WORD

1. Johdanto

Tässä jaksossa opimme tekemään sähköisiä lomakkeita, automatisoimaan nimi - ja osoitetietojen yhdistämisen  joukkokirjeisiin ja kirjekuoriin, luomaan omia tyylejä, käyttämään malleja ja käsittelemään luetteloja. Käyn asiat esimerkkien avulla läpi. Tee kaikki esimerkit ja tallenna ne. Osassa 7 ovat oppimistehtävät, jotka palautat annetun aikataulun mukaisesti.

Tästä linkistä löydät lisätietoa Wordin käytöstä ja saat tulostettua itsellesi pikaoppaita.

http://office.microsoft.com/fi-fi/training/results.aspx?qu=word&av=TRN000

2. Sähköiset lomakkeet

Sähköisten lomakkeiden ideana on se, että käyttäjät täyttävät lomakkeen esim. omalla koneellaan suoraan lomakepohjaan, minkä jälkeen lomake voidaan joko tulostaa tai tallentaa myöhempää käsittelyä varten. Esimerkiksi veroilmoitukseen tarvittavat lomakkeet löytyvät Word – ja pdf –muotoisina. Word 2007 –versiossa keskeisiä käsitteitä lomakkeiden teossa ovat: sisältöohjausobjektit, suojaus, Word –kentät.

Lomakkeen teko aloitetaan suunnittelusta: mietitään lomakkeen käyttötarkoitus, täytetäänkö lomake verkkosivuilla vai omalla tietokoneella vai tulostetaan ja täytetään paperilla, millä ohjelmalla lomake aukeaa. Monet lomakkeet, kuten sopimukset, sisältävät pelkkää tekstiä. Erityisesti yrityksissä ja organisaatioissa lomakkeessa on myös logo, yrityksen yhteystiedot ja muut elementit yrityksen/organisaation graafisen ohjeistuksen mukaisesti.

Näin luot lomakkeen viidessä vaiheessa:

1. Kehitystyökalujen käyttöönotto
2. Sisältöobjektien lisäys
3. Sisältöobjektien ominaisuuksien määrittäminen
4. Ohjeiden lisäys
5. Suojaus

 Vaihe 1:

Aluksi ota kehitystyökalut käyttöön ja luo taulukkopohja lomaketta varten.

Kehitystyökalut saat esille:

1. Napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse Wordin asetukset.

2. Valitse Käyttäjän asetukset.

3. Valitse Näytä kehitystyökalut valintanauhassa -valintaruutu ja valitse sitten OK.

Nyt näet kehitystyökalut -välilehden.

Esimerkki 1: Ruokavalintalomake lennolle

Kirjoita alla olevat tekstit taulukkoon tavalliseen tapaan Word -dokumentiksi. Anna dokumentin nimeksi esimerkki 1.

KYSELY LENTOMATKASTA 

Vaihe 2:

Lisää sisältöohjausobjektit lomakkeeseen.

• Sisältöohjausobjektit löytyvät Kehitystyökalut –välilehdeltä Ohjausobjektit –ryhmästä.

Ohjausobjektit ja niiden käyttötarkoitus

Voit lisätä lomakkeeseen sisältöohjausobjekteja, taulukoita ja muita graafisia osia.

Kuvake	Ohjausobjekti	Käyttötarkoitus
	Rich Text -ohjausobjekti	Voit lisätä tekstiä, muotoilla tekstiä.
	Teksti-ohjausobjekti	Voit lisätä pelkää tekstiä.
	Avattava luettelo -ohjausobjekti	Avattava luettelo, jonka käytettävissä olevat vaihtoehdot voit määrittää
	Päivämäärävalitsin	Voit lisätä päivämäärän
	Yhdistelmäruutu	Sisältää luettelon, jota voit muokata suoraan.
	Kuvien sisällönhallinta	Voit lisätä yhden kuvan ja . Estää käyttäjiä lisäämästä muita Word-objekteja tai tekstiä
	Rakenneosavalikoima	Voit lisätä muotoiltuja rakennevaihtoehtoja esim. mat. kaavoja
	Aiemmat työkalut	Täältä löydät Active-X komponentit ja vanhojen versioiden lomaketyökalut.

Tutustu Word -ohjeeseen,, jossa kerrotaan tarkemmin em. ohjausobjektien käytöstä. Hakusana: sisältöohjausobjektit.

1. Valitse Kehitystyökalut -välilehden Ohjausobjektit -ryhmässä Suunnittelutila ja napsauta sitten taulukon ensimmäisen rivin kolmatta saraketta. Tähän kohtaan lisäät  Rich Text -ohjausobjektin. Napsauttamalla ko. kuvaketta.

           Kirjoita teksti: AY  (Finnairin lento oletuksena)

2. Valitse sisältöohjausobjekti ja valitse sitten Kehitystyökalut -välilehden Ohjausobjektit -ryhmässä Ominaisuudet. Käytä itse valitsemaasi tyyliä. Laita väkänen kohtaan : Poista sisältöohjaus, kun sisältöä muokataan. Napsauta Ok-painiketta. Poistu Suunnittelutilasta napsauttamalla ko. kuvaketta.

            Lomakkeen ensimmäinen rivi näyttää nyt tältä.

3. Seuraavaksi lisää Päivämäärä - ohjausobjektit toiselle ja kolmannelle riville. Paina päivävalitsinta.

4. Valitse Ominaisuudet ja valitse päivämäärän muoto. Napsauta ok.

5. Lisää Nimi -kenttiin  Rich Text -ohjausobjektit.

6. Lisää Avattava luettelo 6. riville. Avaa Avattavan luettelon Ominaisuudet (hiiren oikeanäppäin). 

7. Kirjoita vaihtoehtoluettelo yllä olevan kuvan mukaisesti. Paina Lisää -painiketta.

8. Kirjoita vaihtoehto. Paina OK.

9. Toista Lisää -vaiheet, kunnes kaikki vaihtoehdot ovat avattavassa luettelossa.

10. Lisää Toivomuksia -riville 7  Tekstiohjausobjekti. Laita ominaisuuksiin Salli rivinvaihdot.

Lopuksi muotoile taulukko: rivin korkeudet, sarakkeiden leveydet jne. jotta lomake on miellyttävän näköinen ja selkeästi luettava. Tallenna nimellä esimerkki1.

Vaihe 3:

Määritä tai muuta sisältöohjausobjektien ominaisuuksia.

Kullakin sisältöohjausobjektilla on ominaisuuksia, jotka voit määrittää tai joita voit muuttaa. Näinhän teit mm. päivämäärän muotoa valitessasi.

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sisältöohjausobjektia, jota haluat muuttaa.

2. Valitse Ominaisuudet ja muuta haluamasi ominaisuudet.

Vaihe 4:

Lisää ohjeet lomakkeeseen.

1. Ohjetekstillä voit parantaa luomasi lomakkeen käytettävyyttä. Lisää ohjetekstit jokaiseen esimerkki1:n ohjausobjektiin.

2. Kun haluat muuttaa oletusarvon mukaisia ohjetekstejä käyttäjiä varten, tee seuraavat toimet:

3. Valitse Kehitystyökalut -välilehden Ohjausobjektit -ryhmässä Suunnittelutila.

4. Napsauta sisältöohjausobjektia, johon haluat lisätä paikkamerkkiohjetekstin.

5. Muokkaa paikkamerkin tekstiä ja muotoile se haluamallasi tavalla.

Lomake näyttää tältä syöttötilassa.

6. Haluat ehkä sisältöohjausobjektin poistuvan käytöstä toisen henkilön kirjoittaessa sisältöä Rich text -ohjausobjektiin tai Teksti-ohjausobjektiin ja korvatessa ohjetekstisi näissä objekteissa. Valitse silloin Ohjausobjektit -ryhmässä Ominaisuudet ja valitse sitten Poista sisältöohjausobjekti, kun sisältöä muokataan -valintaruutu.

7. Valitse Kehitystyökalut -välilehden Ohjausobjektit -ryhmässä Suunnittelutila, kun haluat poistaa suunnittelutoiminnon käytöstä ja tallentaa ohjetekstin.

 Vaihe 5:

Lomakkeen suojaaminen

Voit suojata yksittäiset sisältöohjausobjektit mallissa, kun haluat estää käyttäjiä poistamasta tai muokkaamasta tiettyä sisältöohjausobjektia tai ohjausobjektiryhmää. Voit myös auttaa suojaamaan mallin koko sisällön ottamalla salasanasuojauksen käyttöön.

Testaa lomake ennen sen levittämistä. Avaa lomake, täytä se käyttäjän tapaan ja tallenna sitten kopio haluamaasi sijaintiin.

Lomakkeen osien suojaaminen

1. Avaa lomake, jonka osia tahdot suojata.

2. Valitse sisältöohjausobjekti tai ohjausobjektiryhmä, joihin haluat rajattujen muutosten vaikuttavan.

3. Voit ryhmitellä useita ohjausobjekteja pitämällä VAIHTO -näppäintä alhaalla ja napsauttamalla kutakin ryhmään lisättävää ohjausobjektia. Valitse Kehitystyökalut -ryhmän Ohjausobjektit -ryhmässä Ryhmitä ja valitse sitten Ryhmä.

