2. EAN-koodit
EAN-koodi eli Eurooppalainen Artikkeli Numerointi (European Article Number) tarkoittaa tapaa koodata tuotteet siten, etteivät ne mene sekaisin keskenään. Se on maailmanlaajuinen "kieli", jolla tuotteen jakeluketjun eri vaiheissa teollisuudesta kuluttajalle ja erityisesti vähittäiskaupassa tuote voidaan yksiselitteisesti tunnistaa. Jokainen tuote voidaan tunnistaa tämän oman yksilöidyn numeron ja siihen liittyvän standardoidun viivakoodin perusteella. Koodi on ikään kuin tuotteen "sosiaaliturvatunnus". Tämä tuotteen "sosiaaliturvatunnus" muodostuu kahdesta osasta, tuotteen yksilöivästä numerosta ja numeroa vastaavasta koneellisesti luettavasta symbolista, viivakoodista.
EAN-koodi on alunperin tarkoitettu pakatuille päivittäistavaroille mutta sitä käytetään päivittäistavaroiden lisäksi lähes kaikissa tuoteryhmissä:
Punnittavissa tuotteissa
Kirjoissa ja aikakauslehdissä
Tekstiileissä
Rautakaupan tuotteissa
jne...
Valmistaja tai pakkaaja antaa tuotteen numeron EAN-järjestelmän mukaisesti. EAN-järjestelmään voidaan tehdä EAN-koodi myös myymälässä esim. tuotteisiin, jotka siellä pakataan tai joita ei tuotteen valmistaja ole merkinnyt.
Yhdysvalloissa oli tehty päätös elintarviketuotannon UPC-koodista (Uniform Product Code), jota voitiin lukea suoraan optisesti tuotepakkauksesta. Tämä päätös tuotepakkaukseen optisesti luettavissa olevasta koodin symbolisesta merkinnästä vaikutti siihen, että Euroopassa katsottiin olevan järkevää päätyä samaan koodirakenteeseen ja symboliseen esitykseen siten, että esim. etutunnuksella tunnistettaisiin maanosa, maa tai vastaava. Toiminnan jatkuvuuden kannalta katsottiin tarpeelliseksi perustaa virallinen organisaatio European Article Numbering Association, EAN. Jäsenkunnan laajennuttua Euroopan ulkopuolelle organisaation nimeksi muutettiin EAN International.
Kussakin maassa on alueellinen organisaationsa, jonka tehtäväksi on jätetty joukko koodin sisältöön ja käyttöön liittyviä määrityksiä. Organisaation tulee myös luoda ne edellytykset, joilla tavarakoodin käyttöönotto EAN-säännösten ja -suuntaviivojen mukaan kyseisellä alueella on mahdollista.
Lähdettäessä kehittämään eurooppalaista tavarakoodia oli tavoitteena luoda sellainen tavarakoodi, joka
palvelee sekä tuotantoa että jakelua
on kansainvälinen
yksilöi tuotteen kuluttajapakkaukseen merkityn koodin avulla
soveltuu myös yrityksen sisäiseen käyttöön
on mahdollisimman lyhyt
on muutettavissa symbolimuotoon
EAN-koodijärjestelmää ryhdyttiin siis rakentamaan yli 20 vuotta sitten aluksi päivittäistavarakaupan tarpeisiin. Kehitystyön tuloksena on nyt aikaansaatu periaatteessa kaksi erillistä EAN-tavarakoodia, ns. pitkä (13-merkkinen) ja lyhyt (8-merkkinen) tavarakoodiversio ja niitä vastaavat symbolirakenteet sekä joukko erikoisversioita sekä yleiseen että yrityksen sisäiseen käyttöön. Symbolista on päädytty samaan ratkaisuun kuin UPC-järjestelmissäkin eli ns. viivakoodisymboliin.
Nyt EAN-koodijärjestelmä on maailmanlaajuinen ja laajasti käytössä oleva hinnoittelujärjestelmä. Se on siis standardi, joka tukee optisten lukijoiden, kassapäätejärjestelmien, vaakalaitteiden, etiketöintilaitteiden ja kassapöytien kehitystä sekä kaupan ja liiketapahtumatietojen keruuta sekä niiden hyväksikäyttöä. Tämän seurauksena automaattiset laserluku-laitteet kassoilla ja koodijärjestelmää tukevat tietojärjestelmät ovat yleistyneet jokapäiväiseksi.
EAN-järjestelmä otettiin käyttöön ensimmäisenä elintarvikkeiden ja muiden päivittäistavaroiden koodauksessa ja nyt päivittäistavarakaupassa merkintä on lähes kaikissa tuotteissa.
