1.2. Yhdistämistoiminnot

Yhdistäminen, yleiskatsaus

Yhdistämistä voi käyttää joukkokirjeiden, osoitetarrojen, kirjekuorien ja kuvastojen luomiseen.

Yhdistämisen päävaiheet menevät seuraavasti (vrt. kuva alla).

1. Avataan tai luodaan pääasiakirja, joka sisältää tiedot, jotka haluat toistaa jokaisessa joukkokirjeessä, osoitetarrassa, kirjekuoressa tai kuvastossa.
    
2. Avataan tai luodaan tietolähde, joka sisältää yhdistettyjen asiakirjojen muuttuvat tiedot, esimerkiksi joukkokirjeen vastaanottajan nimi- ja osoitetiedot. Tietolähde voi olla valmis laskentataulukko, tietokanta, tekstitiedosto tai  Word-taulukko.
    
3. Lisätään pääasiakirjaan yhdistämiskentät, jotka kertovat Microsoft Wordille mihin tietolähteestä haettu tieto lisätään.
    
4. Tiedot pitää yhdistää tietolähteestä pääasiakirjaan. Tietolähteen jokainen rivi tuottaa joukkokirjeeseen, postitustarraan, kirjekuoreen tai kuvastoon yksilöllisen kohteen. Voit lähettää yhdistetyt asiakirjat suoraan kirjoittimelle, sähköpostisoitteeseen tai faxinumeroon. Voit koota yhdistetyt asiakirjat myös yhdeksi asiakirjaksi myöhempää käyttöä varten.

Seuraavissa harjoituksissa harjoittelemme yhdistämiseen liittyviä asioita kahdella tavalla.

• Ensin opettelemme tulostamaan yhden kirjekuoren ja osoitetarran.
• Sen jälkeen harjoittelemme varsinaisia yhdistämistoimintoja, joiden avulla voidaan tulostaa joukkokirjeitä sekä useita kirjekuoria ja osoitetarroja.

Yksittäisten kirjekuorien ja osoitetarrojen tulostaminen

Voit tulostaa yksittäisen kirjekuoren tai osoitetarran käyttämällä Työkalut-valikon (Tools) komentoa Kirjekuoret ja osoitetarrat (Envelopes and Labels). Tämä komento on hyödyllinen, kun olet lähettämässä juuri kirjoittamaasi kirjettä. Voit käyttää myös Wordin yhdistämisominaisuutta, jos haluat tulostaa kirjekuoret ja osoitetarrat suuremmalle vastaanottoryhmälle (katsomme tätä myöhemmin yhdistämistoimintojen yhteydessä).

Voit tulostaa yksittäisen kirjekuoren seuraavalla tavalla:

1. Jos olet jo kirjoittanut vastaanottajan osoitteen asiakirjaan (esimerkiksi kirjeen otsikkoon), avaa tämä asiakirja. (Tämä vaihe on valinnainen,
koska voit kirjoittaa osoitteen myöhemmin.)

2. Valitse Työkalut-valikosta Kirjekuoret ja osoitetarrat -komento ja napsauta avautuvassa valintaikkunassa Kirjekuoret-välilehteä (ks. kuva alla).

3.  Kirjoita vastaanottajan osoite Jakeluosoite (Delivery Address) -ruutuun. Jos Word löytää asiakirjasta osoitteen, se näkyy tässä ruudussa.
Tässä tapauksessa voit tarvittaessa muokata tekstiä.

4. Jos haluat tulostaa myös palautusosoitteen, kirjoita se Palautusosoite (Return Address) -ruutuun. Jos olet määritellyt Wordissa oman postiosoitteesi, tämä osoite näkyy automaattisesti Palautusosoite-ruudussa. Tässä tapauksessa voit muokata tekstiä, jos se on tarpeen. (Jos haluat määritellä Wordiin oman postiosoitteesi, valitse Työkalut-valikosta (Tools)  Asetukset-komento (Options) , napsauta Käyttäjän tiedot-välilehteä (User Information) ja kirjoita osoite Postiosoite-ruutuun (Mailing Address) .

Huomaa, että jos olet kirjoittanut tai muokannut tekstiä Kirjekuoret-välilehden Palautusosoite-ruudussa ja napsautat Tulosta (Print) tai Lisää asiakirjaan (Add To Document) -painiketta Word kysyy, haluatko tallentaa uuden palautusosoitteen oletuspalautusosoitteena. Jos napsautat Kyllä-painiketta, Word tallentaa tekstin uudeksi postiosoitteeksesi. Jos et halua tulostaa palautusosoitetta (koska käytät ehkä esipainettua
kirjelomaketta), voit poistaa Palautusosoite-ruudussa olevan tekstin tai voit valita tämän ruudun yläpuolella olevan Jätä pois-asetuksen (Omit).

Osoitteiston käyttö voi säästää aikaasi Jos olet kirjoittanut osoitteita osoitteistoon tai Outlookin Yhteystiedot-kansioon, voit käyttää Jakeluosoite-ruudun yläpuolella olevaa Osoitteisto-painiketta ja valita osoitteen osoitteistosta kirjoittamisen sijaan:

5. Jos haluat muuttaa jotakin kirjekuoren tulostusasetuksista, napsauta Kirjekuoret-välilehdessä olevaa Asetukset-painiketta (Options), jolloin Kirjekuoriasetukset-valintaikkuna (Envelope Options) avautuu. (ks. kuva alla)

Tee kirjekuori valmiiksi seuraavalla tavalla:

• Jos haluat tulostaa kirjekuoren heti, aseta kirjekuori kirjoittimeen ja napsauta Tulosta-painiketta. Kirjekuoren on oltava asetettuna kirjoittimessa samassa asennossa kuin Kirjekuoret ja osoitetarrat -valintaikkunan oikeassa alakulmassa olevassa Syöttötapa-alueessa (Feed) näkyy. (Voit valita kirjekuoren suunnan Kirjekuoriasetukset-valintaikkunan Tulostusasetukset (Printing Options) -välilehdessä olevia asetuksia käyttäen kuten edellisessä kuvassa on esitetty.