4.  Valitse Kehitystyökalut -välilehden Ohjausobjektit -ryhmästä Ominaisuudet.

5. Valitse Sisältöohjausobjektia ei voi poistaa -valintaruutu. Sisältöohjausobjektia voidaan nyt muokata, mutta sitä ei voida poistaa mallista tai malliin pohjautuvasta asiakirjasta.

6. Valitse Sisältöä ei voi muokata -valintaruutu. Voit sen jälkeen poistaa ohjausobjektin, mutta et voi muokata ohjausobjektin sisältöä.

Kokeile Esimerkki1 -tiedostoon osittaista suojausta. Tallenna dokumentti Esimerkki1a- nimellä.

Huom!!!  Ryhmitä -vaihtoehto ei ole käytettävissä kaikissa ohjausobjekteissa. Tällöin joudut tekemään suojauksen yksitellen.

Lomakkeen koko sisällön suojaaminen

Tallenna työsi edelleen esimerkki1 -nimellä.

Lomakkeessa liikkuminen

Lomakentästä toiseen pääsee esimerkiksi sarkain-painikkeella. Valintakenttiä voi täyttää hiiren napsautuksella.

Lomakkeen voi suunnitella myös vanhojen versioiden työkaluilla. Painamalla aiemmat työkalut näppäintä   aukeaa vanhojen versioiden lomaketyökalut ja ActiveX -komponentit.

Voit lisätä lomakekentän asiakirjaan napsauttamalla ensin asiakirjan kohtaa, johon haluat lisätä lomakekentän. Käytettävissä ovat seuraavat työkaluvaihtoehdot..

3. Yhdistämistoiminnot

Yhdistämistä voit käyttää joukkokirjeiden, osoitetarrojen, kirjekuorien ja kuvastojen luomiseen. Käsitteitä ovat pääasiakirja ja tietolähde.

Yhdistämisen päävaiheet ovat:

1. Avataan tai luodaan pääasiakirja, joka sisältää tiedot, jotka haluat toistaa jokaisessa joukkokirjeessä, osoitetarrassa, kirjekuoressa tai kuvastossa.

2. Avataan tai luodaan tietolähde, joka sisältää yhdistettyjen asiakirjojen muuttuvat tiedot, esimerkiksi joukkokirjeen vastaanottajan nimi- ja osoitetiedot. Tietolähde voi olla valmis laskentataulukko, tietokanta, tekstitiedosto tai  Word-taulukko.

3. Lisätään pääasiakirjaan yhdistämiskentät, jotka kertovat Microsoft Wordille mihin tietolähteestä haettu tieto lisätään.
    

Tiedot pitää yhdistää tietolähteestä pääasiakirjaan. Tietolähteen jokainen rivi tuottaa joukkokirjeeseen, postitustarraan, kirjekuoreen tai kuvastoon yksilöllisen kohteen. Voit lähettää yhdistetyt asiakirjat suoraan kirjoittimelle, sähköpostisoitteeseen tai faksinumeroon. Voit koota yhdistetyt asiakirjat myös yhdeksi asiakirjaksi myöhempää käyttöä varten.

• Esimerkki 2:ssa opit tulostamaan yhden kirjekuoren ja osoitetarran.

• Esimerkki 3:ssa opit tulostamaan tarra-arkin. 

• Esimerkki 4:ssa opit varsinaisia yhdistämistoimintoja, joiden avulla voit tulostaa joukkokirjeitä.

• Esimerkki 5:ssä opit tulostamaan useita kirjekuoria ja osoitetarroja.

Postitukset - välilehdeltä löytyvät tarrojen, kirjekuorien ja yhdistämistoimintojen käsittelyyn tarvittavat työvälineet.

Esimerkki 2: yksittäisen kirjekuoren tulostaminen

1. Valitse Postitukset -välilehden Luo -ryhmästä Kirjekuoret.

Kirjekuoret ja osoitetarrat -ikkuna avautuu.

2. Kirjoita vastaanottajan osoite Jakeluosoite -ruutuun. Jos Word löytäisi asiakirjasta osoitteen, se näkyisi tässä ruudussa. Tässä tapauksessa voit tarvittaessa muokata tekstiä.

3. Kirjoita Palautusosoitteeksi oma nimesi osoitetietoineen.

Kun olet kirjoittanut tai muokannut tekstiä Kirjekuoret -välilehden Palautusosoite -ruudussa ja napsautat Tulosta tai Lisää asiakirjaan  -painiketta Word kysyy, haluatko tallentaa uuden palautusosoitteen oletuspalautusosoitteena. Jos napsautat Kyllä -painiketta, Word tallentaa tekstin uudeksi postiosoitteeksesi. Jos et halua tulostaa palautusosoitetta (koska käytät ehkä esipainettua kirjelomaketta), voit poistaa Palautusosoite-ruudussa olevan tekstin tai voit valita tämän ruudun yläpuolella olevan Jätä pois-asetuksen.

Osoitteiston käyttö voi säästää aikaasi
 

Jos olet kirjoittanut osoitteita osoitteistoon tai Outlookin Yhteystiedot -kansioon, voit käyttää Jakeluosoite-ruudun yläpuolella olevaa Osoitteisto-painiketta ja valita osoitteen osoitteistosta kirjoittamisen sijaan.

4. Tarkasta kirjekuori- ja tulostusasetukset. Paina  Asetukset -painiketta. Kirjekuoriasetukset -valintaikkuna avautuu. Asetukset voit valita oman tarpeesi mukaan. Voit Kirjekuoriasetukset -välilehdessä asettaa jakeluosoitteiden ja palautusosoitteiden tekstin perusmuotoilun. Voit myös muuttaa Kirjekuoret -välilehdessä olevissa Jakeluosoite- ja Palautusosoite-ruuduissa yksittäisten merkkien muotoilua (perusmuotoilun lisäksi). Tämän voit tehdä myös niin, että valitset ensin tekstin ja painat merkkimuotoilun asetus- tai poistopainiketta – esimerkiksi Ctrl+B, Ctrl+I tai Ctrl+U, kun haluat lihavoida, kursivoida tai alleviivata.

5. Kokeile tulostaa kirjekuori heti, aseta kirjekuori kirjoittimeen ja napsauta Tulosta-painiketta. Kirjekuoren on oltava asetettuna kirjoittimessa samassa asennossa kuin Kirjekuoret ja osoitetarrat -valintaikkunan oikeassa alakulmassa olevassa Syöttötapa-alueessa näkyy. (Voit valita kirjekuoren suunnan Kirjekuoriasetukset -valintaikkunan Tulostusasetukset -välilehdessä olevia asetuksia käyttäen kuten edellisessä kuvassa on esitetty.

6. Lisää kirjekuoreen liittyvät tiedot aktiivisessa ikkunassa olevaan asiakirjaan napsauttamalla Lisää asiakirjaan -painiketta  (Jos olet jo lisännyt kirjekuoritiedot asiakirjaan, tämän painikkeen nimenä on Vaihda asiakirja  ja se korvaa aikaisemmat kirjekuoritiedot.) Word
   lisää kirjekuoritiedot asiakirjan alkuun erilliseksi osaksi ja asettaa tässä osassa oikeat reunukset, paperikoon, paperin suunnan sekä paperilähteen kirjekuoren tulostamista varten. Voit tarvittaessa muokata kirjekuoren tekstiä tai lisätä siihen tekstiä tai kuvia. Kirjekuori tulostuu samalla, kun tulostat asiakirjan. Voit tätä menetelmää käyttäen kirjoittaa kirjeen sekä kirjekuoren tiedot samaan asiakirjaan niin, että voit tulostaa molemmat yhdellä komennolla.

7. Palauta tekemäsi kirjekuori  (voit itse valita kirjekuoren koon) minulle seuraavalla lähitapaamisella tai minun käytävällä olevaan lokerooni.

Esimerkki 3: Osoitetarrojen tulostaminen

Voit tulostaa

• yhden osoitetarran tai
• saman tekstin koko tarra-arkin jokaiseen tarraan tai
• arkillisen eri tekstisiä tarroja

1. Valitse Tarrat.
2. Valitse Kirjekuoret ja osoitetarrat -ikkunasta osoitetarrat
3. Kirjoita haluamasi tarran teksti Osoite-ruutuun. (Jos Word on löytänyt asiakirjasta osoitteen, se näkyisi Osoite-ruudussa.)

   Voit muotoilla Osoitetarrat -valintaikkunassa olevassa Osoite-ruudussa olevaa tekstiä, kun valitset tekstin ja painat merkkimuotoilun asettavaa (tai poistavaa) pikanäppäintä – esimerkiksi Ctr+B, Ctrl+I tai Ctrl+U, kun haluat lihavoida, kursivoida tai alleviivata tekstin.