Tuotteet, jotka on koodattu UPC-järjestelmään, ovat luettavissa kaikilla lukulaitteilla, jotka on kehitetty EAN-järjestelmää varten. Kuitenkaan osa USA:ssa ja Kanadassa käytössä olevista lukulaitteista ei pysty lukemaan EAN-viivakoodia. Jos EAN-viivakoodia ei voida käyttää, on tuotteelle annettava UPC-viivakoodi.
Tietojenkäsittelymenetelmien kehittymisen seurauksena on tullut välttämättömäksi yksilöidä tuotteet tavarakoodin avulla, jotta tuotannon ja jakelun erilaisia hallintorutiineja on voitu kehittää. Tavarakoodi on useimmiten ollut kunkin yrityksen omia tarpeita varten määritelty ja sen pituus, rakenne ja sisältö ovat näin ollen vaihdelleet.
Viime vuosikymmenellä on pyritty tiedonvälityksen rationalisointiin myös eri yritysten kesken, jolloin on syntynyt tarve yleisimpien tavaranumerointijärjestelmien käyttöönottoon. Jakelun alkupäässä yhteinen tavarakoodi jo sellaisenaan, ilman symbolimerkintää, esiintyessään kaikissa tavaravaihdon asiapapereissa säästää työtä, koska tällöin ei tarvitse tehdä koodauksia uudelleen ja tietoja voidaan siirtää suoraan konekielisessä muodossa.
Aiemmin kaupoissa ei aina tiedetty, mitä myytiin ja mitä oli varastossa ja lisäksi kaupan eri ketjut olivat luoneet tuotteille omat numerojärjestelmänsä, jotka eivät olleet yhtenäisiä. Tämän vuoksi kauppa halusi yhtenäisen koodausjärjestelmän. EAN-koodijärjestelmä numeroineen ja viivasymboleineen on kansainvälisestikin tarpeellinen, koska tuote voidaan yksilöidä yleisesti sovitulla tavalla ja yksilöinti tapahtuu helposti.
Järjestelmän keskuksena toimii keskusyksikkö, josta kassapäätteet hakevat tiedot hinnoista. Kassapäätteessä EAN-koodia luetaan viivakoodinlukijalla, jolloin tieto siirtyy keskusyksikön muistiin. Järjestelmän hyöty näkyy parhaiten nopeassa kassatyöskentelyssä ja asiakaspalvelussa. Se helpottaa tuotteiden varastointia, hinnoittelua ja kysynnän seurantaa ja pidemmällä tähtäimellä on saavutettavissa säästöjä mm. seuraavissa kohteissa: hintamerkinnät helpottuvat, kassatyö helpottuu ja nopeutuu, hintavirheet vähenevät, kampanjaseuranta, luottokontrolli ja varastovalvonta tehostuvat
Osa näistä toiminnoista on käytettävissä vain tietyn kokonaisjärjestelmän kautta ja osa jo tavarakoodin suppeankin kassapäätejärjestelmän avulla.
Asiakkaalle EAN-koodista on hyötyä siten, että tuotteista on oikea hinta hyllynreunassa ja kassakuitissa, tuotetietoja on helpompi vertailla liikkeissä ja myös asiointi on joustavampaa. Tulevaisuudessa EAN-kaupassa asiakkaan omatoimisuus tulee lisääntymään ja myymälöissä tulee olemaan runsaasti asiakkaan itsepalveluun tähtääviä laitteita, jotka minimoivat kaupan kustannuksia ja tehostavat toimintoja.
EAN-koodit voidaan jakaa kolmeen eri ryhmään:
kansainvälisiin
kansallisiin
myymälän sisäisiin
Kansainvälinen koodi käy nimensä mukaisesti eri maissa ja koodin merkitsemisestä tuotteeseen vastaa teollisuus eli valmistajat.
Kansalliset koodit on tarkoitettu vaihtelevapainoisten tuotteiden koodaamiseen. Tämä tapahtuu myymälässä joko itsepalveluvaa'alla asiakkaan toimesta tai tuotteen pakkaaja punnitsee tuotteet valmiiksi.
Myymälän sisäisiä koodeja voidaan käyttää vain asianomaisessa toimipisteessä tai myymäläketjujen omana ns. "pikakoodeina", jotka ovat yleensä 3-numeron sarjoja helpottamaan kassatyöskentelyä. Esimerkiksi muovikassi koodataan kassalla näppäilemällä numerosarja 101.
Suomessa on käytössä EAN-13-koodi (13 numeroinen koodi) ja EAN-8-koodi. Ensisijaisesti käytetään EAN-13-koodia, joka on perusmuoto. Pienikokoisten tuotteiden koodina käytetään joskus EAN-8-koodia, joka ei ole EAN-13:n lyhennetty versio vaan itsenäinen koodi, joka on tarkoitettu käytettäväksi tuotteissa, joissa täyspitkälle koodille ei ole tilaa.
