4. MS-PROJECT PROJEKTINHALLITAOHJELMISTO

Projektinhallintaohjelmistot ovat projektin suunnitteluun ja hallintaan tarkoitettuja apuvälineitä. MS-Project on yleisimmin käytetty projektinhallintaohjelmisto. Ohjelmistot helpottavat projektin suunnittelua, seurantaa ja tarvittavien raporttien laatimista.

Seuraavaksi tutustutaan projektinhallintaohjelmiston keskeisimpiin toimintoihin projektiesimerkin avulla.

4.1 Taustatietoja

It-päällikkö kokeneena projektipäällikkönä tietää suunnilleen, mitä tehtäviä on, ja kuinka paljon kalenteriaikaa kuhunkin tehtävään kuluu. Hän on myös alustavasti suunnitellut, mitä kukin projektiryhmän jäsen tekee. Projektiryhmään kuuluu it-päällikön lisäksi yksikön kaksi it-tukihenkilöä (Tero ja Tomi). Näiden tietojen perusteella it-päällikkö on tehnyt taulukossa 1 esitetyn tehtäväluettelon.

Taulukko 1. Tehtäväluettelo

Projekti alkaa 1.4.2009. Tavoitteena on asentaa uudet konepaketit touko-kesäkuun aikana, koska it-tukihenkilöt ovat kesälomilla heinäkuussa. Projekti päättyy sen jälkeen, kun kun henkilökunnan koulutukset on tehty, eli 11.8.2009 mennessä.

4.2 Uuden projektin luonti

1. Käynnistä MS Project ohjelma ja valitse Projekti-välilehti/Tietoja projektista.

2. Aseta avautuvassa Projektitiedot-ikkunassa projektin alkamispäiväksi 1.4.2009 ja hyväksy tiedot OK:lla. Huom! Gantt-kaaviossa aikataulu näytetään nyt ko. alkamisajankohdasta.

Kuva 1. Projektitiedot

3. Tallenna projekti nimellä Laitehankinta.mpp (Tiedosto.../Tallenna)

4.3 Kalenterin oletusarvojen muuttaminen

1. Valitse Tiedosto/Asetukset/Aikataulu

2. Muuta kalenterin asetuksia kuvassa 2 esitetyllä tavalla.

3. Klikkaa painiketta Aseta oletukseksi, jolloin tiedot tallentuvat oletusarvoiksi uusille projekteille.

Kuva 2. Kalenterin oletusarvot

4.4 Peruskalenterin muuttaminen

Peruskalenteriin merkitään organisaation tai projektin yleiset työpäivät niiden pituus ja yleiset lomapäivät.

MS-Projectissa määritellään automaattisesti työaika klo 8:00 - 12.00 ja klo 13:00 - 16.00.

Seuraavaksi muutetaan työaika vastaamaan suomalaista työaikaa, joka on 8:00 - 11:30 ja 12:00 - 16:00.

Lisäksi määritellään arkipyhät vapaapäiviksi, jolloin projektiryhmän jäsenet ovat lomilla. Näitä arkipyhäpäiviä on pääsiäinen (10.4 ja 13.4), vappu (1.5), helatorstai (21.5) ja juhannusaatto (19.6).

1. Valitse Projekti-välilehti/Muuta työaikaa.

Kuva 3. Työajan muuttaminen

2. Klikkaa Työviikot-välilehteä ja Tiedot-painiketta.
3. Valitse päivät ma - pe maalaamalla ne hiirellä Valitse päivät-sarakkeessa.
4. alitse Määritä päiviksi seuraavat työskentelyajat -valinta, syötä alla olevat työskentelyajat taulukkoon ja klikkaa lopuksi OK.

Kuva 4. Työajan muuttaminen

Seuraavaksi määritellään arkipyhät vapaapäiviksi, jolloin siis projektiryhmän jäsenet ovat lomilla. Näitä arkipyhäpäiviä on pääsiäinen (10.4 ja 13.4), vappu (1.5), helatorstai (21.5) ja juhannusaatto (19.6).

