Yhteiskunta vaatii nykyään ihmisiltä joustavuutta, nopeutta, tehokkuutta, organisaation mataluutta ja yhteistoimintakykyjä sekä yhteistyön hyödyntämistä verkottumisen kautta. Projektimuotoinen työskentelytapa tarjoaa keinoja näihin haasteisiin, koska se mahdollistaa tehokkaan, tavoitteellisen ja määräaikaisen toiminnan. (Rissanen 2002, 14.)

Projekti-termi (englanniksi project, saksaksi Projekt) tulee alunperin latinasta ja merkitsee suunnitelmaa tai ehdotusta. Työskentelyn perustana on projektisuunnitelma, jossa määritellään miten projektille asetetut tavoitteet halutaan saavuttaa: mitä tehdään, kuka tekee, milloin ja miten. (Pelin 1996, 75). Tavoitteet ja tulosvaatimukset voivat täsmentyä tai muuttua työn edetessä.  Projektin ohjaus voidaan määritellä seuraavasti: ”Projektin ohjauksella tarkoitetaan minkä tahansa muutosprosessin johtamista”. (Stenlund 2001, 18.) Projektia valvotaan projektisuunnitelman toteutumisen pohjalta (Pelin 1996, 75).   

Projektin tunnusmerkit

"Projekti on johonkin määriteltyyn tavoitteeseen pyrkivä, harkittu ja suunniteltu hanke, jolla on aikataulu, määritellyt resurssit ja oma projektiorganisaatio" (Rissanen 2002, 14). Lisäksi projekti on kertaluonteinen hanke, joka toteutetaan ohjatusti (Mäkipeska & Niemelä 1999, 103, Stenlund 2001, 18). Projektin tulee myös tuottaa lisäarvoa asettajalleen ja hyötyä kohteelleen. Kaikki projektit ovat ainutkertaisia ja niillä on alkunsa ja loppunsa. (Rissanen 2002, 14.)

Projektin vaiheet

Kuvio 1. Projektin toteutusprosessi

Projektiorganisaatio

Projektityöskentelyn ajaksi perustetaan projektiorganisaatio, jonka tehtävänä on toimia ennalta määrätyn tavoitteen saavuttamiseksi. Varsinaisen työn suorittaa projektiryhmä. Sitä voidaan nimittää myös työryhmäksi.  (Stenlund 2001, 18.) 

Projektiorganisaation pääosat ovat:

Asettaja

Projektin asettaja on yritys tai henkilö. (Pelin 1991, 31). Asettaja päättää projektin käynnistämisestä, keskeyttämisestä ja lopettamisesta sekä rahoittaa projektin. Projektin voi maksaa vaihtoehtoisesti projektin tilaaja, joka voi olla muun muassa ulkopuolinen asiakas. Projektin asettajan työhön kuuluu lisäksi projektin johtoryhmän nimeäminen. (Pelin 1996, 91.)

Johtoryhmä

Projektin asettajaa edustaa johtoryhmä, joka valvoo projektin toimintaa. Pienissä projekteissa johtoryhmän työn hoitaa yksi henkilö, joka on projektin valvoja. Johtoryhmä on projektin korkein päättävä alin. (Pelin 1996, 92.) 

Johtoryhmän tehtävänä on:

• asettaa projektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet
• projektipäällikön nimeäminen
• projektipäällikön työstämän projektisuunnitelman hyväksyminen
• resurssien (henkilö ym.) tarjoaminen projektille
• projektin keskeisten päätösten tekeminen
• projektin tuloksen hyväksyminen
• projektin lopettamisesta päättäminen (Pelin 1996, 92.)   

Projektipäällikkö

Projektipäällikkö on projektin avainhenkilö. Hän on vastuussa projektin suunnittelusta, etenemisestä, toimeenpanosta ja tehtävien valvonnasta. Hänen tehtävänään on työstää tilanneyhteenvedot projektin johtoryhmälle ja mahdollisille asiakkaille. (Pelin 1996, 89,93.)  

Projektiryhmä

Projektia koskevat päätökset tekee projektin johtoryhmä. Sen toimenkuvana on valvoa ja ohjata halutun tuloksen toteutumista ja sen laatua. (Stenlund 2001, 18.)

Kuvio 2. Projektiorganisaatio.

Projektisuunnitelma ja sen tehtävät

Yksi keskeisimmistä projektitoiminnan tunnusmerkeistä on suunnitelmallisuus. Suunnitelmallisuus, hyvän suunnitelman laatiminen ja sen noudattaminen ovat kuitenkin ponnistelua vaativaa työtä, jonka onnistuminen vaikuttaa oleellisesti projektin menestykseen (Pelin Risto, 1991). Suunnittelusta ei saa kuitenkaan tulla itsetarkoitus vaan sen tulee olla väline hyvään toteutukseen (Rissanen Tapio, 2002). 

