MAKROT

1. Johdanto

Makro on komentojen ja ohjeiden sarja, jotka yhdistetään yhdeksi komennoksi tehtävän automaattista suorittamista varten.  Tässä osiossa opit tekemään makroja Wordissä ja Excelissä.

Makrojen yleisimpiä käyttötarkoituksia:

• rutiiniluonteisen muokkauksen ja muotoilun nopeuttaminen
• useiden komentojen yhdistäminen - esimerkiksi määritetyn kokoisen, määritetyt reunukset, rivit ja sarakkeet sisältävän taulukon lisääminen
• valintaikkunan vaihtoehtojen valitsemisen helpottaminen
• monimutkaisen tehtäväsarjan automatisoiminen.

Voit nauhoittaa makron nauhoittamalla peräkkäiset toiminnot tai luoda makron kokonaan alusta käyttämällä Visual Basic -editoria.

Makrot eivät ole oletusasetuksissa käytössä Office-paketin ohjelmissa.  Mutta voit määritellä  suojaustason Valvontakeskuksessa. Valvontakeskus löytyy Kummankin ohjelman asetuksista. Napsauta Office -painiketta ja valitse Asetukset.
Tai valitse Koodi ryhmästä Makrosuojaus.

 
Valvontakeskus -ikkuna avautuu ja valitse sieltä tilanteeseesi sopiva vaihtoehto.

---

Kun tahdot tallentaa työsi niin, että makrot säilyvät työssäsi, valitse makroja käyttävä tallennusmuoto.

Makroja sisältävän Word- asiakirjan tallennusmuoto on .dotm.

Makroja sisältävän Excel- työkirjan tallennusmuoto on .xlsm.

   

2. Makrot Wordissä

Voit Wordissa automatisoida yksinkertaisia tai monimutkaisia toimintoja makrojen avulla. Makro sisältää sarjan Word-toimintoja ja voit suorittaa kaikki nämä toiminnot yhdellä komennolla. Voit makroja nauhoittamalla säästää aikaasi ja helpottaa Wordin käyttöä. Kun luot uuden makron, luot samalla Wordiin uuden komennon.

Voit usein havaita, että tietyn Word-toiminnon suorittaminen vaatii useita vaiheita. Haluat esimerkiksi tallentaa lisäyskohdan paikan, jotta voit myöhemmin palata asiakirjassa samaan paikkaan. Tämä kuitenkin vaatii, että valitset Lisää-valikosta Kirjanmerkki-komennon, kirjoitat kirjanmerkin nimen ja napsautat Lisää-painiketta. Voit tehdä tämän tehtävän helpommaksi nauhoittamalla makron. Kun nauhoitat makron, tallennat sarjan Word-komentoja. Voit myöhemmin suorittaa nämä komennot käynnistämällä makron. Voit käynnistää makron

1. Makrot -valintaikkunassa tai 
2. valitsemalla valikkokomennon, napsauttamalla työkalurivin painiketta tai
3. painamalla pikanäppäintä.

Makrojen nauhoittaminen

Voit nauhoittaa makron seuraavalla tavalla:

Mikäli Kehitystyökalut-välilehti ei ole näkyvissä, saat sen näkyville

1. Napsauta Microsoft Office -painiketta  ja valitse Wordin asetukset.
2. Valitse Suositut.
3. Valitse Wordin käyttämisen perusasetukset -kohdassa Näytä kehitystyökalut valintanauhassa -valintaruutu.

1. Valitse Kehitystyökalut -välilehdeltä Koodi -ryhmästä Nauhoita makro  -komento

.

Näyttöön avautuu Nauhoita makro -valintaikkuna, joka on esitetty alla olevassa kuvassa.

Saat Nauhoita makro -ikkunan näkyviin myös napsuttamalla tilarivillä olevaa makronhallintaikkunaa.

2. Voit nyt suorittaa yhden tai useita seuraavista vaiheista:

• Kirjoita makron nimi Makron nimi -ruutuun. Oletuksena on Makro1.     Makrolle kannattaa kirjoittaa mahdollisimman kuvaava nimi, josta ilmenee makron toiminta. (Kun nimeät makron, sen tunnistaminen on helpompaa, jos muokkaat sitä myöhemmin tai suoritat jonkun seuraavissa kohdissa esitetyistä toiminnoista.)
   
• Kirjoita makron kuvaus Kuvaus -ruutuun. Tässä ruudussa on valmiina makron tekijän nimi sekä nauhoituspäivämäärä. Haluat ehkä kirjoittaa tarkemman kuvauksen. (Kuvaus näkyy, kun valitset makron Makro-valintaikkunassa, joka on kuvattu seuraavassa kohdassa. Tarkka kuvaus auttaa valitsemaan oikean makron.)
   
• Jos haluat liittää makron työkalurivin painikkeeseen tai valikkokomentoon, napsauta Työkaluriveihin -painiketta. Jos haluat liittää makron pikanäppäimeen, napsauta Näppäimistöön -painiketta. Seuraa kummassakin tapauksessa Wordin näyttämiä ohjeita. Makron liittäminen johonkin näistä elementeistä helpottaa huomattavasti sen käynnistämistä. Jos et halua liittää makroa mihinkään näistä elementeistä, älä huolestu, voit silti käynnistää sen Makrot-valintaikkunassa tai voit liittää makron myöhemmin.
   
