LHTOPA2,TIETOTEKNIIKAN PERUSTEET,1 OV

1. Yleistä

2.Sähköpostiosoite

3. Toimintaperiaate

4. Tietoturva

5. Netiketti

6. Roskaposti

7. Webmail

8. Harjoituksia

9.Oppimistehtävät

SÄHKÖPOSTI

1. Yleistä

Jokainen tämän kurssin osallistujista osaa käyttää jotain sähköpostiohjelmaa. Tässä jaksossa tutustutaan sähköpostin toimintaperiaatteeseen ja opetellaan käyttämään oman oppilaitoksemme postiohjelmaa monipuolisesti . Koska sähköpostista on tullut monissa työpaikoissa yksi tärkeimmistä työkaluista, on tärkeää tuntea sähköpostin "netiketti" eli käyttäytymissäännöt virallisia asioita hoidettaessa. Jos postia lähetetään vain kavereiden kesken, on käytäntö vapaampaa, mutta työasioita ja muita virallisia asioita hoidettaessa on mietittävä tarkkaan, miten sähköpostiviestin lähettää.

 

2. Sähköpostiosoite

Sähköpostiosoite on muotoa:

Käyttäjätunnus@kone.verkko.maatunnus

  • käyttäjätunnus vapaasti muotoiltavissa
  • koneen nimi voi puuttua
  • oppilaitoksemme henkilökunnan osoitteet:
    etunimi.sukunimi@osao.fi
  • Opiskelijoiden osoitteet:
    b8abcd00@students.osao.fi 

    b = liiketalouden yksikön tunnus, 8 = aloitusvuosi, ab = sukunimen kaksi alkukirjainta, cd = etunimen kaksi alkukirjainta, 00 tai 01 tms. numero erottaa samannimisten opiskelijoiden tunnukset toisistaan.

Sähköpostiosoitteita koskevat samat yleissäännöt kuin muitakin Internet-osoitteita:

  • ei skandinaavisia merkkejä, esim. matti.meikalainen@suomalainen.fi
  • ei välilyöntejä, esim. www.helsinginsanomat.fi
  • ei pistettä ennen @ merkkiä eikä osoitteen lopussa, väärin etunimi.sukunimi.@osao.fi.

 

3. Sähköpostin toimintaperiaate

Sähköpostiosoitteen haltialla on oma ”postilokero” eli kansio jollain palvelinkoneella (esim. koneella students.osao.fi.fi).

Kun sähköpostiviesti lähetetään, viestin lähettäjän käyttämä sähköpostiohjelma ottaa yhteyden lähtevän postin palvelimeen.

Lähtevän postin palvelin ottaa yhteyttä nimipalvelimeen selvittääkseen vastaanottajan sähköpostiosoitetta vastaavan IP-osoitteen. IP-osoite on numerosarja, jonka avulla tietokoneet yksilöidään Internetissä. Tämän jälkeen lähettävä palvelin ohjaa viestin suoraan vastaanottajan postitoimistoon, eli sähköpostiosoitteen mukaiselle palvelimelle.

Saapuvan postin palvelinohjelmisto ohjaa viestit käyttäjän omaan kansioon. Mikäli käyttäjää ei löydy, eli osoite on virheellinen, palvelin palauttaa lähettäjälle virheilmoituksen. Sähköpostin lukija kirjautuu omaan kansioonsa eli postilaatikkoonsa käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

Sähköposti ei yleensä kierrä palvelimelta toiselle, vaan se kulkee suoraan lähtevän postin palvelimelta vastaanottajan palvelimelle. Välissä on ainoastaan reitittimiä, jotka eivät tallenna välittämiään tietoja. Tietoturvan kannalta haavoittuvimpia ovat lähettävä ja vastaanottava palvelin ja käyttäjien koneet.

Sähköpostia luetaan sähköpostiohjelman avulla. Sähköpostiohjelmat voivat käyttää eri tekniikoita postin käsittelyssä.

Käytettäessä pääteohjelmaa (esim. Telnet) posti pysyy koko ajan palvelimella ja sitä käytetään palvelimella sijaitsevan ohjelman avulla (Pine). Koulun osoitteeseen tulevaa postia (students.osao.fi) pystyy lukemaan Pinen avulla ottamalla pääteyhteyden koneeseen students.osao.fi. Tällä kurssilla ei käydä läpi Pinen käyttöä, mutta siihen löytyy ohjeita Internetistä.