Projektisuunnitelman luonne ja laajuus määräytyy varsin pitkälle hankkeen mukaisesti. Mikäli kyseessä on pieni hanke, kuten uusien tuolien hankinta työpaikalle, projektisuunnitelmankin tulee olla varsin tiivis. Suuryritysten fuusioituessa - prosessi saattaa kestää vuosia - projektisuunnitelma on huomattavan laaja, se saatetaan tehdä useammassa osassa ja eri aikoina. (Rissanen Tapio, 2002)

Mistä sitten tunnistaa projektin, joka on hyvin suunniteltu? Lähinnä ongelmattomuudesta. Huomattavasti helpompi on kuitenkin huomata projekti, jossa suunnittelua ei hallita. 

Huonon suunnittelun tunnusmerkkejä (Pelin, 1991):

• projektit myöhästelevät sopimusajoista
• on jatkuvaa kiirettä ja ylitöitä
• joudutaan jatkuvasti priorisoimaan projekteja ja resursseja
• muutoksia tehdään liian myöhään ja ne ovat hallitsemattomia
• projektit joudutaan toimittamaan tilaajalleen keskeneräisinä

Hyvin hoidetun suunnittelun tunnistaminen on huomattavasti vaikeampaa, koska silloin asiat hoituvat ajallaan eikä suuria ongelmia ilmene. Yleensä asioihin ei tule edes kiinnitettyä huomiota ellei niissä ole jotain vikaa. Joitakin tunnusmerkkejä voidaan projektissa kuitenkin havaita mikäli esimerkiksi sen aikasuunnittelu on hyvin hoidettu (Pelin 1991):

• työt tehdään oikeassa järjestyksessä ja tunnetaan projektin kriittiset tehtävät
• resurssit saadaan silloin, kun niitä tarvitaan ja henkilöstön kuormitus on tasaista
• ilmeneviä potentiaalisia ongelmia yritetään aktiivisesti ehkäistä
• projektin eri osapuolet ovat tietoisia toistensa aikatauluista ja välitavoitteista
• projektin johto on tilanteen tasalla ja tekee sen johdosta hallittuja muutoksia

Projektisuunnitelman sisältö (Esimerkki):

(Mukaillen Rissanen, 2002 ja Pelin, 1991)

1. Määrittelyt

• Johdanto ja tausta
• Tavoitteet
• Rajaus ja liittymät (aiheen rajaus ja liittymäkohdat aiempiin projekteihin)

2. Organisaatio

• Projektiryhmä (henkilöiden valinta ja tehtävien jako)
• Projektipäällikkö (päävastuu projektin toteutuksesta)
• Johtoryhmä (johtoryhmän kokoonpano ja toimintatapa)
• Sidosryhmät (tärkeimmät yhteistyökumppanit)

3. Toteutussuunnitelma

• Projektiositus (projektin jakaminen osaprojekteihin)
• Aikataulut ja tehtäväluettelot (eritellyt aikataulut ja avainhenkilöiden toimenkuvaukset) 
• Resurssisuunnitelmat (miten resurssit jaetaan projektin sisällä)
• Ongelma- ja riskikartoitus (ongelmien ja riskien tiedostaminen ja ennaltaehkäiseminen)

4. Budjetti

• Kustannusarvio (tehdään toteutussuunnitelman pohjalta arvioiduista kustannuksista)
• Projektibudjetti (laaditaan kustannusarvion ja käytettävissä olevien taloudellisten resurssien pohjalta)
• Maksuaikataulu (tulojen ja menojen aikataulutus)
• Kustannusseuranta (projektin kirjanpito)

5. Ohjaussuunnitelma

• Kokouskäytäntö (kuinka usein kokoonnutaan ja millä kokoonpanolla)
• Tiedottaminen (milloin, miten ja kenelle tiedotetaan)
• Raportointi (projektin tuloksista raportoiminen sisäisesti ja ulkoisesti)
• Dokumentointi (tietojen kerääminen, arkistointi ja tietyiltä osin tuhoaminen)

Projektisuunnitelma ei toteudu koskaan täysin sellaisenaan, koska siinä ei voida ennakoida kaikkia asioita. Hyvässä projektityössä on mahdollisuus poiketa suunnitelmasta. Projektisuunnitelma tulee siitä huolimatta tehdä perusteellisesti. Sen avulla projekti etenee askel askeleelta eteenpäin. (Rissanen 2002, 60.)  

Miksi projektin toteuttaminen ei aina onnistu?