• Oletuksena on, että makro tallennetaan Normaali-malliin niin, että se on käytettävissä missä tahansa asiakirjassa. Jos asiakirjaan liitetty malli ei ole Normaali-malli, voit valita tämän mallin Makron tallennuspaikka -luetteloruudussa ja käyttää makroa vain tähän malliin perustuvissa asiakirjoissa.
  Voit valita Makron tallennuspaikka-luetteloruudussa myös nykyisen asiakirjan nimen, jolloin makro on käytettävissä vain tässä tietyssä asiakirjassa.

3. Napsauta OK-painiketta, jolloin makron nauhoittaminen käynnistyy. Kun makron nauhoitus on käynnissä: Suorita kaikki toiminnot, jotka haluat nauhoittaa makroon. Makronauhoitin ei nauhoita hiiren liikkeitä, joten et voi nauhoittaa tekstin valitsemista hiirellä tai lisäyskohdan siirtämistä. Sinun on käytettävä muita muokkausmenetelmiä.

Jos haluat väliaikaisesti pysäyttää makron nauhoituksen, napsauta  Keskeytä nauhoitus -painiketta. Kun haluat jatkaa nauhoitusta, napsauta tätä painiketta uudelleen.

5. Kun haluat lopettaa komentojen nauhoituksen, napsauta Lopeta nauhoittaminen -painiketta.

Makrojen hallinta

Voit muuttaa makron kuvausta, poistaa makron tai muuttaa sen sisältöä seuraavalla tavalla:

1.  Valitse Kehitystyökalut -välilehdeltä Koodi -ryhmästä Makrot  -komento.

2. Valitse makro Makron nimi -luettelosta. Jos makroa ei ole luettelossa, varmista että Makrojen lähde  -luetteloruudussa on valittuna Kaikki aktiiviset mallit ja asiakirjat  -valinta. Kun valitset tämän asetuksen, Word näyttää kaikki nykyisessä asiakirjassa käytettävissä olevat makrot.

3. Voit suorittaa yhden tai useita seuraavista toiminnoista:

• Voit muuttaa makron kuvausta muokkaamalla Kuvaus -ruudussa olevaa tekstiä.
• Voit poistaa makron napsauttamalla Poista -painiketta.
• Voit muuttaa makroa, kun napsautat Muokkaa -painiketta. Tällöin käynnistyy Microsoft Visual Basic -ohjelma, jonka ikkunassa näkyy makron VBA (Visual Basic Applications) -ohjelmakoodi. Voit muokata nauhoitettua makroa Visual Basic -ohjelman avulla tai voit kirjoittaa monimutkaisia makroja, joita ei ole mahdollista nauhoittaa. Tietoja siitä, kuinka makroja muokataan ja luodaan Visual Basic -ohjelmalla, voit löytää Visual Basic -ohjelman Ohje (Help)-valikosta. Voit käynnistää Visual Basic -ohjelman myös  valitsemalla  Kehitystyökalut -välilehdeltä Koodi -ryhmästä  Visual Basic  -komento  tai yksinkertaisesti painamalla Alt+F11-näppäintä.

Makrojen käynnistäminen

Jos liitit makron painikkeeseen, valikkoon tai pikanäppäimeen, voit käynnistää makron napsauttamalla työkalurivin painiketta, valita valikkokomento tai painaa pikanäppäinyhdistelmän näppäimiä.

1) Jos valitset makroa nauhoittaessasi Makron liittäminen  työkalurivin painikkeeseen aukeaa Wordin asetukset -ikkuna. Tässä ikkunassa voit siirtää makron pikatyökaluriville. Valitse ensin makro ja paina lisää -painiketta. Nyt makro näkyy pikatyökalurivillä.

2) Jos valitsit makron liittäminen näppäimistöön, aukeaa Mukauta näppäimistö -ikkuna, jossa voit määrittää pikanäppäinyhdistelmän.

Voit liittää makron näihin elementteihin myös makron nauhoituksen jälkeen, kun valitset Wordin asetukset -valikosta Mukauttaminen ja Mukauta -komennon.

3) Voit käynnistää minkä tahansa makron seuraavalla tavalla – vaikka se ei ole liitetty työkaluriviin, valikkoon tai pikanäppäimeen:

1. Valitse Kehitystyökalut -välilehdeltä Koodi -ryhmästä Makrot  -komento.
2. Valitse Makrojen lähde -luetteloruudussa joko Kaikki aktiiviset mallit ja asiakirjat -valinta tai tietyn mallin tai asiakirjan nimi, jonne makro on tallennettu.
3.  Valitse makro Makron nimi -luettelossa. Valitun makron kuvaus näkyy Kuvaus-ruudussa.
4. Napsauta Suorita -painiketta.

Makroesimerkkejä

Seuraavassa on esimerkejä makroista, jotta voit ymmärtää, minkä tyyppisiä Word-toimintoja voit helposti automatisoida. Ensimmäinen esimerkki sisältää yhden makroparin. Ensimmäisen makro nimi on TallennaPaikka. Se tallentaa lisäyskohdan nykyisen paikan (tai nykyisen valinnan), kun painat Ctrl+Vaihto+S -näppäinyhdistelmää. Toisen nimi on PalaaPaikkaan, joka palauttaa lisäyskohdan aikaisemmin tallennettuun paikkaan (tai palauttaa valinnan), kun painat Ctrl+Vaihto+R -näppäinyhdistelmää.

