OHJELMIEN YHTEISKÄYTTÖ

1. Johdanto

Harjoittelet seuraavassa ohjatusti ohjelmien yhteiskäyttöä, tarkemmin ottaen Microsoftin Office-paketin ohjelmien yhteiskäyttöä. Vaikka yhteiskäyttö on mahdollista tietyllä tasolla kaikkien Windows-ohjelmien kesken, niin Office-paketin ohjelmien osalta yhteiskäyttö on vieläkin monipuolisempaa. Harjoittelet seuraavassa yhteiskäyttöä Wordin, Excelin ja PowerPointin välillä.

2. Excel -taulukon linkitys ja upotus Word -tiedostoon

Teet perusharjoituksen, jossa muokkaat alla olevaa Excel-taulukkoa (vaihe1), linkität sen Wordiin sekä upotat sen Wordiin (vaihe2). 3. vaiheessa tuot tekemäsi PowerPoint -esityksen Wordiin.

Vaihe 1

Aloita kopioimalla alla oleva Excel-taulukko Exceliin. Homman pitäisi sujua ongelmitta, tosin joudut jälkikäteen hieman leventelemään sarakkeita (A, B, C...) käsipelissä. Tallenna taulukko haluamaasi paikkaan nimellä excel.xlsx.

Koska kopioit taulukon netistä, niin laskentakaavat eivät kopioidu kopioinnin mukana, joten joudut laskemaan kaikki siniset ja punaiset luvut uudestaan summafunktiolla. Kaavojen laskeminen on tärkeää, koska myöhemmin taulukon arvoja muuttamalla voimme tarkistaa toimivatko linkitys ja upotus.

Microsoft Excel -taulukon tai -kaavion lisääminen Word-asiakirjaan

Wordissa on useita eri tapoja lisätä Microsoft Excel -tietoja Word-asiakirjaan. Voit esimerkiksi helposti kopioida taulukon tai kaavion ja liittää sen asiakirjaan. Voit myös lisätä taulukon tai kaavion linkitettynä objektina tai upotettuna objektina. Linkitetty ja upotettu objekti eroavat toisistaan sen suhteen, miten tiedot tallennetaan ja miten objektia päivitetään asiakirjaan lisäämisen jälkeen.

Linkitetty taulukko näkyy asiakirjassa, mutta sen tiedot säilyvät alkuperäisessä Microsoft Excel -työkirjassa. Jos muokkaat tietoja Microsoft Excelissä, Word päivittää automaattisesti asiakirjassa olevaa taulukkoa tai kaaviota. Linkittäminen on käytännöllistä, kun haluat sisällyttää asiakirjaan tietoja, joita ylläpidetään erillään, kuten toisen osaston ylläpitämiä tietoja, ja haluat tietojen olevan Wordissa ajan tasalla. Koska tiedot tallennetaan toisessa paikassa, linkittäminen auttaa pitämään Word-asiakirjan koon mahdollisimman pienenä. Mutta jos lähetät Linkitetyn Word-tiedoston jollekulle toiselle, niin voi olla linkkiyhteys Excel-taulukkoon katkeaa eikä Word-tiedoston lukija pääse katsomaan Excel-taulukkoa. Näin erityisesti silloin, jos viestin lukija ei ole samassa lähiverkossa.

Upotetun taulukon tai kaavion tiedot säilytetään Word-asiakirjassa. Voit muokata upotettua objektia kaksoisnapsauttamalla sitä, jolloin Microsoft Excel käynnistyy. Voit tehdä haluamasi muutokset ja palata sen jälkeen takaisin Wordiin. Voit upottaa valmiin taulukon tai kaavion tai voit luoda uuden, tyhjän taulukon tai kaavion. Koska kaikki tiedot säilytetään Word-asiakirjassa, upottaminen on käytännöllistä, kun haluat jakaa asiakirjan henkilöille, joilla ei ole pääsyä erillään ylläpidettyihin taulukoihin ja kaavioihin.

Vaihe 2

Jatkat vaiheessa 1. muokkaamasi Excel-taulukon käsittelyä ja kokeilet upotettua objektia.

• Valitse taulukosta alla näkyvä alue ja ja kopioi se Excelissä Kopioi-komennolla (esim. Crtl-C).

• Avaa Word ja valitse sieltä Aloitus -välilehdeltä kohta Liitä määräten.