Imap- ja POP3- protokollalla toimivat ohjelmat hakevat postit käyttäjän työasemalle (esim. Microsoft Outlook, Eudora).

WebMail-ohjelmat käsittelevät postia kuten www-sivuja (esim. Hotmail). Koulun osoitteeseen tulevaa postia voidaan lukea Webmail-ohjelman avulla WWW-selaimella. Ohjelmaan tutustutaan tarkemmin myöhemmin.

 

4.  Sähköpostin tietoturva

Sähköpostin käyttäjän on syytä tiedostaa sähköpostiin liittyvät tietoturvariskit ja mahdolliset tekniset ongelmat. Tässä luvussa esitetyt asiat on pääosin koottu Petteri Järvisen teoksesta Tietoturva & yksityisyys (Docendo,2002). Kyseinen kirja on erittäin hyvä tietoturvaa tavallisen käyttäjän ymmärtämässä muodossa käsittelevä kirja.

Luottamuksellisuus

Sähköposti kuten muukin henkilökohtainen viestintä kuuluu perustuslaissa määritellyn viestintäsalaisuuden piiriin. Toiselle henkilölle tarkoitettua sähköpostiviestiä ei siis saa avata. Yrityksessä tämä asia on usein ongelmallinen, koska samaan sähköpostiosoitteeseen voi tulla sekä yksityispostia että henkilökohtaista postia. Mikäli työntekijä ei ole antanut postinsa lukuoikeutta kenellekään toiselle, ei hänen postiaan periaatteessa saa lukea. Atk-tukihenkilöillä voisi periaatteessa olla mahdollisuus lukea postia, mutta heillä ei ole siihen oikeutta. Näistä asioita keskustellaan nykyään paljon ja lainsäädäntöä on vastikään muutettu. Oppimistehtävässä sinun tuleekin selvittää nykyinen tilanne.

Käytännössä yksityispostit kannattaa ohjata eri osoitteeseen ja käyttää työpostia vain työasioiden hoitoon.

Kuten edellisessä luvussa kerrottiin, sähköposti tallentuu yleensä vain lähettäjän ja vastaanottajan postipalvelimelle ja käyttäjän koneelle. Näin ollen viestejä voivat lukea kaikki, joilla on mahdollisuus päästä kyseisille koneille ja riittävät käyttöoikeudet. Luottamuksellisuuden kannalta heikoin kohta lieneekin käyttäjän oma kone ja sinne tallentuvat sähköpostiviestit.

Sähköpostiviesti on hankala hävittää lopullisesti. Viestin poistamiseen ei yleensä riitä pelkkä Poista-painikkeen painallus, vaan viestit siirtyvät Poistetut-kansioon, joka täytyy erikseen tyhjentää.

Monet sähköpostiohjelmat vain merkitsevät viestin poistetuksi, mutta todellisuudessa on vielä paikallaan tiedostossa ja myös luettavissa sieltä. Viesti poistuu vasta, kun kansiot tiivistetään (compact) tai järjestetään uudelleen (reorganize). Tämä vaatii useimmiten erillisen komennon.

Vaikka tiivistyskin olisi tehty, viesti kuten muutkin poistetut tiedostot, saattavat olla luettavissa erikoismenetelmillä levyltä. Lisäksi poistetut viestit voivat olla sähköpostipalvelimelta otetuilla varmuuskopioilla, mikäli niitä säilytetään.

Käytettäessä Webmaileja (esim. Hotmail) julkisilla koneilla ( kirjasto, koulu) on muistettava, että koneen välimuistiin voi jäädä tietoja viesteistä. Lisäksi ne ovat usein hakkereiden kohteena. Webmaileja kannattaa käyttää henkilökohtaiseen viestintään, mutta ei luottamuksellisten työasioiden hoitamiseen.

