TIEDOSTOJEN HALLINTA

1. Yleistä tiedostoista, kansioista ja kirjastoista

Jokainen ulkoiseen muistiin omalla nimellä tallennettu tietokokonaisuus on tiedosto. Esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmassa tallennettu asiakirja on yksi tiedosto. Tiedostot kannattaa järjestellä sisällön mukaan kansioihin eli hakemistoihin. Kansiosta (Folder) käytetään myös nimeä hakemisto (Directory). Kansio voi sisältää edelleen alikansioita. Tiedostojen järjestelmällinen nimeäminen ja järjestely eri kansioihin kannattaa miettiä etukäteen, jolloin tiedostojen löytäminen jälkeenpäin helpottuu.

Kirjastot ovat Windows 7 -käyttöjärjestelmän uusi ominaisuus. Niiden avulla voidaan hallita asiakirjoja, musiikkia, kuvia ja muita tiedostoja, selata tiedostoja samaan tapaan kuin kansiossa tai järjestää tiedostot päivämäärän, tyypin, tekijän tai muun ominaisuuden mukaan.

Kirjastot muistuttavat kansioita. Kun kirjaston avaa, näkee tiedostot, mutta toisin kuin kansiot,
kirjastot sisältävät useaan eri paikkaan tallennettuja tiedostoja. Tämä on pieni mutta tärkeä ero. Tiedostoja ei siis tallenneta itse kirjastoihin. Kirjastojen avulla valvotaan kansioita, joihin
tiedostot on tallennettu, sekä käytetään ja järjestetään tiedostoja eri tavoin. Jos on esimerkiksi tallentanut äänitiedostoja sekä kiintolevyn että ulkoisen aseman kansioihin, voi käyttää kaikkia äänitiedostoja Musiikki-kirjaston kautta.

Tiedoston nimi on muotoa: nimi.tarkenne

Windows 95:stä lähtien tiedosto- ja kansionimi saa sisältää 255 merkkiä välilyönteineen. Kiellettyjä merkkejä nimissä ovat ? \ : / * < > | ”. Jos tiedostoja tai kansioita käsitellään mahdollisesti
myöhemmin muussa kuin Windows käyttöympäristössä, kannattaa käyttää 1-8 merkkiä pitkiä nimiä, jotka eivät sisällä välilyöntejä tai skandinaavisia aakkosia (ä,Ä,ö,Ö,å,Å).

Tarkenne on kolme tai neljä merkkiä pitkä tunniste, joka kertoo tiedoston tyypin. Yleensä ohjelmat lisäävät tarkenteen automaattisesti, kun käyttäjä kirjoittaa tallennettaessa tiedoston nimen. Tarkentimesta Windows myöskin tunnistaa erilaiset tiedostot ja osaa valita oikean ohjelman kyseisen tiedoston avaamiseen.

Yleisimpiä tarkentimia:
.txt tekstitiedosto
.rtf  yleinen muotoillun tekstin tallennusmuoto, jonka useimmat tekstinkäsittelyohjelmat pystyvät avaamaan
.docx Word 2007/2010 -versioiden käyttämä tallennusmuoto, .doc Wordin vanhemmat versiot
.bmp bittikartta eli kuvatiedosto
.xlsx Excel 2007/2010 -versioiden käyttämä tallennusmuoto, .xls Excelin vanhemmat versiot
.pptx Power Point 2007/2010 -versioiden käyttämä tallennusmuoto, .ppt Power Pointin vanhemmat versiot
.exe sovellus, joka käynnistyy kaksoisnapauttamalla tiedoston kuvaketta
.bat komentojono, joka sisältää tietokoneelle annettavia komentoja
.jpg,  .gif ,.tiff, png kuvatiedostoja
.mpeg videokuva
.pdf käyttöjärjestelmäriippumaton tiedostomuoto, joka on tulostimen ja näytön tarkkuudesta riippumaton. Avaamiseen tarvitaan Adobe Reader-ohjelma.

Tallennusvaiheessa kannattaa miettiä tiedoston tallennusmuoto käyttötarkoituksesta riippuen.

