Tietokannat

1. Yleistä tietokannoista

1.1. Tietokantaohjelmat

Suurten tietokantojen hallinta on erittäin vaativaa ja tietokantojen ylläpito vaatii raskaita ohjelmistoja ja palvelimia. Pieniä yhden käyttäjän tai pienen yrityksen tietokantoja voidaan luoda toimisto-ohjelmistojen mukana olevilla tietokantaohjelmilla. MS-Office Professional-versioon kuuluu tietokantaohjelma Access, jolla voidaan luoda pieniä relaatiotietokantoja ja tehdä niihin myös käyttöliittymiä.

Accessin avulla on helppo tutustua tietokantojen periaatteisiin, mutta käytännössä Access-tietokantoja ei tärkeissä tuotannollisissa sovelluksissa juurikaan käytetä.

Tässä aineistossa käytetään ohjelmana Microsoft Office-ohjelmistopakettiin kuuluvaa Access 2007-ohjelmaa. Ohje sopii sellaisinaan useimpiin muihinkin Access- versioihin. Accessin eri versioilla tehdyt tietokannat eivät välttämättä sellaisenaan toimi toisessa Accessin versiossa. Mikäli sinulla on jotain ongelmia tiedostojen avaamisessa tai käsittelyssä, ota yhteyttä kurssin ohjaajaan.

1.2. Mikä on tietokanta

Tietokanta (Database) on järjestetty kokoelma toisiinsa liittyviä tietoja. Esimerkkejä tietokannoista ovat osoiterekisteri, asiakasrekisteri, kirjaston kortisto, tuoteluettelo. Tietokantaa voidaan ajatella sähköisessä muodossa olevaksi kortistoksi.

Nykyisin käytetyimpiä ovat ns. relaatiotietokannat, joissa tiedot ryhmitellään useisiin taulukoihin. Taulukoiden välille luodaan looginen yhteys. Periaatteena on, että yksi tieto tallennetaan vain yhteen paikkaan, josta se yhteyksien avulla haetaan tarvittaessa. Kun tietoja päivitetään, tiedot muutetaan vain yhteen paikkaan. Kun esimerkiksi asiakkaan osoite muuttuu, tarvitsee muutos tallentaa vain kerran ja uusi osoite näkyy kaikissa mahdollisissa yhteyksissä.

1.3. Tietokannan etuja

Esim. Access-tietokantaohjelmalla on seuraavia etuja:

• Tiedot on saatavissa nopeasti erilaisten hakukriteerien perusteella haluttuun järjestykseen (lajittelu).
• Tiedot on helppo päivittää jolloin ne ovat ajan tasalla.
• Kukin tieto tallennetaan vain kertaalleen yhteen tauluun.
• Yhteiskäyttömahdollisuus, eli useat henkilöt voivat käyttää samanaikaisesti samaa tietokantaa, mikäli se on jaettu verkon kautta.
• Tietoja voidaan selata tai lukea esim. lomakkeiden (näytöllä) tai raporttien (paperituloste) avulla.

1.4. Access-tietokannan peruskäsitteitä

Taulukko on kokoelma yhteen asiaan liittyviä tietoja. Se koostuu riveistä eli tietueista ja sarakkeista eli kentistä.

Esimerkki. Asiakkaat-taulukossa yhden tietueen muodostavat yhteen asiakkaaseen liittyvät tiedot.

Asiakkaat-taulukon kenttiä ovat asiakkaista tallennettavat tiedot: Asiakasnumero, Nimi, Laskutusosoite, Postinumero, Postitoimipaikka ja Puhelinnumero.

ASIAKKAAT-taulukko:

Taulukon jokainen tietue on erilainen. Tietue yksilöidään avainkentän tai avainkenttien yhdistelmän avulla. Avainkentän eli perusavaimen arvo on jokaisella tietueella eri, koska sillä yksilöidään yhden asiakkaan tiedot. Yllä olevassa taulukossa on avainkenttänä Asiakasnumero. Asiakkaan nimi ei voi olla avainkenttä, koska kahdella asiakkaalla voi olla sama nimi.

