Tekstinkäsittelykurssin tavoitteena on, että opit tekstinkäsittelyn perusasiat ja kykenet hyödyntämään niitä standardin mukaisten asiakirjojen tuottamisessa.

Tässä osiossa opit tekstinkäsittelyn perustoiminnot sekä raportin tuottamiseen liittyvät tyylitoiminnot, joita tulet tarvitsemaan esimerkiksi opinnäytetyössäsi.

Kurssin aikana ei käydä kaikkia Wordin perustoimintoja, vaan voit käyttää apunasi Word-opasta, jonka saat ladattua tästä.

Opiskele oppaasta ensimmäiseksi sivut 1 - 16, jolloin Wordin käyttöliittymä nimikkeineen tulee sinulle tutuksi.

1. Asiakirjastandardit

Suomen Standardisoimisliitto SFS ry on tehnyt suosituksen asiakirjamalleista, joka on yleisesti käytössä yrityksillä ja myös yksityisillä henkilöillä.

Asiakirjastandardin käytön hyötynä on muun muassa se, että asiakirjoista tulee yhtenevät ja ne ovat helpommin luettavissa oleva, koska asiakirjaan sijoitetuilla tiedoilla on johdonmukaiset ja ennalta määritellyt paikat.

Asiakirjastandardissa on kohdat C0, C1, C2...C7. Ne tarkoittavat paikkaa, johon tieto sijoitetaan asiakirjassa. Jos sinulla on tekstinkäsittelyohjelmassa viivain näkyvillä, näet C0 - C7 paikat suoraan senttimetreinä seuraavasti:

C0 = viivaimella 0 -kohdassa.

C1 = viivaimella kohdassa 2,3 cm.

C2 = viivaimella kohdassa 4,6 cm.

C3 = viivaimella kohdassa 6,9 cm.

C4 = viivaimella kohdassa 9,2 cm.

C5 = viivaimella kohdassa 11,5 cm.

C6 = viivaimella kohdassa 13,8 cm.

C7 = viivaimella kohdassa 16,1 cm.

Eli aina kun siirryt sarkainpainikkeella seuraavan kohtaan, kasvattaa se viivaimen lukua 2,3 senttimetrillä, jos tekstinkäsittelyohjelmasi oletussarkaimet ovat asetettu kyseiseen mittaan.

Asiakirjastandardin mallissa on myös mitat R1 - R20, jotka kertovat sinulle mille riville tiedot on tarkoitus kirjoittaa.

Asiakirjastandardimallin saat tulostettua itsellesi tästä.

2. Tekstinkäsittelyn perusmuotoilut

Ennen asiakirjan kirjoittamista sinun kannattaa aina tarkistaa. että sinulla on asetukset standardin mukaiset tai sellaiset, joita asiakirjassa tulet tarvitsemaan. Muotoiluja voit toki tehdä jälkeenkin päin, mutta helpompaa on tehdä se sitä mukaa kun tekstiäkin syntyy.

2.1 Sivunasetukset

Voit muuttaa asiakirjan reunuksia (marginaaleja) Sivunasettelu -välilehdeltä valinnalla Reunukset - Mukautetut reunukset tai avaamalla saman valinnan Sivunasetukset ryhmän avaimesta.

Saat näkyville Sivun asetukset ikkunan, josta voit muun muassa tehdä seuraavia muutoksia:

Reunukset välilehti:

Reunukset -kohdasta pääset muuttamaan asiakirjan marginaaliasetuksia.

Suunta -kohdasta voit valita paperille suunnan, yleensä käytetään pystyarkkia, mutta varsinkin silloin, kun tehdään erilaisia taulukoita voidaan myös vaaka-arkkia tarvita.

Sivut -kohdasta voit esimerkiksi valita arkille 2 sivua.

Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, jos painat Oletus -painiketta, niin ohjelma automaattisesti ottaa kyseiset asetukset kaikkiin uusiin asiakirjoihin.

Paperi -välilehti:

Paperi välilehdeltä pääset vaihtamaan paperiarkille kokoa. Yleensä käytetään A4 -arkkia, koska se on hyvin yleinen koko myös tulostimissa. Riippuen kuitenkin tulostuksesta ja kirjoittimesta, voidaanko sille tulostaa useita eri kokoja.