Word tallentaa asiakirjat oletuksena docx-muotoon. Docx vaatii auetakseen yleensä saman tai uudemman Wordin version kuin tallentajalla, lisäksi tiedostosta tulee helposti iso. Docx-tiedostot
voivat myöskin sisältää makroviruksia eli ohjelmanpätkiä, joissa on virus. Tämän vuoksi voidaan käyttää esim. tallennusmuotoa rtf eli muotoiltu teksti (rich text format). Rtf-muodossa säilyvät useimmat muotoilut, mutta muoto ei voi sisältää makroja eikä näin ollen myöskään makroviruksia. Lisäksi rtf-tiedostot aukeavat useimmilla tekstinkäsittelyohjelmilla. Nämä ovat tärkeitä seikkoja lähetettäessä tiedostoja sähköpostilla.

Mikäli asiakirjaa ei tarvitse enää muokata, se voidaan tallentaa pdf-muotoon. Pdf-muodossa
asiakirja tulostuu saman näköisenä kaikilla tulostimilla ja kaikissa käyttöjärjestelmissä. Pdf-muoto ei myöskään vie niin paljon tallennustilaa kuin rtf- ja docx-muodot.

Jos tekstin muotoilulla ei ole merkitystä, voidaan tiedosto tallentaa puhtaana tekstitiedostona txt-muodossa, jolloin tiedoston koko on mahdollisimman pieni. Windowsin oma tekstieditori muistio (Notepad) tallentaa tiedostot txt-muodossa.

Kuvatiedostoille on olemassa monia tallennusmuotoja, joista käytetyimpiä ovat tiff, bmp, wmf, gif ja jpg. Kuvatiedostot voivat olla hvyin suuria ja tiedostotyypillä voidaan vaikuttaa tiedoston kokoon. Tallennusmuoto riippuu hyvin pitkälle käyttötarkoituksesta, esim. www-sivuille sijoitettavat
kuvat ovat jpg, gif tai png-muotoa. Kuvankäsittelyä harrastavan onkin syytä tutustua eri tallennusmuotojen eroihin.

Jos tiedosto halutaan avata saman ohjelman vanhemmalla versiolla, kannattaa tiedosto
tallentaa ko. ohjelmaversion käyttämään muotoon. Yleissääntö on, että uudempi versio osaa
avata vanhemmilla ohjelmaversioilla tehdyt tiedostot, mutta ei välttämättä päinvastoin.

Tiedoston tallennusmuoto valitaan Tallenna nimellä- ikkunassa. Esimerkkinä kuvassa on
Word 2010-ohjelman tallennusikkuna.

Ohjelma lisää tunnisteen automaattisesti tiedoston nimen perään valitun tallennusmuodon
mukaisesti. Yleensä siis riittää, että käyttäjä kirjoittaa tiedoston nimen sille varattuun kohtaan.
Se, että näkyykö tunniste Tallenna nimellä-ikkunassa riippuu Resurssienhallinnassa
määritellyistä kansion asetuksista.

2. Resurssienhallinta

Tiedostoja ja kansioita voi katsella Oma tietokone- tai Resurssienhallinta-ikkunassa. Resurssienhallintaa käyttäen voidaan katsella samassa ikkunassa kaikkien levyasemien sisältöä.
Tässä ohjeessa käydään läpi pääasiassa Resurssienhallintaa, mutta toiminnot tehdään
vastaavalla tavalla Oma tietokone-ikkunassa.

Voit siirtyä Resurssienhallintaan seuraavilla tavoilla:

• Valitse Käynnistä-valikosta Kaikki ohjelmat ja edelleen Apuohjelmat.
• Napauta Käynnistä-painiketta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse Resurssienhallinta.
• Paina näppäinyhdistelmää Windows-näppäin + E. Tällööin Resurssienhallinta-ikkunassa avautuu Oma tietokone.

Oheinen kuva esittää Windows 7-käyttöjärjestelmän Resurssienhallinta-ikkunaa. Ikkunan vasemmanpuoleisesta osasta valitaan tarkasteltava levyasema ja kansio, jonka sisältö näkyy ikkunan oikeanpuoleisessa osassa. Napauttamalla kansio edessäolevaa nuolipainiketta, voidaan näyttää tai piilottaa kansion alikansiot.

Kansioiden näkymiä voidaan muuttaa Vaihda näkymää-pikapainikkeesta.