Tietomme ovat nykyään hyvin monissa ei tietokannoissa. Jotta tietueet voidaan yksilöidä, tarvitsemme erilaisia asiakasnumeroita, tilausnumeroita jne.

Kyselyn  avulla on mahdollista hakea eri tauluista haluamiaan tietoja tarvittavilla hakuehdoilla. Erilaisilla päivityskyselyillä on mahdollisuus päivittää, lisätä tai poistaa tietueita tauluista. Kyselyistä voit tehdä myös raportteja ja kannattaakin tehdä silloin, kun sinun pitää poimia raporttiin kenttiä useista eri taulukoista.

Lomake on tietojen selailua ja ylläpitoa helpottava liittymä käyttäjän ja tietokannan sisältämien taulujen tai kyselyjen välillä.

Raportti on taulukoissa olevista tiedoista tehty yhteenveto, jota voidaan esikatsella näytöllä tai tulostaa paperille. Raporttiin voidaan myös upottaa graafisia kaavioita. Raportteihin voi muodostaa erilaisia laskukaavoja ja raporttitoiminnolla on mahdollista tehdä muun muassa osoitetarrat.

Makro on tarkoitettu automatisoimaan tavanomaisia toimintoja tarvitsematta kuitenkaan hallita perinteistä ohjelmointia.

1.5 Taulukoiden väliset yhteydet

Kun tietokantaan on luotu tarvittavat taulukot, tarvitaan niiden välille yhteys. Yhteyksien avulla voidaan käsitellä  useista taulukoissa olevaa tietoa yhtä aikaa. Yhteys muodostetaan taulukoiden välille lisäämällä toisen taulukon perusavainkenttä toisen taulukon kentäksi ns. viiteavaimeksi.

Esimerkki yhteyksistä

Alla olevassa esimerkissä on kolme taulukkoa ja jokaisessa on oma avainkenttänsä, koska jokaisen taulukon tietueet pitää yksilöidä.  

Yhteyksien muodostamista varten pitää ASIAKKAAT- taulukossa oleva asiakasnumero ja TUOTTEET -taulukossa oleva tuotetunnus olla myös TILAUKSET -taulukossa, jotta yhteys taulukoiden välille voidaan luoda.

ASIAKKAAT -taulukko

TILAUKSET -taulukko

TUOTTEET -taulukko

Kun kaikille taulukoille on annettu avainkentät, voidaan yhteydet muodostaa avainkenttien ja viitekenttien avulla. Alla on kuva edellisten taulukoiden välisistä yhteyksistä yhteyksistä.

Yhteyden tyyppi on molemmissa tapauksissa yhden suhde moneen(1:M tai 1:∞). Se tarkoittaa sitä, että yhtä asiakasta kohti voi olla monta tilausta, mutta yhtä tilausta kohti on vain yksi asiakas. Vastaavasti yksi tuote voi olla monessa tilauksessa, mutta yhdessä tilauksessa on vain yksi tuote. Tämän esimerkin tapauksessa yhdessä tilauksessa ei voida tilata useita eri tuotteita.

2. Access-ohje

Voit avata tai tallentaa tästä Access2007-ohjeen pdf-muodossa:access.pdf (845 kt).

Ohje kannattaa käydä läpi aluksi silmäilemällä ja pitää esillä oppimistehtäviä tehtäessä.

3 Oppimistehtävät

• Oppimistehtävä 5

  Tallenna tehtävää varten omaan kansioosi  tästä tietokanta Tuotteet.mdb. Tietokanta avautuu Access 2003 ja 2007-versioilla.

  HUOM! Tietokanta pitää ehdottomasti ensin tallentaa ja sitten vasta avata omasta kansiosta. Tehtävän tallennus ei onnistu avaamalla tietokanta tästä.

  Käy huolellisesti läpi Access-ohjeessa olevat luvut 1 ja 2 ja 4. Tee niiden avulla oppimistehtävä, jonka voit tallentaa tai avata tästä.

