6.4 Excel

On suositeltavaa, että rakennat Excelin www-sivuja, kun haluat jakaa mm. seuraavantyyppisiä tietoja:

• Elektronisia lasku- ja tilauslomakkeita kuten ostetun auton laskulomake tai huonekaluliikkeen hintaluettelo.
• Tietokannan analysointityökaluja kuten yhteenvetoraportti tai yrityksen tietokantaa varten luotava pivot-taulukko.
• Taulukoita kuvakokoelmista kuten valokuvat työntekijöistä, leikekuvat yrityksestä sekä linkit muihin Web-sivustoihin.
• Taulukoissa esitettyjä tilastotietoja ja demograafisia tietoja kuten väestötiedot, liikennetilastot tai tilasto veden kulutuksesta.
• Taulukoissa esitettyjä testaus- ja tutkimustietoja kuten online-testit, valtiolliset katsaukset tai asiakastyytyväisyyskyselyt.
• Excel-kaaviot, joissa on esitetty graafisesti tärkeitä faktoja ja lukuja kuten tuloraportit ja kustannusvertailut.

Web-sivun luominen Excelissä ei eroa tavallisen laskentataulukon luomisesta. Voit kirjoittaa tiedot riveille ja sarakkeille, muokata tietoja ja käyttää kaavoja ja muotoilukomentoja kuten tavallisesti. Muista kuitenkin käyttää fontteja ja värejä niin, että sivut ovat yhteensopivia muiden kotisivuillasi olevien sivujen kanssa ja käytä tarvittaessa hyperlinkkejä, kun haluat yhdistää muissa Internet-sivustoissa oleviin Excel-Web-sivuihin. Muista esikatsella tiedostoja huolellisesti, jotta voit varmistaa, että Excel-taulukon muuntaminen HTML-muotoon vastaa odotuksiasi.

Ota myös huomioon, että eräät Excelin edistyneistä ominaisuuksista eivät ehkä ole käytettävissä, kun tiedosto julkaistaan Webissä. Koska Excel-sovellus sinänsä ei ole käytettävissä Webissä (vaan ainoastaan luomasi HTML-tiedosto), apuohjelmat kuten Ratkaisin eivät ole käytettävissä ja eräät vielä edistyneemmät ominaisuudet kuten muutosten jäljitys, kommentit, makrot ja lomakkeet ovat poissa käytöstä. Jos katselet Excel-Web-sivua Internet Explorer versiolla 4.0 tai uudemmalla, voit Office 2000 Web-komponenttien avulla käyttää kaavoja, suodattimia, pivot-taulukoita, kaavioita ja laskentataulukon muotoilukomentoja.

Staattiset sivut ja vuorovaikutteiset sivut

Sinun on valittava kahdesta perusvaihtoehdosta, kun luot Excelillä www-sivuja: voit näyttää staattisia Excel-laskentataulukoita (toisin sanoen otoksia laskentataulukoista, joita ei voida muuttaa) tai voit näyttää toimivia vuorovaikutteisia laskentataulukoita, joita käyttäjät voivat muokata Internet Explorerissa. Valintasi riippuu Web-sivustosi luonteesta ja erityisistä suunnittelutavoitteistasi. Staattiset Web-sivut sopivat parhaiten tehtyjen tilausten, myyntitietojen ja muiden taulukkomuotoisten tietojen esittämistä varten, joita on tarkoitus vain näyttää. Vuorovaikutteiset Web-sivut sopivat parhaiten laskenta- ja analyysityökaluiksi, jotka houkuttelevat Internet-käyttäjiä tutkimaan omia faktoja ja lukuja. (Esimerkiksi lainan kuukausierän laskentaan tarkoitettu laskin houkuttelee käyttäjiä laskemaan omia lainatietoja.)

Web-julkaisuasetusten asettaminen

Excelin Tiedosto-valikossa oleva Tallenna Web-sivuna -komento tallentaa Excel-laskentataulukon tai -työkirjan Web-sivuksi ja voit samalla asettaa useita hyödyllisiä julkaisuasetuksia. Ennen kuin käytät tätä komentoa, varmista, että laskentataulukko on muotoiltu sopivalla tavalla ja että se sisältää sopivia tietoja Web-sivua varten. Tarkista myös, että siinä olevat tiedot on esitetty selkeässä muodossa ja että se sisältää myös tarvittavat toimintaohjeet. Muista vielä ottaa huomioon, että Internetissä tai intranetissä laskentataulukkoasi avaavat ja käyttävät henkilöt, jotka eivät tiedä siitä yhtään mitään (jos heillä on tarpeelliset käyttöoikeudet), joten pyri tekemään käyttöliittymästä mahdollisimman yksinkertainen ja luonnollinen.

