ARKISTOINTI

Arkistoinnin verkkomateriaalin kokoamisessa on hyödynnetty arkistolaitoksen sivustoa www.arkisto.fi.

1. Arkistolaitos

Arkistolaitos muodostuu kansallisarkistosta ja sen alaisena olevasta seitsemästä maakunta-arkistosta. Oulussa sijaitsee myös maakunta-arkisto.

1.1 Arkistolaitoksen tehtävät

Arkistolaitos määrää, mitkä valtion- ja kunnallishallinnon asiakirjat tulee säilyttää pysyvästi.  Arkistolaitos ei siis puutu määräaikaisesti säilytettävien asiakirjojen säilytysaikoihin, vaan organisaatio päättää niistä itse.

Arkistolaitos ottaa vastaan ja säilyttää valtion viranomaisen pysyvää säilytysarvoa omaavat asiakirjat sekä hankkii ja säilyttää tämän lisäksi yhteiskunnan ja tutkimuksen kannalta merkittäviä yksityisarkistoja, joilla esimerkiksi voisi olla historiallinen merkitys.

Säilyttämiensä asiakirjojen käytettävyydestä arkistolaitos huolehtii asettamalla ne tietopalvelunsa toimesta käyttöön Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen tutkijasaleihin ja tarjoaa täten myös aineiston käyttömahdollisuudet ja käyttöä edistäviä verkkopalveluita myös tavallisille kansalaisille.

2. Arkistoinnin käsitteitä

Arkisto on paikka missä säilytettävät asiakirjat ovat tallessa.

Arkistointi on asiakirjojen saattamista arkistokuntoon säilytettäväksi.

Arkistonmuodostaja on se henkilö tai organisaatio joka arkistoi asiakirjoja.

Arkistonmuodostussuunnitelma on ohjeistus siitä, miten organisaation arkistointi on suunniteltu ja miten sitä hoidetaan ja käytetään.

3. Arkistointi

Arkistointia säätelee arkistolaki, jossa tarkkaan määritellään arkistotoimi ja sen järjestäminen.

Arkistolaki koskettaa ainoastaan julkista organisaatiota, mutta se toimii yleispätevänä ohjeistuksena myös yksityisille yrittäjille.

Arkistoinnin tehtävänä on auttaa meitä muistamaan mitä olemme sopineet, mitä olemme tehneet jne.

Arkistointi on asiakirjojen sijoittamista määrättyyn säilytysjärjestykseen sen jälkeen kun asia, jota ne koskevat on käsitelty.

3.1 Arkistosääntö

Valtion ja kuntien virastoilla tulee olla oma arkistosääntö (ohjesääntö, jonka mukaan organisaation asiakirjat käsitellään).

• Virasto laatii ja vahvistaa säännön itse.

• Vahvistettu arkistosääntö on lähetettävä tiedoksi maakunta-arkistolle.

Arkistosäännöstä täytyy ilmetä muun muassa seuraavat tiedot:

• Tiedot arkistotoimen organisaatiosta.
• Arkistointia ja asiakirjahallintoa koskevat säädökset.
• Tiedot arkiston vastuuhenkilöistä.
• Asiakirjojen salassapitoon liittyvät ohjeet.
• Asiakirjojen säilyttämiseen ja hävittämiseen liittyvät ohjeet.

3.2 Arkistonmuodostussuunnitelma

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) sisältää organisaation kaikki asiakirjojen elinkaarin vaiheet  ja niistä kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden käsittelyyn, rekisteröintiin ja säilyttämiseen liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen on valtion ja kuntien viranomaisille pakollinen.

Arkistonmuodostussuunnitelmaa pitää päivittää säännöllisesti, koska muutokset esim. laeissa, ohjeissa tai organisaation toimintatavoissa aiheuttavat usein muutoksia myös asiakirjahallintoon, jolloin muuttuneet tiedot merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan.  Tästä voit avata AMS -mallin.

Arkistonmuodostussuunnitelman elektronisia (eAMS) pohjia löytyy esimerkiksi arkistolaitoksen sivustolta. 