Asettelu -välilehti:

Asettelu -välilehdeltä voit esimerkiksi tehdä valinnan jolla saat erilaiset parittomat ja parilliset sivut. Tätä toimintoa voit tarvita silloin, kun teet asiakirjaa, jossa on yhdellä arkille määritetty 2 sivua.

2.2 Fontin muotoilu

Fontin muotoiluun liittyvät toiminnot löytyvät Aloitus -välilehdeltä Fontti -ryhmästä.

Fontin muotoiluja voidaan lisätä valmiiseen tekstiin kirjoittamisen aikana tai jälkikäteen.

Jos haluat tehdä muotoiluja valmiiseen tekstiin, toimi seuraavasti:

Valitse teksti aktiiviseksi.
Tee haluamasi toiminto.

Jos haluat tehdä muotoilun kirjoittamisen aikana, kannattaa toimia seuraavasti:

Valitse haluamasi toiminto, esim. lihavointi.
Kirjoita teksti.
Ota valitsemasi toiminto pois käytöstä.

Fontti -valintaikkuna

Fontin ja fonttikoon valinta voidaan tehdä Aloitus -välilehdellä olevasta Fontti-ryhmästä suoraan tai avaamalla Fontti -ryhmän avain, jolloin avautuu Fontti-valintaikkuna.

Fontti-valintaikkuna

Fonttiluettelossa on aakkosjärjestyksessä näkyvillä fontin eli kirjasintyypin nimi. Fonttikoko on yleensä asiakirjoissa käytetään fonttikokoa 11 - 12 pistettä, riippuen käytettävästä fontista.

Fontin ja kirjasinkoon vaihtaminen tekstin kirjoittamisen jälkeen:

Valitse ensin tekstialue aktiiviseksi.
Valitse haluamasi fontti ja fonttikoko.

Fontin ja kirjasinkoon vaihtaminen tekstin kirjoittamisen aikana:

Valitse haluamasi fontti ja fonttikoko ja kirjoita sillä niin kauan, kunnes haluat vaihtaa sen.
Joissakin vanhemmissa tekstinkäsittelyohjelmissa kannattaa vilkkuva hiiren kursori aktivoida ennen kuin fonttikoko ja tyyli vaihdetaan.

2.3 Ylä- ja alaindeksi

Ylä- ja alaindeksi tarvitaan usein, esim. jos kirjoitat h₂o, pitää sinun laittaa numero 2 alaindeksiin suhteessa kirjaimiin, jotka jäävät normaalitasolle.

Ylä- ja alaindeksi tehdään samalla tavoin ja se on nopeinta tehdä Aloitus -välilehden Fontti -ryhmässä olevilla pikapainikkeilla.

Esimerkissä alaindeksin lisääminen:

Kirjoita normaalisti h2o
Valitse 2 aktiiviseksi
Klikkaa alaindeksiä

2.4 Kappaleasetukset

Kappaleasetuksia voit muuttaa suoraan pikapainikkeilla tai valitsemalla Kappale -ryhmän avaimen kautta perinteinen Kappalemuotoilu -ikkuna.

Yleiset -kohdasta voit määrittää tekstin tasauksen ja jäsennystason.

Sisennys -kohdasta (vasemmalle, oikealle) voit määrittää normaalin sisennyksen kokonaiselle kappaleelle.

Mukautettu sisennys -kohdasta voit määrittää mukautetun sisennyksen (riippuvan sisennyksen).

Välistys -kohdasta voit määrittää kuinka paljon ennen ja jälkeen kappaleen jää tyhjää tilaa, yleensä käytetään mittaa 6pt tai sitä suurempaa.

Rivinväli -kohdasta voit muuttaa rivinväliä. Yleensä asiakirjoissa käytetään rivinväliä 1 ja raporteissa 1,5.

3. Luettelomerkit ja numerointi

Luettelomerkkien ja numerointien käyttöä tarvitset muun muassa silloin, kun teet asiakirjaa, jonka aiheet haluat jollakin tavalla erotella normaali tekstistä.

Luettelomerkit

Numerointi

Luettelomerkit ja numerointi lisätään tekstin kirjoittamisen yhteydessä seuraavasti:

Paina numerointi- tai luettelomerkkiä, jolloin sinulle ilmestyy näkyville se toiminto, jonka valitsit.
Kirjoita nyt teksti, paina enteriä vasta kappaleen lopussa, jolloin ohjelma antaa automaattisesti seuraavan numeron tai uuden luettelomerkin.
Kun lopetat toiminnon käytön, saat poistettua ylimääräiset merkit painamalla uudelleen numerointi- tai luettelomerkkiä, jolloin merkintä poistuu siitä eteenpäin.

