Hankinnan asiakirjat

Hankintaprosessin läpivientiin tarvittavia asiakirjoja ovat:
 
- Hankintasuunnitelma
- Tarvekartoitus / laitteiston määrittely
- Hankintaesitys
- Tarjouspyyntö / aikataulu
- Tarjouksien pisteytys
- Tarjouksien vertailu
- Hankintapäätösesitys

Asiakirjat tehdään vakioasettelumallin mukaisesti. Valmiin pohjan voit tallentaa tästä. (*.rtf muodossa 7 kt)

Yleistä

Itsestään selvää on, että kaikki hankinnat eivät voi sisältää kaikkia edellä mainittuja asiakirjoja. Asiakirjojen tarve riippuu pääasiassa hankinnan laajuudesta ja vaativuudesta. On turhaa tehdä esimerkiksi pienelle laitteistohankinnalle kaikkia asiakirjoja jo siksi, että niiden tekemiseen käytetty aika menee kohtuuttoman suureksi ja niistä saatava hyöty ei vastaa niihin käytettyä aikaa.

Aina pitää myös muistaa esimerkiksi tarjouspyyntöä tehtäessä, että laitetoimittajan on vastattava tarjouspyyntöön saman tapaisella tarjouksella. Tälläisessä tapauksessa käy helposti ettei tarjouspyyntöön vastata ollenkaan sillä jos tarjouksen tekeminen (käytetty työaika) vie aikaa mahdollisesta laitetoimituksesta saatavan katteen verran.

Nämä asiakirjat ovat keskisuureen hankintaan, ei projekti muotoiseen suurempaan hankintaan. Keskisuuren hankinnan voisi määritellä laitteistojen osalta esimerkiksi 50 tietokonetta oheislaitteineen.

Yritykset määrittelevät yleensä omat rajansa milloin edellä mainittuja asiakirjoja tulisi tehdä. Yleisesti on määritellään euromäärän mukaan esim. 3000 euroa jonka ylittävä hankinta on kilpailutettava. Toisaalta osa yrityksistä on keskittänyt hankintansa johonkin tiettyyn toimittajaan määräajaksi jolloin kilpailutusta jokaisen hankinnan kohdalla ei tehdä vaan se on tehty esim. vuosittain valittaessa tietty laitetoimittaja.

Hankintasuunnitelma

Yleistä

Hankintasuunnitelma tehdään ensimmäisenä asiakirjana hankintaprosessissa. Hankintasuunnitelman tarkoitus on kuvata ja selvittää yleisellä tasolla mitä hankintaan liittyy ja millaisia hyötyjä hankinnalla saavutetaan. Hankinta suunnitelmaa tehtäessä helposti lipsahdetaan tekemään jo itse tarvekartoitusta eli missään nimessä hankinta suunnitelma ei saa sisältää mm. laitekohtaisia tietoja. Tehtäessä hankintasuunnitelmaa ajatuksena voisi olla se, että tällä asiakirjalla perustellaan rahakirstun päällä istuvalle henkilölle miksi hankinta kannattaa.

Hankintasuunnitelman tulisi sisältää seuraavia asioita:

1. Hankinnan tausta

Kuvataan miten hankinta liittyy organisaation tavoitteiden saavuttamiseen ja miksi tämä hankinta olisi syytä toteuttaa myös mainitaan mistä hankinta on saanut alkunsa esim. projektissa projektin asetus.

2. Hankinnan tarvekuvaus

Kuvataan hankintaan liittyvät sidosryhmät; mitä hankintaan liittyy joko tietty laitekanta tai  käyttäjäryhmä. Kohdassa rajataan myös hankinnan ulkopuolelle jäävät asiat/kokonaisuudet epäselvyyksien välttämiseksi.

3. Tavoitteet

Kuvataan millaista muutosta hankinnalla tavoitellaan ja kuvataan saavutettavat hyödyt ja miten hyödyt syntyvät.

Tavoitteissa esitetään investointilaskelma yleisesti mitä suuruusluokkaan saavutettavat hyödyt tulisivat olemaan. Investointilaskelmaan sisällytetään myös takaisinmaksuaika ja kuvataan miten hankinnan kustannukset jakautuvat eri vuosille. Investointilaskelmaan pitää kiinnittää erityistä huomiota jos hankintasuunnitelmaa käytettään osana rahoituspäätöstä.

4. Vaiheistus ja aikataulu

Kuvataan sekä sanallisesti että graafisesti miten hankinta vaiheistetaan jos hankinta jaetaan pidemmälle ajalle esimerkiksi ensimmäisessä vaiheessa uusitaan tiettyjen työntekijöiden tietokoneet jne. Vaiheistusmallia voidaan kuvata mm. vesiputousmallin avulla.