    

4. Valitse Asetukset
5. Osoitetarraikkunassa voit tehdä tarvittavat asetukset: korkeuden, leveyden jne.
6. Aseta tulostettavien tarrojen määrä niin, että koko sivu on samaa tarraa.
7. Napsauta Uusi asiakirja -painiketta, jolloin Word tallentaa tarratekstin uudeksi asiakirjaksi. Voit tämän jälkeen muokata tarroja, jos niin haluat (voit lisätä esimerkiksi logon jokaiseen tarraan tai muotoilla tarrojen tekstiä) ja tulostaa tarrat tulostamalla tämän asiakirjan.
8. Tallenna asiakirja nimellä esimerkki3, jolloin voit tulostaa samat tarrat myöhemmin uudelleen. Huomaat, että tässä asiakirjassa on taulukko, jossa tarrat on sijoitettu taulukon soluihin.

• Jos haluat tulostaa koko sivun tarroja, joissa on sama teksti, valitse Koko sivu samaa tarraa  -asetus. Haluat ehkä valita tämän asetuksen, jos tulostat palautusosoitetarroja.
• Jos haluat tulostaa vain yhden tarran, valitse Yksittäinen tarra -asetus ja määrittele tulostettavan tarran paikka Rivi- ja Sarake-ruudussa.
• Jos käytettävä tarra ei ole jokin vakiotarroista, voit määritellä oman tarran. Valitse ensin jokin lähimpänä olevista vakiotarroista, napsauta Uusi osoitetarra -painiketta ja aseta tarran mitat UusiMukautettu -valintaikkunassa.
• Uudelle tarralle on määriteltävä nimi. Voit myöhemmin poistaa oman tarran, jos valitset sen nimen Osoitetarra-asetukset -valintaikkunassa olevassa Tuotenumero-luettelossa ja napsautat Poista-painiketta.
• Jos haluat tulostaa tarran heti, lisää tarra-arkki kirjoittimeen ja napsauta Tulosta-painiketta.

Kun tahdot tulostaa tarroja, joissa on eri tiedot, käytät yhdistämistoimintoa, minkä opit seuraavassa esimerkissä.

Esimerkki 4: Yhdistämistoiminnot, joukkokirjeiden tulostaminen ja lähettäminen

Seuraavaksi opit tulostamaan joukkokirjeitä sekä kirjekuori- ja postitustarrasarjoja Wordin yhdistelykomentoja käyttäen.

Kun tulostat sarjan joukkokirjeitä, osa tekstistä on sama kaikissa kirjeissä (esimerkiksi kirjeen otsikko, kirjeen teksti sekä loppusanat), kun taas osa
tekstistä vaihtuu jokaisessa kirjeessä (esimerkiksi vastaanottajan nimi ja osoite sekä tervehdyksessä oleva nimi). Kun tulostat joukkokirjeen, sitä
varten tarvitaan kaksi asiakirjaa: pääasiakirja ja tietolähde. Pääasiakirja sisältää tekstin, joka on sama kaikissa kirjeissä, sekä ohjeet muuttuvien
tietojen lisäämistä varten. Tietolähde sisältää muuttuvat tekstit. Kun yhdistät nämä kaksi asiakirjaa, voit luoda joukkokirjeen (ks. kuva alla).

1. Avaa uusi Word- dokumentti (= pääasiakirja). Kirjoita alla olevan mallin mukainen Kutsukirje. Tallenna Kutsukirje nimellä "H4_Kutsu".

Pääasiakirja on tavallinen Word-asiakirja, joka sisältää vakiotekstiä ja yhdistämiskenttiä. Vakio-teksti voi sisältää esimerkiksi lähettäjän yhteystiedot, kirjeen tekstin yms. Yhdistämiskentät korvataan yhdistämisen aikana tietolähteessä olevalla tiedolla, esimerkiksi vastaanottajan osoitetiedoilla.

2. Luo oma tietolähde.

Tietolähteenä voi toimia taulukkomuotoon kirjoitettu Word-asiakirja, Excel-taulukko, Access-tietokanta tai Outlook-osoitteisto.  

• Luo taulukko, jossa on 5 saraketta. Kirjoita sarakeotsikoiksi Etunimi, Sukunimi, Osoite, Postinumero, Postitoimipaikka.

• Kirjoita taulukkoon oman nimesi lisäksi 3 muuta nimeä osoitteineen ja tallenna asiakirja nimellä H4_osoitteisto. Sulje asiakirja.

3. Napsauta Postitukset -välilehdeltä  Aloita yhdistäminen -painikkeen valikosta Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen. Näyttöruudun oikealle puolelle ilmestyy yhdistämisen ohjattutoiminto -ikkuna.

4. Valitse kohta Kirjeet ja napsauta tehtäväruudun alareunassa olevaa Seuraava: Aloitusasiakirja -kohtaa ja valitse tehtäväruudun yläosasta Käytä nykyistä asiakirjaa, tällöin Kutsu-tiedosto toimii yhdistämistoiminnon pääasiakirjana. valitse tietolähde napsauttamalla tehtäväruudun alareunasta kohtaa Seuraava: Valitse vastaanottajat.

5. Valitse Käytä nykyistä luetteloa ja napsauta Selaa -linkkiä. Avaa tallentamasi tietolähde, H4_osoitteisto, jonka jälkeen näet sen sisällön Yhdistämisen vastaanottajat -valintaikkunassa. Jos osoitteita on paljon, voit tässä valintaikkunassa poimia haluamasi lisäämällä tai poistamalla nimen edessä olevan valintamerkin. Tässä tapauksessa siirryt kuitenkin OK -painikkeella eteenpäin.

6. Lisää yhdistämiskentät pääasiakirjaan. Valitse Kirjeet.

7.  Napsauta tehtäväruudun alaosasta Seuraava: Kirjoita kirje -kohtaa.

8. Valitse tehtäväruudusta Lisää kohteita.

9. Valitse valintaikkunasta kentän nimi ja napsauta Lisää-painiketta.

  «ETUNIMI»  «SUKUNIMI»

  «KATUOSOITE»

 «POSTINRO»  «POSTITOIMIPAIKKA»

Voit lisätä kaikki kirjeessä tarvittavat yhdistämiskentät valintaikkunan ollessa avoinna, ne sijoittuvat asiakirjaan peräkkäin. Sulje lopuksi kenttien lisäämiseen käytettävä valintaikkuna OK -painikkeella.

10. Lisää tarvittavat välilyönnit ja rivinvaihdot.

Nyt kirje näyttää tältä.

11. Napsauta Seuraava: Esikatsele kirjeitä -kohtaa. Tietolähteessä ensimmäisenä oleva nimi ja osoitetiedot ilmestyvät  yhdistämiskenttien tilalle. Napsauttamalla tehtäväruudussa näkyviä nuolipainikkeita voit selata kirjeitä.

Kirje näyttää nyt tältä. Oman nimen kohdalla on sinun nimesi ja päiväyksen kohdalla on päiväys, jolloin olet tehtävän tehnyt.

13. Seuraava: Suorita loppuun -kohdan napsautuksella tehtäväruutuun tuodaan näkyviin valinnat kirjeiden tulostamista varten. Tulosta -linkin napsautus lähettää kirjeet suoraan kirjoittimelle. Muokkaa yksittäisiä kirjeitä -valinta luo uuden asiakirjan, jossa kirjeet ovat peräkkäin ja voit tarvittaessa tehdä muutoksia niihin ennen tulostamista.

Huom!!! Tiedostojen tallennus

Yhdistämistoimintoa käytettäessä tietolähde on luonnollisesti tallennettava. Myös pääasiakirja kannattaa tallentaa, koska siitä on helppo muokata uusi kirje myöhemmin. Yhdistämisen lopputuloksen tallennus ei ole välttämätöntä, sillä yhdistäminen voidaan toistaa milloin tahansa ja samalla saadaan mukaan myös tietolähteeseen mahdollisesti lisätyt nimet.

4. Tyylit ja teemat

Tyylit ja teemat sisältävät yhden tallennusnimen takana useita muotoilumäärityksiä. Tyylien käyttö liittyy asiakirjan muotoiluun. Kun ryhdymme tekemään uutta asiakirjaa, käytämme (tietämättämme) mallia ja jotain malliin kuuluvaa tyyliä. Sekä tyylit että mallit ovat muokattavissa. Teemat ovat Office 2007 -ohjelman uusi ominaisuus. Teemat ovat  muotoilumäärityskokoelmia. Teema vaihdetaan Sivun asettelu -välilehden Teemat -painikkeen valikoimista. Voit myös luoda omia teemoja tai tyylejä.

Aluksi tutustut ohjelman käyttöliittymään: mistä löydät Wordin asetukset, teemat, tyylit ja tyylijoukot.

 Teemat löydät Sivun asettelu -välilehden Teemat -painikkeen valikoimista.

Tyylit -ryhmän löydät Aloitus -välilehdeltä.

Ylläpuolella on valmiita pikatyylejä. Oikealla on otsikko, normaali yms. valmiita tyylejä. Saat tyylit -ikkunan näkyviin (Alt+Ctrl+Vaihto+S) tai painamalla Tyylit -ryhmän oikeassa alakulmassa olevaa nuolta. Kun luot oman tyylin tai pikatyylin, näkyy itse määrittelemäsi tyyli tai pikatyyli tyyli- tai pikatyylivalikoimassa.