Sähköpostin turvaohjeita

Sähköpostin käytössä on syytä pitää mielessä muutama turvaohje:

  1. Lähettäjän nimitietoon ei voi luottaa.
    Sähköpostin lähettäminen toisen henkilön nimissä on helppoa, joten viestissä näkyvään lähettäjänimeen ei kannata luottaa.
  2. Voit olla varma siitä, että viesti on mennyt perille vasta, kun vastaanottaja kuittaa viestin vastanotetuksi. Et voi koskaan tietää meneekö sähköposti varmasti perille ja onko vastaanottaja lukenut sen, ellet saa häneltä vahvistusta.
    Lisäksi sähköposti voi mennä väärään osoitteeseen, esim. kirjoitusvirheen seurauksena.
  3. Virukset leviävät usein sähköpostin liitetiedostojen kautta. Jos saat epäilyttävältä vaikuttavan viestin, poista se avaamatta liitettä.
  4. Älä vastaa viesteihin, joissa pyydetään salasanoja, pankkitunnuksia tms. luottamuksellisia tietoja. Järjestelmän ylläpitäjät, pankit tai muut viralliset organisaatiot eivät koskaan kysele näitä tietoja sähköpostitse. Kyseessä on todennäköisesti phishing eli kalastelu, joka on laitonta. Kalasteluviestit vaikuttavat usein aidoilta ja luotettavalta taholta saapuneilta.
  5. Lähetä tärkeät viestit salattuna.
  6. Harkitse mitä kirjoitat sähköpostiin. Vanhat viestit voivat voivat tulla esiin vuosienkin päästä. Sähköpostissa on helppo kirjoittaa asioita, joita ei sanoisi kasvotusten. Lisäksi tunteiden ilmaiseminen on hankalaa, joten viestin sävy voi olla tylympi kuin on tarkoitettu ja voi tulla helposti väärinymmärryksiä.

Salaamaton sähköposti on turvatonta viestintää, mutta niin ovat faksit, kirjeet ja tekstiviestitkin.

5. Sähköpostin "netiketti"

Sähköpostia tulee nykyään hyvin paljon ja niiden käsittely vie huomattavan suuren osan työajasta. Tämän vuoksi kannattaa sähköpostia lähettäjän miettiä viestiä vastaanottajan kannalta ja noudattaa hyviä tapoja viesteissään. Seuraavat ohjeet on koottu pääosin MikroPC-lehden numerosta 11/2003 artikkelista "Tehosta sähköpostiviestintääsi".

  1. Lähetä ryhmälähetyksiä harkiten.
    Sähköpostissa on helppo lähettää ryhmälähetyksenä viestejä samalla kertaa jopa sadoille henkilöille organisaatiossa. Turha posti vie vastaanottajan aikaa, joten lähetä viesti vain henkilöille, joita asia todella koskee. esim. 20 turhan viestin käsittely voi viedä 20 min työaikaa.
  2. Laita viestiin aina otsikko (aihe tai subject). Aiheen perusteella vastaanottajan on helppo päätellä mitä asia koskee. Käytä mahdollisimman täsmällistä otsikkoa. Kun lähetät esim. opettajalle harjoitustyön, voi aiheeksi kirjoittaa esim. "LHTOPA2 harjoitustyö", jolloin opettaja voi heti siirtää viestin harjoitustyökansioon. Jos taas ilmoitat poissaolostasi, voit laittaa otsikoksi "Poissaolo LHTOPA2-tunnilta".
  3. Älä käytä muotoiluja tekstissäsi. Muotoiluista on harvoin hyötyä, mutta haittaa useinkin. Vastaanottaja voi lukea viestin esim. matkapuhelimella, jolloin muotoilut voivat sekoittaa tekstin. Käytä sen sijaan lyhyitä kappalaita, jolloin luettavuus paranee.
  4. Laita viestiin aina allekirjoitus ja yhteystiedot.
    Pelkkä sähköpostiosoite ei riitä yhteystiedoiksi. esim. osoitteesta b8heja03@students.osao.fi tai baby82@hotmail.com tulleesta viestistä on vaikea päätellä lähettäjää. Muutoinkin hyvä tapa on kirjoittaa vähintään oma etunimi viestin loppuun.
    Virallisissa viesteissä on syytä mainita lähettäjän koko nimi, asema organisaatiossa, puhelinnumero, osoite ja organisaation www-osoite. Yhteystiedot kannattaa kirjoittaa sähköpostiohjelman automaattiseen allekirjoitukseen.
  5. Älä lähetä saamiasi viestejä eteenpäin muille ilman lupaa.
    Sähköpostiviestin voi helposti lähettää eteenpäin, mutta on hyvän tavan mukaista kysyä ensin lupa alkuperäisen viestin lähettäjältä. Mikäli ohjaat viestin jollekin toiselle henkilölle, liitä mukaan omat kommenttisi muuttamatta alkuperäistä viestiä.