Voit tallentaa Excel-laskentataulukon tai työkirjan Web-sivuksi seuraavalla tavalla:

1. Avaa laskentataulukko, jonka haluat tallentaa HTML-tiedostoksi. Tässä esimerkissä tallennetaan työkirja excel1.xls vuorovaikutteiseksi Web-sivuksi (tallenna oheinen tiedosto itsellesi).

2. Valitse Tiedosto (File) -valikosta Tallenna Web-sivuna (Save As Web Page) -komento. Näyttöön avautuu valintaikkuna, joka on samanlainen
kuin alla olevassa kuvassa (tiedostonimi on toki erilainen).

Tallenna Web-sivuna -valintaikkuna näyttää samanlaiselta kuin Office-sovelluksissa käytettävä normaali Tallenna nimellä -valintaikkuna. Voit nähdä siinä kuitenkin neljä uutta Web-julkaisemiseen liittyvää asetusta: voit määritellä tallennettavan työkirjan osan (koko työkirja tai aktiivinen laskentataulukko), voit määritellä, tiedoston vuorovaikutteiseksi (asetus, joka on mahdollista asettaa vain laskentataulukoille, ei kokonaisille työkirjoille), voit lisätä Web-sivulle HTML-sivun otsikon ja voit valita lisäasetuksia napsauttamalla Julkaise (Publish) -painiketta.

3. Napsauta Valinta: Taulukko (Selection: Sheet) -valintanappia, niin voit tallentaa aktiivisen laskentataulukon Web-sivuksi.

4. Jos haluat tehdä laskentataulukosta vuorovaikutteisen, varmista, että Lisää vuorovaikutteisuus (Add Interactivity) -valintaruutu on valittuna.

5. Napsauta Muuta otsikkoa (Change Title) -painiketta ja muokkaa HTML-sivun otsikkoa, joka näkyy selaimessa Web-sivun yläpuolella.

6. Napsauta OK-painiketta, kun olet kirjoittanut otsikon. Tehdyt muutokset näkyvät Tallenna nimellä -valintaikkunassa.

7. (Valinnainen) Kirjoita Tiedostonimi (File Name) -muokkausruutuun uusi tiedostonimi. Tämä ei ole pakollista, koska Excel käyttää olemassaolevaa tiedostonimeä. Excel-Web-sivujen tiedostonimen laajennusosan oletuksena on .htm.

8. Napsauta Julkaise (Publish) -painiketta, jolloin näyttöön avautuu Julkaise Web-sivuna -valintaikkuna. Voit nähdä samanlaiset valinnat kuin alla olevassa kuvassa.



Yläosassa olevassa luetteloruudussa on mahdollista valita tietty laskentataulukon osa Web-sivua varten. Vaikka tavallisesti vuorovaikutteisiin Excel-sivuihin liitetään koko laskentataulukko ja näin sallitaan käyttäjälle vähän harjoittelutilaa, tämä asetus on hieno, jos haluat rajoittaa käyttäjiä näkemästä kaikkia kohteita.

Vuorovaikutteisuusasetukset ohjaavat, mitä käyttäjä voi tehdä selaimessa avattavassa laskentataulukossa. Jos haluat luoda staattisen Web-sivun, aseta Lisää vuorovaikutteisuus -asetus pois päältä. Valitse viereisessä luetteloruudussa vuorovaikutteisuuden tyypiksi Laskentataulukon toiminnot (Spreadsheet functionality) kuten edellisessä kuvassa on esitetty.

Nykyisin Excel-Web-sivut tukevat yleisiä laskentataulukon toimintoja, pivot-taulukon toimintoja sekä kaaviotoimintoja. (Kaaviotoiminnot on mahdollista valita, kun Excelissä on jokin kaavio valittuna.)

Mielenkiintoista tässä on, että edellä mainitut vuorovaikutteisuusominaisuudet eivät ole varsinaisesti Excelin ominaisuuksia vaan pieniä ActiveX-ohjausobjekteja, joita kutsutaan Office Web-komponenteiksi, jotka Excel asettaa luotavaan HTML-tiedostoon. Kun valmista Web-sivua katsotaan Internet Explorer versiolla 4.0 tai uudemmalla, nämä komponentit heräävät eloon työkaluriveinä ja simuloivat todellisen Excel-laskentataulukon toimintoja.