Tyylijoukot löydät Tyylit -ryhmästä Vaihda tyyliä painiketta painaessasi. Tyylijoukoista löydät valmiita tyylejä, Fonteista erilaisia fontteja ja Väreistä eri teeman värejä.

Tyylivalikoiman käyttäminen
 

Kun Word muotoilee asiakirjan automaattisesti, se määrää jokaiselle kappaleelle sopivan tyylin. Esimerkiksi otsikon tyyliksi voi tulla Otsikko 1, tekstikappaleen tyyliksi Leipäteksti ja luettelossa olevan kappaleen tyyliksi Luettelo. Todellinen tyylin sisältämä muotoilu riippuu mallista, jota on käytetty asiakirjan luonnissa (ja siitä, kuinka tyyliä on muutettu). Kun valitset tyylivalikoimasta mallin, Word kopioi kaikki mallin tyylit asiakirjaan ja korvaa alkuperäiset tyylit. Esimerkiksi mallin Otsikko 1 -tyyli korvaa asiakirjassa olevan Otsikko 1 -tyylin ja jokaisen tätä tyyliä käyttävän kappaleen muotoilu muuttuu vastaavasti.

Huomaa!!!, että ennen kuin käytät tyylivalikoimaa, asiakirjan kappaleille on määriteltävä sopivat Word-vakiotyylit. Muussa tapauksessa tyylivalikoiman käyttäminen ei vaikuta asiakirjan ulkoasuun juuri lainkaan. Word tukee kahdentyyppisiä tyylejä:

• kappaletyylejä ja
• merkkityylejä

• Voit muokata muotoiluja, joita on tehty käyttäen automaattista muotoilua tai teemaa tai tyylivalikoimaa.
• Voit käyttää tyylejä samalla kun kirjoitat asiakirjan tekstiä.
• Voit luoda omia tyylejä esim. opinnäytetyötä varten on olemassa määräykset fonteista, otsikoista, marginaaleista jne.

Mitä etuja on tyylien ja teemojen käyttämisessä?

• Voit tyylejä käyttämällä säästää aikaasi, koska voit tyylin avulla asettaa koko joukon muotoiluja yhdellä komennolla.
• Voit käyttää yhtenäistä muotoilua – kaikki tiettyä tyyliä käyttävät tekstit muotoillaan samalla tavalla.
• Voit helposti muuttaa koko asiakirjan tekstin muotoilua tyylimäärittelyjä muuttamalla. Esimerkiksi lihavoida kaikki pääotsikot asettamalla lihavointimuotoilun Otsikko 1 -tyylissä, mikä on paljon helpompaa kuin kaikkien otsikoiden lihavointi erikseen.
• Kun luot uuden asiakirjan, siinä käytetään kopioita tyyleistä, jotka on tallennettu asiakirjan käyttämään malliin.
• Asiakirjan tyylit tallennetaan asiakirjatiedostoon asiakirjan sisällön kanssa. 

Kappaletyylin luominen

Kappaletyyli sisältää kaikki kappale- ja merkkimuotoilut. Kun määrittelet kappaleeseen tyylin, kappaletekstissä käytetään kaikkia tyylin muotoiluja. Kappalemuotoilu vaikuttaa kokonaisten kappaleiden ulkoasuun. Yleensä kappaleiden muotoilussa kannattaa käyttää tyylejä. Tällä tavalla muotoilujen muuttaminen on helpompaa ja näin voidaan säilyttää yhtenäinen muotoilu koko asiakirjassa. (Jos käytössäsi ei ole valmista tyyliä tietyntyyppistä kappaletta varten, voit muokata valmista tyyliä tai määritellä uuden tyylin.) Kuitenkin suoriakin kappalemuotoiluja on toisinaan käytettävä. Haluat ehkä keskittää tietyn kappaleen tai suurentaa vasenta sisennystä. (Jos samoja asetuksia on tehtävä usein, silloin kannattaa harkita uuden tyylin määrittelemistä.) Suoraan valittavat kappalemuotoilut ohittavat kappaleen tyylissä määritellyt muotoilut.

Kappalemuotoiluun kuuluvat   – Sisennykset, välit ja rivinvaihdot, Sarkaimet, Reunat ja sävytys sekä Luettelomerkit ja numerointi. Vasen sisennys tarkoittaa etäisyyttä mitattuna sivun vasemmasta reunuksesta oikealle kappaleen vasempaan reunaan (positiivinen sisennys) tai sivun vasemmasta reunuksesta vasemmalle kappaleen vasempaan reunaan (negatiivinen sisennys). Aivan samoin oikea sisennys tarkoittaa etäisyyttä mitattuna sivun oikeasta reunuksesta vasemmalle kappaleen oikeaan reunaan (positiivinen sisennys) tai sivun oikeasta reunuksesta oikealle kappaleen oikeaan reunaan (negatiivinen sisennys). Reunukset tarkoittavat etäisyyksiä sivun reunasta kohtaan, jossa sisennyksen arvo on 0. Helpoin tapa oppia käyttämään eri sisennysasetuksia on muuttaa arvoja ja tarkastella niiden vaikutusta esikatseluruudussa.

Jos valitset Mukautettu -ruudussa 1. rivi -valinnan (Sisennykset ja välit -välilehdessä), kappaleen ensimmäinen rivi siirtyy oikealle muihin kappaleen riveihin verrattuna (määrän, jonka määrittelet Sisennys  -ruudussa). Jos valitset Mukautettu-ruudussa Riippuva -valinnan, kaikki muut rivit paitsi ensimmäinen rivi siirtyy oikealle (Sisennys-ruudussa ilmoitetun määrän). Riviväli tarkoittaa kappaleessa olevan rivin kokonaiskorkeutta.

Voit merkkityylin muotoilujen avulla korostaa kappaleessa yhden tai useamman merkin ulkoasua. Merkkityyli sisältää vain muotoiluattribuutteja, jotka kuuluvat luokkiin: Fontti, merkkiväli, tekstitehosteet, Kieli tai Reunat ja sävytys. Voit käyttää merkkityyliä yhdessä tai useammassa merkissä, kun taas kappaletyyliä voidaan käyttää yhdessä tai useammassa kokonaisessa kappaleessa. Toisin kuin kappaletyylissä, merkkityylissä ei tarvitse määritellä kaikkia merkkimuotoiluja. Esimerkiksi voit merkkityylissä määritellä vain tekstin lihavoinnin ja kursivoinnin. Jos käytät tätä tyyliä tekstilohkossa, Word poistaa kaikki aikaisemmat suoraan tehdyt merkkimuotoilut, muotoilee tekstin lihavointi- ja kursivointimuotoilulla sekä säilyttää kaikki muut kappaletyylissä olevat muotoilut, kuten fontin, merkkikoon ja tehosteet.

Opit seuraavissa kahdessa esimerkkitehtävässä (Esimerkki6) kaksi perustapaa tyylin ominaisuuksien määrittelyyn:

1. Tyylin muokkaaminen Tyyli-valintaikkunan kautta.
2. Tyylin muokkaaminen esimerkkitekstin avulla.

Tyylin muokkaaminen Tyylit -valintaikkunan avulla ei ole yhtä nopeaa kuin esimerkkitekstiä käyttäen, mutta se mahdollistaa seuraavat lisätoiminnot:

• Tyylin nimeäminen uudelleen
• Tyylin perustyylin vaihtaminen
• Seuraavan kappaleen tyyli (emme käsittele kurssilla tätä)
• Pikanäppäin tyylin valitsemista varten (emme käsittele kurssilla tätä)
• Muokatun tyylin kopioiminen asiakirjan malliin (emme käsittele kurssilla tätä)
• Tyylin poistaminen

Kaiken kaikkiaan tyyleihin perehtyminen on mielekästä silloin, jos sinulla on tarvetta muokata tekstiä nopeasti hyvinkin erilaisiin käyttötarkoituksiin. Tyylien avulla samasta tekstistä saadaan nopeasti erilaisia versiota ilman pitkäveteistä tekstin muotoilua.

Kun haluat käyttää tyyliä:

• Valitse tyyli Pikatyylivalikoimasta tai
• Tyylit -ikkunasta tai
• Kirjoita Käytä tyylejä -ikkunaan tyylin nimi. Käytä tyylejä  -ikkunan löydät Pikatyyli -ikkunan alaosasta.

Esimerkki 6: Oman Otsikko- ja kappaletyylin luominen

Avaa tiedosto "Tyylien muokkaaminen" (Y:\Hillevi Oksanen\KLIpkt07\verkkokurssiin liittyvät tiedostot), jos tämä linkki ei toimi.  Luo omat kappale- ja otsikkotyylit seuraavasti:

• normaali_www: fontti Veranda 9, musta
• otsikko1_www: fontti Trebuchet 12, lihavoitu, musta

I Tyylin muokkaaminen Tyyli-valintaikkunan kautta

1. Valitse Aloitus - välilehdeltä Tyyli -ryhmästä Uusi tyyli -painike.

Tyylit -ikkunan alalaidassa on vasemmalla komentopainikkeet: Uusi tyyli, tyylien tarkistaminen ja Tyylien hallinta.

