EAN-kassajärjestelmään kuuluu kolme perusosaa: periaatekuva järjestelmästä
Kassalinja sisältää varsinaisen kassapäätteen, jossa on kirjoitinosa, näyttöruutu myyjälle ja asiakkaalle, EAN-viivakoodilukija ja maksupääte pankki- ja luottokorttien lukua varten.
Kassalaitteita on tarvittava määrä kaupan myyntiin nähden rinnakkain ja näin muodostuu kassalinja.
Vaakaverkossa on asiakkaan käyttämät itsepalveluvaa'at ja henkilökunnan käyttämät palvelupistevaa'at kytketään pääkoneeseen, johon myös kassat ovat yhteydessä. Punnittavien tuotteiden hinnat muutetaan syöttämällä pääkoneelle uudet hinnat ja lataamalla ne sitten vaa'oille.
Hinnanmuutokset tehdään tavallisesti aamulla ennen myymälän avaamista, jolloin päivän kampanjat syötetään pääkoneelle. Hintoja voi muuttaa myös kesken päivän, jos huomataan tavaran saapuessa kauppaan ostohinnan kohonneen ja tarve myyntihinnan nostamiseen on.
Etuja vaakaverkosta on keskitetty hinnanhallinta, nopea hinnanmuutostapahtuma, seurantatieto on luotettavaa ja hintoja eivät pääse muuttamaan ulkopuoliset.
Taustalaitteisiin kuuluu varsinainen pääkone , joka sijaitsee konttorin puolella, mahdollinen lisätyöasema, varavoima (UPS) ja tietoliikennettä hoitavat modeemit.
Pääkone ohjaa koko järjestelmän toimintaa, sinne talletetaan tiedot:
Pääkoneessa on kaupan toimintaan suunniteltu sovellusohjelma, joka huolehtii tietojen oikeasta käsittelystä. Järjestelmä on suunniteltu mahdollisimman käyttäjäystävälliseksi ja helpoksi. Toiminto- ja funktionäppäimet opastavat käyttäjää oikeisiin toimintoihin tai halutulle aihe-alueelle, esim. tuote-, tuoteryhmä-, asiakas-, myymälä- tai raporttialueelle.
Pääkoneen yhteydessä toimii kassaohjain, joka nimensä mukaisesti kontrolloi kassoille menevää ja tulevaa liikennettä.
Mahdollisen pääkoneen toimintahäiriön sattuessa kassalinjat toimivat jonkin aikaa ohjaimen varassa. Kassaohjaimesta myyntitiedot päivittyvät pääkoneen muistiin illalla päivän päätösajon yhteydessä.
Taustalaitteiksi voi hankkia myös tarvittava määrä lisätyöasemia, joilla voi työskennellä silloin kun pääkone on varattuna esim. raporttien tulostuksessa. Lisätyöasemat ovat yhteydessä keskuskoneeseen, joten samat tiedot ovat myymälässä olevien laitteiden käytettävissä.
Tulostimia on hyvä olla olemassa useampia. Näitä tarvitaan kun tulostetaan raportteja myynneistä, asiakkaista, tuotteista, ostoista ja rahaliikenteestä.
Hyllynreunaetiketit tulostetaan aina hinnanmuutoksen jälkeen ja viedään asianomaisen tuotteen kohdalle hyllynreunaan. Samoin isommat tarjousesitteet.
Varavoima (UPS) huolehtii järjestelmän virran saannista mahdollisen sähkökatkoksen ajan. Varavoiman riittävyys riippuu UPS-laitteen ominaisuuksista. Olisi hyvä, jos varavoimaa riittäisi ainakin tunniksi. Sillä mikäli sähkökatkos kestää pidempään, tunnin aikana ehtii rahastaa myymälässä olevat asiakkaat kassoilla ja sulkea myymälän. Ja koko järjestelmä täytyy pysäyttää ja ottaa varmuuskopiot päivä tapahtumista ja järjestelmä täytyy sulkea.
Tietoliikenneyhteyksiä varten on modeemit, joiden avulla ollaan yhteydessä pääasiassa pankkiin ja tukkuliikkeeseen.
Pankkiin lähetetään tapahtumatiedostot pankki- ja luottokorttiostoksista ja siletä saadaan maksutapahtumapalautteet kaupan tilille tulleista suorituksista sekä päivitystiedot uusista korteista ja myyntikiellossa olevista korteista. Myös liikkeen oma rahaliikenne hoidetaan modeemin välityksellä.
Tukkuliikkeeseen lähetetään viikoittaiset tavaratilaukset tietoliikenneyhteyksien kautta ja tukkuliikkeestä saadaan tietoa puuttuvista tuotteista, jotka sitten voidaan täydentää korvaavilla tuotteilla lisätilauksen muodossa.