Luettelomerkit ja numerointi lisätään valmiiseen tekstiin seuraavasti:

Valitse teksti aktiiviseksi, johon lisäät numeroinnin tai luettelomerkit.
Valitse numerointi- tai luettelomerkki.

Tekstinkäsittelyn perusmuotoiluun liittyy oppimistehtävät 1, 2 ja 3.

4. Tekstin kirjoittaminen

Ohjelman käynnistämisen jälkeen voit heti kirjoittaa tekstiä tyhjälle arkille.

Kun kirjoitat tekstiä, sinun ei tarvitse painaa Enteriä rivin lopussa silloin, kun tekstiä on enemmän kuin yksi rivi, koska ohjelma huolehtii rivittämisen automaattisesti.

Jos haluat tekstiin tyhjiä rivejä, niiden tekemiseen käytetään Enteriä.
Jos haluat poistaa tyhjiä rivejä, niiden poistamiseen käytetään korjauspainikkeita
Kun olet kirjoittanut arkin täyteen, ohjelma automaattisesti antaa sinulle uuden tyhjän arkin.

4.1 Normaali sisennys

Kun kirjoitat tekstiä ja haluat kappaleen alkavan kohdasta C2, josta yleensä asiakirjan tekstikin alkaa, tulee sinun käyttää tekstin siirtämisessä sisennyspainiketta.

Sisennyspainike löytyy Aloitus -välilehdeltä Kappale -ryhmästä.

Pienennä sisennystä.

Suurenna sisennystä

Suurenna sisennystä -painikkeella teksti siirtyy oikealle päin 2,3 cm kerrallaan.

Pienennä sisennystä -painikkeella voit purkaa tekemäsi sisennyksen 2,3 cm kerrallaan.

Jos haluat itse määrittää sisennyskohdan tekstille, esimerkiksi 4,1 cm:n kohtaan. voit avata Kappaleryhmän avaimesta kappalemuotoilut ja laittaa mitan sinne.

4.2 Muotoiltu sisennys

Muotoiltua sisennystä (riippuva sisennys) tarvitset esimerkiksi silloin, kun sinulla on asiakirjassa otsikoita ja haluat tekstin alkavan samalta riviltä otsikon kanssa.

Muotoiltuja sisennyksiä voidaan tehdä monella tavalla ja esimerkit eri tavoista löytyy Word-oppaasta. Nopein ja helpoin tapa on tehdä ne pikapainikkeilla seuraavasti:

Paina CTRL-painiketta + T-kirjainta yhtä aikaa (yleensä 2 kertaa), jolloin tekstin aloitus siirtyy suoraan kohtaan C2 (4,6 cm) ja viivain näyttää seuraavalta:

Kirjoita otsikko vasempaan reunaan.
Siirry sarkainpainikkeella siihen kohti, missä viivaimella näkyy alempi kolmio.
Kirjoita teksti, mutta älä paina enteriä rivin lopussa, vaan kappaleen lopussa.

Koulutus

Koulutukseltani olen KTM. Helsingin kauppa-korkeakoulussa opiskellessani pääaineeni oli yrityksen taloustiede.

Huom! Jos sinun pitää purkaa muotoiltua sisennystä, voit tehdä sen painamalla Vaihto + CTRL+T.

4.3 Kieliasun tarkistus

Tekstiä kirjoitettaessa jotkut tekstit alleviivautuvat itsestään punaisella värillä

Tekstiä kirjoitettaessa jotkut tekstit alleviivautuvat itsestään punaisella värillä. Se johtuu siitä, että ohjelma ei tunnista sanaa, vaan olettaa sen olevan virheen. Kun käytät kieliasun tarkistusta, niin sen jälkeen punainen alleviivaus poistuu.

Samoin ohjelma käyttäytyy, kun se tulkitsee, että on kirjoitettu kielioppivirhe. Kielioppivirheet ohjelma alleviivaa vihreällä värillä. Kieliasun tarkistuksen yhteydessä myös vihreät alleviivaukset poistuvat.

Kieliasun tarkistus tapahtuu seuraavasti:

Mene asiakirjan alkuun tai valitse se teksti aktiiviseksi, jonka haluat tarkistaa.
Valitse Tarkista -välilehdeltä -> Kieliasun tarkistus, jolloin kieliasun tarkistus käynnistyy.