Tiedostot voidaan järjestää napauttamalla harmaalla olevaa otsikkoa Nimi, Koko, Tyyppi tai Muokkauspäivämäärä. Napautettaessa samaa otsikkoa uudelleen muuttuu järjestys
käänteiseksi. Windows 7:ssä voidaan Nimi-, Muokkauspäivämäärä-, Tyyppi- ja Koko-painikkeita
käyttää myös kansion sisällön suodattamiseen napauttamalla painikkeen oikeassa laidassa
olevaa nuolta ja valitsemalla avutuvasta valikosta haluttu vaihtoehto. Järjestäminen voidaan
tehdä myös valikkokomennolla Näytä|Lajitteluperuste.

Täydelliset tiedostonimet tunnisteineen saa näkyviin Windows 7-käyttöjärjestelmässä Resurssienhallinnassa tai Oma tietokone-ikkunassa valitsemalla valikkoriviltä
Järjestä|Kansion ja haun asetukset ja edelleen poistamalla valinta Näytä-välilehdeltä
kohdasta Piilota tunnettujen tiedostotyyppien tunnisteet. Jos asetus halutaan pysyvästi
kaikkiin kansioihin, pitää napauttaa Käytä kansioille-painiketta.

Huom! Kansion asetusten määrittäminen tehdään eri tavoin Windowsin versioissa.
Etsi toiminto omasta koneestasi.

2.1. Tiedoston koko ja muut ominaisuudet

Tietokone käsittelee tietoa bitteinä. Bitti tarkoittaa kaksi- eli binäärijärjestelmän lukua 0 tai 1.

Tiedoston koko näkyy resurssienhallinnassa tavuina. Yksi tavu (Byte) koostuu kahdeksasta bitistä.
Yksi tavu on tallennettaessa yhden merkin viemä tila. Jos kirjoitetaan puhdasta muotoilematonta
tekstiä 100 merkkiä ja tallennetaan tiedosto puhtaana tekstitiedostona (.txt), niin tallennus vie
100 tavua levytilaa.

1 kt (1kB) 1 kilotavu on 2¹⁰ eli noin 1 000 tavua
1 Mt (1 MB) 1 Megatavu on 2²⁰ eli noin 1 000 000 tavua
1 Gt (1 GB) 1 gigatavu on 2³⁰ eli noin 1 000 000 000 tavua

Mittayksiköt vaihtuvat noin 1000:n kilotavun (kt/bt) välein.

1000 kt (bt) = 1 Mt (Mb)
1000 Mt (Mb) = 1 Gt (Gb)
1000 Gt (Gb) = 1 Tt (Tb)

Levykkeelle mahtuu 1, 44 Mt, CD-levylle yleensä 700 Mt  siirrettävälle USB-muistille ("tikulle") ja
DVD-levylle mahtuu useita gigatavuja tietoa. Kiintolevyt ovat nykyisin kooltaan kymmeniä tai satoja gigatavuja.

Luettelossa näkyvä koko on pyöristetty koko. Tarkan koon näkee napauttamalla tiedoston nimeä
hiiren kakkosnäppäimellä ja valitsemalla avautuvasta valikosta Ominaisuudet. Samalla tavoin
voi tarkastella kansion tai levyaseman ominaisuuksia. Ikkunoissa näkyy myös muita tietoja ja
niillä voidaan vaikuttaa ominaisuuksiin. Tarkastele itse mitä kaikkea ikkunoissa näkyy!

Seuraavissa kuvissa on kansionominaisuudet.jpg- kuvatiedoston ominaisuudet, Kingston-muistitikun ominaisuudet ja C-levyaseman ominaisuudet.

2.2. Kansion luominen

• Valitse ikkunan vasemman puoleisesta osasta aktiiviseksi kansio tai levyasema, johon
  haluat luoda uuden kansion
• Napauta ikkunan oikeanpuoleista osaa hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta
  valikosta Uusi|Kansio.
  tai Valitse valikkoriviltä Uusi kansio
• Kirjoita kansiolle nimi Uusi kansio-nimen paikalle
• Hyväksy näpäyttämällä hiirtä vapaalla alueella tai painamalla Enter-näppäintä.