Kuva Vesiputousmalli

Aikataulua tässä vaiheessa voidaan kuvata yleensä yleisellä tasolla eli graafisesti kuvattuna käytetään kokonaisaikataulua (lohkokaavio). Aikataulun kuvaamisesta tarkemmin Aikataulu-linkistä.

5. Ohjelmistot

Kuvataan ohjelmien yleistiedot esim. millaisia tuotekokonaisuuksia (MS Office) ja käyttöjärjestelmiä tullaan käyttämään. Kohdassa viitataan myös ohjelmistoprojektiin jos sellainen on menossa hankinnan yhteydessä omana projektina. Ohjelmistot kohdassa on tärkeää myös mainita rajapinnan mitä ohjelmia tai osia ohjelmista hankintaan sisältyy.

6. Hankittavat palvelut

Kuvataan hankinnassa mahdollisesti käytettäviä palveluita. mm. asennus, käyttöönotontuki, ylläpito jne. Jatkuvista palveluista listaa Hankintaprosessin muoto-linkistä.

7. Hankintamenettelyt

Kilpailutus

Kuvataan miten hankinta kilpailutetaan, järjestetäänkö alustava tarjouspyyntökierros ja kuinka monta toimittajaa vähintään kilpailutetaan. Kohdassa voidaan viitata yrityksen yleisiin hankintamenettelyihin.

Sopimuspolitiikka

Viitataan käytettäviin sopimusmalleihin ja ehtoihin. mm. IT2010 ja JIT 2007

Hinnoitteluperiaatteet

Kuvataan miten palvelut tulee hinnoitella. Hinnoittelulla tarkoitetaan sekä tunti- että urakkapohjaistahinnoittelua.

8. Hankinta organisaatio

Kuvataan hankinnassa mukana olevat henkilöt.
Hankinnan vastuuhenkilö
Valintaryhmän jäsenet
Ulkopuoliset asiantuntijat
Hankintapäätöksen tekijä/tekijät

Ulkopuoliset asiantuntijat voivat olla eri organisaatiosta jolla on edessä olevasta hankinnasta tai sen laitteista/ohjelmistoista aikaisempaa kokemusta.

Tarvekartoitus

Tarvekartoitus / laitteiston määrittely on vapaamuotoinen asiakirja. Tarvekartoitus on kuitenkin hyvä tehdä huolellisesti sillä se voidaan liittää tarjouspyyntöön joko sellaisenaan tai osittain laitteistojen osalta. Tarvekartoitusta tehdessä seuraavia asioita pitäisi mainita:

- laitteiden käyttötarkoitus esim. toimistotyö, koulutus yms.
- käyttäjien määrä, liittyy lisenssi asioihin
- kuka käyttää esim. sihteerit, myyjät
- millaista hyötyä laitteilla tavoitellaan.

Lähtökohtana tarvekartoitukseen pitää olla kysely käyttäjille. Tällä ehkäistään virheellisiä hankintoja. Pyydä käyttäjiä kirjaamaan tämän hetkisten laitteiden hyvä ja huonot puolet sekä parannusehdotukset.

Hankintaesitys

Hankintaesitys tehdään jos hankintaa ei ole saatu vielä rahoitusta eli tarkoituksena on ollut kartoittaa laitteiden uusimistarve. Hankintaesitys tehdään tarvekartoituksen pohjalta yhteenvetona. Hankintaesitys on virallinen asiakirja joten siinä on käytettävä asiakirja standardia.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö on hankinnan suurin asiakirja sekä sisällöltään että työltään. Tarjouspyyntöä tehtäessä on hyvä ottaa huomioon yleinen sääntö, että laitetoimittajan tulee vastata saman laajuisella tarjouksella kuin tarjouspyyntö on. Tarjouspyyntö tehtäessä pitää aina ottaa huomioon hankinnan laajuus.

Hyvä tarjouspyyntö antaa toimittajalle riittävästi tietoa siitä, mitä ja miksi ollaan hankkimassa.

Alla esitetyistä tarjouspyynnön kohdista tulee poimia omaan hankintaa liittyvät kohdat ei missään nimessä kaikkia ellei hankinta ole hyvin laaja tai osana isompaa projektia.

Tarjouspyyntö laaditaan virallisen asiakirjastandardin mukaan. Mitä tarkemmin ja asiallisemmin laadit tarjouspyynnön sitä varmemmin vältät epäselvyydet jatkossa ja saat myös todennäköisesti saman tasoisen vastauksen.