Arkistonmuodostussuunnitelmaan tulee merkitä muun muassa:

• Asiakirjojen aktiiviaikaisen tekemisen ja säilyttämisen vastuuhenkilöt.
• Salassa pidettävän tiedon käyttäjäryhmät.
• Tietojärjestelmien ja niistä otettujen tulosteiden vastuuhenkilöt.
• Asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytyspaikat.
• Asiakirjallisen tiedon säilytysmuodot.
• Säilytysmuodon muutokset tiedon elinkaaren eri vaiheissa.
• Menettelytavat, mikäli asiakirjasta on sekä sähköinen, että paperinen versio, esim. milloin toinen hävitetään.
• Säilytysmuodon muutosajankohdat (jos asiakirjan elinkaareen sisältyy useita säilytysmuotoja).
• Asiakirjojen hävittämisohjeet.

3.3 Arkistonmuodostajan velvollisuudet

Arkistonmuodostajan velvollisuutena on muun muassa:

• Määrätä organisaatiossa, miten arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään.
• Määrätä määrä-ajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat ja tavat.
• Huolehtia asiakirjojen arkistokelpoisuudesta.
• Säilyttää asiakirjat turvallisesti.
• Hävittää tarpeettomat asiakirjat siten, että tietosuoja on varmistettu.
• Siirtää pystyvästi säilytettävät asiakirjat asianomaiseen arkistoon sekä vastata asiakirjojen luovutuskuntoon saattamisesta ja siirtokustannuksista.

3.4 Arkistointiperiaatteet

Kun arkistonmuodostussuunnitelma on tehty jokaisen asiakirjan osalta, on arkistointiin menevien asiakirjojen arkistointi helppoa, koska näet suoraan suunnitelmasta miten arkistointi tapahtuu.

Arkistoitavia asiakirjoja ovat muun muassa:

• Pöytäkirjat
• Muistiot
• Toimintakertomukset
• Reseptit
• Todistukset
• Kirjanpidon asiakirjat
• Palkkaukseen liittyvät asiakirjat jne.

Samaa asiaa koskevat asiakirjat kannattaa yleensä arkistoida yhteen.

Seulontaa (asiakirjojen poistoa) ja asiakirjojen noutoa varten kannattaa myös ottaa huomioon asiakirjojen säilytysajat.

Asiakirjojen arkistointijärjestystä valittaessa huomioon otettavia asioita ovat muun muassa:

• Millä perusteella asiakirjoja arkistosta myöhemmin haetaan?
• Miten arkistointi tapahtuu luotettavimmin ja helpoimmin?
• Mitkä ovat asiakirjojen säilytysajat?
• Kuinka kauan asiakirjat ovat ajankohtaisia?
• Miten seulonta on helpointa toteuttaa?
• Kirjataanko asiakirjat, rekisteröidäänkö ne muulla tavoin tai laaditaanko niistä muita hakemistoja?
• Ovatko asiakirjat julkisia?
• Asiakirjatyyppi (esim. aakkostaminen ei ole aina mahdollista)?
• Sarjan laajuus?

4. Arkistokelpoisuus

Pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia papereita, kirjoitusvälineitä, tulostus- ja kopiointimenetelmiä käyttäen.

Myös arkiston säilytysvälineiden tulee soveltua pitkäaikaiseen säilytykseen esim. kansiot, kotelot, suojapaperit ym.

Arkistokelpoisuuden tarkistamista voit tehdä usealla tavalla. Esim. kun ostat välineitä, niin kirjakaupassa jo osataan kertoa onko tarvitsemasi materiaali arkistokelpoista. Arkistolaitokselle voit aina soittaa ja varmistaa tai katsoa arkistolaitoksen nettisivulta arkistokelpoisuusluettelosta.

Arkistokelpoisen kynän vaatimuksena on pysyvä kirjoitusjälki.

• Lyijykynä ei täytä pysyvän kirjoitusjäljen vaatimuksia.
• Mainoskynät ovat myös sellaisia, joita ei tulisi käyttää ellei niiden arkistokelpoisuutta voi varmistaa.

Tiedontallennusvälineistä paperi on vanhin ja yleisin, koska se on paras arkistointikelpoisuudeltaan ja se säilyy hyvissä arkisto-olosuhteissa jopa useita satoja vuosia.

Mikrofilmille arkistoiminen on myös arkistointikelpoinen tallennustapa, koska se on hyväksytty pitkäaikaiseen tallennukseen. 

Mikrofilmauksella saavutetaan hyviä tuloksia, koska:

• Mikrofilmaus säästää aikaa ja tilaa 95% - 99 %.
• Kestää kulutusta paremmin.
• Tiedonhaku on nopeaa ja tiedot pysyvät tallessa satoja vuosia.
• Mikrofilmiltä voi suurentaa tarvittaessa A4-A0 -kokoon.

