POWERPOINT

1. Johdanto

PowerPoint-esitys on aina yleisön,  sisällön ja esittäjän  vuorovaikutustapahtuma. Tässä kurssissa perehdytään oman suunnittelumallin luomiseen. Omassa suunnittelumallissa voidaan huomioida yrityksen logojen ja väriohjeistuksen toteuttaminen dioissa. Yrityksen omilla mallipohjilla nopeutetaan esitysten laadintaa ja yhtenäistetään  yrityksen viestintä.  PowerPoint 2007 -esitysgrafiikkaohjelmassa on edelleen valmiita suunnittelumalleja olemassa, mutta teemat ovat etusijalla diaesityksen ulkoasuun vaikuttamisen välineenä. Mallin tallennusmuoto on PowerPoint 2007 -esitysgrafiikkaohjelmassa .potx.

Käyn esimerkkien avulla läpi esitysmallin teon ja muokkauksen. On tärkeää, että teet myös itse esimerkkimallit, koska näin käyt eri vaiheet läpi ja opit asian  ja koska kurssin lopussa palautat myös tehdyt esimerkkitiedostot minulle.

Esimerkkien avulla käsittelemäni asiat:

• liitän uuteen esitykseen oman aiemmin tehdyn mallin: Esimerkki 1

• liitän valmiiseen esitykseen jo olemassa olevan PowerPoint-mallin: Esimerkki 2

• muutan perustyylin objekteja: Esimerkki 3

• muokkaan teemaa ja  tekstejä: Esimerkki 4

• palautan  asettelun perustyylistä: Esimerkki 5

• piilotan perustyylin objektin: Esimerkki 6

• tallennan esityksen mallitiedostoksi: Esimerkki 7

Käytä  harjoituksen pohjana valmista esitystä. Esimerkkitiedostot saat kansiosta: Y:\Hillevi Oksanen\Damitu1-2. Kopioi power6-niminen tiedosto omalle tietokoneellesi haluamaasi kansioon. Tallenna omalle tietokoneellesi mallit -kansioon  valmis malli6-niminen tiedosto, joka sisältää diamallin.

 (Huom! malli6-tiedoston tiedostotarkenne on .potx)

Alla olevasta linkistä löydät lisätietoa mallin luomisesta ja saat tulostettua itsellesi pikaoppaan.

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP102296691035&CTT=6&Origin=RC102296661035

2. Käsitteet

• teema sisältää: taustan ja tekstin värit, teeman fontit, tehosteet ääriviivoille ja täytteille
• perustyyliin on tallennettu objektien sijainti diassa, tekstityylit, taustat, väriteemat, tehosteet ja animaatiot
• malli sisältää diaesityksen ulkoasun perusmääritykset: perustyylit, rakenteet ja teemat

3. Mallit ja niiden käyttäminen

Mallit

PowerPoint -ohjelmassa hallitaan  esityksen eri osia kuten muotoiluja, värien, grafiikan ja tekstin sijoittelua sekä yleistä ulkoasua perustyylien ja teemojen avulla. Näin esityksen ylläpito ja muokkaaminen on helppoa. Värimallit löydät Rakenne -välilehden Teemat -ryhmästä napsauttamalla Värit painiketta. Valmiita malleja voi helposti muokata eri teemojen avulla.

Suunnittelumalliin lisätään asiat, mitkä halutaan toistuvan jokaisessa diassa tai tiettyyn rakenteeseen perustuvassa diassa.

Käyttäjä

• voi aloittaa esityksensä teon valmiin mallin pohjalta.

• voi tehdä itse täysin uuden mallin esityksensä pohjaksi.

• voi vaihtaa mallia tarvittaessa kesken esityksen teon.