Ohjelma näyttää mahdollisen virheen ylemmässä laatikossa punaisella.
Voit korjata virheen suoraan siellä tai valita Ehdotukset laatikosta oikean sanan, mikäli sieltä sellainen löytyy (ohjelma ei aina ehdota sanaa).

4.4 Tekstin tavutus

Asiakirjan tavutus voidaan laittaa päälle missä vaiheessa tahansa. Tekstikohdistimen paikalla ei ole väliä, koska ohjelma tavuttaa automaattisesti koko asiakirjan.

Automaattinen tavutus käynnistyy seuraavasti:

Valitse Sivunasettelu -välilehdeltä Tavutus.
Valitse valinta automaattinen.

Manuaalinen tavutus käynnistyy seuraavasti:

Valitse Sivunasettelu -välilehdeltä Tavutus.
Valitse valinta manuaalinen.

Manuaalinen tavutus näyttää jokaisen tavutettavan sanan erikseen:

4.5 Pakollinen sivunvaihto

Tekstiä kirjoittaessasi ohjelma siirtää tekstin automaattisesti uudelle sivulle, kun kirjoittamallesi sivulle ei enää mahdu tekstiä.

Jos haluat itse vaihtaa sivua ennen kuin sivu on kirjoitettu täyteen, kannattaa käyttää pakotettua sivunvaihtoa seuraavasti:

Valitse Lisää -välilehdeltä Vaihdot -painike ja sieltä pakotetun sivunvaihdon pikakuvake

tai

Paina CTRL + Enter siinä kohdin, mihin haluat sivunvaihdon tulevan.

4.6 Etsi - korvaa toiminto

Asiakirjan kirjoittamisen jälkeen monesti huomataan, että jokin sana on kirjoitettu väärin koko asiakirjassa. Varsinkin silloin, kun on kysymyksessä asiakirja jossa on paljon sivuja, kannattaa käyttää Korvaa -toimintoa, joka korvaa väärin kirjoitetut sanat uusilla.

Korvaa -toiminnon voit käyttää seuraavasti:

Valitse Aloitus–välilehdestä Etsi – Korvaa toiminto.
Kirjoita Etsittävä –kohtaan sana, joka korvataan toisella (eli joka on väärin asiakirjassa).
Kirjoita Korvaava –kohtaan sana, jonka haluat tilalle.

Tekstin kirjoittamiseen liittyy oppimistehtävät 4 ja 5.

5. Kuvan lisäys asiakirjaan

Voit lisätä asiakirjaan erilaisia kuvia tai grafiikkaa, joiden avulla pystyt elävöittämään asiakirjan ulkoasua.

Kuvan lisääminen tapahtuu Lisää -välilehdeltä Kuvat -ryhmästä.

Kuva -kohdasta voit lisätä kuvia esimerkiksi tiedostosta, CD:lta tai kamerasta.

ClipArt -kohdasta voit valita Microsoft Office -ohjelmistopaketin mukana tulleita valmiita kuvia.

Muodot -kohdasta voit valita erilaisia nuolia, puhekuplia jne.

SmartArt -kohdasta lisätään valmiita rakenteita, joissa on käytetty kuvaa ja tekstiä, esimerkiksi organisaatiokaavio.

Kaavio -kohdasta voit tehdä Excel-taulukkoon pohjautuvan graafisen kuvion.

Kun kuva on lisätty asiakirjaan kannattaa huolehtia siitä, että kuva on oikean kokoinen ja ettei se muuta tekstin sijaintia.

Tutustu oppaan sivuihin 49 - 54, jossa on kuvan lisäämiseen liittyviä toimintoja.

Kuvien lisäämiseen liittyy oppimistehtävä 6 a ja 6 b).

6. Apusarkaimet

Wordissa on mahdollista käyttää apusarkaimia, joita kannattaa hyödyntää esim. silloin, kun pitää saada lukuja vierekkäin ja alekkain siten, että desimaalit ovat aina samassa paikassa.