• Eteesi ilmestyy Liitä määräten -ikkuna:

• Valitse ikkunasta kohta Liitä (mikä onkin oletuksena) ja sitten kohta Microsoft Excel-laskentataulukko Objekti. Ikkunan alalaidasta kohdata Tulos näet mitä tulee tapahtumaan. Älä tee muita valintoja ja paina OK. Excel-taulukon osa ilmestyy Wordiin.
• Tallentaa Word-tiedosto nimellä wordexcel.docx.

Voit testata upotettua objektia klikkaamalla taulukkoa Wordissä tuplaklikkauksella. Eteesi aukeaa Excel-taulukko kokonaisuudessaan. Voit tehdä muutoksia Wordin taulukkoon, mutta ne eivät tallennu alkuperäiseen Excel-taulukkoon.

Testaa kopioimasi Excel-taulukon liittämistä Wordiin myös kuvakkeena (vrt. yllä kuvan Näytä kuvakkeena valintaruutu), jolloin Wordiin ilmestyy pikakuvake Excel-tiedostoon.

Kyseinen pikakuvake on ns. kelluva objekti, joten voit vetää sen Wordissä haluamaasi paikkaan, ja jos klikkaat kuvaketta, pääset muokkaamaan Excel-taulukkoa.

Kokeile seuraavaksi linkitetyn objektin luomista. Homma menee muuten samalla tavalla, mutta valitse Liitä määräten -vaihtoehdon jälkeen tulevasta ikkunasta seuraavat valinnat.

• Liitä määräten -ikkuna, jonka kautta voit muodostaa myös linkitetyn objektin.
• Kun klikkaat linkitettyä taulukkoa Wordissä, niin huomaat, että pääset muokkaamaan taulukkoa Excelissä. Tee Excel-taulukkoon joitain numeromuutoksia, niin huomaat, että samat muutokset tapahtuvat myös Wordissä. Voit tarvittaessa kokeilla myös taulukon linkittämistä kuvakkeena.
• Jos suljet Wordin ja Excelin ja teet muutoksia myöhemmin, homma toimii edelleen samalla tavalla niin kauan kun linkitys Wordin ja Excelin välillä toimii.

Vaihe 3

Tässä harjoituksessa teet PowerPoint-esityksen ja tuot sen Word-asiakirjaan.

1. Teet yksinkertaisen dianesityksen seuraavanlaisin ehdoin:

• Valitse dialle rakenteen (Otsikkodia)
• Valitse valmis suunnittelumalli (esim. Raidat)
• Kirjoita otsikon ja muokkaa sitä miten haluat (keksi teksti itse)
• Laita sivulle sopivan kuva ClipArtista
• Lisää esitykseen uusi dia
• Valitse dian rakenteeksi ClipArt-kuva ja teksti –rakenne
• Täyttele diaan tarvittavia juttuja (keksi itse)
• Lisää jälkimmäiseen diaan ylä- ja alatunniste
• Laita kumpaankin diaan muistiinpanoja

2. Kun esitys on valmis, tallenna esitys power.pptx
3. Tämän jälkeen esitys lähetetään Wordiin.
4. Napsauta Office -painiketta ja valitse Julkaise ja edelleen Luo tiivistelmiä Microsoft Office Wordissä.
 

5.Valitse Lähetä Microsoft Office Wordiin -valintaikkunassa haluamasi asettelu
6. Voit sijoittaa muistiinpanot diojen viereen tai alle, lisätä tyhjä rivejä ja muistiinpanoja tai viedä pelkän esityksen tekstin jäsennyksen ilman diakuvia.
7. Jos haluat lisätä diat upotettuina objekteina, valitse valintaikkunasta Liitä.
8. Jos haluat lisätä diat linkitettyinä objekteina, valitse valintaikkunasta Liitä linkki.
9. Tallenna Word tiedosto nimellä powerword.docx

!!! Pidä Esimerkkitehtävät tallessa, jotta voit palauttaa ne jakson lopussa Moodleen.

3. Oppimistehtävä

Tehtävä 1

Pakkaa juuri  harjoituksessa tekemäsi tiedostot eli wordexcel.docx, excel.xlsx, power.pptx ja powerword.docx yhdeksi paketiksi nimellä Tehtava1_oyk. Palauta Moodleen.

Alkuun