3.1 Esimerkki 1: Valmiin oman mallin liittäminen uuteen esitykseen

Uuden esityksen teko malli6 pohjalta
1		Käynnistä PowerPoint -ohjelma.
2		Näppää Office- painiketta ja valitse uusi.
3		Valitse Uusi esitys -ikkunasta Omat mallit ja sieltä malli6.
4		Paina OK.
5		Voit aloittaa uuden esityksen teon.

Kun olet ottanut mallin käyttöön esityksessä, mukautetut ja valmiit asetukset ovat käytettävissä Aloitus-välilehden Diat -ryhmän Uusi dia- ja Asettelu-valikoimissa.

3.2   Esimerkki 2: Mallin liittäminen valmiiseen  esitykseen

Tallenna "malli6" teemaksi "malliteema6".

1. Avaa ensin mallitiedosto "malli6".

2. Valitse Rakenne-välilehdeltä kohta: Tallenna nykyinen teema (1)

3. Oletuskansio  Document Themes avautuu. Tallenna nimellä "malliteema6".

4. Sulje mallitiedosto "malli6".

Liitä malliteema yritysimago-esitykseen.

1. Avaa esitystiedosto "yritysimago".

2. Vie hiiri Rakenne -välilehdellä  malliteema6  päälle (2).

3. Napsauta hiiren vasemmalla näppäimellä mallin päällä.

4. Kaikki yritysimago -sivut muuttuvat malli6 mukaisiksi.

Esitys näyttää  nyt tältä:

4. PowerPointin perustyylit

PowerPoint sisältää kaksi erikoisdiaa, joita kutsutaan perustyyleiksi.

• Dian perustyyli määrää esityksessä olevien diojen ominaisuudet: taustan väri, tekstin väri, fontti ja fonttikoko, joita käytetään esityksen kaikissa dioissa.

• Jos dian perusmallia muutetaan, muutos vaikuttaa kaikkiin dioihin.

• Jos esimerkiksi yrityksen logo ja päivämäärä halutaan näkyvin kaikkiin dioihin, kyseiset asiat kannattaa upottaa suoraan dian perustyyliin.

• Dian perustyyli sisältää paikkamerkit otsikkoa, tekstikappaleita, päivämäärää ja aikaa, alatunnistetta ja dian numeroa varten.

• Otsikon ja tekstikappaleiden paikkamerkit sisältävät tekstien muotoiluja koskevat määritteet.

• Jos esimerkiksi perustyyli otsikon teksti muutetaan kursivoiduksi, kaikkien diojen otsikko näkyy kursivoituna.

• Jos muotoiluja halutaan tehdä yksittäiseen diaan, dian muotoiluja voidaan muuttaa perustyylistä poikkeavaksi.

• Otsikon perustyyliin  tehdyt muutokset vaikuttavat ainoastaan esityksen otsikkodiaan.

• Myös otsikon perustyyli sisältää paikkamerkit dian perustyylin tapaan.

• PowerPoint sisältää myös tiivistelmän perustyylin ja muistiinpanojen perustyylin, joihin voidaan lisätä kyseisillä sivulla näkyvät objektit.

Perustyylin muotoilut

• Perustyyliin voidaan liittää piirteitä muista teemoista: esim.  väri - ja fonttimuotoilut.
• Perustyylin rakennetta voidaan voidaan muuttaa paikkamerkkien avulla.
• Taustaa voidaan vaihtaa Näytä -välilehden Esitysnäkymä-ryhmän Perustyyli -välilehdeltä Tausta.

Näiden kahden tyylin suurin ero on se, että otsikon perustyyli sisältää alaotsikon tekstin perustyylin tekstin perustyylin sijasta.

4.1 Esimerkki 3: Muutosten tekeminen esityksen perustyyliin

Valitse Näytä -välilehdeltä Dian perustyyli.

Näyttö näyttää tältä:

Seuraavaksi tarkastellaan  otsikon perustyyliä.

Valitse Perustyylin rakenne - Ryhmästä  Otsikko.