	Vasen sarkain asettaa tekstin vasemman reunan alkamiskohdan, josta teksti jatkuu oikealle.
	Oikea sarkain asettaa tekstin oikean reunan paikan. Teksti siirtyy kirjoituksen aikana oikealta vasemmalle.
	Keskittävä sarkain asettaa tekstin keskikohdan paikan. Kirjoittamasi teksti asettuu tasan tämän kohdan kummallekin puolelle.
	Desimaalisarkain tasaa luvut desimaalipilkun mukaan. Desimaalipilkku on aina sarkaimen määrittämässä paikassa riippumatta siitä, montako numeroa luvussa on.

Apusarkainten lisääminen

Apusarkaimet voit lisätä suoraan viivaimelta, jolloin valitset viivaimen vasemmalta puolelta haluamasi sarkaintyypin ja klikkaat sitten sitä kohtaa viivaimella, johon haluat sarkaimen lisätä.

Voit lisätä apusarkaimet myös Aloitus -välilehden Kappale-ryhmästä valitsemalla sarkaimet, jolloin saat seuraavan näkymän.

Lisää Sarkainkohdan sijaintikohtaan haluamasi apusarkaimen sijainnin mitta ja paina Aseta -painiketta.

Tyhjennä kaikki kohdasta vastaavasti poistat turhat apusarkaimet, esimerkiksi silloin, kun teet ylätunnistetta.

Esimerkki apusarkainten avulla tehdystä taulukosta:

Malliesimerkin voit toteuttaa seuraavasti:

1. Kirjoita otsikot haluamallesi paikalle ja paina enteriä siirtyäksesi tyhjälle riville.

2. Ota viivain näkyville ja asettele apusarkaimet kohdalleen.

3. Kirjoita apusarkainten avulla tekstit

4.Kun olet kirjoittanut Yhteensä summan, paina enteriä siirtyäksesi tyhjälle riville.

5. Poista kaikki apusarkaimet.

6. Lisää yksi apusarkain esim. vasen sarkain siihen kohti, mihin tulee kaksoisalleviivaus.

Apusarkaimiin liittyy oppimistehtävä 7.

7. Ylä- ja alatunnisteet

Ylä- ja alatunnisteita käytetään asiakirjassa varsinkin silloin, kun asiakirjassa on useita sivuja. Tunnistetiedot sijoittuvat asiakirjan ylä- ja alamarginaaliin ja niissä oleva tieto toistuu asiakirjan jokaisella sivulla.

Tyypillisiä tunnistetietoja ovat esimerkiksi: lähettäjän nimi, asiakirjan nimi, päiväys ja sivunumerointi, jotka standardin mukaan laitetaan ylätunnisteeseen. Alatunnisteen tunnistetietoja ovat muun muassa: osoite, puhelinnumero, pankkiyhteys, Ly-tunnus, email-osoitteet.

Tunnisteissa voidaan käyttää myös grafiikkaa, esimerkiksi yrityksen logo. Suomen Standardoimisliiton suosituksen mukaisesti logo laitetaan vasempaan reunaan ennen nimeä.

Word 2007 antaa mahdollisuuden tallentaa omalle työasemalla ylä- ja alatunnisteita, joten se kannattaakin opetella, koska silloin sinun ei tarvitse asiakirjaa kirjoittaessasi joka kerta tehdä uutta tunnistetta.

Tutustu tästä linkistä avautuvaan materiaaliin ja perehdy erityisesti siihen, mitä kannattaa ottaa huomioon, kun laadit ylä- ja alatunnisteita.

Malliesimerkki valmiista standardien mukaisesta ylätunnisteesta:

Malliesimerkki alatunnisteesta

8. Sivunumerointi ja sivumäärä

Tyhjässä asiakirjassa ei automaattisesti ole sivunumerointia tai sivumäärää, vaan ne on käyttäjän itsensä lisättävä ja standardien mukaisesti ne laitetaan asiakirjoissa ylätunnisteeseen. Poikkeuksen tekee erilaiset opinnäytetyöt ja raportit, joiden ohjeistuksessa yleensä kerrotaan, mihin sivunnumerointi tehdään.

Jos olet tehnyt ylätunnisteen, sivunnumerointi kannattaa tehdä siellä, muussa tapauksessa voit käyttää Lisää–välilehden Sivunumerointia.

Ylätunnistetta tehdessä kannattaa valita sivunumeroinnin paikka Nykyinen sijainti -kohtaan, joka tarkoittaa sitä, että sivunnumerointi tulee siihen kohti, jossa hiiren kursori sillä hetkellä on.

