TIEDOSTOJEN HALLINTA

1. Yleistä tiedostoista ja kansioista

Jokainen ulkoiseen muistiin omalla nimellä tallennettu tietokokonaisuus on tiedosto. Esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmassa tallennettu asiakirja on yksi tiedosto. Tiedostot kannattaa järjestellä sisällön mukaan kansioihin eli hakemistoihin. Kansiosta (Folder) käytetään myös nimeä hakemisto (directory). Kansio voi sisältää edelleen alikansioita. Tiedostojen järjestelmällinen nimeäminen ja järjestely eri kansioihin kannattaa miettiä etukäteen, jolloin tiedostojen löytäminen jälkeenpäin helpottuu.

Tiedoston nimi on muotoa: nimi.tarkenne

Windows 95:stä lähtien tiedosto- ja kansionimi saa sisältää 255 merkkiä välilyönteineen. Kiellettyjä merkkejä nimissä ovat ? \ : / * < > | ”. Jos tiedostoja tai kansioita käsitellään mahdollisesti myöhemmin muussa kuin Windows käyttöympäristössä, kannattaa käyttää 1-8 merkkiä pitkiä nimiä, jotka eivät sisällä välilyöntejä tai skandinaavisia aakkosia.

Tarkenne on kolme merkkiä pitkä tunniste, joka kertoo tiedoston tyypin. Yleensä ohjelmat lisäävät tarkenteen automaattisesti, kun käyttäjä kirjoittaa tallennettaessa tiedoston nimen. Tarkentimesta Windows myöskin tunnistaa erilaiset tiedostot ja osaa valita oikean ohjelman kyseisen tiedoston avaamiseen.

Yleisimpiä tarkentimia:
.txt tekstitiedosto
.rtf  yleinen muotoillun tekstin tallennusmuoto, jonka useimmat tekstinkäsittelyohjelmat pystyvät avaamaan
.doc Wordin käyttämä tiedostomuoto, .docx Word 2007-version käyttämä tallennusmuoto
.bmp bittikartta eli kuvatiedosto
.xls Excelin käyttämä tiedostomuoto, .xlsx Word 2007-version käyttämä tallennusmuoto
.exe sovellus, joka käynnistyy kaksoisnapauttamalla tiedoston kuvaketta
.bat komentojono, joka sisältää tietokoneelle annettavia komentoja
.jpg,  .gif ,.tiff, png kuvatiedostoja
.mpeg videokuva
.pdf käyttöjärjestelmäriippumaton tiedostomuoto, joka on tulostimen ja näytön tarkkuudesta riippumaton. Avaamiseen tarvitaan Adobe Reader-ohjelma.

Tallennusvaiheessa kannattaa miettiä tiedoston tallennusmuoto käyttötarkoituksesta riippuen.

Word tallentaa asiakirjat oletuksena doc (tai docx)-muotoon. Doc vaatii auetakseen yleensä saman tai uudemman Wordin version kuin tallentajalla, lisäksi tiedostosta tulee helposti iso. Doc-tiedostot voivat myöskin sisältää mkroviruksia eli ohjelmanpätkiä, joissa on virus. Tämän vuoksi voidaan käyttää esim. tallennusmuotoa rtf eli muotoiltu teksti (rich text format). Rtf-muodossa säilyvät useimmat muotoilut, mutta muoto ei voi sisältää makroja eikä näin ollen myöskään makroviruksia. Lisäksi rtf-tiedostot aukeavat useimmilla tekstinkäsittelyohjelmilla. Nämä ovat tärkeitä seikkoja lähetettäessä tiedostoja sähköpostilla.

Mikäli asiakirjaa ei tarvitse enää muokata, se voidaan tallentaa pdf-muotoon. Pdf-muodossa asiakirja tulostuu saman näköisenä kaikilla tulostimilla ja kaikissa käyttöjärjestelmissä. Pdf-muoto ei myöskään vie niin paljon tallennustilaa kuin rtf- ja doc-muodot.

Jos tekstin muotoilulla ei ole merkitystä, voidaan tiedosto tallentaa puhtaana tekstitiedostona txt-muodossa, jolloin tiedoston koko on mahdollisimman pieni. Windowsin oma tekstieditori muistio (Notepad) tallentaa tiedostot txt-muodossa.

Kuvatiedostoille on olemassa monia tallennusmuotoja, joista käytetyimpiä ovat tiff, bmp, wmf, gif ja jpg. Kuvatiedostot voivat olla hvyin suuria ja tiedostotyypillä voidaan vaikuttaa tiedoston kokoon. Tallennusmuoto riippuu hyvin pitkälle käyttötarkoituksesta, esim. www-sivuille sijoitettavat kuvat ovat jpg, gif tai png-muotoa. Kuvankäsittelyä harrastavan onkin syytä tutustua eri tallennusmuotojen eroihin.

