdf -dokumentiksi
  • tallentamalla xps -dokumentiksi

1) Tallennus html -tiedostoksi

Myös tavallinen Word-dokumentti voidaan tarvittaessa tallentaa Web-sivuna. Tallenna dokumenttisi Tallenna nimellä -ikkunan kautta ja valitse haluamasi tiedostomuoto.

 

  • Jos haluat tallentaa tiedot Web-sivulle ja luoda tukitiedostot ja -kansiot, valitse Web-sivu (*.htm; *.html).
  • Jos haluat tallentaa tiedot yksitiedostoiselle Web-sivulle siten, että tukitiedostot upotetaan Web-sivulle, valitse Yksitiedostoinen Web-sivu (*.mht; *.mhl)

Lopputuloksena saat vain yhden www-sivun, joka tallentuu haluamaasi kansioon.

Huom!!!

Vaikka www-sivun tallentaminen Wordissä onkin helppoa, on syytä muistaa, että Word laittaa joissain tapauksissa html-kielen sekaan myös omia ohjainmerkkejään, jotka eivät kaikissa tapauksessa näy oikein kaikilla www-selaimilla. Eli jos käytät Office-paketin www-tallennuksia, muista tarkistaa sivut aina usealla eri selaimella.

 

2) Word-asiakirjojen muuntaminen PDF- tai XPS-asiakirjoiksi

  • PDF (Portable Document Format) 

     

    • PDF -tiedostomuodon avulla voidaan jakaa tiedostoja.
    • PDF -tiedostomuotoa kannattaa käyttää esimerkiksi silloin, kun asiakirjoja on tarkoitus jäljentää kaupallisen tulostuspalvelun avulla.

  • XPS (XML Paper Specification) on  Microsoftin oma ed. vastaavava tallennusmuoto.

  • Tallenna Word -dokumenttisi Tallenna nimellä -ikkunan kautta ja valitse tiedostomuodoksi pdf tai xps.

  • Napsauta Asetukset painiketta ja valitse osat, jotka tahdot asiakirjasta julkaista.

  • Napsauta OK -painiketta. Pdf dokumentti ilmestyy näytölle.
  • Xps -tiedostomuoto tarvitsee Microsof.NET Framework :n asentamisen koneellesi.

Nyt voit katsella sivua selaimen kautta.

 

5. PowerPointilla www-sivut


WWW-sivun tekeminen PowerPointilla on hyvin yksinkertaista. Saat esityksestäsi toimivat www-sivut käytännössä yhdellä tallennuskerralla. Minkä tahansa valmiin sivuston muuntaminen www-sivuksi käy näin.

  • Avaa PowerPointista Uusi esitys.
  • Valitse malleista Myyntiasiakirja.
  • Napsauta Luo -painiketta.

  • Tallenna tiedosto Web-sivuna Tallenna nimellä -ikkunasta.

 

  • Esitys tallentuu haluamaasi kansioon siten, että sivuston ensimmäinen sivu (esimerkissä Myyntiasiakirja) tallentuu antamasi kansio juureen ja esityksen muut tiedoston samannimisen kansion sisälle.

Klikkaamalla kansiota, saat sen sisällön näkyviin. Osa sisällöstä näkyy alla olevassa kuvassa.

 

Yllä näkyvien kuvakkeiden ulkoasu saattava olla hieman erilainen riippuen siitä, mitä ohjelmia koneellesi on asennettu. Kun julkaiset kyseisen PowerPoint-esityksen palvelimelle, on sivun muistettava edellä mainitut tiedostojen nimeämissäännöt sekä siirrettävä palvelimelle yksittäinen päätiedosto sekä kaikki kansiossa olevat tiedostot. Huom! Älä siirrä tiedostoja kansiosta toiseen, vaan jätä kansiorakenne juuri sellaiseksi kuin se tallennuksen yhteydessä tuli.

  • Tallenna web-sivusto nimellä esimerkki1_www-tallennus

 

6. Excel -tiedoston tallennus www -sivuksi

On suositeltavaa, että rakennat Excelin www-sivuja, kun haluat jakaa mm. seuraavantyyppisiä tietoja:

  • Elektronisia lasku- ja tilauslomakkeita kuten ostetun auton laskulomake tai huonekaluliikkeen hintaluettelo.
  • Tietokannan analysointityökaluja kuten yhteenvetoraportti tai yrityksen tietokantaa varten luotava pivot-taulukko.
  • Taulukoita kuvakokoelmista kuten valokuvat työntekijöistä, leikekuvat yrityksestä sekä linkit muihin Web-sivustoihin.
  • Taulukoissa esitettyjä tilastotietoja ja demograafisia tietoja kuten väestötiedot, liikennetilastot tai tilasto veden kulutuksesta.
  • Taulukoissa esitettyjä testaus- ja tutkimustietoja kuten online-testit, valtiolliset katsaukset tai asiakastyytyväisyyskyselyt.
  • Excel-kaaviot, joissa on esitetty graafisesti tärkeitä faktoja ja lukuja kuten tuloraportit ja kustannusvertailut.

Web-sivun luominen Excelissä ei eroa tavallisen laskentataulukon luomisesta. Voit kirjoittaa tiedot riveille ja sarakkeille, muokata tietoja ja käyttää kaavoja ja muotoilukomentoja kuten tavallisesti. Muista kuitenkin käyttää fontteja ja värejä niin, että sivut ovat yhteensopivia muiden kotisivuillasi olevien sivujen kanssa ja käytä tarvittaessa hyperlinkkejä, kun haluat yhdistää muissa Internet-sivustoissa oleviin Excel -Web-sivuihin. Muista esikatsella tiedostoja huolellisesti, jotta voit varmistaa, että Excel-taulukon muuntaminen HTML-muotoon vastaa odotuksiasi.