5. Jos ehdit sulkea Muuta työaikaa -ikkunan, valitse Työkalut-välilehti/ Muuta työaikaa.
   
6. Kirjoita Poikkeukset-välilehden taulukkoon poikkeusajan nimeksi pääsiäinen, siirry Alkaa-soluun ja valitse kalenterista pääsiäsperjantai. Siirry Päättyy-soluun ja valitse kalenterista pääsiäismaanantai.
   
7. Paina Tiedot-painiketta ja tarkista, että valittuna on vapaa-aika.
   
8. Kirjoita loput vapaapäivät poikkeukset taulukkoon (ks. kuva 5) ja sulje ikkuna OK-painikkeella.

Kuva 5. Työajan muuttaminen

4.5 Tehtävien syöttäminen, osittaminen ja etappitehtävät

Seuraavaksi syötetään projektin päätehtävät ja niiden alitehtävät eli tapahtuu projektin osittaminen helpommin hallittaviin kokonaisuuksiin. Tässä käytetään hyväksi taulukko 1:n tietoja.

Tehtävien syöttäminen tapahtuu MS-Projectin Gantt-kaavionäkymässä. Siirry tarvittaessa Gantt-kaavioon valitasemalla Tehtävä-välilehti/Gantt-kaavio.

1. Syötä projektin tehtävät kuvassa 6 esitetyllä tavalla. Valitse tehtävät Tehtävän nimi-sarakkeessa ja paina Tehtävä-välilehden Ajoita automaattisesti painiketta.
   Tämän jälkeen tehtäville ilmestyy alla olevan kuvan mukaisesti kesto sekä alku- ja loppuaika. Tee välitallennus.

Kuva 6. Tehtävien syöttäminen

2. Osita tehtävät pää- ja alitehtäviin seuraavasti:

• Valitse Suunnitteluvaiheen alle tulevat tehtävät (rivit 2-6) ja paina Sisennä tehtävä-painiketta.
• Valitse Toteutusvaiheen alle tulevat tehtävät (rivit 8-13) ja paina Sisennä tehtävä-painiketta.
• Valitse Käyttöönottovaiheen alle tulevat tehtävät (rivit 15-16) ja paina Sisennä tehtävä-painiketta.
• Älä sisennä Projektipalaverit tehtävää.

Suunnitelma näyttää tässä vaiheessa seuraavanlaiselta:

Kuva 7. Tehtävien osittaminen

3. Määrittele tehtäville kestot, jotka on esitetty taulukossa 1. Syötä tiedot Kesto-sarakkeeseen. Huom! Päätehtäville (Suunnitteluvaihe, Toteutusvaihe ja Käyttöönotto) ei määritellä kestoa, koska ohjelma laskee automaattisesti päätehtävän kokonaiskeston siihen kuuluvien tehtävien perusteella.

Etappitehtävä on ns. projektin välitavoite (Milestone), jolle määritellään kestoksi 0. Etappitehtävä näytetään Gantt-kaaviossa salmiakkiruutuna. Tässä projektissa on määritelty etappitehtäviksi Konepaketit saapuneet, Koneet käyttövalmiina ja Käyttöönotto tehty.

Suunnitelma näyttää tässä vaiheessa seuraavanlaiselta:

Kuva 8. Keston määrittäminen tehtäville

4.6 Tehtävien väliset yhteydet eli linkit

Projektissa tehtävät suoritetaan yleensä vaihe vaiheelta, peräkkäin. Toisinaan tulee kuitenkin tilanteita, joissa osa tehtävistä aloitetaan samaan aikaan. 