Jos tiedosto halutaan avata saman ohjelman vanhemmalla versiolla, kannattaa tiedosto tallentaa ko. ohjelmaversion käyttämään muotoon. Yleissääntö on, että uudempi versio osaa avata vanhemmilla ohjelmaversioilla tehdyt tiedostot, mutta ei välttämättä päinvastoin.

Tiedoston tallennusmuoto valitaan Tallenna nimellä- ikkunassa. Esimerkkinä kuvassa on Word 2007-ohjelman tallennusikkuna.

Ohjelma lisää tunnisteen automaattisesti tiedoston nimen perään valitun tallennusmuodon mukaisesti. Yleensä siis riittää, että käyttäjä kirjoittaa tiedoston nimen sille varattuun kohtaan. Se, että näkyykö tunniste Tallenna nimellä-ikkunassa riippuu Resurssienhallinnassa määritellyistä kansion asetuksista.

2. Resurssienhallinta

Tiedostoja ja kansioita voi katsella Oma tietokone- tai Resurssienhallinta-ikkunassa. Resurssienhallintaa käyttäen voidaan katsella samassa ikkunassa kaikkien levyasemien sisältöä. Tässä ohjeessa käydään läpi pääasiassa Resurssienhallintaa, mutta toiminnot tehdään vastaavalla tavalla Oma tietokone-ikkunassa.

Voit siirtyä Resurssienhallintaan seuraavilla tavoilla:

• Valitse Käynnistä-valikosta Kaikki ohjelmat ja edelleen Apuohjelmat.
• Napauta Käynnistä-painiketta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse Resurssienhallinta.
• Paina näppäinyhdistelmää Windows-näppäin + E. Tällööin Resurssienhallinta-ikkunassa avautuu Oma tietokone.

Oheinen kuva esittää Windows XP-käyttöjärjestelmän Resurssienhallinta-ikkunaa. Ikkunan vasemmanpuoleisesta osasta valitaan tarkasteltava levyasema ja kansio, jonka sisältö näkyy ikkunan oikeanpuoleisessa osassa. Napauttamalla kansio edessäolevaa + tai - painiketta, voidaan näyttää tai piilottaa kansion alikansiot.

Oikean puoleisen osan sisältö voidaan näyttää usealla eri tavalla. Näkymästä toiseen voidaan siirtyä Näytä-valikon kautta. Oletuksena tiedot näytetään suurina kuvakkeina. Kuvassa käytetään Luettelo ja tiedot-näkymää.

Tiedostot voidaan järjestää napauttamalla harmaalla olevaa otsikkoa Nimi, Koko, Tyyppi tai Muokattu. Napautettaessa samaa otsikkoa uudelleen muuttuu järjestys käänteiseksi. Järjestäminen voidaan tehdä myös valikkokomennolla Näytä|Järjestä kuvakkeet.

Kuvassa on otettu näkyviin täydelliset tiedostonimet tunnisteineen. Ne saa näkyviin Windows XP-käyttöjärjestelmässä Resurssienhallinnassa tai Oma tietokone-ikkunassa valitsemalla valikkoriviltä Työkalut|Kansion asetukset ja edelleen poistamalla valinta Näytä-välilehdeltä kohdasta Piilota tunnettujen tiedostotyyppien tunnisteet. Jos asetus halutaan pysyvästi kaikkiin kansioihin, pitää napauttaa Käytä kaikkiin kansioihin-painiketta.

Huom! Kansion asetusten määrittäminen tehdään eri tavoin Windowsin versioissa. Vistassa asetus löytyy Järjestä|Kansion ja haun asetukset -valikosta. Etsi toiminto omasta koneestasi.

2.1. Tiedoston koko ja muut ominaisuudet

Tietokone käsittelee tietoa bitteinä. Bitti tarkoittaa 2-luku eli binäärijärjestelmän lukua 0 tai 1.

Tiedoston koko näkyy resurssienhallinnassa tavuina. Yksi tavu (Byte) koostuu kahdeksasta bitistä. Yksi tavu on tallennettaessa yhden merkin viemä tila. Jos kirjoitetaan puhdasta muotoilematonta tekstiä 100 merkkiä ja tallennetaan tiedosto puhtaana tekstitiedostona (.txt), niin tallennus vie 100 tavua levytilaa.

1 kt (1kB) 1 kilotavu on 2¹⁰ eli noin 1 000 tavua
1 Mt (1 MB) 1 Megatavu on 2²⁰ eli noin 1 000 000 tavua
1 Gt (1 GB) 1 gigatavu on 2³⁰ eli noin 1 000 000 000 tavua.