Seuraavassa on vielä muutamia muita Internetistä poimittuja sähköpostin ja muuhunkin Internetin käyttöön kuuluvia "käyttäytymisohjeita":

  1. Kunnioita vastaanottajan sähköpostilaatikkoa
    Älä tarkoituksella kuormita vastaanottajan postilaatikkoa. Harkitse ennen liitetiedostojen lähettämistä, ovatko ne todella tarpeellisia ja onko vastaanottajalla oikea sovellus niiden avaamiseksi. Ota huomioon, että sähköpostilla tulevat pila- ja onnitteluohjelmat saattavat levittää tietokoneviruksia ja tukkia sähköpostijärjestelmiä. Siksi niiden avaamisessa on noudatettava suurta varovaisuutta ja harkintaa.
  2. Isot kirjaimet tarkoittavat huutamista.
  3. Ole oma itsesi.
    Kytkeydy nettiin aina omalla tunnuksellasi ja salasanallasi. Säilytä salasanaa huolellisesti, jotta muut eivät saa sitä selville. Jos poistut koneeltasi hetkeksi, lukitse työasema tai kirjaudu ulos, jotta muut eivät pääse käyttämään konetta nimissäsi. Käytä nimimerkkiä tai esiinny ilman nimeä vain palveluissa, joissa se on yleinen käytäntö.
  4. Noudata huolellisuutta tiedostojen suhteen.
    Noudata normaalia huolellisuutta ja varovaisuutta silloin, kun lähetät muille käyttäjille ohjelmatiedostoja tai dokumentteja tai kun lisäät niitä omalle www-sivullesi. Mikäli mahdollista, tarkista tiedostot virusten varalta ennen niiden lähettämistä.
  5. Tiedä mihin sitoudut.
    Verkossa on erilaisia palveluita, joiden käyttäjäksi pitää rekisteröityä. Lue ohjeet huolellisesti ja varmista, että ymmärrät ne, ennen kuin sitoudut mihinkään. Älä koskaan paina Kyllä/Yes-painiketta tai vastaa myöntävästi, ellet varmuudella ymmärrä kysymystä. Jos palvelu vaatii rekisteröitymistä ja kysyy henkilötietojasi, harkitse mitä tietoja itsestäsi ilmoitat.
  6. Kaikki sellainen, mikä olisi laitonta muutoinkin, on laitonta myös netissä.
  7. Älä häiritse tietoverkon toimintaa
    Tietoverkon, tiedonsiirron tai sähköpostin toiminnan tarkoituksellinen häirintä tai ylikuormitus on kiellettyä.
  8. Vieraaseen tietojärjestelmään tunkeutuminen tai järjestelmän luvaton käyttö - jopa pelkkä sen yrityskin - on rikos, josta voi seurata vankeutta.
    Myös toisen käyttäjän tunnusten ja salasanojen arvailu ja kokeileminen on kiellettyä.
  9. Haitallisten virusten kirjoittaminen ja niiden tarkoituksellinen levittäminen on kiellettyä.
  10. Älä lähetä sähköpostimainontaa.
    Älä käytä sähköpostia markkinointiin, ellei sinulla ole lupaa vastaanottajilta, sillä laki kieltää koneellisen massalähetyksen yksityishenkilöille yhtä lailla faksilla, kännykkään tekstiviesteinä kuin sähköpostillakin.

 

6. Roskaposti

Roskaposti eli ns. Spam tarkoittaa sähköpostiin tulevaa mainontaa, jota tulee postiin ilman vastaanottajan lupaa. Roskaposti aiheuttaa ongelmia, koska se tukkii muuta sähköpostiliikennettä ja turhan postin käsittely vie runsaasti työaikaa. Mainostajat lähettävät roskapostia, koska se on edullinen mainoskanava verrattuna normaaliin postiin tai vaikkapa tekstiviestimainostukseen.

Laki yksityisyyden suojasta kieltää kieltää mainosten lähettämisen yksityishenkilölle ilman tämän lupaa teleyhteyksien välityksellä, mutta laki ei koske yritysten osoitteita. Asiakastiedotteiden lähettäminen ei myöskään ole kiellettyä ja usein on vaikeaa vetää rajaa markkinoinnin ja asiakastiedottamisen välille.