Määrittele TallennaPaikka-makro seuraavalla tavalla:

1. Valitse Kehitystyökalut -välilehdeltä Koodi -ryhmästä Makrot  -komento. Aloita nauhoittaminen kirjoita Nauhoita makro  -valintaikkunassa makron nimeksi TallennaPaikka. Varmista, että Makron tallennuspaikka -luettelossa on valittuna Kaikki asiakirjat  -valinta. Makro tallennetaan malliin, joka on käytettävissä kaikissa asiakirjoissa.
2. Jotta voisit määritellä pikanäppäinyhdistelmän, napsauta Nauhoita Makro -valintaikkunassa Näppäimistöön  -painiketta, joka avaa Mukauta näppäimistö -valintaikkunan. Varmista, että lisäyskohta on Anna uusi näppäinyhdistelmä  -muokkausruudussa ja paina Ctrl+Vaihto+S -näppäinyhdistelmää. Napsauta Liitä -painiketta ja napsauta Sulje-painiketta. Palaat takaisin asiakirjaan ja voit aloittaa makron nauhoittamisen.

3. Valitse Lisää -välilehden Linkit -ryhmästä Kirjanmerkki  -komentopainike, jolloin Kirjanmerkki-valintaikkuna avautuu.
4. Kirjoita Kirjanmerkin nimi  -muokkausruutuun kirjanmerkin nimeksi MerkittyPaikka ja napsauta Lisää -painiketta.

5. Lopeta makron nauhoittaminen napsauttamalla Lopeta makron nauhoittaminen -komentoa.

    

Määrittele PalaaPaikkaan-makro seuraavasti:

1. Valitse Kehitystyökalut -välilehdeltä Koodi -ryhmästä Makrot  -komento.  Makro tallennetaan malliin, joka on käytettävissä kaikissa asiakirjoissa. Kirjoita makron nimeksi PalaaPaikkaan. Varmista, että Makron tallennuspaikka - luettelossa Kaikki asiakirjat (Normal.dot) -valinta on valittuna.
2. Määrittele pikanäppäinyhdistelmä. Napsauta Nauhoita Makro -valintaikkunassa Näppäimistöön  -painiketta, paina Ctrl+Vaihto+R -näppäinyhdistelmää.  Napsauta Liitä  -painiketta ja napsauta Sulje-painiketta.
3. Valitse Lisää -välilehdeltä  Kirjanmerkki-komento.

4. Valitse Kirjanmerkin nimi  -luettelosta kirjanmerkki, jonka nimi on MerkittyPaikka, napsauta Siirry -painiketta ja napsautat Sulje-painiketta.
5. Lopeta makron nauhoittaminen napsauttamalla Lopeta makron nauhoittaminen -komentoa.

Voit nyt testata näitä makroja seuraavasti: Aseta lisäyskohta asiakirjassa johonkin kohtaan (tai valitse tekstialue) ja paina Ctrl+Vaihto+S. Tämä tallentaa paikan (tai valinnan). Siirrä lisäyskohta samassa asiakirjassa johonkin toiseen paikkaan ja suorita tarvittavia muokkaus- ja muotoilutoimintoja. Kun haluat palata takaisin merkittyyn paikkaan, paina Ctrl+Vaihto+R. Lisäyskohta siirtyy välittömästi merkittyyn paikkaan (tai edellä valittu valinta palautuu).
 

Seuraavaksi on esitetty joitakin lisäesimerkkejä makroista, joiden avulla harjoittelet Word -makrojen tekoa. Tallenna tehtävät (I, II) yhdeksi tiedostoksi nimellä Esimerkki1_makrot.

1. Nauhoita makropari, jolla voit vaihtaa ikkunan taustan siniseksi ja takaisin valkoiseksi. Haluat ehkä asettaa sinisen taustan, koska haluat ehkäistä silmien rasitusta, mutta haluat joskus vaihtaa valkoisen taustan takaisin, jotta voisit nähdä kohteita, joita on vaikea nähdä sinisellä taustalla (esimerkiksi Wordin piirtotyökaluilla piirrettyjä tummia viivoja). Kun haluat luoda ensimmäisen makron, aloita nauhoitus. Valitse Sivun asettelu -välilehdeltä Sivun tausta -ryhmästä komentopainike Sivun väri ja valitse sininen väri. Nauhoita toinen makro samalla tavalla mutta valitse väriksi valkoinen.
2. Kirjoita makro, jolla voit valmistella asiakirjan tulostusta varten. Tällainen makro saattaa olla hyödyllinen, jos haluat kirjoittaa ja muokata asiakirjaa yhden muotoiluominaisuusjoukon kanssa, esimerkiksi riviväli yksi ja suuri kiinteävälinen fontti (esim. Courier New, pistekoko 12), mutta haluat tulostaa asiakirjan käyttäen erilaista muotoiluominaisuusjoukkoa kuten kaksinkertainen riviväli ja pieni suhteellinen fontti (esim. Times New Roman, pistekoko 10). Kun nauhoitat makroa, suorita kaikki asiakirjan tulostuksessa tarvittavat toiminnot, kuten eri muotoilujen määritteleminen asiakirjan tyyleihin. Käynnistä makro ennen tulostusta.