Levykkeelle mahtuu 1, 44 Mt, CD-levylle yleensä 700 Mt  siirrettävälle USB-muistille ("tikulle") ja DVD-levylle mahtuu gigatavuja tietoa. Kiintolevyt ovat nykyisin kooltaan kymmeniä tai satoja gigatavuja.

Luettelossa näkyvä koko on pyöristetty koko. Tarkan koon näkee napauttamalla tiedoston nimeä hiiren kakkosnäppäimellä ja valitsemalla avautuvasta valikosta Ominaisuudet. Samalla tavoin voi tarkastella kansion tai levyaseman ominaisuuksia. Ikkunoissa näkyy myös muita tietoja ja niillä voidaan vaikuttaa ominaisuuksiin. Tarkastele itse mitä kaikkea ikkunoissa näkyy!

Seuraavissa kuvissa on edellisen kuvan ikkunan tiedoston tiedostonominaisuudet.jpg, kansion lhtopa2 ja D-levyaseman ominaisuudet.

2.2. Kansion luominen

• Valitse ikkunan vasemman puoleisesta osasta aktiiviseksi kansio tai levyasema, johon haluat luoda uuden kansion
• Napauta ikkunan oikeanpuoleista osaa hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta valikosta Uusi|Kansio.
  tai Valitse valikkoriviltä Tiedosto|Uusi|Kansio
• Kirjoita kansiolle nimi Uusi kansio-nimen paikalle
• Hyväksy näpäyttämällä hiirtä vapaalla alueella tai painamalla Enter-näppäintä.

2.3. Tiedoston tai kansion kopioiminen

• Valitse kopioitavat tiedostot/kansiot
• Kopioi valitut kohteet jollain seuraavista tavoista:
  • Valitse valikkoriviltä Muokkaa|Kopioi (Copy) TAI
  • Napauta valittua kohdetta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta valikosta Kopioi TAI
  • Napauta näppäimiä Ctrl+C (Kopioinnin näppäinyhdistelmä lähes kaikissa Windows-ohjelmissa)
• Aktivoi se levyasemaan ja kansioon, johon haluat tiedoston kopioida
• Liitä tiedosto jollain seuraavista tavoista:
  • Valitse valikkoriviltä Muokkaa|Liitä (Paste) TAI
  • Napauta valittua kohdetta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta valikosta Liitä TAI
  • Napauta näppäimiä Ctrl+V (Liittämisen näppäinyhdistelmä lähes kaikissa Windows-ohjelmissa)

2.4. Tiedoston tai kansion siirtäminen

• Valitse kopioitavat tiedostot/kansio
• Kopioi valitut kohteet jollain seuraavista tavoista:
  • Valitse valikkoriviltä Muokkaa|Leikkaa (Cut) TAI
  • Napauta valittua kohdetta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta valikosta Leikkaa TAI
  • Napauta näppäimiä Ctrl+X (leikkaamisen näppäinyhdistelmä lähes kaikissa Windows-ohjelmissa)
• Liitä tiedosto jollain seutraavista tavoista:
  • Valitse valikkoriviltä Muokkaa|Liitä (Paste) TAI
  • Napauta valittua kohdetta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta valikosta Liitä TAI
  • Napauta näppäimiä Ctrl+V (Liittämisen näppäinyhdistelmä lähes kaikissa Windows-ohjelmissa)

HUOM! Siirtäminen ja kopioiminen voidaan suorittaa myös vetämällä kopioitavat kohteet toiseen kohteeseen. Mikäli tiedot vedetään hiirellä toiseen levyasemaan, Windows kopioi tiedoston eikä siirrä sitä. Jos tiedosto vedetään saman levyaseman eri kansioon, Windows olettaa, että tiedosto halutaan siirtää. Tämän vuoksi on vetämisen aikana pidettävä Vaihto-näppäin (Shift) pohjassa mikäli halutaan siirtää tiedostoja levyasemasta toiseen.. Hiiriosoittimessa näkyy + merkkinä kopioimisesta, siirrettäessä merkkiä ei ole.

2.5. Useamman tiedoston valitseminen samanaikaisesti

• Valitse ensimmäinen tiedosto hiirellä napauttamalla.
• valitse muut haluamasi tiedostot pitäen Ctrl-näppäintä pohjassa.

• Jos tiedostot ovat peräkkäin, voit valita ensimmäisen tiedoston hiirellä ja napauttaa sen jälkeen viimeistä tiedostoa painaen samalla Vaihto-näppäintä (Shift).

Kohteita voidaan valita myös piirtämällä hiiriosoittimen nuolella kehys, jonka sisään valittavat kohteet jäävät.

Kansion koko sisältö voidaan valita komennolla Muokkaa|Valitse kaikki tai näppäinyhdistelmässä Ctrl + A.

