PROJEKTITEORIA

1. Projektin vaiheet

Projektin elinkaaren tyypillisiä vaiheita ovat:
- Projektin organisointi ja käynnistäminen
- Suunnittelu
- Toteuttaminen, ohjaaminen ja seuranta
- Projektin päättäminen

2. Projektin organisointi ja käynnistys

Hyvin tehdyt esityöt ovat edellytys hyvän projektin aikaansaamiselle.

Projektin esitöihin kuuluu mm. projektin valinta, ideointi ja visiointi, taustaselvityksen laatiminen, projektin asettaminen ja projektiorganisaation perustaminen.

Ideoinnin ja visioinnin tavoitteena on käydä läpi erilaisia vaihtoehtoja, kuinka haluttuun tavoitteeseen päästäisiin.

Taustaselvityksessä tarkastellaan mm. seuraavia asioita:

· Miksi projektia tarvitaan?
· Minkälaisia aiempia vastaavanlaisia projekteja on tehty?
· Mitkä ovat projektin tavoitteet, kohderyhmät, päämäärät, mahdolliset ongelmanratkaisuvaihtoehdot?
· Tukeeko projekti organisaation toiminta-ajatusta ja strategioita?
· Mitkä ovat projektin tulosten hyödyntämismahdollisuudet ja laatutavoitteet?
· Mitkä ovat projektin riskit?
· Minkälaisia taloudellisia, ym. resursseja projektin toteutus vaatii ja kuinka ne järjestetään?
· Ketkä ovat projektin yhteistyökumppanit, sidosryhmät?
§ Miten projekti rahoitetaan?

Mikäli taustaselvitys näyttää vihreää valoa, voidaan projekti asettaa. Päätöksen projektin asettamisesta tekee organisaation johto. Johto nimeää projektille projektipäällikön sekä muun  projektiorganisaation.

Projektiorganisaatioon kuuluu:

· projektin asettaja
· johtoryhmä
· projektipäällikkö
· projektisihteeri
· projektiryhmä

Kuva 1. Projektiorganisaatio

3. Projektipäällikön vastuut

Projektipäälliköllä on kokonaisvastuu projektin toteutuksesta. Hän vastaa projektin suunnittelusta, taloudesta, sisällöllisestä toteutuksesta ja seurannasta.

Projektipäällikkö

· toteuttaa projektia rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman mukaisesti
· johtaa projektin toimeenpanoa, tehtävien antoa ja taloudenhoitoa
· vastaa siitä, että projektissa syntyneet kustannukset ovat hankkeelle hyväksyttäviä kuluja
· vastaa siitä, että projektin toteutus on linjassa perusorganisaation toiminta-ajatuksen kanssa
· huolehtii projektin tiedottamisesta, tietojen säilyttämisestä ja päivittämisestä
· valvoo projektin edistymistä
· vastaa siitä, että projektin rahoitusosuudet täyttyvät projektisuunnitelman mukaisesti ja huolehtii tarvittavista sopimuksista
· huolehtii projektin dokumentoinnista ja arkistoinnista
· valmistelee johtoryhmän kokoukset
· laatii projektin loppuraportin ja päättää projektin.

4. Projektisuunnitelman laatiminen

Projektisuunnitelma

Projektipäällikkö laatii projektisuunnitelman muun projektiryhmän kanssa. Projektisuunnitelma tehdään päätöksenteon pohjaksi sekä projektin toteutuksen työkaluksi. Projektisuunnitelman tavoitteena on pyrkiä resurssien käytön tehokkuuteen ja hallintaan sekä aikataulujen ja kustannusarvioiden pitävyyteen.

Yleensä organisaatiossa on valmiita projektisuunnitelmapohjia, jotka kannattaa ottaa pohjaksi uutta projektisuunnitelmaa laadittaessa. Tässä esimerkkinä yksi projektisuunnitelmapohja.

Projektin toteutus on mahdollista vasta sen jälkeen, kun projektin eri osapuolet ja rahoittaja ovat hyväksyneet projektisuunnitelman. Jo projektisuunnitelman tekovaiheessa tehdään kirjalliset sopimukset projektin muiden osapuolien kanssa kunkin rooleista, tehtävistä sekä resurssoinneista. 

Projektisuunnitelman tarkoitus

Projektisuunnitelmassa määritellään projektin tavoitteet, sisältö, suoritustapa, aikataulu, resurssitarve ja kustannukset sekä projektin toiminta-ajatus eli kuvaus siitä, miten projekti liittyy organisaation perustoimintaan. Projektisuunnitelman tarkoituksena on:

· antaa selkeä kuva rahoittajille sekä toteuttajille, mitä projektilla halutaan saavuttaa, miten tavoitteisiin päästään ja millä resursseilla projekti toteutetaan
· antaa johtoryhmälle perusteet päätettäessä projektin toteutuksesta ja mahdollistaa sen arvioinnin ja ohjauksen
· muodostaa perustan koko projektin johtamiselle