3. Makrot Excelissä

Suuri osa Excelin laskentaulukoiden kanssa tehtävästä työstä on toistuvaa. Käytät esimerkiksi aina samoja otsikoita talousraporteissa tai kasvatat työkirjassa aina muutaman ensimmäisen sarakkeen leveyttä. Jos nämä toiminnot vaativat paljon aikaasi, on syytä harkitse komentojen nauhoittamista makroksi, jonka voit suorittaa aina tarvittaessa.

Milloin makro kannattaa tehdä?

Excelin makronauhoitusominaisuudet ovat vaikuttavat, mutta ennen kuin teet mitään, varmista että Excelissä ei ole jo valmiina ratkaisua toistuvaa tehtävääsi varten. Jos esimerkiksi säännöllisesti lihavoit sarakeotsikot ja kasvatat niiden pistekokoa, voit nauhoittaa makron, joka tekee nämä muotoilut automaattisesti. Paljon nopeampi tapa kuitenkin on käyttää hiiren oikeaa näppäintä ja valita aukeavasta pikavalikosta halutut muotoilut. Toisin sanoen, älä käytä makroja, jos nauhoitettavat komennot eivät ole niin monimutkaisia, että se on tarpeen.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö makroja kannattaisi käyttää laskentataulukossa käytettävien toimintojen automatisointiin. Itse asiassa tilanne on päinvastoin. Muista kuitenkin ennen kuin aloitat, että sinun kannattaa käyttää aikaasi ja tutustua useimpiin Excelin ominaisuuksiin, jotta tiedät, missä tapauksissa Excel sisältää valmiin ratkaisun ja koska makrojen käytöstä on suurin hyöty. Excelin Visual Basic -makrokieli on kyllin edistyksellinen monia vaativia tarkoituksia varten. Sen avulla voidaan kommunikoida muiden Windows-sovellusten kanssa tai ohjata kokonaista järjestelmää. Kuitenkin useimmat hyödylliset makrot ovat niitä, joilla on automatisoitu vain neljä tai viisi Excel-komentoa. Voit luoda makroja alusta alkaen Visual Basicin avulla, mutta makrojen käyttö on parasta opetella nauhoittamalla ja muokkaamalla niitä.

Makron nauhoittaminen

Aloitetaan yksinkertaisella esimerkillä. Excelissä solun oletusleveytenä on kahdeksan merkkiä, mutta tämä on usein liian kapea ensimmäisiä sarakkeita varten, joihin tavallisesti kirjoitetaan pitkiä merkkijonoja kuten asiakkaiden nimiä tai myyntialueiden tai maantieteellisten alueiden nimiä. Seuraavassa esimerkissä nauhoitat makron, joka muuttaa laskentataulukossa ensimmäisen sarakkeen leveydeksi 25 merkkiä ja seuraavien kolmen sarakkeen leveydeksi 15 merkkiä.

Makron nauhoittamiseen käytetään Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löytyvää Nauhoita makro komentopainiketta.

Avaa laskentataulukko, jossa haluat nauhoittaa makron. Makro tallennetaan aktiiviseen työkirjaan erilliseksi moduuliksi. Voit käynnistää makron missä tahansa laskentataulukossa aina, kun työkirja on avoinna.

1. Napsauta Nauhoita  -komentoa
2. Anna makrolle nimi," Levennä_4saraketta", Nauhoita makro -valintaikkunassa.  Napsauta OK -painiketta.

   Antamaasi makron nimeä käyttämällä voit myöhemmin käynnistää makron ja muokata sitä. (Makron nimessä ei saa olla välilyöntejä tai pilkkuja.) ja makron nauhoitus on käynnistynyt. Tämän jälkeen kaikki solualueiden valinnat ja komennot tallentuvat makroon.

    

3. Luo makro, joka automaattisesti asettaa sarakeleveyden, seuraavalla tavalla:

• Valitse ensimmäinen sarake napsauttamalla sarakeotsikkoa A. Napsauta hiiren oikeaa painketta ja valitse avautuvasta valikosta sarakkeen leveys ja anna leveydeksi 25. Napsauta OK-painiketta.

• Valitse kolme seuraavaa sarakeotsikkoa B -D vetämällä jokaisen sarakeotsikon yli. Napsauta hiiren oikeaa painiketta ja valitse avautuvasta valikosta sarakkeen leveys ja anna leveydeksi 15.
• Napsauta solua A1, jolloin soluosoitin osoittaa sopivaa aloituskohtaa. Nauhoita makroon vielä lopuksi näytön asettelu niin, että työskentelyn aloittaminen on mahdollisimman vaivatonta.

4. Lopeta nauhoittaminen näpsäyttämällä Lopeta nauhoittaminen komentopainiketta. Makron nauhoitus loppuu ja Excel tallentaa makron työkirjaan tiettyyn paikkaan, jota kutsutaan moduuliksi.
5. Tallenna työkirja ja makro nimellä Esimerkki2_makrot. Kun olet nähnyt makron luomisen vaivan, se kannattaa tallentaa.
   
    

Makron käynnistäminen

Jotta työsi automatisointi olisi mahdollisimman joustavaa, voit Excelissä käynnistää makroja neljällä eri tavalla.

Voit:

1. Kaksoisnapsauttaa Makro-valintaikkunassa näkyvää makron nimeä.
2. Painaa makron pikanäppäintä (jos sellainen on määritelty).
3. Napsauttaa työkalurivillä olevaa mukautettua makropainiketta (jos olet luonut painikkeen makroa varten).
4. Napsauttamalla makropainiketta (jos sellainen on määritelty) .