Asiallisella tarjouspyynnöllä voit säästää omaa aikaa merkittävästi ja muista antaa tarjouksen tekijälle myös osa suunnittelutyöstä esim. laitetoimittajat hallitsevat ja osaavat esittää oikean tyyppiset lisenssit.

Tarjouspyynnön sisältö:

1. Vastaanottaja
    - normaalit asiakirjastandardin mukaiset tiedot.

2. Yleiskuvaus
Yleiskuvaus kertoo toimittajalle hankinnan kiinnostavuuden eli sen, että ryhtyvätkö he vastaamaan tarjouksella. Yleiskuvaus on yleensä yksi kappale tarjouspyynnön alussa.
    - Hankinnan tausta, tarve ja kohde
    - Hankinnan tavoitteet
    - Hankinnan sidosryhmät (kenelle ja millaiseen toimintaympäristöön hankinta tulee)
    - Rajaukset ( mitä hankintaan ei kuulu)
    - Tarjouspyynnön yleiskuvaus ( esitellään tarjouspyynnön sisältö, rakenne ja käsitteet)

3. Järjestelmäkuvaus
    - Kuvataan laitteet joista pyydetään tarjousta (esim. tarvekartoitus liitteenä)

4. Toimitusta ja palveluja koskevat vaatimukset
    - Kokonaisaikataulu ja vaiheistus. (voidaan kuvata joko sanallisesti tai graafisesti erillisellä liitteellä)
    - Toimitukseen liittyvät palvelut
    - Tietoturva ( millaisia asioita toimituksessa ja palveluissa on otettava huomioon)

5. Sopimusehdot
    - Käytettävät sopimusehdot (IT2010 tai JIT2007)
    - Maksuehdot ja -aikataulu
    - Ylläpitosopimus
    - Omistus- ja tekijänoikeudet (tämä koskee lähinnä ohjelmistoja)
    - Takuuehdot
    - Hinnoitteluperiaatteet (miten toimittajan on hinnoiteltava esim palvelut ja miten hinnat on esitettävä tarjouksessa. mm. urakka vai tuntipohjainen laskutus, ilman ALV:tä) Käytettäessä tuntipohjaista hinnoittelua on pyydettävä myös arvio työajasta.
    - Optiot seuraaviin hankintoihin
    - Mahdolliset alennusrajat
    - Sanktiot (tämä voi olla myös erillinen oma kohta tarjouspyynnön lopussa)

6. Toimittajaa koskevat vaatimukset
    - Toimittajan organisaation
    - Toimittajan sertifioinnit (esim. mahdolliset laatustandardit ja ympäristösertifikaatit jne.)
    - Referenssit ja kokemus vastaavista toimituksista
    - Alihankkijat ja osatoimitukset

7. Toimittajien ja tarjousten arviointikriteerit
    - Käytettävät kriteerit painoarvoineen
    - Ehdottomat kriteerit
    - Perustelut
    - Kaikkien tarjousten hylkääminen / oikeus hyväksyä vain osa tarjouksesta

8. Tarjousohjeet
    - Tarjousprosessi 
    - Tarjouksen vaadittu voimassaolo
    - Tarjouksen sisällysluettelo
    - Tarjouksen toimittamisohjeet
    - Lisätietojen saaminen ja yhteystiedot

( 9. Sanktiot ), jos erillisenä kohtana

10. Allekirjoitukset
    - vähintään kaksi allekirjoittajaa joista toinen päätöksen tekijä

Liitteet (ei numeroida)

Aikataulutus

Aikataulutus kuvataan yleensä graafisesti sen luettavuuden ja selkeyden vuoksi. Graafisesti kuvattaessa käytetään pääaikatauluissa lohko- tai janakaaviota. Hankintaprosessia tarkemmin kuvattaessa suositellaan käytettäväksi nuoliverkkokaaviota jolloin kaaviosta selviää paremmin asioiden yhteydet toisiinsa.

Kaaviosta esimerkit asiakirjat linkin takaa.

Tarjouksien pisteytys ja vertailu

Saadut tarjoukset vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnössä mainituin kriteerein. Jo tarjouspyyntöä tehdessä on hyvä huomioida tarkasti pisteytettävät asiat jotta valinta olisi sujuvaa ja tasa-arvoista. Tarjouksien pisteytyksessä käytetyistä kohdista tarkemmin esimerkissä (Asiakirjat-linkin takaa).

Hankintapäätösesitys

Hankinta päätös esitys tehdään pisteytyksen pohjalta eli esitetään tiettyä tarjousta käytettäväksi. Hankinta päätökseen tulisi sisältyä aina valintaryhmän perustelut sillä päätöksen tekijä ei aina ole kyseisen asian asiantuntija.