Valitsemalla samanaikaisesti useita tiedostoja, voit kopioida tai siirtää niitä yhtä aikaa. Kun tiedostoja on valittu useita, näkyy ikkunan alareunassa tilarivillä valittujen tiedostojen yhteinen koko. Jos tilarivi ei ole näkyvissä, sen saa näkyviin Näytä-valikosta.

2.6.Tiedoston tai kansion uudelleen nimeäminen

• Näpäytä hiiren kakkospainiketta kyseisen kohteen päällä
• Valitse avautuvasta pikavalikosta Nimeä uudelleen
• Kirjoita uusi nimi. Ole tarkkana, että et muuta tiedoston tunnistetta, jos se on näkyvissä!

2.7. Tiedoston tai kansion poistaminen

• Valitse poistettava tiedosto tai kansio
• Paina Delete-näppäintä tai valitse valikkoriviltä Tiedosto|Poista tai hiiren kakkosnäppäimellä avautuvasta valikosta Poista

Huom! Jos poistat tiedostoja kiintolelyltä (c:\) ne siirtyvät roskakoriin, josta ne voidaan vielä palauttaa. Muilta levyasemilta poistettuja tiedostoja ei voi palauttaa.

2.8. Leikepöytä

Leikepöytä on Windowsin muistissa oleva alue, jonne voidaan väliaikaisesti tallentaa tietoa Leikkaa- tai Kopioi- toiminnon avulla. Kun leikepöydällä oleva tieto halutaan palauttaa avoinna olevaan työhön valitaan komento Liitä.

Kyseiset komennot löytyvät aina Muokkaa-valikosta. Kopioitu teksti pysyy yleensä leikepöydällä kunnes sinne tallennetaan uutta tietoa. Näin ollen sama tieto voidaan liittää useaan eri kohtaan.

Leikepöydän avulla voidaan siirtää tietoa, esim. tekstiä tai kuva mistä tahansa Windows-ohjelmasta mihin tahansa toiseen Windows-ohjelmaan.

Tarkempi ohje toimintojen käytöstä löytyy kohdista 2.3. ja 2.4. Ne koskevat tiedostojen kopioimista, mutta samalla periaatteella kopioidaan myös tietoa ohjelmasta toiseen.

Leikepöydän kautta tuotu tieto voidaan liittää useilla eri tavoilla. Käytettäessä Liitä-komennon sijaan komantoa Muokkaa|Liitä määräten, voidaan valita miten liittäminen tapahtuu. Esimerkiksi Excelistä kopioitu kaavio voidaan liittää Wordiin Excel-objektina tai kuvana. Jos liitettäessä valitaan valinta liitä linkki, on liitettävä tieto linkitetty lähdetiedostoon. esim. Excelistä linkittäen kopioitu kaavio muuttuu myös Wordissä automaattisesti, jos sitä muutetaan Excelissä. Linkitys edellyttää, että lähdetiedosto on käytettävissä kun kohdetiedosto avataan.

2.9. Tiedostojen etsiminen

Joskus voi käydä niin, että ei muista millä nimellä ja mihin kansioon on tiedostonsa tallentanut. Tällöin tiedostoa voi etsiä useallakin tavalla. Tiedostoa voi etsiä mm. nimen, tyypin tai tallennuspäivämäärän perusteella.

Hakuun päästään Käynnistä-valikon kohdasta Etsi.

Tiedostoja voi etsiä useiden eri hakuehtojen avulla. Seuraavissa kuvissa etsitään Harjoitus1-nimistä tiedostoa valitsemalla etsittäväksi kohteeksi Kaikki tiedostot ja kansiot.

Haettavan tiedoston nimessä voidaan käyttää ns. jokerimerkkejä, jotka katkaisevat nimen.

* korvaa nimessä minkä tahansa osan (yksi tai useampi merkki)
? korvaa yhden merkin.

Esim. harj*.doc etsii kaikki tiedostot, jotka alkavat tekstillä harj ja joiden tunniste on .doc.

3. Harjoituksia

Voit tehdä harjoituksia oman tarpeesi mukaisesti. Luvusta 2 löytyy ohjeet harjoitusten suorittamista varten. Niiden suorittamiseen voi kysyä ohjeita opettajalta Moodelen kautta. Jos et osaa tehdä jotain ohjeiden lukemisen jälkeen, kysy!

Harjoituksia ei palauteta!

 Harjoitus 2.1: Kansion luominen, tiedostojen tallennus, kopiointi ja siirto

Harjoitus 2.2: Kansion luominen, tiedostojen tallennus, kopiointi ja siirto

Harjoitus 2.3: Tiedostojen etsiminen

4. Oppimistehtävät

Molemmat tehtävät palautetaan Moodleen annetun aikataulun mukaisesti.

Oppimistehtävä 1

Oppimistehtävä 2