Projektityöskentely on nykyään hyvin yleinen keino kohdata erilaisia ongelmia, tehtäviä ja tavoitteita. Aina projekti ei kuitenkaan suju parhaalla mahdollisella tavalla eikä tuota haluttua tulosta. Syitä tähän voi olla useita:

• tavoitteita ei pohdita riittävästi
• innovatiivisuus puuttuu
• huono johtaminen ja vähäinen motivointi
• projektityömenetelmä ei ole hallussa
• ulkopuolisia asiantuntijoita ei hyödynnetä riittävästi
• projektin tuloksista ei tiedoteta välttämättä edes asiakkaille (Rissanen 2002, 12.)

Tiimityö

Työskentely tapahtuu nykyään melkeinpä jokaisessa tehtävässä yhteistyössä muiden kanssa. Yhteistyöllä tavoitellaan synergiaa. Se merkitsee sitä, että kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa. Yksittäiset ihmiset saavat yhteistyönä aikaiseksi tuloksen, johon kukaan ryhmän jäsenistä ei yksin pystyisi.  (Kinkki ym. 1994, 265.)  

Projektin ollessa kyseessä tiimi voidaan määritellä seuraavasti:

"tiimi on pienehkö ryhmä ihmisiä, jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään, yhteisiin suoritustavoitteisiin ja yhteisiin toimintatapoihin ja joilla on toisiaan täydentäviä erilaisia taitoja, joita he tehokkaasti hyödyntävät. Tiimi tuntee olevansa kollektiivisessa yhteisvastuussa projektin tulosten saavuttamisesta." (Rissanen 2002, 81).

Suuri osa projekteista toteutetaan tiimityönä. Se on nykyään muoti-ilmiö ja koetaan moderniksi tavaksi työskennellä yhdessä. Tiimityö vaatii projektipäälliköltä ja muilta projektin jäseniltä tiimityötaitojen hallintaa eikä ole aivan yksinkertaista. Tiimityöskentely sopiikin pidempiaikaisiin projekteihin. (Rissanen 2002, 79-80.)

Tiimityöskentelylle on ominaista, että tiimi elää ja muuttuu jatkuvasti projektin aikana. (Rissanen 2002, 80.) Pelkkä asiantuntijoiden muodostama ryhmä ei vielä ole tiimi. Siihen tarvitaan kiinteitä ihmissuhteita sekä avointa ja jatkuvaa vuorovaikutusta ryhmäläisten välillä. Aidossa tiimissä arvostetaan myös muita inhimillisiä voimavaroja kuin tietotaitoa. Persoonallisuus, lahjakkuus, tunne-elämän voimat sekä erilaiset elämänvaiheet ja -tilanteet ovat asioita, joita pitäisi enenevässä määrin hyödyntää tiimityössä. (Mäkipeska & Niemelä 1999, 78.)   

Tiimin perustaminen on perusteltua,  jos se tuottaa lisäarvoa asiakkaalle. Siihen valitaan henkilöitä, joilla on projektin kokonaisuuden kannalta riittävästi tarvittavaa asiantuntemusta. Tiimissä tulisi olla mukana projektin kaikki osapuolet, kuten organisaation ulkopuoliset yhteistyökumppanit ja alihankkijat. Tiimityöskentelyn avulla voidaan vastata asiakkaiden monipuolista asiantuntemusta vaativiin tarpeisiin, vaikka henkilöstön osaamisalueet ovat usein aiempaa syvällisempiä ja kapea-alaisempia. (Mäkipeska & Niemelä 1999, 77-78.)

Lähteet:  

- Kinkki, S. & Lehtisalo, A. Yrtti 1 2 3. 1994. WSOY: Porvoo.

- Mäkipeska, M. & Niemelä, T.1999. Hengittävä työyhteisö - johtamista muutosvirrassa. OY Edita Ab: Helsinki.  

- Pelin, Risto 1991, Projektin suunnittelun ja valvonnan menetelmät. Gummerus; Jyväskylä.

- Pelin, R. 1996. Projektihallinnan käsikirja. Gummerus; Jyväskylä.

  
- Rissanen, T. 2002. Projektilla tulokseen - projektin suunnittelu, toteutus, motivointi ja seuranta. Gummerus: Jyväskylä.

- Stenlund, H. 2001. Projektijohtamisen perusteet. Hakapaino Oy: Helsinki.

Linkkejä:  

Esimerkkejä projektisuunnitelmasta:

http://tivema.cs.uta.fi/p4/loppuraportti.pdf  

-----  

http://syy.oulu.fi/opetuksenkehittamishanke/Projekti.htm#keskeisiä

(http://www.uku.fi/~saarti/elef/propt/sld012.htm)