EAN-koodit ovat yksilöiviä siinä mielessä, että maailmasta ei pitäisi löytyä samanaikaisesti kahta erilaista myynnissä olevaa tuotetta, joilla on sama valmistajan antama koodi, mutta kun jonkin tuotteen valmistus lopetetaan, sen koodi voidaan antaa toiselle tuotteelle kolmen vuoden karenssiajan jälkeen. Suomessa karenssiaika on viisi vuotta.
Koodin kaksi ensimmäistä numeroa ilmaisevat valmistusmaan (Esim. Suomen 64, Ruotsin 73 tai Venäjän entiseltä neuvostoliitolta perimä 46), viisi seuraavaa valmistajan tai lunastajan, viisi seuraavaa yksilöivät tuotteen ja viimeinen on tarkistusnumero.
Monissa tapauksissa EAN-13 jakautuu osiin seuraavasti: Maatunnus (2 tai 3 numeroa), valmistaja (5 tai 4 numeroa), tuote (5 numeroa) ja tarkiste (1 numero). Useilla Euroopan mailla ja eräillä muilla taloudellisesti tärkeillä mailla (Japani) on kaksinumeroiset maatunnukset, kun taas pienemmät, myöhemmin mukaan tulleet ja/tai Euroopan ulkopuoliset maat ovat saaneet kolminumeroiset maatunnukset.
Joillakin isoilla Euroopan mailla (Italia) on useita kaksinumeroisia ja joillakin muilla isoilla mailla (Kiina) useita kolminumeroisia maakoodeja. Suomalaiset koodit alkavat yleensä numeroilla 64, mutta maatunnus ei automaattisesti kerro valmistusmaata, vaan koodin voi antaa myös esim. maahantuoja tai kauppiaiden yhteenliittymä. Jos samaa tuotetta valmistetaan useissa maissa, kaikki voivat käyttää yhden valmistusmaan tai yhtiön pääkonttorin sijaintimaan koodia. Esim. suomalaisissa Cocacola-pulloissa on belgialainen tuotekoodi (54). Suomessa yritystunnukset ovat 5- tai 7-numeroisia ja tuotetunnukset vastaavasti 5- tai 3-numeroisia. EAN-13:lla on useita erikoistapauksia.
2.4.2 Teollisuuden koodaama EAN
Tuotteen valmistaja saa valita itse tuotteelleen numeronsa lunastettuaan ensin oman valmistajanumeronsa Tavarakoodilautakunnan tavarakoodipankista, joka on Keskuskauppakamarin alainen elin.
Kaupan vaa'oilla koodaamien tuotteiden EAN-numerosarjan kaksi ensimmäistä numeroa ilmaisevat tuotetyypin, kaksi seuraavaa ovat etunollia, neljä seuraavaa numeroa ovat varsinaisia tuotenumeroita, neljä seuraavaa ilmoittavat hinnan ja viimeinen numero on tarkistenumero.
Esimerkki tuotteesta, jossa on tuotenumero ja vastaava EAN-koodi:
2.4.3 Kaupan vaa'oilla koodattu EAN
EAN-koodin pystysuorat eri vahvuiset viivayhdistelmät vastaavat tiettyä numeroa. Näitä viivoja kassapäätteen viivakoodilukija lukee optisesti ja muuntaa tiedon numeeriseen muotoon. Tuotteen nimi, hinta, paino, valmistaja ja tuoteryhmä on syötetty pääkoneen muistiin, josta kassapääte käy hakemassa tarvittavat tiedot. Samalla pääkone rekisteröi myyntitapahtuman omaan muistiinsa. Päätösajon yhteydessä pääkone luokittelee myyntitiedot tarkoituksen mukaiseen järjestykseen, josta niitä on helppo hyödyntää.
Toimii keskuskauppakamarin yhteydessä, johon kuuluvat kaupan ryhmät ja teollisuusjärjestöt. Seuraa eurooppalaista tavarakoodityötä ja osallistuu EAN-toimintaan. Tavarakoodiasioiden keskuselin suomessa ja ylläpitää EAN-koodipankkia ja hoitaa tavarakoodin teknisen neuvonnan. Antaa tiedot valmistajanumerojen hakemisesta, artikkelitunnuksen käytöstä ja hinnoista.
Lähteet:
http://www.keskuskauppakamari.fi
http://www.verkkouutiset.fi/arkisto/Arkisto_1998/2.lokakuu/EAN3898.HTM
http://koti.mbnet.fi/~thales/tarkmerk.htm#tuotekoodi
Lahdenperä Jarmo, EAN, Eurooppalainen artikkeli numerointi, vähittäiskaupan ja asiakkaan hyöty. Oulu: Oulun kauppaoppilaitos, 1994