EXCELIN TIETOKANTATOIMINNOT

1. Yleistä

Tässä jaksossa opiskelemme Excelin tietokantatoimintoja ja erityisominaisuuksia joiden avulla on helppo käsitellä ja hyödyntää tietokantoja.  Opiskelemme luomaan pivot -taulukoita, suodattamaan erilaisten ehtojen perusteella tietoja tietokannasta, laskemaan välisummia, tekemään kaavioita jne.  Kurssin päätavoitteena onkin, että opiskelija kurssin suoritettuaan osaa käyttää Excel-ohjelman tietokantatoimintoja ja niiden soveltamista erilaisiin työtehtäviin.

Kurssiin sisältyy harjoituksia, joiden tarkoitus on, että niiden avulla kerrataan ja opiskellaan kurssisivustolla käydyt asiat.  Harjoitukset ovat pakollisia ja ne palautetaan Moodleen aikataulun mukaisesti. 

2. Uuden taulukon luominen

Kun teet uutta Excelillä taulukkoa, johon haluat myöhemmin käyttää tietokantaominaisuuksia, on tärkeää, että kirjoitat otsikot syötettäville tiedoille ylimmälle riville.   Otsikoiden käyttämisestä on hyötyä varsinkin pitkissä tietokannoissa, kun käytetään Excelin erityyppisiä tietokantaominaisuuksia.  Otsikot kannattaakin nimetä siten, että jokaiselle tietueen tiedolle varataan oma solu. Esim. jos teet henkilörekisteriä, sinun kannattaa etunimelle ja sukunimelle varata omat solut ja otsikot nimetä sen mukaisesti.

Tiedot pitää kirjoittaa siten, että jokainen tietue on omalla rivillään ja omassa solussaan. Tietueiden väliin ei kannata jättää tyhjiä rivejä, koska jotkut tietokantatoiminnot eivät toimi sen jälkeen oikealla tavalla.

Esimerkiksi jos pidät ystävistäsi rekisteriä, niin yhden kaverin tiedot muodostavat yhden tietueen. Kaikkien samassa taulukossa olevien kavereiden tiedot muodostavat tietokannan.

Alla esimerkki tietokannasta, jossa on kolme tietuetta.

2.1 Tietotyypin valinta

Solujen tietotyypillä määrität sen, minkälaista tietoa soluun syötetään. Esim. jos soluun kirjoitetaan sukunimi, sen tietotyypiksi valitaan teksti tai jos soluun kirjoitetaan päiväys, niin tietotyypiksi valitaan päivämäärä ja aika.

Solun tietotyyppi voidaan valita etukäteen ennen varsinaista tiedon kirjoittamista tai jälkikäteen, molemmissa tapauksissa toimitaan seuraavasti:

1. Valitse sarake tai sarakkeet aktiiviseksi, jonka tietotyyppiä olet muuttamassa. 

2. Vie  hiiren kursori sarakkeen päälle ja hiiren muuttuessa mustaksi nuoleksi, klikkaa hiirtä, jolloin koko sarake aktivoituu.

3. Valitse Aloitusvälilehden numeroryhmän avain, jolloin Muotoile -solut ikkuna avautuu ja josta voit valita tarvitsemasi tietotyypin.

Puhelinnumerolle kannattaa myös valita tietotyypiksi teksti, koska Excel ei tunnista ensimmäistä nollaa luvuksi, vaan pudottaa sen pois.

Postinumerolle Excel on varannut oman tietotyypin ja se löytyy Erikoismuotoilu -valinnan takaa.

2.2 Tiedon syöttäminen lomaketoiminnon avulla

Excelissä tiedot syötetään yleensä taulukkomuodossa kirjoittamalla tiedot otsikoiden alapuolelle. Taulukkomuodossa tietojen lisääminen hankaloituu jos tietoja on paljon ja silloin kannattaa käyttää Excelin lomaketoimintoa hyödyksi.

Lomake otetaan käyttöön seuraavasti:

1. Klikkaa hiirtä jossakin otsikkosulussa.

2. Valitse Pikatyökaluriviltä valinta Mukauta pikatyökaluriviä ja sieltä Lisää Komentoja.

3. Kohdasta Valitse komennoista valitse Kaikki komennot, jolloin Excelin kaikki komennot tulevat näkösälle aakkosjärjestykseen.