Seuraavaksi tässä kohdassa tutustut kahteen ensimmäiseen tapaan ja vähän myöhemmin tutustut kolmanteen tapaan. Esimerkkinä käytetään Levennä4saraketta-makroa, joka luotiin edellisessä kohdassa.
 

1) Makron käynnistäminen Makro-valintaikkunan kautta

Voit käynnistää Levennä4saraketta-makron Makro-valintaikkunassa seuraavasti:

1. Avaa laskentataulukko, jossa haluat suorittaa makron. Jos muotoilit Taul1-laskentataulukon, kun loit Levennä4saraketta-makron, napsauta työkirjassa Taul2-välilehteä, jotta voit harjoitella tyhjällä laskentataulukolla.
2. Näpsäytä Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löytyvä Nauhoita Makrot - komentopainiketta. Siinä on näkyvissä kaikki nykyisessä työkirjassa olevat makrot sekä muissa avoimissa työkirjoissa tai henkilökohtaisessa makro-työkirjassa käytettävissä olevat makrot.

3. Valitse Makron nimi  -luetteloruudusta makro, jonka haluat suorittaa ja napsauta Suorita -painiketta.
4. Excel suorittaa makron silmänräpäyksessä ja tekee siinä määritellyt muotoilut. Jos haluat käynnistää makron uudelleen toisessa laskentataulukossa, avaa laskentataulukko ja toista vaiheet 2 ja 3.

Huom!!! Makron kumoaminen

Et voi kumota Kumoa -komennolla makrolla suoritettuja komentoja, joten varmista, että oikea laskentataulukko on avoinna, kun käynnistät makron. Voit varmuuden vuoksi tallentaa työkirjan ennen kuin käynnistät uuden tai tuntemattoman makron. Jos makron tekemät muutokset eivät ole sopivia, voit sulkea työkirjan (ilman tallentamista) ja tehdyt muutokset eivät jää voimaan.

2) Pikanäppäimen liittäminen makroon

Voit liittää pikanäppäimen makroon niin, että se toimii samalla tavalla kuin mikä tahansa näppäinyhdistelmä, jolla käynnistetään Excel-komentoja. Seuraavassa esimerkissä Levennä4saraketta-makroon liitetään pikanäppäin Ctrl+Vaihto+L (L tarkoittaa leventämistä).

Toimi seuraavasti:

1. Näpsäytä Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löytyvä Makrot - komentopainiketta, jolloin näyttöön avautuu Makro-valintaikkuna.
2. Valitse luetteloruudussa Levennä4saraketta -makro ja napsauta Asetukset -painiketta, jolloin voit nähdä luettelon makron mukautettavista asetuksista. Makron asetukset -valintaikkuna avautuu kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.

3. Paina Vaihto-näppäin alas ja kirjoita kirjain L. Pikanäppäimen nimeksi tulee Ctrl+Vaihto+L, joka on makron käynnistämiseen käytettävä näppäinyhdistelmä.

Huom!!!

Jos kirjoitat Ctrl+ -ruutuun pienen kirjaimen, Excel lisää Ctrl-näppäimen tämän eteen. Jos kirjoitat ison kirjaimen, Excel lisää tämän eteen Ctrl+Vaihto. Koska Excelissä on valmiiksi määritelty pikanäppäimiä, joissa Ctrl-näppäimen jälkeen on yksi kirjain (esimerkiksi Ctrl+W sulkee aktiivisen työkirjaikkunan), on suositeltavaa, että lisäät makrojen pikanäppäimiin Vaihto-näppäimen, jotta voisit välttää yhteentörmäykset.

4. Napsauta OK-painiketta, kun olet määritellyt pikanäppäimen ja napsauta sitten Makro-valintaikkunassa Peruuta (Cancel) -painiketta.
5. Voit nyt kokeilla pikanäppäintä. Napsauta työkirjassa laskentataulukkoa Taul3, jolloin näyttöön avautuu uusi muotoilematon laskentataulukko ja paina Ctrl+Vaihto+L. Excel käynnistää Levennä4saraketta-makron, joka välittömästi kasvattaa neljän ensimmäisen sarakkeen leveyttä.

Makron muokkaaminen

Oletuksena Excel tallentaa makron työkirjaan Visual Basic -koodina nimellä Module1. Voit tarkastella tätä moduulia, kun haluat tutkia makrossa olevia Visual Basic -komentoja, lisätä makroon kommentteja sen toiminnasta tai muokata makroa niin, että se toimii eri tavalla tai tehokkaammin. Seuraavaksi tutustut Levennä4saraketta-makroon, lisäät kuvailevan kommentin ja muokkaat yhtä sarakeleveysasetusta.

Voit muokata työkirjassa olevaa Levennä4saraketta -makroa seuraavalla tavalla:

1. Näpsäytä Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löytyvä  Makrot - komentopainiketta, jolloin näyttöön avautuu Makro-valintaikkuna.
2. Valitse Levennä4saraketta-makro ja napsauta Muokkaa -painiketta, jolloin Levennä4saraketta -makro avautuu Visual Basic -editorilla, joka on erityinen ohjelmointityökalu, jonka avulla voit luoda ja muokata makroja. (Kun luot makroja Microsoft Wordissa, Microsoft Accessissa tai
   Microsoft Visual Basicissa, käytät tätä samaa koodieditoria.) Näyttösi pitäisi näyttää samalta kuin alla olevassa kuvassa.
    