Otsikkodian perustyyli näyttää nyt tällaiselta:

Tiivistelmän ja muistiinpanojen perustyylit

Voit määritellä tiivistelmän suunnan,  valita mm. montako diaa tahdot tulostaa yhdelle sivulle, fontit, tunnisteet jne.

Muistiinpanojen perustyylin löydät

Valitse Näytä -välilehdeltä Dian perustyyli. Valitse Muistiinpanojen perustyyli.

Kuvassa alla näet muistiinpanojen perustyyli -välilehden ja ryhmät, joita voit määritellä.

Perustyyli -välilehdet suljetaan  Sulje -painikkeesta.

4.2 Esimerkki 4: Dian rakenteen muuttaminen perustyylin avulla

Perustyylit sisältävät paikkamerkit, joihin voidaan lisätä taustaobjekteja kuten tekstiä ja grafiikkaa, jotka toistuvat kaikilla sivuilla (esimerkiksi yrityksen logo tai tuotteen nimi). Paikkamerkit löydät Perustyylidian Lisää paikkamerkki-kohdasta. Paikkamerkin voit tehdä allaolevan kuvan mukaisesti: tekstille, kuvalle jne.

Seuraavaksi

• poistamme alatunnisteen otsikkodiasta

• muokkaamme perustyylin paikkamerkkiä

Alatunnisteen poistaminen otsikkodiasta

Pr-tomisto Impactin esityksen otsikkodian alatunnisteessa olevat tiedot näkyvät myös dian alaotsikko-osassa. Poista tarpeeton kaksinkertainen informaatio.

1	Valitse Lisää-välilehdeltä komento Ylä- ja alatunniste.
	Ylä- ja alatunniste -valintaikkuna tulee näkyviin
2	Valitse Älä näytä otsikkodiassa
3	Napsauta Käytä kaikissa -painiketta. Dian alatunniste katoaa otsikkodiasta.
4	Napsauta Seuraava dia -painiketta. Huomaat, että dian alatunniste on edelleen näkyvissä muissa dioissa.

4.3 Esimerkki 5: Perustyylin paikkamerkin muokkaaminen

Kaikissa perustyyleissä olevia päivämäärän, kellonajan, alatunnisteen ja dianumeron paikkamerkkejä voidaan tarvittaessa muuttaa.

a) Paikkamerkin poisto ja siirto

1. Auki olevan dian perustyylin saat näkyville, kun pidät vaihtonäppäintä alaspainettuna ja napsautat Näkymä -painiketta sivun oikeassa alakulmassa. 

2. Napsauta vasemmassa alanurkassa olevan päivämääräkentän reunaviivaa. Näkyviin tulee pienistä pisteistä koostuva valintalaatikko.

3. Paina Delete -näppäintä.

4. Valitse alatunnistekenttä napsauttamalla sen reunaviivaa.

5. Pidä vaihtonäppäintä painettuna ja vedä alatunnisteen paikannäyttäjää vasemmalle kunnes sen vasen reuna on samassa tasossa tekstin paikannäyttäjän vasemman reunan kanssa .

6. Kun objektia vedetään vaihtonäppäin alan painettuna, PowerPoint huolehtii siitä, että siirtäminen voi tapahtua vain pystysuoraan tai vaakasuoraan. Eli  objekti pysyy aina samassa tasossa. Tässä tapauksessa alatunniste pysyy dian numeron kanssa samassa tasossa.

7. Poista paikannäyttäjän valinta napsuttamalla diaa johonkin tyhjään kohtaan.

Paikannäyttäjän tekstin muotoileminen

Muotoilemalla dian perustyylin paikannäyttäjät, esitykselle luodaan yhdenmukainen ulkoasu. Otsikon, tekstikappaleiden, päivämäärän ja ajan, dian numeron ja alatunnisteen paikannäyttäjät määrittävät näiden objektin paikan ja tyylin. Jos perustyylin tekstiä halutaan muotoilla, valitaan ensin paikannäyttäjässä oleva teksti ja sen jälkeen sen muotoilu muutetaan halutunlaiseksi.