Roskapostia voidaan yrittää torjua periaatteessa kolmella eri tavalla. Internetpalveluntarjoaja voi kieltäytyä välittämästä tunnettujen spammaajien lähettämää liikennettä. Tämä on kuitenkin hankalaa, koska spammaajat voivat vaihtaa käyttämiään ip-osoitteita. Palveluntarjoaja voi myös luokitella ja suodattaa postin ennen kuin se lähetetään vastaanottajalle. Yleisin tapa lienee käyttäjän itsensä asettama torjuntaohjelma, joka lajittelee postin ja päättää mitä roskapostille tehdään. Useat sähköpostiohjelmat sisältävät tällaisen toiminnon. Useimmat roskapostin suodatusohjelmat perustuvat avainsanoihin, joita suodatettavista viesteistä etsitään.Ongelmana on, että roskapostin mukana voi mennä tärkeääkin postia.

Roskapostia voi yrittää välttää mm. seuraavilla tavoilla:

  1. Älä jätä sähköpostiosoitettasi nettiin, äläkä jakele sitä muutenkaan harkitsemattomasti.
    Spammaajat keräävät osoitteita WWW-sivuilta automaattisten robottien avulla. Esim. yritysten sivuilla olevat osoitteet joutuvat helposti spammaajien listoille.
  2. Jos saat roskapostia, niin älä klikkaa niissä olevia linkkejä tai vastaa viestissä mainittuun "poistakaa minut postituslistalta"-osoitteeseen. Näiden tarkoituksena on vain vahvistaa, että olet saanut roskapostiviestin.
  3. Älä lähetä verkosta lähetettäviä tervehdyskortteja. Yhden kortin avulla spammaaja saa sekä sinun että kortin vastaanottajan sähköpostiosoitteen.

 

7. Webmailin käyttö

Jokainen oppilaitoksemme opiskelija saa oman sähköpostiosoitteen sähköpostipalvelimelle students.osao.fi. Sähköpostin käyttäjätunnus on sama kuin koulun lähiverkkoon kirjautumisessa käytettävä käyttäjätunnus, joten sähköpostiosoitteet ovat muotoa käyttäjätunnus@students.osao.fi.

Huom! Henkilökunnan sähköpostit menevät eri palvelimelle ja ne ovat muotoa etunimi.sukunimi@osao.fi.

Jokaisen opiskelijan on seurattava säännöllisesti koulun sähköpostia, koska sen kautta lähetetään tärkeitä tiedotteita. Jokaisella ryhmällä on oma sähköpostiosoite, johon lähetetyt viestit menevät kaikille ryhmään kuuluville opiskelijoille. Esim. osoitteeseen kltpkt08@students.osao.fi lähetetty viesti menee kaikille kltpkt08-ryhmän opiskelijoille.

Opiskelijoiden sähköpostia voi lukea pääteyhteyden avulla käyttämällä merkkipohjaista Pine-sähköpostiohjelmaa tai WWW-sivujen kautta käyttämällä WebMail-ohjelmaa. Tällä opintojaksolla käydään läpi vain Webmailin käyttö.

Jos et ole käyttänyt aiemmin omaa sähköpostiasi, kysy ryhmän yhteinen salasana luokkatovereitasi. Jos et pääse kirjautumaan sähköpostiin, ota yhteyttä mikrotukeen ja kysy tunnustasi. Vaihda salasana ensimmäisellä käyttökerralla. Salasana ei ole riippuvainen lähiverkon salasanasta, joten molemmat on määriteltävä erikseen. Voit toki käyttää samaa salasanaa.

 

7.1. Kirjautuminen

Pääset käyttämään Webmailia osoitteessa https://wm.oulu.net/. Käytä aina protokollaa https, jolloin yhteys on suojattu.

Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi sekä valitse palvelimeksi students.osao.fi.

Kirjautuminen-ikkuna

Mikäli esiin tulee suojausvaroitus, vastaa siihen Kyllä, jotta pääset käyttämään sähköpostiasi.

 

7.2. Salasanan vaihtaminen

Napauta ohjelman valikkoriviltä Salasana.

salasanan vaihtaminen

Kun olet vaihtanut salasanasi, sinun tulee kirjautua ohjelmasta ulos ja uudelleen sisään. Voit joutua myös sulkemaan selaimen kirjautuessasi uudelleen.