Excel-makrot tallennetaan koodimoduuliin yksittäisiksi aliohjelmiksi. Makron alussa on Sub -lause ja lopussa End Sub -lause. Oletuksena on, että makrossa olevat kommentit näkyvät vihreällä, erityiset Visual Basic -avainsanat näkyvät sinisellä ja kaikki muut makrossa olevat komennot ja arvot näkyvät mustalla tekstillä.

3. Siirrä osoitin rivin alapuolelle, jossa ovat sanat “NN on nauhoittanut makron”, paina nuoli oikealle -näppäintä, jolloin osoitin siirtyy rivin alussa olevan lainausmerkin jälkeen ja kirjoita kommentti Tarkoitus: Makro kasvattaa sarakkeiden A- D leveyttä. Paina tämän jälkeen nuoli alas -näppäintä.
4. Siirrä osoitin luvun 25 kohdalle Visual Basic -lauseessa Selection.ColumnWidth = 25 Tämä rivi asettaa sarakkeen A leveydeksi 25 merkkiä, kun käynnistät makron. Voit nyt muokata tätä riviä ja asettaa eri sarakeleveyden.
5. Muuta sarakeleveydeksi 30. Excel päivittää makroon uuden sarakeleveyden. Kun seuraavan kerran käynnistät makron, se asettaa sarakkeen A leveydeksi 30 merkkiä.
6. Napsauta Visual Basic -työkalurivillä olevaa Tallenna-painiketta, jolloin makroon tehdyt muutokset tallentuvat työkirjaan, katso kuva alla. Makron muokkaus on päättynyt.
   
    

7. Valitse Visual Basic -ikkunassa File (Tiedosto) -valikosta Close And Return To Microsoft Excel (Sulje ja palaa Microsoft Exceliin) -komento.
   Visual Basic -editori sulkeutuu ja näyttöön avautuu Excelin työtila.
8. Testaa muokattua makroa laskentataulukossa Taul3 tai jossakin muussa laskentataulukossa. (Voit lisätä työkirjaan uusia laskentataulukoita
   valitsemalla Lisää (Insert) -valikosta Laskentataulukko (Worksheet) -komennon.)
    

Makron pitäisi toimia tarkalleen niin kuin odotat. Jos Excel näyttää virheilmoituksen tai makro tekee jotakin odottamatonta, avaa makro uudelleen Visual Basic -editorissa ja tarkista tekemäsi muokkaukset. Esimerkissä muokatun makron tulee näyttää samalta kuin yllä olevassa kuvassa.

Makron poistaminen

Jos haluat poistaa makron työkirjasta, näpsäytä Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löytyvä  Makrot - komentopainiketta ja valitse Makro-valintaikkunassa poistettava makro ja napsauta Poista-painiketta.

Oman makrotyökirjan käyttäminen

Olet jo harjoitellut makrojen käyttöä, joten seuraavaksi voit tehdä esimerkin, jossa asetetaan laskentataulukkoon ylä- ja alatunnisteet ennen tulostamista. Makro nauhoitetaan samalla tekniikalla kuin edellisessä esimerkissä, mutta tällä kerralla makro tallennetaan omaan makrotyökirjaan niin, että sitä voidaan käyttää kaikissa Excel-työkirjoissa. Opit myös luomaan vakiotyökaluriville painikkeen makroa varten.

Excelissä laskentataulukon ylä- ja alatunnisteet ovat oletuksena tyhjiä. Jos tulostat paljon, olet todennäköisesti mukauttanut näitä asetuksia monia monia kertoja. Seuraavaksi nauhoitat makron, joka poistaa ylätunnisteen (tyhjentää sen) ja luot oman alatunnisteen, joka sisältää nimesi, nykyisen sivunumeron sekä nykyisen päivämäärän. Kun haluat myöhemmin käyttää näitä sivuasetuksia, käynnistä vain makro.

Voit luoda omaan makrotyökirjaan makron, joka mukauttaa laskentataulukon ylä- ja alatunnisteen tulostusta varten, kun toimit seuraavalla tavalla:

1. Avaa työkirja tai laskentataulukko. (Koska makro nauhoitetaan aina avoinna olevaan omaan makrotyökirjaan, voit avata nauhoittamista varten minkä tahansa laskentataulukon.)
2. Näpsäytä Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löytyvä Nauhoita Makrot - komentopainiketta.
3. Kirjoita Makron nimi -muokkausruutuun omatunniste tai jokin muu nimi (jossa ei saa olla välilyöntejä tai välimerkkejä). Tämä on nauhoitettavan makron nimi.
4. Napsauta Makron tallennuspaikka -luetteloruutua ja valitse Oma makrotyökirja  -valinta. Tämä asetus ohjaa Excelin tallentamaan uuden makron omaan makrotyökirjaan ja se on käytettävissä missä tahansa avoimessa työkirjassa.

5. Napsauta OK-painiketta, jolloin makron nauhoittaminen käynnistyy. Valintaikkuna sulkeutuu ja makron nauhoitus alkaa. Makronauhoitin nauhoittaa kaikki suoritetut komennot ja tallentaa ne omaan makrotyökirjaan.
6. Näpsäytä Lisää -välilehden Teksti -ryhmästä Ylä -ja alatunniste -komentopainiketta. Tai näpsäytä ohjelmaikkunan oikeassa alareunassa olevaa taulukon jäsennys painiketta.  