2.3. Tiedoston tai kansion kopioiminen

• Valitse kopioitavat tiedostot/kansiot
• Kopioi valitut kohteet jollain seuraavista tavoista:
  • Valitse valikkoriviltä Järjestä|Kopioi (Copy) TAI
  • Napauta valittua kohdetta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta valikosta Kopioi TAI
  • Napauta näppäimiä Ctrl+C (Kopioinnin näppäinyhdistelmä lähes kaikissa Windows-ohjelmissa)
• Aktivoi se levyasemaan ja kansioon, johon haluat tiedoston kopioida
• Liitä tiedosto jollain seuraavista tavoista:
  • Valitse valikkoriviltä Järjestä|Liitä (Paste) TAI
  • Napauta valittua kohdetta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta
    valikosta Liitä TAI
  • Napauta näppäimiä Ctrl+V (Liittämisen näppäinyhdistelmä lähes kaikissa Windows-ohjelmissa)

2.4. Tiedoston tai kansion siirtäminen

• Valitse kopioitavat tiedostot/kansiot
• Kopioi valitut kohteet jollain seuraavista tavoista:
  • Valitse valikkoriviltä Järjestä|Leikkaa (Cut) TAI
  • Napauta valittua kohdetta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta
    valikosta Leikkaa TAI
  • Napauta näppäimiä Ctrl+X (leikkaamisen näppäinyhdistelmä lähes kaikissa
    Windows-ohjelmissa)
• Liitä tiedosto jollain seutraavista tavoista:
  • Valitse valikkoriviltä Järjestä|Liitä (Paste) TAI
  • Napauta valittua kohdetta hiiren kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta valikosta
    Liitä TAI
  • Napauta näppäimiä Ctrl+V (Liittämisen näppäinyhdistelmä lähes kaikissa Windows-ohjelmissa)

HUOM! Siirtäminen ja kopioiminen voidaan suorittaa myös vetämällä kopioitavat kohteet toiseen kohteeseen. Mikäli tiedot vedetään hiirellä toiseen levyasemaan, Windows kopioi tiedoston
eikä siirrä sitä. Jos tiedosto vedetään saman levyaseman eri kansioon, Windows olettaa, että
tiedosto halutaan siirtää. Tämän vuoksi on vetämisen aikana pidettävä Vaihto-näppäin (Shift)
pohjassa mikäli halutaan siirtää tiedostoja levyasemasta toiseen.. Hiiriosoittimessa näkyy teksti,
josta selviää, kumpi toimenpide on meneillään.

2.5. Useamman tiedoston valitseminen samanaikaisesti

• Valitse ensimmäinen tiedosto hiirellä napauttamalla.
  
• valitse muut haluamasi tiedostot pitäen Ctrl-näppäintä pohjassa.

• Jos tiedostot ovat peräkkäin, voit valita ensimmäisen tiedoston hiirellä ja napauttaa sen
  jälkeen viimeistä tiedostoa painaen samalla Vaihto-näppäintä (Shift).

Kohteita voidaan valita myös piirtämällä hiiriosoittimen nuolella kehys, jonka sisään valittavat
kohteet jäävät.

Kansion koko sisältö voidaan valita komennolla Järjestä|Valitse kaikki tai näppäinyhdistelmässä
Ctrl + A.

Valitsemalla samanaikaisesti useita tiedostoja, voit kopioida tai siirtää niitä yhtä aikaa.
Kun tiedostoja on valittu useita, näkyy ikkunan alareunassa tilarivillä valittujen tiedostojen
yhteinen koko. Jos tilarivi ei ole näkyvissä, sen saa näkyviin Näytä-valikosta.

2.6.Tiedoston tai kansion uudelleen nimeäminen

• Näpäytä hiiren kakkospainiketta kyseisen kohteen päällä
• Valitse avautuvasta pikavalikosta Nimeä uudelleen
• Kirjoita uusi nimi. Ole tarkkana, että et muuta tiedoston tunnistetta, jos se on näkyvissä!

2.7. Tiedoston tai kansion poistaminen

• Valitse poistettava tiedosto tai kansio
• Paina Delete-näppäintä tai valitse valikkoriviltä Järjestä|Poista tai hiiren
  kakkosnäppäimellä avautuvasta valikosta Poista

Huom! Jos poistat tiedostoja kiintolelyltä (c:\) ne siirtyvät roskakoriin, josta ne voidaan vielä
palauttaa. Muilta levyasemilta poistettuja tiedostoja ei voi palauttaa. Roskakorin voit tyhjentää Työpöydällä näkyvän Roskakori-kuvakkeen kautta.

2.8. Leikepöytä

Leikepöytä on Windowsin muistissa oleva alue, jonne voidaan väliaikaisesti tallentaa tietoa
Leikkaa- tai Kopioi- toiminnon avulla. Kun leikepöydällä oleva tieto halutaan palauttaa avoinna
olevaan työhön valitaan komento Liitä.