Kun valitset sivunumeroinnille paikan, sinulle avautuu uusi luettelo, joka sisältää ohjelman sisältämiä valmiita sivunumerorakenteita, josta voit valita haluamasi napsauttamalla rakennetta.

8.1 Sivunumeroinnin muotoilu

Napsauttamalla Sivunumero–painikkeen valikossa olevaa Muotoile–sivunumerot –komentoa avautuu sinulle Sivunumeron muoto–valintaikkuna.

Lukumuoto–kohdasta voit valita esim. Roomalaiset numerot

Sivunumerointi -kohdasta voit määrittää millä numerolla numerointi alkaa.

8.2 Sivumäärän lisääminen

Kun valitset rakennetta sivunnumeron paikalle, voit valita samalla sisällytetäänkö rakenteeseen sivunnumerot.

Valitse Lisää–välilehti
Valitse Sivunumero
Valitse sellainen rakenne, jossa on sivumäärälle paikka valmiina. Esimerkissä on valittu listan alimmainen.

Poista näkyville tuleva Sivu -sana korjauspainikkeella, koska standardimme ei suosittele Sivu -sanan käyttöä.
Sivumäärä on erotettu sivunumerosta / -viivalla, voit poistaa halutessasi viivan ja laittaa sivumäärän sulkeiden sisälle.

8.3 Erilainen ensimmäinen sivu

Kun olet lisännyt sivunumeroinnin ja teet esimerkiksi kansilehden, sinun pitää poistaa sivunumero ensimmäiseltä sivulta. Jos poistat sen ylätunnisteesta, niin sivunumerot poistuu jokaiselta sivulta.

Kansilehdeltä (ensimmäiseltä sivulta) sivunnumeroinnin poistaminen tapahtuu seuraavasti:

1. Valitse ylätunnisteen ollessa aktiivinen Rakenne -välilehti.

2 Laita ruksi kohtaan Erilainen ensimmäinen sivu.

9. Päivämäärän lisääminen

Tyhjässä asiakirjassa ei ole oletuksena myöskään päivämäärää, vaan käyttäjän on itse lisättävä se. Päivämäärä lisätään yleensä ylätunnisteeseen, poikkeuksena kuitenkin sellaiset asiakirjat, joiden luonteeseen kuuluu laittaa päiväys johonkin muuhun kohtaan kuin ylätunniste.

Jos olet tehnyt ylätunnisteen, päivämäärä kannattaa myös tehdä siellä, muussa tapauksessa voit käyttää Lisää–välilehden Päivämäärä ja aika–painiketta.

Lisää päivämäärä siis seuraavasti:

Paina Päivämäärä ja aika -painiketta, jolloin saat näkyville listauksen eri päivämäärävaihtoehdoista:

Valitse haluamasi muoto, esimerkissä on valittuna lyhyt päiväys, jota meillä Suomessa yleisesti käytetään.
Hyväksy valintasi OK-painikkeella.

Ylä- ja alatunnisteen, kuvan, sekä sivunumeroinnin ja päivämäärän lisäämiseen liittyy oppimistehtävä 8.

10. Palstoitus

Palstoitus tarkoittaa sitä, että voit jakaa samalla sivulla olevan tekstin useisiin eri sarakkeisiin. Toimintoa kannattaa käyttää varsinkin silloin, kun teet lehtimuotoista asiakirjaa.

Palstoitus tapahtuu seuraavasti:

Valitse aktiiviseksi teksti, johon haluat palstoituksen lisätä.
Valitse Sivunasettelu -välilehti ja sieltä Sarakkeet.
Valinnalla Lisää sarakkeita, pääset itse vaikuttamaan enemmän palstoituksen ulkoasuun ja valitsemaan kuinka monelle palstalle tekstin haluat.

Jos laitat ruksin kohtaan Viiva välissä, niin palstojen välille tulee koko palstan mittainen viiva.

Sarakkeiden määrä -kohdasta voit määrittää haluamasi määrän sarakkeita (palstoja).

Leveys ja välit -kohdasta voit määrittää jokaiselle sarakkeelle haluamasi leveyden. Jos muutat näitä lukuja, sinun pitää tarkistaa, että paperiarkin sivunleveyttä ei ylitetä.

Palstan vaihto

Jos sinun pitää määrätä jonkun tekstin alkamisesta esim. toiselta palstalta. Mene silloin siihen kohti asiakirjassa, josta haluat tekstin siirtyvän ja valitse Sivun asettelu -välilehdeltä Vaihdot ja Sarake, jolloin teksti siirtyy alkamaan uudelta palstalta.