HUOM!!!
Jotta em. Excel-asiakirjaan liittyvät asiat voidaan tehdä www-selaimella, sinun on käytettävä Microsoftin www-selainta. Kaikki selaimet eivät tue Excel-asiakirjan suoraa käsittelyä.

Staattiset ja vuorovaikutteiset sivut
Voit tallentaa Excel-laskentataulukon tai työkirjan Web-sivuksi Tallenna nimellä -ikkunan kautta. Voit samalla asettaa useita hyödyllisiä julkaisuasetuksia. Ennen kuin käytät tätä komentoa, varmista, että laskentataulukko on muotoiltu sopivalla tavalla ja että se sisältää sopivia tietoja Web-sivua varten. Tarkista myös, että siinä olevat tiedot on esitetty selkeässä muodossa ja että se sisältää myös tarvittavat toimintaohjeet. Muista vielä ottaa huomioon, että Internetissä tai intranetissä laskentataulukkoasi avaavat ja käyttävät henkilöt, jotka eivät tiedä siitä yhtään mitään (jos heillä on tarpeelliset käyttöoikeudet), joten pyri tekemään käyttöliittymästä mahdollisimman yksinkertainen ja luonnollinen.

Staattiset Web-sivut sopivat parhaiten tehtyjen vuosi- ja osavuosikatsausten, tulostietojen, tilausten, myyntitietojen ja muiden taulukkomuotoisten tietojen esittämistä varten, joita on tarkoitus vain näyttää. Vuorovaikutteiset Web-sivut ( ei käsitellä tässä kurssissa) sopivat parhaiten laskenta- ja analyysityökaluiksi, jotka houkuttelevat Internet-käyttäjiä tutkimaan omia faktoja ja lukuja. (Esimerkiksi lainan kuukausierän laskentaan tarkoitettu laskin houkuttelee käyttäjiä laskemaan omia lainatietoja.)

Excel-tietojen tallentaminen staattiselle Web-sivulle

Voit tallentaa koko työkirjan, mukaan lukien laskentataulukoiden siirtymisvälilehdet, tai työkirjan osia, kuten alueen tai kaavion, staattiselle Web-sivulle, jotta käyttäjät voivat tarkastella Microsoft Office Excelin tietoja Webissä. Jos esimerkiksi myyntiluvut ovat Excel-laskentataulukossa, voit tallentaa luvut ja niihin liittyvän kaavion, jolloin käyttäjät voivat tarkastella tietoja Office Exceliä avaamatta.

Esimerkki 2: Tiedoston tallentaminen pdf -muotoon

  1. Avaa tiedosto "Liikevaihto". Tiedoston voit kopioda osoitteesta: Y:\Hillevi Oksanen\KLIpkt07\verkkokurssiin liittyvät tiedostot.

  2. Napsauta Microsoft Office -painiketta Painikkeen kuvaja valitse tallenna nimellä.

  1. Valitse luetteloruudussa pdf -vaihtoehto.

  2. Napsauta Asetukset -painiketta.

  3. Laita tiedoston nimeksi esimerkki2_www_tallennus.

  4. Valitse Julkaise.

  5. Tallenna.

  6. Nyt voit katsella tiedostoa selaimella.

Esimerkki 3: Tiedoston tallentaminen htm -muotoon

  1. Avaa laskentataulukko "Liikevaihto".
  2. Valitse Tallenna nimellä tiedostomuodoksi: Web-sivu.
  3. Määrittele tallennettavan työkirjan asetukset:
    • Napsauta Valinta: Taulukko  -valintanappia, niin voit tallentaa aktiivisen laskentataulukon Web-sivuksi.
    • Napsauta Muuta otsikkoa -painiketta ja muokkaa HTML-sivun otsikkoa, joka näkyy selaimessa Web-sivun yläpuolella.
    • Kirjoita Tiedostonimi -muokkausruutuun tiedostonimi. Tämä ei ole pakollista, koska Excel käyttää olemassa olevaa tiedostonimeä.


 

  1.  Napsauta Julkaise -painiketta, jolloin näyttöön avautuu Julkaise Web-sivuna -valintaikkuna.

 

  1. Napsauta Julkaise -painiketta. Selain avautuu ja voit katsella katsella työtäsi selaimella.

     

Excel-Web-sivujen käyttö Internetissä

Jos olet luonut staattisen Excel-Web-sivun, Web-sivuna näkyvän laskentataulukon käsittely Internet-selaimessa on melko rajoitettua. Voit selata sivua vierityspalkkien avulla ja voit kopioida soluissa olevat tiedot Windowsin leikepöydälle valitsemalla soluissa olevat tiedot, napsauttamalla kakkospainikkeella valintaa ja valitsemalla Kopioi-komennon.

!!! Pidä Esimerkkitehtävät tallessa, jotta voit palauttaa ne jakson lopussa Moodleen.

Alkuun

Oppimistehtävä

Tehtävä 1

Tee kaksi erillistä www-sivustoa, joista teet toisen Excelillä ja toisen joko Wordillä tai PowerPointilla. Tallenna PDF- muotoon.

Siirrä jompi kumpi esitys koulun palvelimelle tai omille www-sivuillesi (jos sinulla on omat www-sivut jollakin muulla palvelimella).

Tehtävä1_www-tallennus: Ilmoita URL eli www-sivun osoite, josta sivut ovat katsottavissa.

 

HUOM!!! Voit katsoa esityksiä omalta koneeltasi avaamalla ne jollakin www-selaimella (Tiedosto - Avaa jne.). Katselet sivustoa tällöin suoraan koneesi kovalevyltä.

 

© 2008/ OULUN SEUDUN AMMATTIOPISTO Petteri Pyykkönen, päivitys: Hillevi Oksanen