Projektisuunnitelman tyypillinen sisältö

Sisältö/Määrittelyt
· Tausta ja kohde
· Tavoitteet
· Rajaus ja liittymät

Organisaatio
· Projektiryhmä
· Johtoryhmä
· Yhteyshenkilöt

Toteutus
· Osittaminen ja toteutusvaiheet
· Aikataulu
· Tehtäväluettelo
· Resurssisuunnitelma

Budjetti
· Projektibudjetti
· Kustannusseuranta

Ohjaussuunnitelma
· Kokoussuunnitelma
· Tiedottaminen
· Valvonta ja raportointi
· Riskit ja riskien hallinta
· Laadunvarmistus

5. Projektin osittaminen

Projektin osittaminen kuuluisi tehdä kaikissa projekteissa. Projektin osittamisella tarkoitetaan projektin jakamista selkeisiin tehtäväkokonaisuuksiin ja osaprojekteihin.

Mitä tarkemmin projekti ositetaan, sitä tarkemmin projektia voidaan ohjata. Osittamisen tarkoituksena on jakaa projekti täsmällisesti määriteltyihin osakokonaisuuksiin, jotka muodostavat hierarkkisen järjestelmän.

Esimerkiksi ohjelmistokehitysprojektit ositetaan yleensä seuraaviin kokonaisuuksiin:
· esitutkimus
· määrittely
· suunnittelu
· toteutus
· testaus
· käyttöönotto

6. Projektin toteuttaminen, ohjaaminen, seuranta ja viestintä

Projektin toteuttaminen sisältää projektin tehtävien suorittamisen vaihe vaiheelta projektisuunnitelman mukaisesti sekä tehtävien suorittamiseen liittyvän ohjauksen ja valvonnan. Projektin toteuttamisesta vastaa projektiryhmä projektipäällikön johdolla.

Projektin edetessä projektipäällikkö johtaa tehtävien suorittamista ja reagoi mahdollisiin poikkeamiin (esim. tehtävää ei saada tehtyä aikataulun mukaisesti). Mitä nopeammin ongelmat tunnistetaan, sitä helpommin ne voidaan ratkaista.

Tiedonvälitys on projektissa keskeisessä asemassa, sillä projekteja johdetaan tiedonvälityksen avulla. Projektissa tiedonvälitys voidaan jakaa sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Projektin sisäistä viestintää on säännöllisten suunnittelu- ja/tai projektipalaverien pitäminen, joissa käsitellään projektin läpiviemistä sekä projektin tehtävien ja budjetin toteutusta. Myös projektiryhmän jäsenten välinen vuorovaikutus on tärkeä sisäisen viestinnän muoto. Projektin sisäiseen viestintään liittyy myös projektin asiakirjojen (muistiot, projektisuunnitelmat jne.) säilyttäminen ja arkistointi.

Ulkoinen viestintä voi projektissa tarkoittaa sekä perusorganisaation ulkopuolelle suuntautuvaa viestintää että projektin ja perusorganisaation välistä viestintää. Projektin aikana on järjestettävä projektin johtoryhmän kokouksia. Yleensä kokouksia on ainakin projektin aloitus- ja päätöskokous. Projektin ulkoisen viestinnän muotoja ovat esim. erilaiset projektitiedotteet, johtoryhmän ja projektikokousten muistioiden ja tilannekatsausten julkaiseminen jne.

Projektiviestinnän painopiste vaihtelee sen mukaan, missä vaiheessa projekti on. Käynnistysvaiheessa viestintää käydään erityisesti projektin ja tilaajan välillä. Toteutusvaiheessa korostuu projektiryhmän sisäinen viestintä. Projektin päättyessä on viestinnän painopiste jälleen tilaajan puolella.

7. Projektin aikana syntyvä dokumentaatio

Projektin hallinnolliset dokumentit tallennetaan projektikansioon. Projektikansio voidaan perustaa myös verkkopalvelimelle.

Projektikansion dokumentaatio

·        Projektiehdotus
·        Projektisuunnitelma
·        Pöytäkirjat
·        Muistiot
·        Raportit (väliraportit, aikataulut, kustannusraportti, laaturaportit, loppuraportti)
·        Laskut
·        Sopimukset

8. Projektin päättäminen

Projektin päättämisen vaiheet:

Loppuraportin sisältö

•  Projektin yleiskuvaus

• Projektin sisällöllinen onnistuminen

  • Tekniset tavoitteet

  • Sisällölliset tavoitteet

  • Laatutavoitteet

• Projektin ajallinen onnistuminen

  • Aikataulun toteutuminen

  • Resurssien käyttö

• Projektin taloudellinen onnistuminen

  • Kustannukset

  • Tuotto ja kate

• Organisaation toiminta projektissa

  • Johtoryhmän toiminta

  • Projektiryhmän toiminta

  • Työryhmien toiminta

• Ongelmia projektin toteutuksessa

  • Ongelmat

  • Toimenpide-ehdotukset

• Takuu ja ylläpitojärjestelyt

• Muut selvitykset ja liitteet