7. Ylä- ja alatunnistetyökalut tulevat esille. Napsauta Ylätunniste -painiketta ja valitse aukeavasta ikkunasta (ei mitään).

8. Napsauta Siirry alatunnisteeseen komentopainiketta. Kirjoita alatunnisteeseen oma nimesi, sivu nro ja nykyinen päivämäärä. Voit valita myös jonkun toisen alatunnisteen, jos niin haluat.

9. Napsauta taulukkoa, kun tahdot lopettaa tunnisteiden muokkauksen. Palaa Normaali näkymään.
10. Napssauta Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löytyvä Lopeta nauhoittaminen -komentopainiketta. Makron nauhoitus loppuu ja Excel tallentaa makron omaan makrotyökirjaan.

Kokeile uutta omatunniste-makroa seuraavasti:

• Avaa laskentataulukko, jossa haluat suorittaa makron. Älä käytä samaa laskentaulukkoa, jossa nauhoitit makron, koska se sisältää jo oman alatunnisteen. Nykyinen työkirja kannattaa ehkä sulkea ja uusi työkirja avata, jotta voit nähdä, että makroa ei ole tallennettu työkirjaan samalla tavalla kuin edellisessä harjoituksessa.
• Napsauta Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löytyvä Makrot - komentopainiketta. Ikkunassa on näkyvissä kaikki nykyiseen työkirjaan tallennetut makrot, kaikki muissa avoimissa työkirjoissa käytettävissä olevat makrot sekä omassa makrotyökirjassa olevat makrot. (Koska Omatunniste-makro on tallennettu omaan makrotyökirjaan, sen tiedostonimen edessä on OMAT.XLSB!.)
• Kaksoisnapsauta Makro-valintaikkunassa olevaa Omatunnistemakroa. Laskentataulukko saattaa vähän vilkkua, kun Excel suorittaa makron komennot.

• Kun makro on suoritettu, lisää laskentataulukkoon joitakin tietoja.  (Esikatselua ei voi käynnistää, ellei laskentataulukossa ole yhtään tietoja.) Esikatsele asiakirjaa. Näet laskentataulukon ensimmäisen sivun.

• Kun olet valmis, tallenna laskentataulukko nimellä Esimerkki3_makrot. Uusi Omatunniste -makro on valmis käytettäväksi missä tahansa työkirjassa.
  
   

3) Makron lisääminen pikatyökalurivin painikkeeksi

Makron käynnistys pikatyökaluriviltä nopetuttaa ja helpottaa makron käyttöä.

Käytä  omatunniste-makroa seuraavassa esimerkissä.

1. Avaa Excelin asetukset -ikkuna pikatyökalurivin oikeassa laidassa olevasta nuolipainikkeesta aukeavan valikon Lisää komentoja -kohdasta.
2. Valitse Makrot.
3. Valitse makron nimi (omatunniste) luettelosta ja napsauta Lisää -painiketta.
4. Muokkaa -painiketta napsauttamalla valitse makrolle kuvake.
5. Näyttönimi -ruuruun kirjota vihjeteksti.
6. Sulje OK -painikkeella.

Nyt pikatyölakurivillä näkyy valitsemasi makron kuvake, jota napsauttamalla voit suorittaa makron. Voit myös muuttaa kuvaketta tai vihjetekstiä myöhemmin yllä olevan ikkunan kautta.

4) Oman makropainikkeen luominen työkirjaan

Voit luoda erityisiä makropainikkeita.

1. Ota esille Lisää -välilehti. Piirrä jokin muodot -valikoiman objekti taulukkoon.
2. Muotoile objektin ulkoasu valintasi mukaan.
3. Kirjoita Muokkaa teksti -komennolla: Omat tunnisteet.
4. Valitse pikavalikosta Liitä makro.
5. Valitse makron nimi ja napsauta OK -painiketta.

Varmista, että painike, "Omat tunnisteet", toimii. Avaa uusi laskentataulukko ja napsauta makropainiketta. Avaa esikatselunäkymä ja varmista, että ylä- ja alatunniste on asetettu oikein. Tallenna tiedosto nimellä Esimerkki4_makrot.

4. Makrovirukset

Jos olet käyttänyt tietokoneita jo jonkin aikaa, olet todennäköisesti kuullut tietokonetta uhkaavista hirviöistä, joita kutsutaan tietokoneviruksiksi. Virus on piilotettu makro tai ohjelma, joka toimii verhojen takana aiheuttaen kiusaa tietokoneiden käyttäjille ja (usein odottamattomissa tilanteissa) joka saattaa tuhota tärkeitä tiedostoja ja vahingoittaa sovellusohjelmia.

Virukset eivät tule itsestään tietokoneeseen – ne voivat siirtyä tietokoneesta toiseen tietokoneverkkojen, Internetin, levykkeiden tai jonkun muun välineen kautta. Tämä siirtyminen tai tartunta tapahtuu yleensä hiljaisesti ja kivuttomasti (aluksi). Katalat viruksia kehittävät ohjelmoijat rakentavat nämä pienet ohjelmat niin, että ne voivat piiloutua tiedostojen, kansioiden ja asiakirjojen mukaan.