MS-Projectissa tehtävien väliset yhteydet ilmaistaan linkeillä. Yhteen tehtävään voi tulla useitakin linkkejä. Kun linkki luodaan, ohjelma aikatauluttaa jäljempänä seuraavia tehtäviä niin, että riippuvuudet säilyvät eheinä. Yleensä riittää, että alitehtävät linkitetään toisiinsa, jolloin päätehtävät siirtyvät linkityksen mukana.

Linkki voidaan luoda valitsemalla hiirellä ensin tehtävät ja klikkaamalla Tehtävä-välilehden Linkitä tehtävät -painiketta tai  vetämällä hiirellä linkitys Gantt-kaavion tehtäväpalkista toiseen tehtäväpalkkiin. Oletuslinkkityppi on Lopusta alkuun (LA), jolloin edellisen tehtävän päätyttyä aloitetaan seuraava tehtävä.

1. Linkitä laitehankitaprojektin tehtävät kuvan 9. mukaisesti oletuslinkkityypillä. 
   
2. Luo linkki valitsemalla hiirellä Gantt-kaaviosta peräkkäisiksi haluttavat tehtävät ja painamalla Linkitä tehtävät -painiketta. Tai osoita hiirellä sinistä tehtäväpalkkia,  paina hiiren vasen painike alas ja vedä hiirellä ja linkki seuraavaan tehtävään.
3. Muuta käyttöönottovaiheeseen kuuluvan Henkilökunnan koulutus-tehtävän alkamisaika Alku-sarakkeessa 10.8.2009, jolloin projektin päättymispäiväksi tulee 11.8.2009.

Kuva 9. Tehtävien linkittäminen

Laitehankintaprojektissa on kaksi tehtävää, jotka tehdään samanaikaisesti. Tehtävät ovat Käyttäjätilien asennus ja Ohjelmistojen asennus. Muuta näiden kahden tehtävän välinen linkkityyppi Alusta Alkuun tyyppiseksi (AA).

4. Kaksoisklikkaa hiirellä tehtävien "Käyttäjätilien asennus ja Ohjelmistojen asennus" välistä linkkinuolta.
   
5. Valitse näyttöön ilmestyvässä Tehtäväriippuvuus-ikkunassa lajiksi Alusta alkuun (AA).

Kuva 10. Tehtävien välinen riippuvuus

4.7 Toistuvan tehtävän lisääminen

It-päällikkö on päättänyt pitää projektiryhmän kanssa projektipalaverin joka maanantai klo 9.00 - 10.00. Palaverit aloitetaan 1.4 ja viimeinen palaveri pidetään ennen kesälomia 30.6.2009. MS-Projectissa on toistuvalle tehtävälle oma toiminto, jota it-päällikkö päättää käyttää.

1. Poista suunnitelmasta nykyinen Projektipalaverit -tehtävä, valitsemalla hiirellä ko. tehtävän rivinumero (17) ja  paina Delete tai klikkaa poistettavan rivinumeron päällä hiiren vasenta painiketta ja valitse Poista tehtävä.
   
2. Valitse Tehtävä-välilehti/Tehtävä/Toistuva tehtävä... ja määrittele toistuvalle tehtävälle kuvan 11 mukaiset tiedot:

 
Kuva 11. Toistuva tehtävä, projektipalaverit 

Projektipalaverit-tehtävä näkyy suunnitelmassa nyt kuvan 12 mukaisesti. Huom! Muista sisentää projektipalaverit omaksi vaiheeksi työkalurivin Ulonna-painikkeella. Tehtävä ei kuulu käyttöönottovaiheen alle.

Kuva 12. Projektipalaverit

4.8 Resurssin syöttäminen projektin tietoihin

1. Valitse Resurssitaulukko -näkymä Resurssit-välilehti/Työryhmän työsuunnittelu apuohjelma/Resurssitaulukko.

2. Syötä taulukkoon henkilöresurssien nimet, tyypit ja nimilyhenteet kuvassa 13 esitetyllä tavalla.

Kuva 13. Resurssitaulukko

4.9 Resurssin käytettävyys

Resurssin käyttöaste kuvaa kyseisen resurssin käytettävissä olevan enimmäiskäyttöasteen ko. projektille.  Jos esimerkiksi yksi resursseista on käytettävissä projektiin kaksi päivää viikossa, voit kirjoittaa enimmäiskäyttöasteeksi 40 prosenttia.