Voit Julkaise Web-sivuna -valintaikkunassa muuttaa HTML-sivun otsikkoa ja tiedostonimeä – jotka ovat samat asetukset kuin näit aikaisemmin Tallenna nimellä - valintaikkunassa. Voit tässä valintaikkunassa valita Avaa julkaistu Web-sivu selaimessa (Open Published Web Page In Browser) -valintaruudun ja näyttää valmiin Websivun Internet Explorerissa. (Jos valitset tämän valintaruudun, Excel käynnistää Internet Explorerin, kun napsautat Julkaise-painiketta.) On suositeltavaa, että käytät tätä esikatseluasetusta aina, kun julkaiset Web-sivuja. Voit näin nähdä aikaisessa vaiheessa, miltä Web-sivu näyttää Webissä.

Napsauta Avaa julkaistu Web-sivu selaimessa -valintaruutua ja napsauta Julkaise-painiketta. Excel käynnistää Internet Explorerin ja näyttää Web-sivun. Alla olevassa kuvassa on esitetty excel1.xls-laskentataulukko, jota käytettiin esimerkkinä. Ota huomioon, että jos käytät jotakin toista selainta, tulokset ovat erilaiset.

Excel-Web-sivujen käyttö Internetissä

Jos olet luonut staattisen Excel-Web-sivun, Web-sivuna näkyvän laskentataulukon käsittely Internet-selaimessa on melko rajoitettua. Voit selata sivua vierityspalkkien avulla ja voit kopioida soluissa olevat tiedot Windowsin leikepöydälle valitsemalla soluissa olevat tiedot, napsauttamalla kakkospainikkeella valintaa ja valitsemalla Kopioi-komennon. Jos valitsit vuorovaikutteisen Web-sivun, kun tallensit Excel-työkirjan Tallenna Web-sivuna -komennolla, voit suorittaa Web-sivulla useita hyödyllisiä muokkaus- ja laskentatoimintoja kuten kirjoittaa tietoja laskentataulukkoon, muokata ja muotoilla soluja, lisätä uusia kaavoja, käyttää suodattimia, muokata kaavioita (jos olet luonut kaavion) ja käyttää pivot-kaavioita.

Kuten jo aikaisemmin mainittiin, Excel-Web-sivujen taulukkolaskentaominaisuudet eivät ole Excelin osia vaan ne ovat kokoelma ActiveXohjausobjekteja, joka on nimeltään Office Web Components. Nämä komponentit toimivat Internet Explorer versiossa 4.0 ja uudemmissa ja ne tarjoavat mahdollisuuden käyttää Webissä Excelin tietojenanalysointiominaisuuksia. Voit tunnistaa Internet Explorerissa Office Web Components -tuotteen erityisistä työkaluriveistä, jotka sijaitsevat heti Excel HTML-tiedoston yläpuolella sekä Office Web -kuvakkeesta, joka näkyy Office Web -työkalurivien vasemmassa reunassa. Jos napsautat Internet Explorerissa jotakin näistä kuvakkeista, voit nähdä samanlaisen Office Web Components -valintaikkunan kuin alla olevassa kuvassa.

Voit ohjata Office Web -komponentteja ohjelmallisesti kehitystyökalujen avulla, jotka tukevat COM (Component Object Model) -tekniikkaa. Voit esimerkiksi ladata vuorovaikutteisen Excel-Web-sivun Microsoft Visual Basic 6.0 Dynamic HTML Page Designer -ohjelmaan ja kirjoittaa ohjelmia, jotka käyttävät Office Web Components -objektien ominaisuuksia, metodeja ja tapahtumia. Tuloksena saat vuorovaikutteisen Excel-Web-sivun, joka voi sisältää myös Visual Basicissä suunniteltuja ominaisuuksia sekä käteviä uusia komentoja, jotka hyödyntävät Office Web Components -objektien tehoa.