2. Täytä alla olevan mallin mukaisesti. Nimeä tyylin nimi: normaali_www;  fontti: Veranda 9; jne.

3. Aukaise Muotoile -valikko. Tässä voit määritellä fontin, kappaleen asetukset, sarkaimet, Reunat, kielen jne.

Fontin lisämuotoilumääritykset ja merkkivälimääritykset voit tehdä napsauttamalla Fontti -valintaa.

4. Kappaleen muotoilumääritykset voit tehdä painamalla Kappale. Tee kappalemääritykset alla olevien kuvien mukaisesti.

5. Poistu ikkunoista Painamalla OK- näppäintä.
6. Pikatyyli -ikkunasta löydät luomasi tyylin normaali_www -painikkeen.
7. Valitse kaikki kappaleet ( fontti mustalla värillä) ja paina pikatyylinäppäintä normaali_www. Word -dokumenttisi kappaleet päivittyvät uudella tyylillä.
8. Tallenna työsi nimellä esimerkki6.

II Tyylin muokkaaminen esimerkkitekstin avulla.

Seuraavaksi teet oman otsikko1 -tyylin. Voisit tehdä sen samalla tapaa kuin normaalityylin. Mutta tässä esimerkissä opit käyttämään vaihtoehtoista tapaa.

1. Aukaise esimerkki6 -tiedosto.
2. Muotoile ensin otsikko "Tyylien muokkaaminen": fontti Trebuchet 12, lihavoitu
3. Valitse Pikatyylikomentojen -ikkunasta "Tallenna valinta uudeksi pikatyyliksi".

4. Anna tyylille nimeksi:  otsikko1_www. Löydät luomasi tyylin sekä pikatyylikomennoista että Tyylit -valintaikkunasta.

5. Merkitse punaisen värinen teksti otsikko1_www tyyliksi.
6. Tallenna työsi edelleen nimellä esimerkki6.

Fontti -ikkunan määrityksistä

• Jos valitset Piilotettu  -tehosteen, voit asettaa tekstin näkymättömäksi näytössä tai kirjoittimelle tulostettaessa. Voit ohjata piilotetun tekstin näkymistä valitsemalla Wordin asetukset -ikkunasta Näyttäminen:
  • Piilotettu teksti näkyy näytössä vain, jos Piilotekstissä on väkänen.
  • Piilotettu teksti näkyy kirjoittimella vain, jos Tulosta piilotekstissä on väkänen.

• Kapiteelit ja Kaikki isolla -tehosteet muuttavat vain näytössä tai tulostettaessa näkyvää tekstiä, ne eivät muuta asiakirjaan kirjoitettuja merkkejä. Jos poistat tehosteen, alkuperäiset isot ja pienet merkit tulevat taas näkyviin.
• Kun määrittelet Skaalaus -luetteloruudussa (Merkkiväli-välilehdessä) arvoksi jonkin muun kuin 100 %, jokaisen merkin leveys muuttuu.
• Kun määrittelet Merkkiväli -luetteloruudussa arvoksi Harvennettu  tai Tiivistetty, merkkien välit muuttuvat, mutta merkkien leveys ei muutu.
• Kun määrittelet Parivälistys fonttikokoon  -asetuksen (Merkkiväli-välilehdessä), Word pienentää tiettyjen merkkiparien välistä väliä – kuten kirjainten A ja W väliä, jotta teksti näyttäisi yhtenäiseltä. (Jos taas valitset Merkkiväli-luetteloruudussa Tiivistetty-valinnan, kaikkien merkkien välit tiivistyvät valitussa tekstissä). Word suorittaa parivälistyksen vain siinä tapauksessa, jos merkit ovat samankokoisia tai suurempia kuin Pistettä tai enemmän -ruudussa oleva arvo (1 piste = 1/ 72 tuumaa). Lisäksi valitun fontin on oltava TrueType (tai Adobe Tyle 1) -fontti.
• Voit Fontti-valintaikkunassa jokaisessa välilehdessä näkyvää Oletus -painiketta napsauttamalla muuttaa oletusmerkkimuotoilua niin, että se vastaa Fontti- ja Merkkiväli -välilehdissä määriteltyjä muotoiluja. Jos napsautat Oletus-painiketta (ja vastaat tulevaan kysymykseen kyllä), tämä tallentaa valitun muotoilun asiakirjan Normaali-tyyliin sekä mallin Normaali-tyyliin, jota käytettiin asiakirjan luomisessa. Kun  luot uuden asiakirjan tätä mallia käyttäen, asiakirjan teksti muotoillaan uudella tavalla. (Oletus-painikkeen napsauttaminen ei kuitenkaan vaikuta asiakirjoihin, jotka on jo luotu mallia käyttäen.)
   

Kappale -ikkunan määrityksistä

• Välistys tarkoittaa, miten paljon tilaa jätetään kappaleen alkuun (Ennen) ja loppuun (Loppuun) eli  kuinka paljon tekstiä nostetaan tai lasketaan. 1 piste on 1/ 72 tuumaa.
• Sivutusmäärityksillä määritellään, miten menetellään sivun vaihtuessa esim. sidotaan otsikko seuraavaan kappaleeseen, jotta otsikko ei jää edelliselle sivulle yksinään (Leski- ja orporivien esto).

Muotoilujen kopiointi

• muotoilusiveltimellä
• näppäimistön kautta
• ilman muotoilua

1) Muotoilusiveltimen käyttö (Ctrl+Vaihto+C):

Jos olet muotoillut asiakirjassa olevan tekstilohkon ja haluat käyttää samaa muotoilua yhdessä tai useammassa muussa tekstilohkossa, voit kopioida muotoilun ja näin säästää aikaasi. Yksi tapa kopioida muotoilu on käyttää vakiotyökalurivillä olevaa Muotoilusivellin -työkalua.

1. Valitse teksti, jonka muotoilun haluat kopioida. Jos haluat kopioida merkkimuotoilun, valitse yksi tai useampia merkkejä, jotka on muotoiltu halutulla tavalla. Jos haluat kopioida kappalemuotoiluja, valitse koko kappale tai aseta lisäyskohta kappaleeseen johonkin kohtaan ilman tekstin valitsemista.

2. Napsauta Aloitus -välilehdeltä  Leikepöytäryhmässä olevaa Muotoilusivellin-painiketta. Hiiren I-osoittimen viereen tulee näkyviin pieni maalisivellin.
3. Jos olet kopioimassa merkkimuotoiluja, siirrä I-osoitin muotoiltavan tekstin kohdalle ja valitse teksti hiirellä vetämällä. Jos olet kopioimassa kappalemuotoiluja, valitse vetämällä yksi tai useampi kappale tai napsauta kappaletta johonkin kohtaan ilman vetämistä.

2) Kopiointi näppäimistön avulla

1. Valitse teksti, jonka muotoilun haluat kopioida ja paina Ctrl+Vaihto+C. Jos olet kopioimassa merkkimuotoiluja, valitse yksi tai useampia merkkejä, jotka haluat muotoilla. Jos olet kopioimassa kappalemuotoiluja, valitse kappale tai aseta lisäyskohta johonkin kohtaan kappaleeseen ilman tekstin valitsemista.
2. Jos olet kopioimassa merkkimuotoiluja, valitse muotoiltava teksti ja paina Ctrl+Vaihto+V. Jos olet kopioimassa kappalemuotoiluja, valitse yksi tai useampi kappale tai aseta lisäyskohta kappaleeseen ilman tekstin valitsemista ja paina Ctrl+Vaihto+V.
3. Jos haluat kopioida muotoiluja myös muihin tekstilohkoihin, toista vaihe 2 jokaiselle lohkolle.
    

3) Tekstin kopioiminen ilman muotoilua

Kun tavallisesti kopioit tai siirrät tekstiä, tekstin muotoilu kopioidaan tai siirretään tekstin mukana (merkkimuotoilut sekä kappalemuotoilut siinä tapauksessa, että kappalemerkki on mukana).  Kun liität tekstin leikepöydältä, käytä Liitä-komennon sijaan Muokkaa -valikossa olevaa Liitä määräten -komentoa. Valitse Liitä määräten -valintaikkunassa Liitä -asetus, valitse Liitetään (As) -luetteloruudussa Muotoilematon teksti  -valinta ja napsautat OK -painiketta. Kun teksti lisätään valittuun paikkaan, se muotoillaan edellä olevan tekstin mukaisesti – samalla tavalla kuin olisit kirjoittanut sen!

Tyylien muokkaaminen

Kun muokkaat tai luot kappale- tai merkkityylejä, muista että tyyli voi perustua toiseen tyyliin. Wordin Normaali-mallissa oleva Normaalityyli on useimpien muiden kappaletyylien perustyyli. Esimerkiksi Leipäteksti -tyyli on määritelty seuraavasti: “Normaali + Väli jälkeen 6 pt”. Tämä määrittely tarkoittaa, että kaikki Leipäteksti-tyylin muotoilut ovat Normaali-tyylin muotoiluja paitsi kappaleväliasetus – Normaali-tyylissä väli on 0 pt kappaleen jälkeen. (Normaali-tyyli ei perustu mihinkään muuhun tyyliin.) Kaikki tyyliin määriteltävät muotoilut ohittavat perustyylin muotoilut. Jos muutat perustyyliä kuten Normaali-tyyliä, kaikki siihen perustuvat tyylit muuttuvat vastaavasti. Jos esimerkiksi määrittelet Normaali-tyyliin Courier New -fontin ja “Väli jälkeen 10 pistettä”, Leipäteksti-tyylin fontiksi tulee pistettä” -määrittely ei tule Leipäteksti-tyylin muotoiluksi, koska se sisältää jo “Väli jälkeen” -määrittelyn (toisin sanoen tätä muotoilua ei haeta Normaali-tyylistä).