Tekstin lisäksi PowerPoint sallii myös yksittäisten tekstikappaleiden tai kokonaisten objektien luettelomerkkien muotoilemisen. Luettelomerkin fonttia voidaan muuttaa tai se voidaan korvata toisella kuvaluettelomerkkivalikoimasta valitulla merkillä tai numerolla.

b) Dian perustyylin alatunnisteen ja dian numeron tekstin muotoileminen

1. Paina vaihtonäppäin alas ja napauta alatunnistekentän paikannäyttäjää ja dian numeron tekstiä.

2. Napsauta Aloitus -välilehdeltä  Fontti -ryhmästä fontin kooksi 20.

3. Paina vaihtonäppäin alas ja napsauta alatunnistekentän paikannäyttäjää. Alatunnistekentän paikannäyttäjän valinta poistuu.

4. Napsauta Aloitus -välilehdeltä  Fontti -ryhmästä Kursivointi-painiketta (I).

5. Napsauta dianäkymäpainiketta.

Esitysikkuna näyttää nyt tältä.

c) Perustyylin otsikon ja tekstin muotoileminen

1. Paina vaihtonäppäin alas ja napsauta Dianäkymä-painiketta.

2. Aseta hiiren osoitin tekstin paikannäyttäjässä olevan rivin Toinen taso oikealle puolelle ja napsauta hiiren oikeaa näppäintä.

3. Napsauta avautuvasta Fontti -ryhmästä Kursivointi-painiketta (I). Toisen jäsennystason teksti muuttuu kursivoiduksi.

4. Poista paikannäyttäjän valinta napsauttamassa jotain dian tyhjää kohtaa.

Esitys Perusdia -näkymä näyttää nyttältä.

d) Perustyylin luettelomerkkien muotoileminen

1. Napsauta perustyylin paikannäyttäjässä näkyvää riviä, joka sisältää tekstin Muokkaa tekstin perustyylejä.

2. Valitse Aloitus -välilehdeltä Kappale -ryhmästä Luettelomerkit.

3. Napsauta Luettelomerkit - ja numerointi -painiketta ja valitse Mukauta.

4. Valitse Merkki -ikkunasta:

5. Napsauta OK- painiketta.

6. Valitse Luettelomerkit ja numerointi -ikkunasta koko 85% ja väri punainen.

7. Napsauta OK- painiketta.

Ensimmäisen tekstirivin luettelomerkki on nyt punainen ruutu.

e) Perustyylin tekstin sisennysten muuttaminen

PowerPoint käyttää sisennysmerkkejä tekstin ja luettelomerkkien välisen etäisyyden määrittämiseen. Tekstin ja luettelomerkin välisen etäisyyden muuttaminen tapahtuu siten, että ensi tuodaan näkyviin viivain, josta näkyvät voimassa olevat luettelomerkkien ja tekstin paikat.

Viivaimen näyttäminen

1. Paina vaihtonäppäin alas ja napsauta Dianäkymä-painiketta. Dian perustyyli tulee näkyviin.

2. Napauta tekstiä Muokkaa otsikon perustyyliä.

3. Napauta Näytä -välilehdeltä Viivain. Valintanauhan alapuolelle ilmestyy viivain.

Sisennysmerkkien asettelemisesta

Viivaimessa olevilla sisennysmerkeillä hallitaan perustyylin tekstiobjektien sisennystasoja. Kuhunkin sisennystasoon liittyy kaksi pientä kolmiota, nimeltä sisennysmerkit ja pieni ruutu nimeltä reunusmerkki. Ylempi sisennysmerkki määrää kappaleen ensimmäisen rivin alkukohdan. Jokainen sisennystaso on määritelty siten, että ensimmäinen rivi ulottuu kappaleen vasempaan reunaan muut riippuvat sen alapuolella. Tällaista asettelua sanotaan riippuvaksi sisennykseksi.