Office Web -työkalurivien käyttäminen

Voit vuorovaikutteisissa Excel-Web-sivuissa siirtää soluosoitinta laskentataulukossa eri paikkoihin ja kirjoittaa ja muokata soluissa olevia tietoja. Jos kirjoitat tietoja soluihin, joihin on viitattu jossakin kaavassa, uusi tulos lasketaan laskentataulukossa heti, kun painat Enter-näppäintä. Tämän lisäksi voit Office Web Components -työkalurivin avulla muokata tietoja kätevästi uusilla tavoilla. Seuraavassa esimerkissä on esitetty, kuinka Internet Explorerissa käytetään vuorovaikutteista laskentataulukkoa. Jos haluat noudattaa tarkasti esimerkkiä, avaa  harjoitustiedosto excel1.xls ja tallenna se vuorovaikutteiseksi Web-sivuksi Tallenna Web-sivuna -komennon avulla ja avaa sivu Internet Explorerissa.

Voit muokata Excel-Web-sivua Office Web -työkalurivin avulla seuraavasti:

1. Avaa Excel-Web-sivu, jota haluat käyttää Internet Explorerissa. (Käytä Julkaise Web-sivuna -valintaikkunassa olevaa Julkaise-komentoa tai Tiedosto-valikossa olevaa Web-sivun esikatselu -komentoa.) Jos Web-sivu on vuorovaikutteinen, käytettävissä on Office Web -työkalurivi kuten voit nähdä alla olevassa kuvassa:

2. Jos Web-sivu on laskentataulukko, johon käyttäjä voi kirjoittaa tietoja, kirjoita joitakin tietoja napsauttamalla Web-sivulla olevia soluja, kirjoittamalla luvut ja otsikot ja painamalla Enter-näppäintä. Alla olevassa kuvassa on esitetty vuorovaikutteinen Web-laskulomake, kun siihen on kirjoitettu tilausta varten kolme lukua.

3. Vieritä tarvittaessa Web-sivun alaosa näkyviin, jotta voit nähdä laskentataulukossa lasketut tulokset. (Tässä esimerkissä yhteissumma on 16,50 euroa.)

4. Kokeile kirjoittaa kaava vuorovaikutteisessa Web-sivussa. Jos esimerkki-tiedosto on avoinna, vieritä laskentataulukon alaosassa oleva Toimituskulut-solu esille, napsauta sen vieressä olevaa solua (jossa on 0,00 ), paina yhtäsuuruusmerkkiä (=), paina nuoli ylös -näppäintä kaksi kertaa (jolloin valittuna on solu Yhteensä (A)), kirjoita *0,2 ja paina Enter-näppäintä. Vuorovaikutteinen Web-sivu laskee tilaukselle toimituskulut (20 % kokonaishinnasta tai 3,30 euroa) ja näyttää sen solussa:

5. Voit nyt kokeilla laskentataulukon rivien lajittelua. Jos esimerkki-tiedosto on avoinna, vieritä laskentataulukossa tuoteluettelo esiin, valitse kaksitoista tuoteriviä ja neljä saraketta, napsauta Office Web -työkalurivillä olevaa Lajittele nousevasti -painiketta

ja napsauta Sarake 1 -valintaa. Valitut solut järjestyvät aakkosjärjestykseen ensimmäisessä sarakkeessa olevien arvojen perusteella:

6. Kun lajitellut rivit ja sarakkeet ovat yhä valittuina, napsauta Office Web -työkalurivillä olevaa Ominaisuudet-työkaluryhmä -painiketta, jolloin voit muotoilla valittuja soluja.

Näyttöön avautuu valikkorivi, joka sisältää useita komentoja, joita voit käyttää aktiivisessa laskentataulukossa.

7. Napsauta Muotoile-valikkoa, joka sisältää valittujen solujen muotoilua varten käytettävissä olevat komennot. Näyttöön avautuu alla olevassa kuvassa näkyvä valintaikkuna.

8. Napsauta Fontin väri -painikkeen nuolta, napsauta punaista väriä. Napsauta seuraavaksi Fontti-luetteloruutua ja valitse fonttiluettelosta Times New Roman -fontti. Valitsemasi muotoiluasetukset päivittyvät välittömästi Web-sivulla, kun valitset niitä.

9. Kokeile myös muita muotoiluasetuksia sekä Office Web -työkalurivillä olevia komentoja, jos haluat. Kun haluat lopettaa, sulje Laskentataulukon ominaisuudet -valintaikkuna ja poistu Internet Explorerista.

Tämä riittää Office Web -työkalurivin toimintojen esittelystä tällä kerralla. Jos haluat, voit kopioida luomasi HTML-tiedoston (sekä muut tähän liittyvät tiedostot) Internet-palvelimelle ja kokeilla, miten laskentataulukko toimii Webissä!

sadfasdfsadfsadfsadfsad