Koska useimmissa Microsoft Office -ohjelmistopaketin ohjelmissa pystytään nauhoittamaan ja suorittamaan makroja, on mahdollista, että joku katala ohjelmistokehittäjä yrittää liittää piilotetun makroviruksen Office-tiedostoon kuten viattomalta näyttävään Excel-työkirjaan. Vaikka tämän mahdollisen vaaran vuoksi ei kannata menettää yöuniaan, virusuhasta kannattaa olla tietoinen ja käyttää vain tiedostoja, jotka ovat peräisin luotettavalta taholta.

Kehitystyökalut -välilehden Koodi -ryhmästä löydät Makrosuojaus -komentopainikkeen,

jota napsauttamalla aukeaa Valvontakeskus -ikkuna. Makrojen asetuksissa voit määritellä makrojen käyttöä koskevia sääntöjä.



Oletusasetuksena on Poista käytöstä kaikki makrot ja ilmoita. Vaikka sama Valvontakeskusasetusikkuna on kaikissa Microsoft Office -ohjelmissa, suojausasetusten muutokset koskevat vain sitä Microsoft -sovellusta, jossa muutokset on tehty.

!!! Pidä Esimerkkitehtävät tallessa, jotta voit palauttaa ne jakson lopussa Moodleen.

5. Oppimistehtävät

1. Tee makro, jonka pohjana käytät alla olevaa tekstiä:

Maarian ihmeellinen tarina  

Maaria Rosendahl tunnettiin reippaana, tosin hieman kummallisena naisena, sellaisena, johon verrattiin huonommin menestyneitä tai vähemmän kauniita ikätovereita. Kun hänestä kerrottiin, että "Jo ensi silmäyksellä hänestä saa sellaisen käsityksen kuin olisi kulkenut läpi pimeän Afrikan tai astunut väärään junaan", oli jokainen kuulija eittämättä kiinnostunut kokemaan kaiken kerrotun. 

Maarian kotikylä oli vähäpätöinen. Silti kylään käveli harva se päivä uusi matkamies tai onnenonkija – miksi tuollaisia kutsutaankin. Kaikille maankiertäjille oli yhteistä yksi seikka, kysymys: "Vieläkö kylässänne asuu kaunis neitsyt, jonka suuri rakastaja oli aikonut hankkia vaimokseen?" Kuulostaa lapselliselta, jopa sadulta, mutta Maarian nimi oli kuin huulille kirjoitettu. Oikeastaan legendaa oli kerrottu jo vuosia, mutta tulevan kesän uumoiltiin olevan poikkeuksellinen, sillä jo kylän vanhimmatkin kertoivat veritekoon rinnastettavan tapahtuman lähestymisestä. 

Tuona samaisena aamuna tumma ja pulskahko Immanuel Swaitzner asetteli mansikkalaatikoita kauppansa edustalla. Mansikat olivat parhaimmillaan ja kalleimmillaan. Immanuel pyyhki hikeä kämmenpohjallaan ja hänen valkoinen esiliinansa tahriutui multaisten laatikoiden jyrsiessä ilkeästi reisiä. Kaupan välittömässä läheisyydessä vahti seitsemän poikaa Immanuelin verkkaisia touhuja, ja joka kerta Immanuelin pistäytyessä sisälle hakemaan uutta laatikkoa, kaksi tai kolme pojista ryntäsi aukaistujen laatikoiden luo nappaamaan suuhunsa kourallisen tuoreita mansikoita. Ehkä juuri tuosta syystä Immanuel kutsui kylän nuorisoa koltiaisiksi tai pirunsyömiksi heittiöiksi, vaikka uhmassa olikin mukana annos leikkisyyttä. Suuren yleisön silmissä Immanuel esiintyi sovittelevana miehenä, jolla riitti aikaa kylän yhteisten asioiden hoitoon. Toimipa Immanuel toisinaan, yleensä suurten kyläjuhlien aikaan, ylimmäisenä järjestysmiehenä ja hänelle sallittiin samat oikeudet kuin lailliselle oikeudenjakajalle, rikostutkija Viktor Iguarille. 

• Kopioi teksti Wordiin ja toteuta seuraavat asiat makrolla.
• Anna makron nimeksi Makro1.
• Laita koko asiakirjan fontiksi Arial ja 12 pistettä.
• Lihavoi otsikko ja laita pistekooksi 16.
• Tasaa tekstin molemmat reuna ja laita asiakirjaan automaattinen tavutus.
• Laita asiakirjan tausta vaalean keltaiseksi.
• Tekstin loppuun ilmestyy makron lopuksi nimesi.

Mene Visual Basic-ikkunaan, jossa voit tarvittaessa muokata makroa. Kopioi tekemäsi makron koodi ja kopioi se Wordiin (vrt. punainen koodin pätkä alla).

Sub Makro1()
'
' Makro1 Makro
' Makro on nauhoitettu 25.4.2004, nauhoittaja: pp
'
Selection.WholeStory
Selection.Font.Size = 12
Selection.Font.Name = "Arial"
Selection.Font.Name = "Arial"

......

Selection.TypeText Text:="petteri "
End Sub

jne.

Tallenna tiedosto nimellä tehtävä1_makrot

2.  Tee jokin Excel-makro (erilainen kuin kurssin esimerkeissä)

• Kerro sanallisesti, mitä makro tekee. Liitä makro painikkeeseen.
• Kopioi makron koodi Visual Basic -ikkunasta ja liitä koodi Wordiin, jonne liität myös kopion työkirjan sivulta, jossa makron painike sijaitsee.

Tallenna tehtävä nimellä tehtävä2_makrot.

Alkuun