Salasanoissa kannattaa muistaa seuraavat yleisohjeet:

  1. Salasana kannattaa vaihtaa aika ajoin, esim. kuukauden tai kahden välein
  2. Salasanan pituus on vähintään kuusi (6) merkkiä
  3. Siihen ei kannata laittaa ä-, ö- eikä å-kirjaimia
  4. Isot ja pienet kirjaimet ovat useimmiten eri merkkejä
  5. Salasanan tulisi sisältää sekä kirjaimia että numeroita ja/tai erikoismerkkejä.
  6. Hyvä salasana ei tarkoita mitään, eli sitä ei löydy sanakirjoista
  7. Salasana on henkilökohtainen, eikä sitä saa antaa muille. Sitä ei saa kirjoittaa muistiin ainakaan selväkielisesti.

7.3. Saapuneet viestit

pääikkuna

Saapuneet viestit näkyvät kansiossa INBOX. Saat kansion näkyviin, joko painamalla työkalurivin Inbox-kuvaketta tai valitsemalla vasemman yläkulman pienestä valikosta Sähköposti. Mikäli valikko ei ole näkyvissä ja koko ikkuna on tyhjä, napauta valikon paikalla olevaa pikkukuvaketta.

valikon avaaminen

Jokaisesta viestistä näkyy tila, päiväys, lähettäjä, otsikko ja koko. Avaamattomat viestit näkyvät sinisellä taustalla ja rivin alussa on kirjekuoren kuva. Mikäli kirjekuoren vasemmalla puolella on vain yhdet kasvot, on kyseessä henkilökohtainen viesti. Jos kasvoja on useampia, on viestillä useampi kuin yksi vastaanottaja.

Viestejä voi lajitella napauttamalla kentän nimen (esim. lähettäjä) vieressä olevaa nuolta.

Viestin voi poistaa merkitsemällä valintamerkin rivin alkuun poistettavan viestin kohdalle ja napauttamalla Poista-painiketta.

Tämän jälkeen pitää vielä napauttaa Tuhoa poistetut, jotta viesti todella poistuu.

 

7.4.Ohjelman asetukset

Pääset muuttamaan sähköpostin asetuksia napauttamalla valikkoriviltä Asetukset. Tutustu mitä asetuksia ohjelmassa on mahdollista muuttaa. Käy ainakin määrittelemässä kohta Omat tiedot.

asetukset-ikkuna

Laita oletusprofiiliin nimesi, joka näkyy lähettämässäsi viesteissä lähettäjänä. Voit myös määritellä automaattisen allekirjoituksen. Napauta lopuksi ikkunan alaosasta Tallenna asetukset, jolloin tiedot tallentuvat.

Ohjelmassa on mahdollista luoda useampia profiileja, jolloin esim. viralliseen viestintään käytetään eri asetuksia kuin kavereiden kanssa viestitykseen. Jos teet useampia profiileja, muista valita oikea profiili, kun lähetät viestejä.

 

7.5. Viestin kirjoittaminen

Uutta viestiä päästään kirjoittamaan valikkorivin komennolla Uusi Viesti.

uusi viesti-ikkuna

Muista valita Profiili, mikäli käytät muita kuin oletusprofiilia.

Vastaanottaja-kohtaan (To:) kirjoitetaan kaikki vastaanottajat pilkulla erotettuna.

Mikäli viestillä on useampi vastaanottaja, voidaan osa osoitteista kirjoittaa Kopio-kohtaan (Cc:). Sillä, onko osoite vastaanottaja- vai kopio-kentässä on lähinnä periaatteellinen ero. Vastaanottaja-kohtaan merkitään yleensä sellaiset vastaanottajat, joilta edellytetään vastausta tai muita toimenpiteitä viestin perusteella. Kopio-kohtaan kirjoitetuille henkilöille viesti on tarkoitettu vain tiedoksi. Kopion saajaksi voidaan laittaa esim. esimies, jolle halutaan saattaa tiedoksi, miten jokin asia on hoidettu.

Piilokopio-kohtaan (Bcc:) merkityt osoitteet eivät näy muille vastaanottajille.

Muistathan aina allekirjoittaa viestisi!

Kun haluat lähettää liitetiedostoja, napauta ikkunan alaosassa olevassa Liitteet-osassa Selaa-painiketta. Valitse liitettävä tiedosto ja paina tämän jälkeen Päivitä-painiketta. Voit liittää samaan viestiin useamman liitetiedoston.