Kun tyyli perustuu toiseen tyyliin, sen etuna on yhtenäinen muotoilu. Jos esimerkiksi määrittelet Normaali-tyyliin uuden fontin, sama asetus tulee automaattisesti voimaan kaikissa tähän perustuvissa tyyleissä ja voit näin välttyä määrittelemästä yhteensopimattomia fontteja. Voit muokata Normaali-tyyliä: kun napsautat Fontti-valintaikkunassa Oletus (Default) -painiketta, Normaali-tyylin merkkimuotoilu muuttuu valintaikkunassa määriteltyjen asetusten mukaiseksi. Normaali-tyyli muuttuu myös silloin, kun napsautat Kieli-valintaikkunassa olevaa Oletuspainiketta.

Teemat

Tyylijoukkojen määrittelyn jälkeen, voit valita haluamasi teeman. Tyylijoukon perusilme säilyy, mutta fontit, värit ja tehosteet vaihtuvat teeman mukaisesti. Kun liikutat hiirtä teemajoukkojen päällä, asiakirjan esikatselu muotoutuu heti.

5. Mallit

Malliin on tallennettu useita eri kohteita, jotka ovat Word-asiakirjan perustana. Kun luot uuden asiakirjan, eräät kohteet kuten teksti ja tyylit kopioidaan asiakirjaan valitsemastasi mallista. Muut kohteet kuten automaattiset tekstit ja makrot säilytetään mallissa. Malli on kuitenkin liitetty asiakirjaan niin, että nämä kohteet ovat asiakirjassa käytettävissä. Mallin tiedostomuoto on .dotx. Uusi tyhjä asiakirja perustuu Normal.dotx -malliin. Malleja käytetään helpottamaan toistuvien asiakirjojen kirjoittamista esim. pöytäkirjat, tarjouskirjeet, kutsut jne.

Tutustu erilaisiin Word -malleihin.

Napsauta Microsoft Office -painiketta  ja valitse Uusi. Mallit -kohdassa on valintoja, joiden avulla voit luoda tyhjän asiakirjan, työkirjan tai esityksen asiakirjan, työkirjan tai esityksen mallin pohjalta uuden asiakirjan, työkirjan tai esityksen aiemmin luodun tiedoston pohjalta. Microsoft Office Online -sivuston mallit pystyt lataamaan, kun Internet -yhteys on auki. Valitse haluamasi malli ja napsauta Luo -painiketta.

Huom. Jos mallin lataaminen ei onnistu, tarkasta tuotteesi aitous. Saat tämännäköisen ilmoituksen Microsoftilta. "Mallin lataaminen Kun ensimmäisen kerran lataat mallin, näkyviin tulee valintaikkuna, jossa ilmoitetaan, että vain aidon Microsoft Office -tuotteen käyttäjät voivat käyttää tätä ominaisuutta. Kun Microsoft on vahvistanut, että kyseessä on aito ja luvallinen ohjelmisto, jolla on Microsoftin täysi tuki, malli ladataan. Tämän jälkeen ohjelmiston aitoutta koskevia sanomia ei tule näkyviin, ja mallit ladataan vastaisuudessa suoraan.  Huomautus    Ohjelman aitous tarkistetaan aina, kun malleja ladataan. Valintaikkuna ei kuitenkaan näy käyttäjälle, paitsi jos ohjelmisto todetaan vahvistuksessa epäaidoksi. Jos Microsoft Office -tuotteesi ei ole aito ja luvallinen, näkyviin tulee toinen valintaikkuna. Siinä ilmoitetaan asennettuna olevat Microsoft Office -ohjelmat, jotka eivät ole aitoja ja luvallisia. Näkyvissä on myös kyseisten ohjelmien luettelo. Voit joko sulkea valintaikkunan tai napsauttaa lisätietolinkkiä, joka avaa Microsoftin Web-sivun. Sivulla on lisätietoja ohjelmien tilasta sekä toimintaohjeet, joita noudattamalla voit tehdä ohjelmistostasi aidon ja luvallisen ohjelmiston, jolla on Microsoftin täysi tuki. Vain aitojen ja luvallisten Microsoft Office -ohjelmistojen käyttäjät voivat ladata malleja."

Voit tallentaa haluamasi valmiin asiakirjan malliksi. Valitsemalla Tallenna nimellä ja edelleen valitsemalla tiedostomuodoksi Word malli.

Uuden mallin luomisen voit alkaa Valitsemalla Omat mallit ja Uusi Uusi -ikkunasta Malli.

 Mallitiedostot tallentuvat oletuksena Mallit kansioon.

1. Avaa malli tai asiakirja, jota haluat käyttää lomakkeen pohjana.

2. Napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse Uusi.

3. Valitse Mallit -kohdassa Omat mallit.

4. Kaksoisnapsauta Normaali-kohtaa ja valitse sitten Luo uusi -kohdassa Malli tai Asiakirja.

5.  Napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse Tallenna nimellä.

6.  Anna uuden mallin tai asiakirjan tiedostonimi Tallenna nimellä -valintaikkunassa ja valitse sitten Tallenna.

6. Luettelot
 

Merkittyjen ja numeroitujen luetteloiden luominen

Voit luoda asiakirjaasi kätevästi luetteloita, kun annat Wordin lisätä luettelomerkit tai numeroinnin sekä riippuvan sisennyksen. Automaattinen luettelomerkkien ja numeroiden lisääminen ovat osa kappalemuotoilua. Toisin kuin manuaalisesti kirjoitettavia luettelomerkkejä ja numeroita, automaattisia luettelomerkkejä tai numeroita ei voi valita tai muotoilla. Jos järjestät numeroidussa luettelossa kappaleet uudelleen, Word numeroi luettelon uudelleen. Alla olevassa kuvassa on esimerkki kolmesta erilaisesta luettelosta, joita voit luoda asettamalla luettelomerkit tai numerot automaattisesti.

Voit asettaa luettelomerkit ja numerot Kappale -ryhmän Luettelomerkit -, Numerointi- tai Monitasoinen luettelo -painikkeiden avulla. Nopein tapa lisätä luettelomerkit tai numerointi luetteloon on käyttää näitä painikkeita.

1. Kirjoita luettelo. Paina Enter-näppäintä jokaisen luettelon kohdan jälkeen siten, että jokainen kohta on erillinen kappale.
2. Valitse kaikki luetteloon kuuluvat kappaleet.
3. Napsauta Luettelomerkit -painiketta, jos haluat lisätä luettelomerkit tai napsauta Numerointi-painiketta, jos haluat lisätä numeroinnin.

Jos käytät numerointia luettelon kappaleissa ja poistat tai järjestät kappaleita uudelleen, Word päivittää numeroinnin automaattisesti. Jos asetat lisäyskohdan merkityn tai numeroidun luettelon loppuun ja painat Enter-näppäintä, uusi kappale on merkitty luettelomerkillä tai numerolla. Jos kuitenkin painat Enter-näppäintä kaksi kertaa kirjoittamatta tekstiä, uudet kappaleet eivät ole merkittyjä tai numeroituja luettelon kohtia. Voit tällä tavalla helposti lopettaa luettelomerkkien tai numerojen lisäämisen, kun olet kirjoittanut luettelon valmiiksi.

Voit poistaa luettelomerkit tai numeroinnin. Valitse yksi tai monta kappaletta ja napsauta Luettelomerkit - tai Numerointi-painiketta uudelleen. Jos haluat poistaa luettelomerkin tai numeroinnin yhdestä kappaleesta, aseta lisäyskohta välittömästi luettelomerkin tai numeron viereen ja paina Askelpalautin-näppäintä. Voit asettaa automaattisesti numeroitujen kappaleiden aloitusnumeron. Tätä varten on avattava Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkuna. Luettelomerkkien ja numeroinnin lisääminen Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunaa käyttäen

Jos käytät Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunaa luettelomerkkien ja numeroinnin asettamisessa, käytettävissäsi on seuraavat lisäominaisuudet:

• Voit valita merkityn luettelon luettelomerkiksi minkä tahansa merkin tai kuvan.
• Voit määritellä numeroidun luettelon aloitusnumeron.
• Voit muokata luettelomerkkien, kuvien tai numeroiden ulkoasua ja paikkaa.
• Voit luoda monitasoisen luettelon ja muotoilla sen vapaasti. Monitasoisessa luettelossa teksti voidaan jäsentää kauniisti ilman otsikkotyylejä tai jäsennysnäkymää.