4. Etsi aakkosjärjestyksessä olevista toiminnoista Lomaketoiminto ja paina Lisää -painiketta, jolloin se siirtyy oikealla puolella olevaan lokeroon.

5. Kun painat OK -painiketta, niin lomaketyökalu on tullut pikatyökaluriville.

6. Kun haluat lomakkeen käyttöön, mene pikatyökaluriville ja paina lomakkeen pikakuvaketta, niin lomaketoiminto on käytössäsi. 

Esimerkki lomakkeen kautta syötettävästä tiedosta.

7. Kun olet kirjoittanut tiedot lomakkeeseen, Uusi -painike siirtää tiedot Excelin taulukkoon ensimmäiselle tyhjälle riville heti viimeisen tiedon jälkeen. Sulje -painikkeen avulle suljet lomaketoiminnon.

Uuden tietokannan luomiseen liittyy Harjoitus 1.

3. Taulukkovälilehtien käsittely

Excelin tiedostoa kutsutaan työkirjaksi ja yksi työkirja voi sisältää useita välilehtiä. Työkirjassa on aina oletuksena muutama taulukkovälilehti. Välilehtiä voidaan lisätä, kopioida ja nimetä uudelleen.  Välilehtiä voi käyttää useissa eri tarkoituksissa, esim. jos haluat seurata myyntien määrää paikkakunnittain tai kuukausittain kannattaa niille nimetä omat välilehdet. 

Esimerkissä taulukkovälilehdet: asunnot, kirjat, oppilaat, kunnat, henkrek.

3.1 Välilehden lisääminen

1. Välilehden lisääminen tapahtuu siten, että hiiren kursori viedään välilehden päälle ja painetaan hiiren oikeanpuoleista painiketta:

2. Seuraavasta näkymästä valitaan Laskentataulukko ja painetaan Ok-painiketta.

3.2 Välilehden uudelleen nimeäminen

1. Hiiren kursori viedään sen taulukon päälle, jolle halutaan antaa uusi nimi ja painetaan hiiren oikeanpuoleista painiketta.

2 Valitaan Nimeä uudelleen.

3. Entinen nimi on nyt aktiivinen eli musta, nyt voidaan kirjoittaa taulukolle uusi nimi.

3.3 Välilehden kopioiminen

Jos haluat kopioida jonkun toisen välilehden tiedot ja haluat, että kaikki muotoilut tulevat siihen mukaan, niin silloin kannattaa käyttää Siirrä tai kopioi toimintoa seuraavalla tavalla:

1. Vie hiiren kursori sen taulukon päälle, jonka haluat kopioida ja paina hiiren oikeanpuoleista painiketta.

2. Valitse Siirrä tai Kopioi, jolloin saat näkyville seuraavanlaisen ikkunan:

3. Kohtaan Tee kopio pitää laittaa ruksi päälle, muussa tapauksessa ohjelma siirtää välilehden uuteen paikkaan.

=> Voit siis kopioida taulukon tällä tavoin myös toiseen jo olemassa olevaan työkirjaan. Työkirja jonne kopioidaan pitää myös olla avoinna.

4. Kohdassa Ennen taulukkoa, voit valita välilehdelle uuden sijainnin.

3.4 Usean taulukon välinen laskenta

Jos sinulla on taulukko, jossa on useita välilehtiä ja jokaisella välilehdellä on samassa kohden tiedot, tässä esimerkissä A5, jotka haluat laskea yhteen esim. yhteenvetotaulukkoon. yhteenveto.

 Nyt haluat tehdä Yhteenvetotaulukkoon kaavan joka laskee jokaisen taulukon solun A5:ssä  olevat luvut yhteen, toimi seuraavasti:

1. Mene siihen kohti yhteenveto taulukkoa, johon haluat kaavan tulevan.

2. Klikkaa =-merkillä, että kaava tulee.

3. Siirry nyt ensimmäiselle välilehdelle (tammikuu) ja osoita sitä solua (A5), minkä halut kaavaan mukaan ja paina plusmerkkiä.