Kaikki viestin mukana lähetettävät liitetiedostot näkyvät ihan ikkunan alaosassa.

Muistathan, että liitetiedostojen suhteen kannattaa käyttää harkintaa. Postilaatikkojen koko on rajallinen, joten turhan isoja liitteitä ei kannata lähettää eikä yleensäkään turhia liitteitä. Lisäksi kannattaa varmistaa, että vastaanottajalla on sopiva ohjelma liitteen avaamiseen. Jos liitteitä on useita tai ne ovat isoja tiedostoja, kannattaa käyttää pakkaamista. Liitteiden mukana liikkuu myös helposti viruksia.

 

7.6. Vastaaminen

Käytettäessä Vastaa-toimintoa, viestin otsikkoon tulee automaattisesti tunnus Re:. Lisäksi alkuperäisen viestin tekstirivit on merkitty > merkeillä. Ideana on, että vastattaessa kyseisten merkkien kohdalle ei kirjoiteta mitään vaan vastaus kirjoitetaan tyhjille riveille. Näin vastaanottajan on helpompi seurata mikä osa viestistä on alkuperäistä viestiä ja mikä vastausta. Tilanteesta riippuu, kannattaako vastaus kirjoittaa kokonaisuudessaan alkuperäisen viestin alkuun vai osittain kysymysten alapuolelle kuten esimerkissä. Turhat rivit alkuperäisestä viestistä voi poistaa.

vastaa-ikkuna

 

7.7. Viestin käsittely

Pääset lukemaan viestin napauttamalla sen otsikkoa.

Viestin yläpuolella näkyy painikkeet viestin käsittelytoiminnoille:

Poista: Viesti merkitään poistetuksi, se pitää vielä tuhota lopullisesti erikseen
Vastaa: Lähetetään vastausviesti vain lähettäjälle
Vastaa kaikille: Vastaus lähetetään viestin lähettäjälle ja kaikille, jotka ovat saaneet saman viestin
Lähetä edelleen: Viesti voidaan ohjata eteenpäin toiselle vastaanottajalle.

 

7.8. Kansioiden hallinta

Säilytettävät viestit kannattaa järjestellä kansioihin, kuten tiedostotkin järjestellään kansioihin. Kansioita pääsee luomaan, muokkaamaan ja poistamaan valikkorivin Kansiot-toiminnolla. Jos haluat luoda kansion, valitse toiminnoksi Luo kansio.

Viestejä voidaan siirtää luotuihin kansioihin esim. INBOX-ikkunassa merkitsemällä siirrettävien viestien kohdalle valintamerkki, valitsemalla kohdekansio ja napauttamalla Siirrä.

Kansioiden sisältöä voi katsella valitsemalla tarkasteltavan kansion valikkorivin kohdasta Avaa kansio.


Huomaa, että henkilökohtaisista asetuksista riippuu, tallentuvatko lähetetyt viestit Sent-mail-kansioon.

 

 

7.9. Osoitekirja

Osoitteita voidaan tallentaa osoitekirjaan. Osoitekirjaan päästää valikkorivin kohdasta Osoitekirja. Uusi osoite lisätään Lisää-komennolla. Lisättävistä tiedoista ainoastaan nimi ja sähköpostiosoite ovat pakollisia. Nimeksi kannattaa valita lyhyt nimi, esim. ystävän lempinimi. Lopuksi pitää muistaa napauttaa Talleta-painiketta.

 

Kun haluat lähettää viesti osoitekirjaan merkitylle henkilölle, merkitse vastaanottajaksi osoitekirjaan merkitty nimi tai hae osoitteet osoitekirjasta. Tällöin voidaan valita tuleeko valittu osoite vastaanottajaksi, kopion saajaksi vai piilokopion saajaksi.

 

8. Harjoituksia

Tutustu koulun Webmail-sähköpostiohjelmaan kokeilemalla ja kohdassa 7. olevien ohjeiden avulla.

Käyttäjätunnus on sama kuin koulun lähiverkon käyttäjätunnus. Salasana on ryhmäsi yhteinen salasana, jos et ole sitä sähköpostiin vaihtanut. Lähiverkon salasanan vaihtaminen ei vaikuta sähköpostin salasanaan. Selvitä salasana luokkatovereiltasi tai mikrotuelta.

 

9. Oppimistehtävät

Oppimistehtävä 3