Palstoitukseen liittyy oppimistehtävä 9.

11. Taulukot

Taulukot koostuvat riveistä ja sarakkeista, joiden leikkauskohtaa kutsutaan soluksi. Kun olet lisännyt taulukon ja valinnut taulukon sarakkeille leveydet, niin teksti, joka ylittää solun leveyden siirtyy automaattisesti toiselle riville saman solun sisällä.

Taulukkoa voi käyttää hyvin monenlaisiin tehtäviin, esimerkiksi silloin, kun tehdään asiakasrekisteriä tekstinkäsittelyohjelmalla, on helppoa syöttää tiedot suoraan otsikoiden alle soluihin.

Taulukossa liikkuminen

Sarkain	Siirrytään seuraavaan soluun.
Vaihto + Sarkain	Siirrytään edelliseen soluun.
CTRL + Sarkain	Siirrytään solun sisällä olevaan sarkainkohtaan.

Taulukkoa on helpointa muokata valitsemalla aina hiiren oikeanpuolimainen painike, josta löytyy erilaiset muokkaustoiminnot ja lisäksi taulukon ollessa aktiivinen, työkaluriviltä löytyy taulukkotyökalut.

Solujen yhdistäminen

Jos haluat muokata sellaisen taulukon, jossa solut voivat olla hyvinkin erikokoisia, voit toteuttaa sen seuraavasti:

1. Valitse aktiiviseksi se rivi, sarake tai solu, johon haluat muutoksen kohdistuva.

2. Paina hiiren oikeanpuolimaista painiketta ja valitse yhdistä solut tai jaa solut, riippuen siitä, haluatko tehdä soluista yhden kokonaisuuden vai jakaa solun useampaan .

Seuraavassa esimerkissä lisättiin taulukko, jossa on viisi saraketta ja neljä riviä:

Ensimmäinen rivi yhdistettiin yhdeksi kokonaisuudeksi, valitsemalla hiiren oikeanpuolimainen painike ja sieltä yhdistä solut.
Toisesta rivistä yhdistettiin kolme ensimmäistä solua.
Kolmannesta rivistä yhdistettiin kolme viimeistä solua.

Taulukko yhdistämisten jälkeen:

Tämän jälkeen esimerkissä jaetaan soluja uudelleen:

Toisen rivin toinen solu jaetaan kolmeen sarakkeeseen.
Kolmannen rivin ensimmäinen solu jaetaan kahteen sarakkeeseen.

Taulukko jakojen jälkeen:

Tutustu oppaan sivuilla 42-46 oleviin taulukkotoimintoihin ennen oppimistehtävän tekemistä.

Taulukkoon liittyy oppimistehtävä 10a ja 10b.

12. Sisällysluettelon laatiminen

Sisällysluettelo on luettelo asiakirjan otsikoista. Sen avulla saadaan yleiskuva asiakirjassa käsiteltävistä aiheista. Lisäksi sisällysluettelon avulla löydetään haluttu aihe nopeammin. Sisällysluettelo on aina asiakirjan alussa, yleensä kansilehden jälkeen ennen varsinaisia tekstejä. Tämä käytäntö jonkin verran vaihtelee ja esimerkiksi opinnäytetöiden kohdalla kannattaakin tarkistaa, onko ohjeistuksessa annettu tarkka sivu, minne se sijoitetaan.

Malliesimerkki sisällysluettelosta:

Tutustu sisällysluettelon laadinnan vaiheisiin ennen kuin teet oppimistehtävän. Materiaaliin pääset tutustumaan tästä linkistä.

12.1 Kansilehti

Kansilehden avulla selvennät asiakirjan sisältöä ja samalla se on lukijalle tärkeä tieto . Kansilehteä käytetään erityisesti pitkissä asiakirjoissa muun muassa opinnäytetöissä, portfolioissa ja raporteissa.

Wordissa on valmiita kansilehtiä, joiden muuttaminen ei ole kovin helppoa ja siksi ne soveltuvatkin sellaisiin töihin, joissa asioille ei ole tarkkaa sijaintia määritelty.

Wordissa saat automaattisen kansilehden seuraavasti:

1. Valitse Lisää välilehdeltä Kansilehti

2. Valitse seuraavasta näkymästä haluamasi rakenne kansilehdelle: