OHJELMIEN YHTEISKÄYTTÖ

1. Yleistä

Tässä jaksossa opiskelemme Office-ohjelmien yhteiskäyttöä, tietojen viemistä ohjelmasta toiseen ja tietojen linkittämistä ohjelmien välillä. Ohjelmien yhteiskäytössä on tärkeää, että tiedonsiirto tapahtuu luotettavasti ohjelmien välillä, jolloin mahdollinen jatkokäsittely on mielekästä.

Kurssiin sisältyy harjoituksia, joiden tarkoitus on, että niiden avulla kerrataan ja opiskellaan kurssisivustolla käydyt asiat.  Harjoitukset ovat kaikki pakollisia ja ne palautetaan Moodleen aikataulun mukaisesti. 

2. Tiedonsiirto Excelin ja Wordin välillä

Leikepöytä on ehkä tunnetuimpia tapoja, jonka avulla voidaan siirtää tietoja ohjelmasta toiseen. Esimerkeissä käyn tiedonsiirtoa Excelistä Wordiin, mutta samat ohjeet toimivat myös Wordista Exceliin.

Leikepöydän avulla voit myös tehdä tiedonsiirtoa Excelistä Wordiin seuraavasti:

2.1 Kopiointi Excelistä Wordiin

1. Ennen kopiointia, tarkista, että Excel-työkirjassa sarakkeet eivät ole turhan leveät, pienennä ne sopiviksi.

2. Valitse aktiiviseksi alue, jonka haluat siirtää.

2. Paina Kopioi -komento tai . näppäimistöltä painamalla CTRL + C.

3. Avaa Word ja mene hiirellä siihen kohti asiakirjassa johon haluat tiedon liittää.

4. Paina Liitä painiketta tai näppäimistöltä CTRL + V.

5. Nyt kopioitu tieto on siirtynyt Wordiin.

Esimerkki Wordiin kopioidusta Excel-taulukosta.

Kun teet edellä kuvatulla tavalla kopion, voit Wordissa muuttaa vielä taulukon tietoja, mutta solut, joissa on kaavoja eivät päivity.

2.2 Työkirjan upottaminen Word -asiakirjaan

Upottaminen tarkoittaa sitä, että Excelillä tai toisella ohjelmalla luotu objekti lisätään asiakirjaan. Kun Excelistä tuotu kopioi upotetaan Wordiin, niin välillä ei muodosteta yhteyttä, mutta voit Wordissa muokata tuomiasi tietoja ja myös kaavat päivittyy.

Upottaminen tapahtuu seuraavasti:

1. Avaa molemmat ohjelmat Word ja Excel, joiden välillä aiot suorittaa tiedonsiirtoa.

2. Aktivoi Excel -taulukosta se alue, jonka haluat kopioida ja paina CTRL + C.

3. Siirry Wordiin ja valitse Aloitusvälilehdeltä Liitä -painikkeesta Liitä määräten komento.

4. Valitse nyt objektin lajiksi Excel-laskentataulukko Objekti.

5. Nyt jos kokeilet kaksoisklikata tuomaasi taulukkoa Wordissa, niin sinulle avautuu mahdollisuus muokata reunuksien sisällä olevia Excelin tietoja ja tekemäsi muutokset päivittyvät myös yhteensä -soluihin.

.

6. Objektin muokkaaminen Wordissa lopetetaan klikkaamalla hiirtä taulukon ulkopuolella.

Kopiointiin liittyy Harjoitus 1.

2.3 Linkitys Excelin ja Wordin välillä

Linkitys tarkoittaa sitä, että jos lähdetiedostossa (eli missä tiedosto on alkujaan tehty) olevaa tietoa muutetaan, niin kohdetyökirja (eli se, johon tieto on linkitetty) päivitetään.

Seuraavassa esimerkki Excelillä tehdyn taulukon linkityksestä Wordiin:

1. Tee Excelin taulukko valmiiksi, talleta ja sulje se.

2. Avaa Word.

3. Valitse Lisää -välilehdeltä Objekti.

4. Seuraavaksi sinulle avautuu Objektin lisäysikkuna ja koska Excelin tiedosto on jo tehty, valitaan Luo tiedostosta valinta. 

5. Paina Selaa -painiketta, jolloin pääset valitsemaan tiedostoa sieltä mihin olet tallentanut.

6. Linkitä tiedosto -kohtaan pitää laittaa ruksi, jotta linkitys menee päälle.

7. Ok painikkeella Excel-taulukko linkittyy Wordiin.

2.4 Linkitetyn tiedon päivitys

Linkitetyn tiedoston päivittämiseen on useita tapoja:

Tapa 1

Kun teet Excelissä lähdetiedostoon muutoksia ja avaat seuraavan kerran Word-tiedoston, jossa linkitetty taulukko on, ohjelma saattaa kysyä sinulta päivityslupaa linkitetylle tiedolle.

Tapa 2

Jos kaksoisklikkaat Wordissa linkitettyä taulukkoa, niin se avaa automaattisesti lähdetiedoston ja jos teet muutoksia siellä, päivittyy tiedot automaattisesti myös avoinna olevaan Word-tiedostoon.

Tapa 3

Olet tehnyt muutoksia ja ne eivät ole päivittyneet Wordiin. Klikkaa Wordissa taulukko aktiiviseksi ja valitse hiiren oikeanpuolimainen painike ja valitse Päivitä linkki.

Linkittämiseen liittyy Harjoitus 2.

3. Tiedonsiirto Excelin ja Accessin välillä

Voit viedä tietoja Excel 2007 -työkirjasta Access 2007 -ohjelmaan usealla eri tavalla. Voit esimerkiksi kopioida tietoja avoimesta laskentataulukosta ja liittää ne Accessin taulukkoon tai viedä laskentataulukon uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon.

Seuraavassa esimerkissä käyn läpi Excelin taulukon viennin uuteen laskentataulukkoon:

1. Varmista, että Excelin taulukko sisältää otsikot ja taulukosta on tyhjät ja tarpeettomat rivit poistettu. Huomaa, että otsikon pitää olla yhdessä solussa, joten sitä ei voi jakaa kahdelle solulle.

2. Avaa Access-tietokanta, johon haluat Excel-taulukon tuoda. Huomaa, että voit tuoda yhden taulukon tiedot kerrallaan.

3. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehdeltä Excel. 

4. Tiedoston nimi -kohtaan pitää tulle sen tiedoston nimi, jonka haluat viedä Accessiin. Selaa -painikkeella voit hakea kyseisen tiedoston.

5. Seuraavana sinun pitää määrittää, kuinka haluat tallentaa tuodut tiedot.

6. Valitaan Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon -valinta tallentaa tiedot uuteen taulukkoon ja taulukko nimetään myöhemmin. Paina lopuksi OK-painiketta.

7. Seuraavassa näkymässä valitaan taulukko, josta tiedot tuodaan. Seuraava -painikkeella päästään uuteen vaiheeseen.  Jos työkirjassa on useampia taulukoita, ne näkyvät tässä näkymässä.

8. Jos Excel-taulukossa oli otsikot valmiina, seuraavasta ikkunasta valitaan ruksi kohtaan Ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden otsikot. Seuraava -painikkeella siirrytään eteenpäin.

9. Seuraavassa vaiheessa tarkistetaan ominaisuudet jokaisesta sarakkeesta.  Sarakkeen voit valita klikkaamalla sitä hiirellä, jolloin kyseisen sarakkeen tiedot tulevat näkyville.

Voit muuttaa Kentän nimen, tietotyypin tai indeksoinnin. Mikäli et halua kyseistä kenttää tuodakaan, voit valita kentän kohdalla valinnan Älä tuo kenttää.

Kun tarvittavat muutokset on tehty, siirrytään Seuraava -painikkeella eteenpäin .

10. Nyt ohjelma pyytää sinulta perusavaimen asettamista. Tilanteesta riippuen voit antaa ohjelman tehdä automaattisen perusavaimen tai jos sinulla on sellainen

     kenttä, joka soveltuu perusavaimeksi, voit sen valita. Tässä esimerkissä Hnro on hyvä ja yksilöllinen perusavain. 

Mikäli tietokantaan ei tehdä yhteyksiä, voidaan myös perusavain jättää pois.

Perusavaimen valinnan jälkeen Seuraava-painikkeella eteenpäin.

11. Viimeisenä vaiheena on taulukon tallennus, jonne tiedot tuodaan. Tässä esimerkissä annetaan nimeksi osoitteet.

Tiedon tuomiseen liittyy Harjoitus 3.

3.1 Excelillä tuotujen tietojen hyödyntäminen osoitetarroiksi

Tarrat luodaan Accessissa raporttina, johon voidaan tuoda tiedot joko kyselystä tai taulukosta.

Seuraavassa esimerkissä käyn osoitetarrojen luomisen hyödyntäen edellisessä esimerkissä tuotua Excelin taulukkoa.

1. Valitse se taulukko, joka on tarrojen tietolähde. Tässä esimerkissä se on osoitteet -taulukko.

2. Seuraavaksi valitaan Luo -välilehden Raportti -ryhmästä Tarrat.

3. Seuraavaksi valitaan osoitetarrojen valmistajan nimi ja tuotenumero, jotka löytyvät yleensä ostetun tarrapaketin päältä.  Halutessasi voit myös Mukauta -valinnalla määrittää itse tarrojen koon. Seuraava -painikkeella siirrytään seuraavaan vaiheeseen.

4. Valitse fontin väri ja koko, jotka tulevat tarraan. Yleensä tarroihin joudumme valitsemaan hieman pienemmän fontin kuin normaalitekstissä. Seuraava -painikkeella hyväksyt fontin ja siirryt seuraavaan vaiheeseen.

5. Seuraavaksi valitaan mitä tietoja halutaan sisällyttää tarroihin. Valitse kenttä, jonka haluat mukaan ja pienellä väkäsellä saat sen siirrettyä. Voit liikkua mallitarran

    sisällä enterillä tai nuolilla.

Esimerkissä on Etunimi ja sukunimi samalla rivillä, joten niiden väliin pitää tehdä välilyönti, muussa tapauksessa ne näkyvät valmiissa tarrassa yhtenä pötkönä.

6. Seuraavaksi valitaan mahdollinen lajitteluperuste, eli miten tarrat on lajiteltu tarroille. Huomaa, että kenttä pitää olla sellainen, joka on valittu mallitarraankin.

    Esimerkissä on valittu Sukunimi, jolloin tarrat tulevat sukunimen mukaiseen aakkosjärjestykseen.

7. Lopuksi annettaan tarroille nimi ja valitaan Haluan nähdä, miltä tarrat näyttävät tulostettuina. Painetaan lopuksi Valmis -painiketta.

8. Tarrat tulevat näytölle, josta voit ne tulostaa valitsemallesi tarra-arkille.

Malli valmista tarroista.

Tiedon tuomiseen liittyy Harjoitus 4.

4. Accessin tietojen tulostaminen Wordin yhdistämistoiminnon avulla

Jos sinulla on Accessin tietokanta, jossa on paljon sellaisia osoitteita, joita tarvitset esim. Wordin joukkokirjeissä, voit hakea tiedot seuraavasti:

1. Valitse taulukko, jonka tiedot haluat viedä Wordiin, esimerkissä osoitteet -taulukko.

2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehdeltä Vie -ryhmästä  Lisää.

3. Valitse seuraavaksi Yhdistä Microsoft Office Wordilla.

4. Seuraavaksi voit valita, haluatko viedä tiedot jo olemassa olevaan asiakirjaan. Esim. jos teet joukkokirjettä ja sinulla on pohja valmiina, niin silloin kannattaa valita aiemmin luotu asiakirja. Tässä esimerkissä valitaan uusi asiakirja.

5. Nyt sinulle avautuu Wordin tyhjä asiakirja, jossa on Wordin yhdistämistoiminnot näkösällä.

6. Nyt voit noudattaa Wordin yhdistämiskomentoja, joita opiskelimme Wordin osuudessa kohdassa 9.

Accessista Wordiin tiedon tuomiseen liittyy Harjoitus 5.

5. Harjoitukset

Harjoitus 1

Tee alla oleva taulukko Excelillä. Tee myös kaavat. Alv:n osuuden laskentakaava on 23 * 201,15 /123. Valitse taulukolle muotoilu Aloitus-välilehden Muotoile -taulukko -toiminnolla.

Kopioi taulukko Wordin asiakirjaan kohdan 2.1 mukaisesti.  Laita kopioidun taulukon yläpuolelle otsikko Kopioituna tuotu taulukko.

Kopioi nyt sama taulukko uudelleen ja vie se objektina samaan Word -asiakirjaan, laita taulukolle Wordissa otsikko: Objektina tuota taulukko.

Harjoitus 2

Tee Excelillä oheinen taulukko ja linkitä se Wordiin. Testaa ennen palautusta, että linkitys toimii ja palauta vain Word tiedosto, jolle olet antanut nimeksi linkitys.

Harjoitus 3

Tee Accessin uusi tietokanta ja nimeä se nimelle Rekisteri. Avaa Excelin asiakasrekisteri -tiedosto tästä ja vie se Accessiin uudeksi taulukoksi ja nimeä taulukko nimelle Nimet. 

Harjoitus 4

Tee äsken tuomasta Excelin tiedoista Accessilla tarrat ja lajittele ne paikkakunnan mukaiseen järjestykseen. Tallenna raportti nimelle Osoitteet.  Voit käyttää esim. Averyn tarroja numero C2180.

Harjoitus 5

Poista Rekisteri -tietokannasta Nimet -taulukosta tietueita niin, että sinne jää noin 10 nimeä. Vie ne Wordiin ja tee heille kutsukirje esim. asuntonäyttelyyn. Tiedot kirjeeseen voit keksiä itse.  Käytä rekisteritietokantaa, jonka teit harjoituksessa 3.