Voit asettaa luettelomerkit ja numeroinnin Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunan avulla seuraavalla tavalla:

1. Valitse kaikki luetteloon kuuluvat kappaleet.
2. Napsauta Luettelomerkit tai Numerointi tai Monitasoinen luettelo -painikkeen oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse sopiva merkki.

Asiakirjan otsikoiden numeroiminen automaattisesti

Voit käyttää automaattista jäsennysnumerointia kaikissa asiakirjan otsikoissa, vaikka ne eivät kuuluisikaan luetteloon, jos kaikki otsikot on muotoiltu vakio- otsikkotyyleillä Otsikko1 -Otsikko9. Aseta lisäyskohta asiakirjassa johonkin otsikkoon, avaa  Monitasoinen -luettelo ja valitse jäsennystyyli.

Voit monitasoista luetteloa käyttäen jäsentää tekstiä. Jos olet luomassa monitasoista luetteloa edellä kuvatulla tavalla, voit asettaa jokaisen kappaleen tason seuraavasti:

• Jos haluat siirtää kappaleen alemmalle otsikkotasolle, aseta lisäyskohta kappaleeseen ja paina Alt+Vaihto+nuoli oikealle tai napsauta muotoilutyökalurivillä olevaa Suurenna sisennystä -painiketta.
• Jos haluat siirtää kappaleen ylemmälle otsikkotasolle, aseta lisäyskohta kappaleeseen ja paina Alt+Vaihto+nuoli vasemmalle tai napsauta muotoilutyökalurivillä olevaa Pienennä sisennystä -painiketta.

Yksinkertaisen merkityn tai numeroidun luettelon muuttaminen monitasoiseksi

Voit muuntaa yksinkertaisen merkityn tai numeroidun luettelon monitasoiseksi luetteloksi siirtämällä joitakin luettelon kappaleita alemmalle tasolle. Word asettaa alemmalle tasolle siirrettyyn kappaleeseen tasoa vastaavan luettelomerkin tai numeroinnin.

Luetteloiden ja taulukoiden lajitteleminen

Voit Wordissa lajitella useita kappaleita sisältäviä luetteloita. Voit lajitella myös taulukon rivit. Voit lajitella luettelon kappaleet seuraavalla tavalla:

• Valitse kaikki luettelossa olevat kappaleet. (Muista, että kappale sisältää tekstiä ja sen lopussa olevan kappalemerkin.)
• Valitse Lajittele -komento Kappale -ryhmästä. Lajittele -valintaikkuna avautuu.

• Valitse Lajitteluperuste  -luetteloruudussa tekstin osa, jota käytetään lajitteluperusteena. Jos haluat lajitella kappaleita, valitse Luettelo  -valinta, jolloin lajittelu perustuu kappaleiden tekstiin. Jos jokainen kappale jakautuu kenttiin (osiin, jotka on erotettu toisistaan sarkaimilla, pilkuilla tai jollakin muulla merkillä), voit valita lajitteluperusteeksi tietyn kentän esimerkiksi Kenttä 1, Kenttä 2 ja niin edelleen. Jos esimerkiksi haluat lajitella seuraavan luettelon syntymäpäivän mukaan,
  
  Matti, 18. joulukuuta
  Petteri, 25. huhtikuuta
  Anne, 25. huhtikuuta
  Johanna, 10. kesäkuuta
  
  tällöin sinun on valittava Kenttä 2. Voit valita myös toisen tai kolmannen lajittelukentän 2. lajitteluperuste tai 3. lajitteluperuste -ruuduissa, joita Word käyttää lajittelussa, jos edelliset kentät ovat täysin samanlaisia. Jos valitset edellisessä esimerkissä 2. lajitteluperuste -ruudussa Kenttä 1 -valinnan, Word lajittelee toisen ja kolmannen kappaleen (Petteri ja Anne) etunimen mukaiseen järjestykseen, koska henkilöillä on sama syntymäpäivä – tällöin Anne tulee ennen Petteriä.

• Valitse Tyyppi  -luetteloruudussa tyyppi, jonka perusteella teksti lajitellaan. Valitse Teksti -valinta, jos haluat lajitella kappaleet aakkosjärjestykseen. Jos lajiteltavat tiedot sisältävät lukuja, valits Luku -valinta. Jos tiedot sisältävät päivämääriä, valitset Päivämäärä -valinta, jolloin tiedot lajitellaan aikajärjestykseen. (Edellisessä esimerkissä voit valita ensimmäisen lajitteluperusteen tyypiksi Päivämäärän ja toisen Tekstin.

• Valitse lajittelujärjestykseksi Nouseva, jos haluat lajitella tekstin aakkosjärjestykseen, luvut pienimmästä suurimpaan ja päivämäärät aikaisemmasta myöhempään. Valitse Laskeva, jos haluat lajitella tiedot vastakkaiseen järjestykseen. Valitse Luettelossa on otsikkorivi -asetus, jolloin ensimmäinen kappale ei ole mukana lajittelussa tai valitse Luettelossa ei ole otsikkoriviä -asetus, jos kaikki valitut rivit lajitellaan. Jos Luettelossa on otsikkorivi -asetus on valittuna, ensimmäinen rivi sisältää tavallisesti kenttien nimet. Tässä tapauksessa voit valita lajitteluperuste-luetteloruuduissa kentän nimen (nimien Kenttä 1, Kenttä 2 ja niin edelleen sijasta).

• Jos haluat muokata lajittelutapaa, napsauta Asetukset -painiketta, joka avaa Lajitteluasetukset  -valintaikkunan.

• Voit tässä valintaikkunassa määritellä kenttien erotinmerkin. (Vaiheen 3 esimerkissä erotinmerkkinä käytettiin pilkkua.) Jos valitset Erottele kirjainkoko -asetuksen ja kaksi kappaletta ovat muuten samanlaisia paitsi kirjainkoko, pienillä kirjaimilla kirjoitettu teksti tulee ennen suurilla kirjaimilla kirjoitettua (kun lajittelet nousevaan järjestykseen). Jos tämä asetus ei ole valittuna, kirjainkoolla ei ole merkitystä. Voit valita tietyn kielen Lajittelukieli -luetteloruudussa, jolloin lajittelussa otetaan huomioon tämän kielen erityisvaatimukset.

• Jos lajittelet luettelon, jossa on käytetty automaattista numerointia, Word numeroi luettelon uudelleen.

Voit lajitella edellä kuvatulla tavalla myös Word-taulukon rivejä, kun otat huomioon seuraavat varaukset:

• Valitse vaiheessa 1 rivit ja sarakkeet, jotka haluat lajitella. Jos haluat lajitella koko taulukon, aseta lisäyskohta taulukkoon johonkin kohtaan. Huomaa, että Word lajittelee vain pystysuorassa suunnassa; et voi esimerkiksi lajitella yhden rivin soluja.
• Valitse lajitteluperusteruuduissa taulukon sarakkeet, joita haluat käyttää lajitteluperusteena (olettaen, että taulukossa on enemmän kuin yksi sarake).
• Valitse Lajitteluasetukset -valintaikkunassa Lajittele vain sarakkeet  -asetus, jos haluat lajitella vain valitun sarakkeen tai valitut sarakkeet. Muussa tapauksessa Word lajittelee koko rivit, vaikka et ole valinnut kaikkia sarakkeita.

Kun olet lajitellut luettelon tai taulukon sisällön, voit kumota lajittelun tarvittaessa Kumoa-komennolla.
 

Esimerkki7

Tallenna yllä oleva tehtävä (nimiluettelo) niin, että nimet ovat lajiteltu päivämäärän mukaan. Anna tiedoston nimeksi esimerkki7.

!!! Pidä Esimerkkitehtävät tallessa, jotta voit palauttaa ne jakson lopussa Moodleen.

7. Oppimistehtävät

Tehtävä 1

Tee vapaamuotoinen, tyylikäs ja toimiva lomake, jossa käytät monipuolisesti lomaketyökaluja. Lomakkeessa tulee olla yhden itse keksityn kentän lisäksi myös seuraavat pakolliset kentät:

KYSELY FIRMAN PIKKUJOULUOHJELMASTA
______________________________________

1. Etunimi

2. Sukunimi

3. Titteli

4. Mitä ruokalajeja haluat syödä? Useampi valinta mahdollinen.

1. Kinkku

2. Laatikot (lanttu, porkkana tai peruna)

3. Graavilohi

4. Lipeäkala

5. Riisipuuro

5. Valitse kulkuneuvo, jolla tulet pikkujouluun

6. Muuta kommentoitavaa

Kysely päättyy. Kiitos!

Kun lomake on valmis, lukitse se ja tallenna nimellä Tehtava1_Word.

Tehtävä 2

Tee joukkokirje ja osoitetarrat käyttäen seuraavia tietoja.

Nimet ja osoitteet kirjettä ja tarroja varten:

Oma etu- ja sukunimesi
Osoitetietosi

Nalle Karhula
Jäniskuja 4
90530 Oulu

Onerva Jokinen
Kirkkokatu 54 B
90100 Oulu

Joukkokirjeeseen tulevat tiedot (punaiset tekstit tulevat tietolähteestä):

etunimi sukunimi
katuosoite
postinumero paikkakunta

Rakas etunimi!