Nyt voi saada ajankohtaista tuotetietoa sähköisen tilauskirja eli ELTEL:n välityksellä tukkuliikkeestä.
3.4 EAN-järjestelmän toimintaperiaate
Koko järjestelmän toimivuuden edellytyksenä on se, että tuotetiedot on tallennettu järjestelmään virheettömästi ja tuoteryhmäjako on oikea.
Tuotteiden saavuttua kauppaan, tarkistetaan niiden hinta- ja muut tiedot lähetyslistasta tai kuormakirjasta. Tuotteen EAN-koodi on ainoa tuotteen tunnistetieto, jonka avulla tietokone tunnistaa ja erottaa tuotteet toisistaan. Keskustukkuliikkeet painavat tuotteiden EAN-koodit kuormakirjoihin ja näin tuotetietojen päivittäminen keskuskoneelle käy helposti ja nopeasti.
Tuote viedään myymälään esille ja tulostetaan hyllynreunaetiketti, joka asetetaan ao. tuotteen kohdalle. Etiketistä asiakas näkee tuotteen nimen, tilavuuden, painon, hinnan, yksikköhinnan ja mahdollisesti myös valmistajan.
Samaan etikettiin saadaan mahtumaan tietoa myös kaupan henkilökunnalle. Hyllynreunaetiketti sisältää artikkelitilausnumeron viivakoodimuodossa, jota voidaan lukea kaupan tilauspäätteellä eli Artulla. Artussa on kynämäinen lukija, joka tunnistaa artikkelinumeron viivakoodin ja tilaaja näppäilee vain tarvittavan tilausmäärän keskuskoneen päätteelle.
Kun kaikki tarvittavat tilaukset on syötetty päätteeseen, otetaan tietoliikenneyhteys modeemin välityksellä tukkuliikkeen vastaanottavaan tietokoneeseen ja lähetetään tilaus tavarantoimittajalle. Hyllynreunusetiketti ilmoittaa tilaajalle tilauserän koon, tuotteen EAN-koodin numeerisessa muodossa ja usein myös tuoteryhmän.
Kun myymälän tuotteiden hyllynreunusetiketit ovat oikein ja ajan tasalla, toimii kokojärjestelmä sujuvasti. Erialiset kampanjat ja tarjoukset aiheuttavat kaupalle ylimääräisiä töitä: hinnanmuutoksia joutuu tekemään jopa satoja ja näin on mahdotonta päivittää tarjoustuotteiden hintoja silloin kun kampanjat alkavat.
Kampanjoiden ja tulevien hinnan muutosten päivittäminen järjestelmään on tärkeää. Tarjoustuotteet on mahdollista syöttää koneelle viikkoja aikaisemmin määrittämällä kampanjan alkamis- ja päättymispäivä. Erilliseen kampanjakenttään tietokoneelle määrätään myös vanhan hinnan voimassaoloaika ja tuotteen perustietokenttään syötetään uusi hinta. Ja kun kampanjatiedot ovat ajan tasalla ja vaakatuotteiden hinnan muutokset päivitetty, taataan asiakkaiden luottamus tarjoustietojen oikeellisuudesta.
Päivän päättyessä kun liike suljetaan, suljetaan myös kassat ja ajetaan päivän päätösajo, jossa kaikki normaalit ja kampanjamyyntitiedot päivittyvät pääkoneelle. Seuraavaksi voidaan sitten tulostaa raportit päivän myynnistä, asiakasmääristä, tiliasiakastapahtumista, tarjoustuotteiden tuotosta ja myyntimääristä.
Raporttien avulla seurataan kampanjoiden kannattavuutta ja tehoa. Koko päivän myyntitiedoista saadaan yhteenvetoraportti, josta nähdään normaalimyynnin määrä euroina sekä katetuotto osastoittain sekä kampanjatuotteiden osalta. Tämän jälkeen kassoilla olevat vanhat myyntitiedot nollataan seuraavaa päivää varten. Pankki- ja luottokorttitapahtumat kerätään omaksi tiedostokseen ja lähetetään tietoliikennelinjoja pitkin pankkiin. Lopuksi otetaan varmuuskopiot pääkoneen tiedoista.
Lähteet:
http://www.keskuskauppakamari.fi
http://www.verkkouutiset.fi/arkisto/Arkisto_1998/2.lokakuu/EAN3898.HTM
http://koti.mbnet.fi/~thales/tarkmerk.htm#tuotekoodi
Lahdenperä Jarmo, EAN, Eurooppalainen artikkeli numerointi, vähittäiskaupan ja asiakkaan hyöty. Oulu: Oulun kauppaoppilaitos, 1994