Sisennyksen muuttaminen tapahtuu siten, että viivaimessa oleva kolmio vedetään toiseen paikkaan. Reunusmerkin avulla voidaan siirtää koko taso eli luettelomerkki ja teksti.

Sisennysmerkkien säätäminen

PRI:n yhtiöesittelyssä ensimmäisen sisennystason luettelomerkki näyttäisi olevan liian lähellä tekstiä, joten tässä harjoituksessa väliä kasvatetaan sisennysmerkkejä säätämällä.

1. Napsauta perustyylin paikkamerkeissä olevaa riviä. Ilmestyy kunkin rivin  sisennystasojen sisennysmerkit viivaimeen.

2. Vedä ensimmäisen sisennystason  sisennysmerkit  kuten alla olevassa kuvassa.

Sisennysmerkkien asettelun jälkeen esitys näyttää tältä.

Dian alkuperäisen rakenteen palauttaminen

1. Valitse esityksestä dia numero kolme ja valitse otsikko-objekti napsauttamalla sen reunaa.

2. Vedä otsikko-objekti dian oikeaan reunaan (ks. kuva yläpuolella)

3. Valitse Aloitus -välilehti ja paina Palauta.

4. PowerPoint liittää alkuperäisen rakenteen takaisin diaan ja otsikko-objekti siirtyy alkuperäiselle paikalleen.

5. Voit tallentaa esityksen entisellä nimellä.

4.4 Esimerkki 6: Perustyylin objektien piilottaminen

Jos on tarpeen piilottaa diassa olevia taustaobjekteja kuten päivämäärää tai aikaa, ylä- ja alaviitettä, dian numeroa jne. Piilotamme seuraavaksi dian numero 4 perustyyliin sisältyviä objekteja.

1. Siirry diaan numero 4.

2. Napsauta diaa johonkin tyhjään kohtaan hiiren kakkospainikkeella ja valitse komento Muotoile Tausta.

3. Valitse Piilota taustakuvat.

4. Napsauta Sulje -painiketta.

Dian taustalla olevat objektit eivät enää ole näkyvissä.

Peruutus tapahtuu  samasta paikasta. Ota taustakuvat takaisin esille.

Muista, että mallin perustyyliin upotetut asiat ovat muokattavissa vain perustyylistä käsin.

5. Esimerkki 7: Esityksen tallentaminen mallitiedostoksi

Kun perustyylejä on mukautettu, esityksestä voidaan tehdä uusi malli, jonka pohjalta voidaan luoda uusia esityksiä.

1. Napsauta Microsoft Office -painiketta ja osoita Tallenna nimellä -kohtaa ja valitse sitten Muut muodot.

2. Anna tiedostonimeksi Yritysimagon malli.

3. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta PowerPoint-malli (*.potx)

4. Valitse kansio, johon tallennat.

5. Valitse  Tallenna.

Oletussijaintiin tallennetut mallit sijaitsevat Uusi esitys -valikoiman Omat mallit -välilehdessä.  Voit tallentaa myös muuhun kansioon, jolloin valitse haluamasi kohdekansio.

Lopuksi

Esityksen tallentaminen mallina on hyödyllistä siksi että, voit

• käyttää täsmälleen samaa asettelua muissa esityksissä.
• päivittää valmiiden esitysten ulkoasun nopeasti ottamalla mallin käyttöön.
• luoda uuden esityksen nopeasti mallin avulla.
• jakaa mallitiedoston helposti yrityksen muille työntekijöille.

6. Oppimistehtävät

Tehtävä 1_pp

•Napsauta Office –painiketta

•Valitse Uusi

•Valitse Online –Mallit

•Valitse Esitykset

•Lataa ”Tuotteen yleiskuvausta koskeva esitys”.

 

Tee mallin perustyyliin seuraavat muutokset:

Alkuun