Yrityksemme avaa uudistetun kauneusmyymälämme perjantaina 12.12. 2008.

Luvassa tuote-esittely ja arvontaa.

Kahvitarjoilua.

Sydämellisesti tervetuloa!
 

Terveisin

Maria Bella
Kauneusmaailma Oy

Tallenna tehtävät nimillä Tehtava2a_word (joukkokirje) ja Tehtava2b_word (tarrat).

Tehtävä 3

Kopioi alla oleva katkoviivoilla rajattu novellinpätkä Wordiin ja tee siihen vähintään 10 erilaista muotoilua tyylien tai automaattisten muotoilujen avulla. Eli määrittele ensin jokin tyyli tai automaattinen muotoilu ja sovella niitä tekstiin. Luettele minkälaisia tyylimäärityksiä tai automaattisia muotoiluja olet tekstiin määrittänyt.

Tekstin ensimmäinen lause on pääotsikko. Muuten jokaisen uuden kappaleen välillä tyhjä rivi. Jos haluat, voit lisätä tekstiin mm. väliotsikkoja.

------------

Suurin piirtein onnistunut rakastuminen

Madridin Prado-museo oli matkani sivuseikka: se vain sattui eteeni, kun tarvitsin paikan, jossa kykenisin kokoamaan ajatuksiani.

Sabina Butterfly istui penkillä ja luki sanomalehteä. Museossa oli rauhallista ja mukavan viileää. Helvetillinen viikkoni alkoi vihdoinkin rauhoittua. Menetin aamupäivällä työpaikkani; tyttöystäväni jätti minut kolme päivää sitten, vain päivä sen jälkeen, kun päätin lopultakin uudistaa elämäni. Näin ajatellen kaikki on sujunut hienosti. Elämäni pedanttinen koomisuus on saanut vihdoinkin arvoisansa puitteet.

Sain aloittaa alusta.

Tuona hetkenä näin Sabina Butterfly’n (suhtauduin häneen aluksi varsin välinpitämättömästi). Häntä katsellessani silmieni editse vilisi kymmeniä menetettyjä ja väärin ajoitettuja ihmissuhteita. Periaatteessa kaikki oli edelleen hyvin: ystäväpiirini oli laaja ja sen tuki olisi puolellani. Minulla oli rahaa, joten en tarvinnut välttämättä työtä. Olin oppinut sietämään epävarmuutta niin paljon, että pelkkä ajatuskin totaalisesta pysähdyksestä sai minut hermostuneeksi. Tällaisessa mielentilassa tapasin Sabinan: kukkasen, häväistyksen, mielijohteen, rakennuksen.

Sabina Butterfly oli hieno nainen. Hänen puhdaspiirteinen ulkomuotonsa yhdistyi teatraalisen pikkutarkkaan kielenkäyttöön ja viimeisteltyyn pukeutumiseen. Hän hankki vaatteensa erikoisliikkeistä ja kävi säännöllisesti tennistunneilla. On typerää myöntää, mutta tätä taustaa vasten Sabina tuntui mitä tympeimmältä ihmiseltä. Olin aina vihannut valmista kuorrutusta, pakastettua tarjoilua, joka ei koskaan sula...

Ja kuitenkin vietin seuraavan yöni Sabinan vuoteessa. Tuijotin hänen tasaista kokovartalorusketustaan, hänen huoliteltuja kynsiään ja ajeltuja sääriään. Hän oli rikas ja hemmoteltu.

Rehellisyyden nimissä sanottakoon, että olin koko elämäni haaveillut Sabinan kaltaisesta naisesta. Hänen aristokraattisuutensa oli aitoa, opittua, perittyä. Olin hänen rinnallaan olin pelkkä harjoittelija, sekarotuinen rakki, halpahalli. Olikin suoranainen ihme, että Sabina kiinnostui minusta. Hänen sanojensa mukaan ”satuin vai olemaan sellainen, joka sattui kiinnostamaan häntä täysin intuitiivisessa mielessä”. Erityisesti minua viehättivät Sabinan intuitiiviset lausahdukset. Hänen teki intuitiivisia ostoksia ja söi intuitiivisessa ravintoloissa ja järjesti intuitiivisia kutsuja. Minusta hän oli päättänyt tehdä uskollisen, uhrilampaan tasoinen seuralaisen.

Tarinani on tästä eteenpäin äärimmäisen kulmikas. Minun on vaikea pukea sanoiksi Sabinan tekemisiä ja ajatteluja. Joka kerta kun sitä yritän, mieleeni tulee kaupan ostoslista tai hyönteisten määritysopas, joissa molemmissa luetteloimaan ominaisuuksia. Tuntui kuin Sabina olisi syntynyt liian valmiiseen maailmaan: hän toteutti mekaanisesti kaikki mielihalunsa; toisaalta hän oli herkkä ja helposti ajatuksiinsa vaipuva. Sabina korosti minulle usein, miten hän oli ”valinnut” minut pelkästään ulkonäkökoni perusteella. Pärstäni oli sopivasti mielenkiintoinen ja tukkani asianmukaisesti pystyssä. Olin Sabinaa kuusi vuotta vanhempi. Ensialkuun ajattelin, että Sabina oli elämänsä suhteen äärimmäisen pragmaattinen ja tilanteita puntaroiva. Vähitellen ymmärsin, ettei kyse ollut harkitsevuudesta, vaan pikemminkin epävarmuudesta. Sabinan vankka itsetietoisuus johtui kasvatusperinteestä; hän oli ”neiti Ylhäisyys”, jolla oli omat oikkunsa, mutta joka osasi nauttia perinteisistä hedonistisista leikeistä. Tyypillisesti esileikkimme alkoi hyvissä ajoin aamulla: hän tuli suoraan suihkusta viereeni ja hieroi minut perusteellisesti mirhameillaan ja yrteillään. Jumaloin hänen tuoksuaan ja pehmeitä käsiään, joiden liike sai minut värisemään ja antautumaan mielikuvieni positiivisempiin osastoihin.

Minulla ei ollut mitään ylenpalttista passaamista vastaan. Aluksi se tuntui huvittavalta, mutta toiminnon vakiinnuttua kaipasin mutakylpyjä ja palvelijoiden eroottista leikittelyä. Sabinan huolettomuus olikin tarttunut koko henkilöstöön. Sabinan palvelijat lähestyivät minua täysin estottomasti eikä Sabina kiinnittänyt asiaan sen kummempaa huomiota.

On syytä korostaa (kuin tunnustaisin suurenkin syntini), että seksuaalisesti suhteemme oli yltäkylläinen. Osasimme nauttia toisistamme emmekä olleet turhan tarkkoja jos sohimme orgioissa toistemme ohi. Sabina oli äkyrikas, ja se teki elämästämme merkittävässä määrin huolettoman. Menimme, tulimme, söimme, nukuimme, heräsimme ja teimme mitä tahansa, milloin tahansa. On kuitenkin väärin luoda sellainen käsitys, että Sabina olisi tyhmä. Päinvastoin: hänen sivistyksensä oli niin täydellistä ja huoliteltua, ettei häneen ollut tarttunut tyypillistä yritys-erehdys -menetelmän tuomaa pehmeyttä. Sabinaa ei koulutettu häviäjäksi eikä liioin ongelmia mukanaan kantavaksi.

Omaa asemaani kuvaisin mielenkiintoiseksi. Sabinassa oli kaikki mitä naiselta saattoi odottaa. Hän oli itsepäinen, mutta antoi minulle tilaa liikkua ja olla. Olisin typerä ellen eläisi vihdoinkin omaa elämääni.

--------------

Tallenna Tehtävä nimellä Tehtava3_word.

Tehtävä 4

Tee jokin uusi malli, jolle annat nimeksi  Tehtava4_word. Kerro mitä ominaisuuksia malliin sisältyy ja mitä hyötyä siitä tässä tapauksessa on. Mallin avulla pitää hoitaa vähintään viisi erilaista asiakirjan ominaisuutta.  Huom! Demoile ensin muutama malli, jotta pääset hommaan kunnolla sisälle.

Tehtävä 5

Tee moniulotteinen luettelomerkkipohjainen luettelo, jossa on kolme tasoa. Toimi siten, että ensimmäiseen tasoon kuuluvat allekkain kaikki maat, toiseen tasoon allekkain kaikki pääkaupungit jne. Lajittele luettelo niin, että ensimmäisessä ja toisessa tasossa kaikki sanat ovat nousevassa järjestyksessä sekä kolmannessa tasossa laskevassa järjestyksessä. Valitse itse puuttuvat kaupunkien nähtävyydet.

Käytä luettelossa seuraavia sanoja:

Taso 1, maat

• Italia,  Ranska, USA, Espanja, Portugali

Taso 2, maiden pääkaupungit

• Rooma, Pariisi, jne.

Taso 3, kaupungin nähtävyydet

•  Espanjalaiset portaat, Eiffel-torni,  jne.

Oheisessa kuvassa on esimerkki luettelon alusta:

• Espanja
• Italia
• jne.

  o Lissabon

  o Madrid

  o jne.

Tallenna tehtävä nimellä Tehtava5_word.

Alkuun