TALOUSHALLINNON AINEISTON RAPORTOINTI WORD JA POWERPOINT OHJELMIA KÄYTTÄEN

1. Yleistä

Tiedon siirron Excelin, Wordin ja PowerPointin välillä voi tehdä kopioimalla, linkittämällä tai upottamalla. Taloushallinnon aineiston raportoinnissa on tekstiä Wordista ja taulukoita Excelistä, jotka kootaan yhdeksi kokonaisuudeksi. WWW- sivuilla näkyvät raportit ovat muunnettu nykyisin PDF muotoon.

Linkitetyn ja upotetun objektin ero on tiedon tallennus- ja  päivitystavassa. Linkitetty taulukko näkyy asiakirjassa, mutta sen tiedot säilyvät alkuperäisessä Microsoft Excel -työkirjassa. Kun muokkaat tietoja Microsoft Excelissä, Word päivittää automaattisesti asiakirjassa olevaa taulukkoa tai kaaviota. Käytä linkitystä silloin, kun tietojen on oltava Wordissa ajan tasalla tai et tahdo paisuttaa Word tiedoston kokoa.

Upotetun taulukon tai kaavion tiedot säilytetään Word-asiakirjassa. Voit muokata upotettua objektia kaksoisnapsauttamalla sitä, jolloin Microsoft Excel käynnistyy. Voit tehdä haluamasi muutokset ja palata sen jälkeen takaisin Wordiin. Voit upottaa valmiin taulukon tai kaavion tai voit luoda uuden, tyhjän taulukon tai kaavion. Käytä upotusta silloin, kun jaat asiakirjan henkilöille, joilla ei ole pääsyä erillään ylläpidettyihin taulukoihin ja kaavioihin.

Tavallinen kopiointi on kertaluonteinen. Sitä ei voi päivittää.

2. Excel -taulukon linkitys ja upotus Word -tiedostoon

Harjoitus5:1  

1. Muokkaa alla olevaa Excel-taulukkoa.
2. Linkitä ja upota se Wordiin.
3. Tuo tekemäsi Word ja Excel tiedostot PowerPoint -esitykseen.

1. Kopioi alla oleva Excel-taulukko Exceliin. Tallenna taulukko työkirjaasi nimellä excel.xlsx.

Laskentakaavat eivät kopioidu kopioinnin mukana. Lisää laskukaavat Liikevoiton, Voitto ennen tilinpäätöstietoja ja veroja sekä Tilikauden voiton riveille. Kaavojen laskeminen on tärkeää, koska myöhemmin taulukon arvoja muuttamalla voimme tarkistaa toimivatko linkitys ja upotus.

Microsoft Excel -taulukon tai -kaavion lisääminen Word-asiakirjaan

2. Upota objekti. Valitse taulukosta alla näkyvä alue ja ja kopioi se Excelissä Kopioi-komennolla (esim. Crtl-C).

3. Avaa Word ja valitse sieltä Aloitus -välilehdeltä kohta Liitä määräten.

4. Valitse ikkunasta kohta Liitä ja edelleen kohta Microsoft Excel-laskentataulukko Objekti. Ikkunan alalaidasta kohdata Tulos näet mitä tulee tapahtumaan. Älä tee muita valintoja ja paina OK. Excel-taulukon osa ilmestyy Wordiin.

5. Tallenna Word-tiedosto nimellä wordexcel.docx.
6. Testaa upotettua objektia klikkaamalla taulukkoa Wordissä tuplaklikkauksella. Eteesi aukeaa Excel-taulukko kokonaisuudessaan. Voit tehdä muutoksia Wordin taulukkoon, mutta ne eivät tallennu alkuperäiseen Excel-taulukkoon.
7. Testaa kopioimasi Excel-taulukon liittämistä Wordiin myös kuvakkeena (vrt. yllä kuvan Näytä kuvakkeena valintaruutu), jolloin Wordiin ilmestyy pikakuvake Excel-tiedostoon. 
8. Voit vetää kuvakkeen Wordissä haluamaasi paikkaan, ja klikkaamalla kuvaketta pääset muokkaamaan Excel-taulukkoa.

9. Linkitä objekti. Muuten kuten edellä, mutta valitse Liitä määräten -vaihtoehdon jälkeen tulevasta ikkunasta: Liitä_Linkki ja edelleen Microsoft Excel-laskentataulukko Objekti.

10. Klikkaamalla linkitettyä taulukkoa Wordissä, pääset muokkaamaan taulukkoa Excelissä. Tee Excel-taulukkoon joitain numeromuutoksia, niin huomaat, että samat muutokset tapahtuvat myös Wordissä.

3. Tietojen tuonti PowerPoint-esitykseen

Tietojen tuonti PowerPointiin Wordista ja Excelistä voidaan tehdä kopioimalla, upottamalla, linkittämällä tai hyperlinkkinä kuten edelläkin tehtiin.

Kun liität tietoja Liitä määräten- ikkunassa, voit Liitä -valinnalla määritellä myös liitettävän tiedon muodon.

Kun tuot Excelistä tietoja, valitse tyhjä dia otsikkokentällä. Kun tuot Wordista tekstiä, valitse  tekstikehys.

4. Oppimistehtävä 9