Muutetaan laitehankintaprojektin resurssien käytettävyyttä seuraavasti:

1. Klikkaa Resurssitaulukko -näkymässä Teroa hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Tiedot...

2. Syötä  Resurssin tiedot -ikkunassa käytettävyystiedot Resurssin käytettävyys-kohtaan kuvassa 14 esitetyllä tavalla eli Tero voi käyttää kolme päivää viikossa työaikaansa laitehankintaprojektiin. Muuten hän tekee muita töitä. Muuta käyttöaste 60 % ja hyväksy tiedot OK:lla.

3. Toista kohdat 1 ja 2 Tomille.

Kuva 14. Resurssin käytettävyys

4.10 Resurssin kiinnittäminen tehtävälle

1. Siirry Gantt -kaavioon valitsemalla Tehtävä-välilehti/ Gantt -kaavio

2. Valitse tehtävä/tehtävät, jolle resurssi kiinnitetään  ja valitse Resurssi-välilehti/paina Varaa resurssit -painiketta

3. Näyttöön ilmestyy Varaa resurssit -ikkuna. Varaa haluamasi resurssi valitsemalla Resurssin nimi ja painamalla Varaa-painiketta (ks. taulukko 1).

4. Siirry Gantt-kaaviossa seuraavaan tehtävään ja varaa tehtävälle oikea resurssi.

Kuva 15. Varaa resurssit -ikkuna

5. Varaa kaikille lopuillekin tehtäville resurssit kuvan 16 mukaisesti. Huom! Tomi tekee 100%:sesti henkilökunnan koulutusta 10.8 - 11.8. Tee muutos Varaa resurssit -ikkunassa.

Kuva 16. Valmis suunnitelma Gantt-kaaviossa

4.11 Resurssikalenterin muuttaminen

Kun projektin käyttöön luodaan uusi resurssi, luodaan sille samalla peruskalenteriin pohjautuva resurssikalenteri. Siihen määritellään kyseisen resurssin yksilölliset poikkeamat peruskalenterista, eli esimerkiksi yksilölliset vapaa- ja lomapäivät. Resurssikalenteriin tehdyt muutokset eivät vaikuta muihin kalentereihin.

1. Tomi on viikon työmatkalla toukokuussa (vko 19) eikä ole tällöin projektin käytettävissä.
   
2. Korjataan Tomin aikataulua. Siirry Resurssitaulukko-näkymään valitsemalla Resurssit-välilehti/Työryhmän työsuunnitteluapuohjelma/Resurssitaulukko. Klikkaa hiiren oikealla näppäimellä Tomia, valitse  Tiedot ja klikkaa Muuta työaika -painiketta.

3. Kirjoita Tomille Poikkeukset-taulukkoon viikko 19 Vapaa-aika -tyyppiseksi ajaksi (kuva 17) ja klikkaa lopuksi OK.

Kuva 17. Työajan muuttaminen

4. Siirry takaisin Gantt-kaavioon, jossa tehtävien aikataulu on muuttunut viikon 19 osalta (Kuva 18)

Kuva 18. Gantt-kaavio työajan muuttamisen jälkeen

4.12 Suunnitelman tulostaminen

1. Tulosta suunnitelma Gantt-kaavio näkymässä. Pienennä ennen tulostusta kalenterisivu suurennuslasipainikkeella sellaiseksi, että janakaavio näkyy kokonaan sivulla. Levennä/kavenna tarvittaessa taulukon sarakkeita hiirellä vetämällä.
   
2. Valitse valikosta Tiedosto/ Tulosta... ja tulosta sivu paperille.