Kyseiset komennot löytyvät aina Järjestä-valikosta. Kopioitu teksti pysyy yleensä leikepöydällä
kunnes sinne tallennetaan uutta tietoa. Näin ollen sama tieto voidaan liittää useaan eri kohtaan.

Leikepöydän avulla voidaan siirtää tietoa, esim. tekstiä tai kuva mistä tahansa Windows-ohjelmasta mihin tahansa toiseen Windows-ohjelmaan.

Tarkempi ohje toimintojen käytöstä löytyy kohdista 2.3. ja 2.4. Ne koskevat tiedostojen
kopioimista, mutta samalla periaatteella kopioidaan myös tietoa ohjelmasta toiseen.

Leikepöydän kautta tuotu tieto voidaan liittää useilla eri tavoilla. Käytettäessä Liitä-komennon
sijaan komantoa Järjestä|Liitä määräten, voidaan valita miten liittäminen tapahtuu.
Esimerkiksi Excelistä kopioitu kaavio voidaan liittää Wordiin Excel-objektina tai kuvana. Jos
liitettäessä valitaan valinta liitä linkki, on liitettävä tieto linkitetty lähdetiedostoon. esim. Excelistä linkittäen kopioitu kaavio muuttuu myös Wordissä automaattisesti, jos sitä muutetaan Excelissä.
Linkitys edellyttää, että lähdetiedosto on käytettävissä kun kohdetiedosto avataan.

2.9. Tiedostojen etsiminen

Joskus voi käydä niin, että ei muista millä nimellä ja mihin kansioon on tiedostonsa tallentanut.
Tällöin tiedostoa voi etsiä useallakin tavalla. Tiedostoa voi etsiä mm. nimen, tyypin, koon tai tallennuspäivämäärän perusteella.

Hakukenttä on aina näkyvissä Resurssinhallinta-ikkunan oikeassa yläkulmassa. Haku kohdistuu Resurssinhallinta-ikkunan vasemman puoleisesta osiosta valittuun kansioon ja Windows 7 suorittaa
haun heti, kun hakuehto on annettu.

Tiedostoja voi etsiä useiden eri hakuehtojen ja hakusuodattimien avulla. Seuraavassa kuvissa
etsitään .xlsx (=Excel) tarkenteisia tiedostoja Kingston-muistitikulta.

Windows 7 lisää hakuun ns. jokerimerkit itse, eikä niitä tarvitse enää syöttää hakuehtoihin. Esim.
jos hakuehtoon kirjoittaa op, hakee Windows 7 valitusta kansiosta kaikki ne tiedostot ja kansiot,
joiden nimissä tai sisällössä esiintyy op-merkkijono nimen jossain kohdassa. Tehtyä hakua voi
edelleen tarkentaa antamalla hakukenttään uusia hakuehtoja.

Haku-toiminto voidaan tehdä myös Käynnistä-valikon kautta. Napsauttamalla Käynnistä valikon
ikonia, avautuu Haku-kenttä, johon voi syöttää hakuehdon samalla tavalla kuin Resurssienhallinta-ikkunassa. Käynnistä-valikon hakutoiminnon hakutuloksissa näytetään vain indeksoidut tiedostot.
Suurin osa tietokoneen tiedostoista indeksoidaan automaattisesti.

3. Harjoituksia

Voit tehdä harjoituksia oman tarpeesi mukaisesti. Luvusta 2 löytyy ohjeet harjoitusten
suorittamista varten. Niiden suorittamiseen voi kysyä ohjeita opettajalta Moodelen kautta.
Jos et osaa tehdä jotain ohjeiden lukemisen jälkeen, kysy!

Harjoituksia ei palauteta!

Harjoitus 2.1: Kansion luominen, tiedostojen tallennus, kopiointi ja siirto

Harjoitus 2.2: Kansion luominen, tiedostojen tallennus, kopiointi ja siirto

Harjoitus 2.3: Tiedostojen etsiminen

Harjoitus 2.4: Ohje ja tuki -ominaisuuden käyttö ja kirjaston luominen

4. Oppimistehtävät

Molemmat tehtävät palautetaan Moodleen annetun aikataulun mukaisesti.

Oppimistehtävä 1

Oppimistehtävä 2