4. Siirry nyt seuraavalle välilehdelle (helmikuu) ja osoita sitä solua (A5), jonka haluat kaavaan mukaan ja paina plusmerkkiä.

5. Siirry nyt viimeiselle välilehdelle (maaliskuu) ja osoita sitä solua (A5), jonka haluat kaavaan mukaan ja paina viimeiseksi Enteriä, jolloin kaava on valmis yhteenvetotaulukossa. ja näyttää seuraavalta:

          =Tamikuu!A5+Helmikuu!A5+Maaliskuu!A5

Usean taulukon käsittelyyn liittyy Harjoitus 2.

4. Tietojen lajittelu

Taulukkomuotoista tietoa on usein tarpeellista lajitella. Lajittelu voidaan aloittaa valitsemalla se solu sarakkeesta, jonka tietojen perusteella taulukko halutaan  järjestää ja valitaan Aloitus -välilehdellä  Lajittele ja suodata -painike, joiden avulla voi suorittaa nousevan tai laskevan lajittelun.

Kun haluat käyttää lajittelukriteerinä useampaa kuin yhtä saraketta, silloin voit käyttää Mukautettu lajittelu -valintaa seuraavasti:

1. Valitse jokin taulukon soluista aktiiviseksi.

2. Valitse Aloitus -välilehden Lajittele ja suodata -valikosta Mukautettu lajittelu.

3. Lisää taso -painikkeella saadaan uusia lajitteluperusteita lisättyä.

Esimerkissä on kolme lajitteluperustetta ja niiden mukaan lajittelu toteutetaan ensin osaston, sitten sukunimen ja viimeisenä postitoimipaikan mukaiseen järjestykseen.

Lajitteluun liittyy Harjoitus 3 a) ja b).

5. Tietojen suodatus

Suodatus -toiminto on erinomainen keino nähdä taulukosta ainoastaan halutut rivit tekemättä kuitenkaan pysyviä muutoksia. Suodatuksessa jokaisen otsikon oikealle puolelle ilmestyy painike, jonka avulla voidaan piilottaa taulukosta kulloisessakin tilanteessa tarpeettomat rivit ja näin saada näkyville hakukriteerien perusteena oleva tieto.

Suodatuksessa taulukon alkuperäinen järjestys säilyy, toisin kuin lajittelussa. Kun suodatuspainikkeet sisältävä työkirja tallennetaan, näkyvät suodatuspainikkeet automaattisesti, kun työkirja seuraavan kerran avataan. Myös silloin, kun teet suodatetusta taulukosta kaavion, kaavioon tulevat mukaan vain näkyvät rivit.

Seuraavana on muutama esimerkki suodatuksen käyttämisestä ja voit tehdä nämä esimerkin mukaiset harjoitukset yhtä aikaa kun seuraat esimerkkiä. Autotiedosto, jota esimerkeissä on käytetty, löytyy tästä.

Esimerkissä 1 suodatetaan taulukosta Ferrari -merkkiset autot.

1. Valitse tiedot välilehti ja sieltä Suodata -painike, niin suodatuspainikkeet ilmestyvät heti näkyville.

2. Seuraavaksi valitaan otsikon Merkki kohdalla oleva suodatuspainike.

3. Otetaan ruksi pois kohdasta Valitse kaikki.

4. Lisätään ruksi kohtaan Ferrari.

5. Painetaan OK -painiketta, niin suodatus käynnistyy ja saat näkyville hakukriteerien mukaiset tiedot.

Esimerkissä 2 suodatetaan taulukosta kaikki Ford -merkkiset autot joiden malli alkaa e-kirjaimella.

1.  Tyhjennä aikaisempi suodatus valitsemalla Tiedot -välilehdeltä Tyhjennä.

2. Tee nyt esimerkki 1:n mukaisesti kohdat 1-4, mutta valitse Ferrarin sijasta Ford.

3. Valitse seuraavaksi Malli -kohdasta suodatuspainike ja valitse Tekstisuodattimet, jolloin saat näkyville lisävalintoja, valitse Alkaa -sana, jolloin voit määrittää millä kirjaimella hakemasi tieto alkaa.

4.  Seuraavasta näkymästä tee valinta Alkaa merkillä ja lisää e-kirjain viereiseen lokeroon, jonka jälkeen paina OK-painiketta.

		Nyt sinulla pitäisi olla näkyvillä vain ne Ford-merkkiset autot, joiden malli alkaa e-kirjaimella.

Esimerkissä 3 suodatetaan taulukosta kaikki ne autot joiden hinta on välillä 155800 - 302 000.

1.  Tyhjennä aikaisempi suodatus valitsemalla Tiedot -välilehdeltä Tyhjennä.

2. Valitse Hinta -kohdan suodatuspainike.

3. Valitse Numerosuodattimet ja sieltä valinta Väillä.

4. Tee esimerkin mukaiset valinnat ja paina lopuksi OK -painiketta.	Nyt sinulla pitäisi olla hakukriteerien mukaiset autot näkyvillä.

Tietojen suodatukseen liittyy Harjoitus 4 a) ja b).

6. Välisummat

Välisummaus on nopea tapa ryhmitellä taulukon rivit. Välisumman käyttö on mahdollista vain, jos sarakkeissa on otsikot. Lisäksi tiedot kannattaa lajitella siten, että yhteenlaskettavat ryhmät ovat peräkkäin.

Seuraavassa esimerkissä lasketaan välisummat myyntien perusteella kullekin kaupungille.

1. Ensimmäisenä tehdään lajittelu siten että kaupunkien nimet ovat aakkosjärjestyksessä.

2. Seuraavaksi valitaan taulukosta joku solu aktiiviseksi, esim. Kaupunki -sana.

3. Haetaan Tiedot välilehdeltä Välisumma -toiminto, jolloin avautuu Välisumma -ikkuna, johon valitaan ne tiedot, jotka välisummien kannalta ovat oleellisia.

Tietojen muuttuessa sarakkeessa -kohtaan valitaan se minkä mukaan halutaan välisumma laskea. Esimerkissä se tehdään kaupungin perusteella. Käytä funktiota kohdasta, valitaan mitä funktiota halutaan käyttää. Esimerkissä halutaan laskea yhteensä summat, joten käytämme summa-funktiota. Lisää välisumma -kohdasta valitaan mitä halutaan laskea ja tässä esimerkissä lasketaan myyntejä.

4. Lopuksi painetaan OK-painiketta, jolloin taulukossa on välisummat valintojen mukaisesti. 

Jos olisi haluttu hakea myyntien keskiarvot kuukausittain, valinnat olisi pitänyt tehdä seuraavasti:

1. Ensimmäisenä lajittelu kuukausien mukaiseen järjestykseen.

2. Välisumma -ikkunasta seuraavat valinnat:

Tietojen muuttuessa sarakkeessa -kohtaan Kuukausi.

Käytä funktiota kohdasta Keskiarvo.

Lisää välisumma -kohdasta Myynti.

Esimerkissä laskettu myyntien mukaan keskiarvo.

Välisumman laskemiseen liittyy Harjoitus 5.

7. Pivot taulukko

Pivot-taulukon avulla on nopeaa tehdä erilaisia yhteenvetoja ja analysoida suurienkin taulukoiden tietoja. Pivot-taulukon idea on se, että siinä voidaan vaihtaa rivi- ja sarakeotsikoiden paikkoja ja näin voidaan samoja tietoja tarkastella eri näkökulmista helposti.

Pivot-taulukon etuna on se, että lähdetiedot pysyvät koko ajan samassa paikassa, mutta itse Pivot -taulukkoa voidaan siitä huolimatta muunnella ja tehdä vaikka samasta lähdetiedosta useampia Pivot-taulukoita.

Jos Pivot-taulukkoon tehdään muutoksia, ne eivät päivity automaattisesti, vaan päivitys tapahtuu Asetukset -välilehden Päivitä -painikkeella.

Seuraava esimerkki on Pivot -taulukon luominen vaihe vaiheelta.

Seuraavassa esimerkissä halutaan tietää asiakasnumeron perusteella, mitä tuotteita, kuinka paljon ja mikä on myytyjen tuotteiden loppusumma asiakaskohtaisesti. Esimerkissä tarvittavan tilaukset tiedoston löydät tästä.

1. Valitse jokin solu aktiiviseksi tietoja sisältävästä alueesta.

2. Valitse Lisää -välilehdeltä Pivot -taulukko.

3. Tarkista, että Taulukko tai alue -ruudukossa on valittuna se alue, josta Pivot-taulukon tiedot haetaan.

4. Jos olit tehnyt valinnan Uusi laskentataulukko kohdasta Valitse, mihin haluat sijoittaa pivot-taulukon, ohjelma lisää työkirjaasi pivot-taulukkoa varten automaattisesti uuden välilehden.

5.  Kun olet painanut Ok-painiketta, ohjelmaikkunan oikealle puolella avautuu Pivot-taulukon tehtäväruutu ja vasempaan reunaan Pivot-taulukon kenttäluettelo.

6. Raporttisuodatin -kohtaan lisätään ne tiedot joiden perusteella halutaan toteuttaa suodatus, eli millä perusteella Pivot-taulukosta tietoja haetaan.

    Tässä tapauksessa niitä haetaan asiakkaan perusteella, joten Asiakas-kenttä vedetään Raporttisuodatin osioon.

7. Riviotsikot -kohtaan lisätään Nimike- ja Tunnus-painikkeet, jotka näkyvät Pivot-taulukossa riveinä. Näiden kenttien perusteella nähdään, mitä tuotteita asiakas on ostanut.

8. Arvot -kohtaan viedään kpl ja Myyty yht. joiden perusteella nähdään paljonko tuotteita on myyty ja millä summalla.

9. Pivot -taulukko on nyt valmis ja siinä näkyy kaikkien asiakkaiden ostot.

10. Jos haluat poimia tietoja asiakaskohtaisesti, Pivot-taulukossa ylimmällä rivillä on Raporttisuodatin, josta voit valita asiakasnumeron perusteella haluamasi asiakkaan.

Valitse asiakasnumero Raportti-suodattimesta.	Valitsemasi asiakkaan tilaukset tulevat näkyviin.

Pivot-taulukkoon liittyy Harjoitus 6 a) ja b).

8. Kaaviot

Kaavioiden avulla voit esittää graafisesti taulukkojen tietoja. Kaavio on yhteydessä tietoihin, joista ne on luotu. Kun siis lähdetietoja muutetaan, muuttuu myös kaavio automaattisesti.

Kaaviolajit:

Pystypylväskaavio on eräs yleisimpiä kaaviotyypeistä, ja se soveltuu hyvin usean tiedon vertaamiseen.

Vaakapylväskaavio soveltuu parhaiten silloin, kun verrataan yhtä tietoa.

Ympyräkaavio soveltuu silloin, kun esitetään jonkun arvon osuutta kokonaisuudesta.

Viivakavio soveltuu pystypylväskaavion tavoin usean tiedon vertaamiseen.

8.1 Kaavion luominen

Kaavion luominen tapahtuu ohjatun toimintosarjan kautta. Seuraavassa esimerkissä käydään kaavion luomisen vaiheet kohta kohdalta.

1. Valitse ne solut aktiiviseksi, joiden tiedot halutaan selittää kaaviossa. Jos haluat kaavioon mukaan rivi- ja sarakeotsikot, pitää sinun valita myös otsikot sisältävät solut. Mikäli kaavioon halutaan poimia vain tiettyjä sarakkeita, silloin pitää valinta tehdä CTRL-painikkeen avulla.

Huomaa, että tietoalueen pitää olla leveydeltään samankokoinen, joten vaikka esimerkissä ei solussa A2 ole otsikkoa, pitää se valita tietoalueeksi mukaan.

2. Valitse Lisää -välilehdeltä Kaaviot -ryhmästä kaaviolaji, tässä esimerkissä valitaan 3-ulotteinen pylväs, jolloin kaavio  ilmestyy näkyville.

8.2 Kaavion muokkaus

Kun haluat muokata kaaviota, pitää kaavio olla aktiivinen, jonka jälkeen ilmestyy kaaviotyökalut valintanauhalle.

Rakenne välilehden toimintoja ryhmittäin:

Tyyppi:

Pääset muuttamaan kaaviolajin toiseksi tai tallentamaan kaaviossa mallipohjaksi.