  Kirjoita vastauksesi kunkin kysymyksen kohdalle ja palauta vastauksesi Moodleen Word-dokumenttina.

   

• Oppimistehtävä 6

                               Tallenna tehtävää varten omaan kansioosi  tästä tietokanta Tilaukset.mdb.

Tutustu ohjeen luvussa 4 olevien yhteyksien muodostamiseen.

Avaa tietokanta Tilaukset.mdb ja muodosta taulukoiden välille yhteydet ohjeen sivulla 13 olevan esimerkin mukaisesti (ASIAKKAAT, TILAUKSET, TUOTTEET).

          Syötä tietokantaan kymmenen asiakkaan tiedot (voit itse keksiä).

          Palauta tietokanta Moodleen. 

• Oppimistehtävä 7

  Tässä tehtävässä tarvitset tehtävän 5 tietokantaa tuotteet.mdb .

  Käy läpi ohjeen luku 5 ja tee sen avulla seuraavat kyselyt:

  • Tee kysely, johon poimitaan kaikki toimittajan nro 3 tuotteet. Tallenna kysely nimellä Toimittaja3
  • Tee kysely, johon poimit kaikki yli 100 € maksavat tuotteet. Tallenna kysely nimellä Kalliit.
  • Tee kysely, johon poimit kaikki makeiset.
    Kyselyssä pitää olla mukana tuoteryhmän nimi, tuotteen nimi ja yksikköhinta. Muita kenttiä ei tarvita.
    Lajittele tietueet tuotenimen mukaiseen järjestykseen.
    Tallenna kysely nimellä Makeiset.

                 Palauta Tietokanta Moodleen.

            Huom! Kyselyt kannattaa tehdä rakennenäkymässä.

• Oppimistehtävä 8

                              Tässä tehtävässä tarvitset tehtävän 5 tietokantaa tuotteet.mdb.

                                Käy läpi ohjeen luku 6 ja tee sen avulla seuraavat lomakkeet:

o        Tee ohjatun toiminnon avulla lomake, jonka avulla voit tarkastella, muokata ja lisätä uusia tuoteryhmiä, tallenna lomake nimelle Uusien tuoteryhmien lisäys. (TUOTERYHMÄ -taulukosta)

o        Tee ohjatun toiminnon avulla lomake, jonka avulla voit tarkastella, muokata ja lisätä uusia tuotteita. Tallenna lomake nimelle Uusien tuotteiden lisäys. (TUOTTEET -taulukosta)

o        Tee ohjatun toiminnon avulla lomake, jonka avulla voit tarkastella, muokata ja lisätä uusia toimittajia, tallenna lomake nimelle Uusien toimittajien lisäys (TOIMITTAJAT -taulukosta).

            Palauta Tietokanta Moodleen.

 

• Oppimistehtävä 9 

                               Tässä tehtävässä tarvitset tehtävän 5 tuotteet.mdb -tietokantaa !                              

                                Käy läpi ohjeen luku 7 ja tee sen avulla seuraavat raportit:

• Tee raportti, jossa näkyy kaikki tuotteet aakkosjärjestyksessä. Tallenna Raportti nimellä Tuoteraportti.

• Tee raportti, jossa teet osoitetarrat toimittajille. Tallenna nimellä Osoitteet.
  VINKKI: Valitse Luo-välilehdeltä Raportit-ryhmästä Tarrat-komento.

           Palauta Tietokanta Moodleen.

• Oppimistehtävä 10

• Käy huolellisesti läpi ohjeessa oleva luku 3. Tee sen avulla uusi tietokanta, johon voit tallentaa ystäviesi osoitteita ja syntymäpäiviä. Tietokannan voit toteuttaa yhdellä taulukolla.  Mieti mitä kenttiä tarvitset taulukkoon ja mitkä ovat kenttien tietotyypit ja syöttörajoitteet.
• Tee taulukosta lomake, jolloin tietojen syöttö on helpompaa. Tallenna lomake nimelle Kaverit.
• Tallenna valmiiseen taulukkoon muutamia tietueita.

Palauta tietokanta Moodleen.