Magneettilevyjä (CD, disketti, tietokoneiden kovalevy) ei suositella pitkäaikaisten asiakirjojen säilytykseen, koska levykkeillä tieto säilyy vain noin 1 - 5 vuotta, joten tietojen säännöllistä varmistusta ei voida taata ja lisäksi ne voivat rikkoutua.

Huom! Pysyvään sähköiseen arkistointiin tarvitaan aina arkistolaitoksen lupa.

5. Asiakirjojen säilytysaikasuositus

Määräajan säilytettävillä asiakirjoilla on suositus, minkä verran aikaa sitä pitää säilyttää. Suositus perustuu Liikearkistoyhdistyksen julkaisuun "Pureeko ajan hammas"- arkistointi ja asiakirjojen säilytysajat -suositukseen.

Julkaisussa on asiakirjojen säilytysaikojen luettelo ryhmitelty kolmeentoista pääluokkaan:

• Yleishallinto
•  Henkilöstöhallinto
• Maksuliike ja kirjanpito
• Kiinteistö- ja materiaalihallinta
• Tiedon hallinta
• Tiedotus
• Audiovisuaaliset aineistot
• Sisäinen tarkistus
• Turvallisuus- ja suojeluasiat
• Tuotanto
• Varastointi ja kuljetus
• Käyttöomaisuuden hankinta ja hoito
• Tutkimus ja kehitys

Jokaisessa pääluokassa on kyseiseen luokkaan liittyvien asiakirjojen säilytysaikasuositus, joka soveltuu äärettömän hyvin myös yksityiselle organisaatiolle.

6. Asiakirjojen hävittäminen

Organisaatiossa on huolehdittava siitä, että asiakirjat, joissa on arkaluonteista tai henkilöön liittyvää tietoa, hävitetään asiantuntevasti ja luotettavasti.

• Henkilöön liittyvää ja arkaluonteista tietoa ei siis saa laittaa paperinkeräykseen eikä tavalliseen roska-astiaan.

Hävittämiskeinoja on esim. tuhoojan käyttäminen, polttaminen, ostopalveluna tuhoaminen jne.

7. Asiakirjojen tietoturva

Organisaatiossa on huolehdittava myös siitä, että siellä noudatetaan tietoturvaohjeita myös asiakirjojen osalta.

Asiakirjat, joiden hoitamiseen on määrätty tietty henkilö tai henkilöt, tiedon pitää pysyä heidän hallussaan ja he eivät saa luovuttaa tietojaan muille.

8. Asiakirjastandardit ja arkistointi

Tehokas toimistotyö edellyttää, ettei jokaisen asiakirjan laatijan tarvitse miettiä esimerkiksi asiakirjan yksilöintitietojen paikkaa. Standardeilla yhtenäistetään ja selkeytetään asiakirjojen ulkoasua ja näin helpotetaan arkistointia.

Samalla asiakirjojen lukeminen, käsittely ja laatiminen helpottuu ja nopeutuu. Käyttäjälle standardien noudattaminen näkyy yksinkertaisina ja vakioituina menettelytapoina.

9. Oppimistehtävä

Voit valita seuraavista vaihtoehdoista yhden ja tutustua aiheeseen esim. Internetin kautta.

Kirjoita yhdestä valitsemastasi aiheesta (kohdat 1-6) essee / pohdinta, jonka pituus on 1 - 3 sivua, rivinvälin ollessa 1,5.

1. Tutustu arkistolaitoksen kotisivuihin ja tee sen pohjalta essee arkistoinnin perusperiaatteista.

2. Jos olet jossain vaiheessa ollut arkistoinnin kanssa tekemissä, voit kirjoittaa esseen siitä, miten arkistointi tapahtui.

3. Olet perustamassa omaa pienyritystä, minkälaisen arkistosuunnitelman tekisit.

4. Voit kirjoittaa esseen / pohdinnan seuraavista: Miksi arkistointia pitää tehdä pienessäkin yrityksessä, mitä hyötyä siitä voisi olla tavalliselle kuluttajalle / palkansaajalle ja mitä haittaa pienyritykselle voi arkistoinnista olla.

5. Voit selvittää valokuvien, vanhojen rahojen tai postimerkkien arkistoinnista kotikäytössä, kuinka ne saadaan säilymään.

6. Jos sinulla on jokin muu aihe, sovi aiheen käyttämisestä opettajan kanssa.