Tiedot: 

Voidaan vaihtaa valmiin taulukon rivien tai sarakkeiden paikkoja. Tiedot -kohdasta voit muuttaa tietolähteen toiseksi. Tämä toiminto on tarpeen varsinkin silloin, kun huomaat, että sinulta on jäänyt vaikka joku alue valitsematta kaavioon, voit valita alueen uudelleen. 

Esimerkiksi sinulla on jäänyt vuosi 2010 kokonaan pois aiemmin luodusta kaaviosta (kts.  kaavion luominen) ja haluat sen lisätä kaavioon.

1. Valitse kaavio aktiiviseksi.

2. Valitse Rakenne-välilehdeltä Valitse tiedot -valinta.

3. Valitse esille tulleesta ikkunasta Selitteen kohdasta valinta Lisää.

4. Seuraavaksi saat uuden näkymän, jos niissä on valmiiksi jotain tietoja, tyhjennä ne.

5. Siirry nyt hiirellä Sarjan nimi -kohtaan ja valitse sitten taulukosta vuosiluku 2010, sen jälkeen siirry Sarjojen arvot kohtaan ja valitse 2010 vuoden alapuolella olevat luvut aktiiviseksi.

Sarjan nimi -kohtaan on haettu solusta E2 vuosiluku. Sarjojen arvot -kohtaan on haettu luvut soluista E3:E5.

6.   Ok-painikkeella tietosi päivittyvät kaavioon.

Kaavion asettelu-kohdasta saat lisättyä kaavion ulkoasuun näkyvyyttä, muun muassa selitteiden paikat, prosenttilukujen näyttö jne.

Kaavion tyylit -kohdasta voit valita erilaisia värimalleja kaaviollesi.

Asetteluvälilehden toimintoja ryhmittäin:

Nykyinen valinta -kohdasta voit muokata kaavion värejä, esim. laittaa liukuvärjäyksen.

Lisää -kohdasta voit lisätä kuvia, erilaisia muotoja tai tekstikehyksen.

Otsikot -kohdasta pääset lisäämään nimen mukaisesti kaavion eri osa-alueisiin otsikoita.

Otsikon lisääminen kaavioon.

1. Valitse kaavio aktiiviseksi.

2. Valitse Asettelu-välilehdeltä Kaavion otsikko.

3. Valitse haluamasi sijainti.

4. Kaavioon ilmestyy kehyksien sisälle sana Kaavion otsikko.

5. Kirjoita sanan ollessa aktiivinen kaaviolle haluamasi otsikko.

Arvoakselien otsikot lisätään kutakuinkin samalla tavoin, valitset vain kummalle akselille haluat otsikon lisättävän.			Alla olevassa esimerkissä on lisätty pystyakselin otsikoksi Eurot ja vaakatason otsikoksi Vuodet.

Arvopisteiden otsikot -kohdasta pylväiden päälle saadaan taulukosta numeroarvot, jotka myös ovat kaavion perusta.

Arvotaulukko -kohdasta numeroarvot näkyvät kaavion alaosassa.

Akselit -kohdasta voit valita pysty- ja vaaka-akselille paikat sekä vaihtamaan kaavion taakse ruudukkoa.

Muotoiluvälilehden toimintoja ryhmittäin

Muodon tyylit -kohdasta voit muuttaa muotoilun tai viivan tyyliä ja valita erilaisia tehosteita muun muassa voit lisätä varjostusta tai kolmiulotteisuutta.

WordArt -kohdasta saadaan valita tekstiä paksummaksi. Kannattaa olla hieman varovainen käytettäessä tätä toimintoa kaavioihin, koska kaaviota täytyy sen jälkeen suurentaa, jotta se olisi selkeälukuinen.

Järjestä -kohdasta  voit määrittää ryhmittelyn, joka tarkoittaa sitä, että sinulla on useampia kaavioita, mutta käytettävyyden kannalta haluaisit niistä yhden kokonaisuuden. Valitset kaikki kaaviot aktiiviseksi ja painat ryhmitä -painiketta. Sen jälkeen kaaviot on helppo siirtää yhdessä. Tuo eteen tai Vie taakse toiminnoilla voit määrittää muun muassa kaavioiden keskinäisen järjestyksen, jos ne ovat limittäin. 

8.3 Kaavion tulostus

Jos halut tulostaa pelkästään kaavion, onnistuu se siten, että ennen tulostusta aktivoit kaavion ja painat tulostuspainiketta, niin kaavio tulostuu ilman lähdetietoja. Jos et valitse kaaviota aktiiviseksi, myös lähdetiedot tulostuu, jolloin tiedot saattavat olla usealla sivulla.

Esimerkki kaaviosta, jossa lähdetiedot mukana:	Esimerkki kaaviosta, joka on valittu ensin aktiiviseksi, jolloin on saatu vain kaavio       tulostettua.

Kaavioihin liittyy Harjoitus 7

9. Rivi- ja sarakeotsikoiden tulostaminen

Suurien taulukoiden tulostuksessa on yleensä se ongelma, että taulukot eivät mahdu samalle sivulle, jossa otsikot ovat ja lukeminen hankalaa.

Otsikot saat tulostuksessa jokaiselle sivulle seuraavasti:

1. Valitse Sivunasettelu välilehti -> Tulosta otsikot.

2. Tulostusalue-kohtaan valitse ne sarakkeet hiirellä, jotka taulukossa on ja jotka tulostetaan (eli käytännössä koko taulukko), tämä ei kuitenkaan ole välttämätöntä.

3. Ylhäällä toistettavat rivit –kohtaan valitse se rivi, jossa otsikot, jotka halutaan jokaiselle sivulle ovat.

5. Mikäli sinulla on taulukon vasemmalla puolen myös otsikot, jotka haluat tulostaa, niin valitse se sarake aktiiviseksi kohtaan Vasemmalla toistettavat sarakkeet.

Esimerkissä on valittu tulostettavaksi riviksi 1 rivi kohdasta Ylhäällä toistettavat rivit ja sarakkeista A on valittu tulostettavaksi kohdasta Vasemmalla toistettavat sarakkeet.

10. Harjoitukset

Harjoitus 1

Tee urheiluseuralle jäsenrekisteri, josta löytyy seuraavat otsikot tietotyyppeineen:

Lisää tietokantaan vähintään 10 kuvitteellista henkilöä tietoineen, jäsenmaksut on lapsilta (alle 18 v) 29 € ja aikuisilta 54 €. Hyödynnä tietojen syöttämisessä lomaketoimintoa.

Kaappaa lopuksi lomakkeesta kuva valmiin tietokannan alapuolelle.  Ohjeen kuvankaappaukseen löydät tästä. Tallenna työsi nimelle urheiluseura ennen palautusta Moodleen.

Harjoitus 2

Avaa tiedosto lastenliike tästä. Tiedostossa on valmiina kaksi välilehteä: tammikuu ja yhteenveto. Kopioi tammikuusta käyttäen Kopioi tai siirrä toimintoa hyödyksi omille välilehdelle kuukaudet myös helmi-, maalis-,  huhti-, touko- ja kesäkuulle. Nimeä taulukot kuukausien mukaisesti.

Tee yhteenvetotaulukkoon jokaisen nimen alapuolelle (Lupponen, Lipponen, Lopponen, Lupponen) laskelmat myynneistä yhteensä tammi-kesäkuulta euroina ja kappalemäärinä niille varattuihin soluihin. Hyödynnä tehtävässä kohdassa 3.4 olevaa ohjeistusta usean taulukon välisestä laskennasta.

Harjoitus 3 a)

Avaa harjoitus 1 uudelleen ja tee siihen myös lajittelu siten, että liittymispäivä on 1. lajitteluperuste, suurimmasta pienimpään. Tallenna se ennen palautusta uudelle nimelle: lajitelturekisteri.

Harjoitus 3 b)

Avaa autot -tietokanta tästä ja tee siihen lajittelu seuraavasti:

1. lajitteluperuste: malli, pienimmästä suurimpaan.

2. lajitteluperuste: merkki, pienimmästä suurimpaan.

3. lajitteluperuste: hinta, suurimmasta pienimpään.

Harjoitus 4 a)

Tee alla oleva taulukko, jossa on erään koulun tekstinkäsittelykokeiden tulokset. Yhteensä -summien kaava on: Tekstinkäsittely1 * Kerroin1 + Tekstinkäsittely2 * Kerroin2. 

Tee sen jälkeen taulukkoon suodatus, joka  suodattaa kaikki ne opiskelijat, joiden yhteispistemäärä on yli 25.  Lajittele opiskelijat sen jälkeen ensisijaisesti luokan mukaiseen järjestykseen ja toissijaisesti sukunimen mukaiseen järjestykseen.  Vie lajiteltu ja suodatettu taulukko uuteen työkirjaan ja tallenna se nimelle suodatettu. Palauta Moodleen viimeksi mainittu suodatuksen sisältävä työkirja.

Harjoitus 4 b)

Avaa autot -työkirja ja suodata sieltä  sellaiset autot, joiden paino on välillä 800 - 1100 ja ovien lukumäärä 3 tai 4.

Kopioi lajiteltu tieto uudelle välilehdelle tähän samaan tiedostoon ja nimeä välilehti nimelle Alle1100. Käytä kopioinnissa Siirrä tai kopioi toimintoa.

Harjoitus 5

Avaa rekisteri -niminen tietokanta tästä ja tee sinne välisummat siten, että saat  tietää paikkakunnittain velkasaldojen summat yhteensä. Muista tehdä lajittelu ensimmäisenä.

Tee siitä kopio toiselle välilehdelle ja tee uusi välisummatoiminto siten, että näet paikkakunnittain velkasaldojen keskiarvon.

Harjoitus 6 a)

1. Tee oheinen taulukko.

2. Tee  taulukkoon sellainen Pivot-taulukko, josta selviää, kuinka monta kuntaa ja kaupunkia tietokannassa lääneittäin  on.  Voit katsoa malliesimerkkiä täältä.

3. Tee samaan työkirjaan myös toinen Pivot-taulukko, josta ilmenevät kuntien veroäyrien keskiarvot lääneittäin.

Harjoitus 6 b)

Avaa Maat -työkirja tästä ja tee siihen sellainen Pivot-taulukko josta voidaan poimia eri Euroopan talousryhmien  maiden väestömäärä, pinta-ala ja asukastiheys. Suodata palautettavaan tiedostoon valmiiksi Euroopan unionin maat ja sen tiedot. Voit katsoa malliesimerkkiä täältä.

Harjoitus 7 a)

Avaa palkat -niminen työkirja tästä ja tee siihen 3 erilaista kaaviota (pylväskaavio, ympyräkaavio ja palkkikaavio)  seuraavin tiedoin:

Kaavio 1: Kaaviossa tulee näkyä kaikkien henkilöiden tavoitteet ja toteutuneet myynnit.

Kaavio 2: Kaaviossa näkyy henkilöiden prosenttiosuudet palkoista, myös prosenttiluvut ovat näkösällä.

Kaavio 3. Kaaviossa näkyvät kunkin henkilön bonukset. 

Voit katsoa malliesimerkkiä tästä.

Harjoitus 7 b)

Avaa autonmerkit työkirja uudelleen tästä ja tee siitä 4 erilaista kaavioita. Joudut käyttämään suodatusta tehtäviä tehdessäsi, joten jokainen suodatus kannattaa kopioida omalle välilehdelleen ja nimetä välilehti esim. alle 80000, Ferrari, Fiat, Ford -nimille.

Tee kaaviot sitten omille välilehdille seuraavasti:

Kaavio 1: Kaaviosta tulee näkyä kaikkien sellaisten autojen nimet ja hinnat, jotka maksavat alle 80 000.

Kaavio 2: Kaaviosta tulee näkyä kaikkien Fiat -merkkisten autojen nimet hinnat.

Kaavio 3: Kaaviosta tulee näkyä kaikkien Ferrari-merkkisten autojen nimet ja hinnat.

Kaavio 4: Kaaviosta tulee näkyä kaikkien Ford merkkisten ja Fiesta -mallisten autojen nimet ja hinnat.

Voit valita itse kaavioille tyylit ja muotoilut, kunhan katsot, että kaikki tarpeellinen kaavioista löytyy.