• Lisää kirjekuoreen liittyvät tiedot aktiivisessa ikkunassa olevaan asiakirjaan napsauttamalla Lisää asiakirjaan-painiketta (Add To Document). (Jos olet jo lisännyt kirjekuoritiedot asiakirjaan, tämän painikkeen nimenä on Vaihda asiakirja (Change Document) ja se korvaa aikaisemmat kirjekuoritiedot.) Word
lisää kirjekuoritiedot asiakirjan alkuun erilliseksi osaksi ja asettaa tässä osassa oikeat reunukset, paperikoon, paperin suunnan sekä paperilähteen kirjekuoren tulostamista varten. Voit tarvittaessa muokata kirjekuoren tekstiä tai lisätä siihen tekstiä tai kuvia.

Kirjekuori tulostuu samalla, kun tulostat asiakirjan. Voit tätä menetelmää käyttäen kirjoittaa kirjeen sekä kirjekuoren tiedot samaan asiakirjaan niin, että voit tulostaa molemmat yhdellä komennolla.

Yksittäisten osoitetarrojen tulostaminen

Voit tulostaa yhden osoitetarran tai voit tulostaa saman tekstin koko tarra-arkin jokaiseen tarraan. Toimi seuraavalla tavalla:

1. Jos olet kirjoittanut tarran tekstin asiakirjaan (esimerkiksi kirjeen osoitteeksi), avaa tämä asiakirja. (Tämä vaihe on valinnainen, koska
voit kirjoittaa tekstin myöhemmin.)

2.  Valitse Työkalut-valikosta (Tools) Kirjekuoret ja osoitetarrat-komento (Envelopes and Labels)  ja napsauta Kirjekuoret ja osoitetarrat
-valintaikkunassa Osoitetarrat-välilehteä (Labels), ks. kuva alla.

3. Kirjoita tarran teksti Osoite-ruutuun (Address). Jos Word on löytänyt asiakirjasta osoitteen, se näkyy Osoite-ruudussa. Voit tässä tapauksessa
muokata tekstiä, jos se on tarpeen. Jos valitset Käytä palautusosoitetta-asetuksen (Use Return Address), Word kopioi henkilökohtaisen postiosoitteesi Osoite-ruutuun (jonka olet asettanut Asetukset-valintaikkunan Käyttäjan tiedot -välilehdessä kuten edellisessä kohdassa esitettiin). Voit käyttää
näitä tarroja lähetettävien kirjeiden palautusosoitteena.

Jos olet kirjoittanut osoitteita osoitteistoon, voit käyttää Osoiteruudun yläpuolella olevaa Osoitteisto-painiketta ja valita osoitteen osoitteistosta.

4. Voit asettaa tulostettavien tarrojen määrän seuraavasti:

• Jos haluat tulostaa koko sivun tarroja, joissa on sama teksti,valitse Koko sivu samaa tarraa (Full Page Of The Same Label) -asetus. Haluat ehkä valita tämän asetuksen, jos tulostat palautusosoitetarroja.

• Jos haluat tulostaa vain yhden tarran, valitse Yksittäinen tarra (Single Label) -asetus ja määrittele tulostettavan tarran paikka Rivi- ja Sarake-ruudussa.

5. Jos haluat muuttaa jotakin tarratulostukseen liittyvää asetusta, napsauta Asetukset (Options) -painiketta, jolloin Osoitetarra-asetukset
(Label Options) -valintaikkuna avautuu (ks. kuva alla).

Jos käytettävä tarra ei ole jokin vakiotarroista, voit määritellä oman tarran. Valitse ensin jokin lähimpänä olevista vakiotarroista, napsauta Uusi osoitetarra (New Label) -painiketta ja aseta tarran mitat UusiMukautettu (New Custom) -valintaikkunassa (ks. kuva alla).

Uudelle tarralle on määriteltävä nimi. Voit myöhemmin poistaa oman tarran, jos valitset sen nimen Osoitetarraasetukset-valintaikkunassa olevassa Tuotenumero-luettelossa (Product Number) ja napsautat Poista-painiketta (Delete) .

6. Voit saattaa tarran valmiiksi seuraavalla tavalla:

• Jos haluat tulostaa tarran heti, lisää tarra-arkki kirjoittimeen ja napsauta Tulosta-painiketta.
• Jos olet tulostamassa koko sivun täyteen tarroja (olet valinnut Koko sivu samaa tarraa -asetuksen), napsauta Uusi asiakirja -painiketta (New Document), jolloin Word tallentaa tarratekstin uudeksi asiakirjaksi. Voit tämän jälkeen muokata tarroja, jos niin haluat (voit lisätä esimerkiksi logon jokaiseen tarraan tai muotoilla tarrojen tekstiä) ja tulostaa tarrat tulostamalla tämän asiakirjan. Voit tallentaa asiakirjan, jolloin voit tulostaa samat tarrat myöhemmin uudelleen. (Voit havaita, että tässä asiakirjassa on taulukko, jossa tarrat on sijoitettu taulukon soluihin.)

Joukkokirjeiden lähettäminen

Opiskelemme seuraavaksi tulostamaan joukkokirjeitä sekä kirjekuori- tai postitustarrasarjoja Wordin yhdistelykomentoja käyttäen.

Joukkokirjeiden tulostaminen

Kun tulostat sarjan joukkokirjeitä, osa tekstistä on sama kaikissa kirjeissä (esimerkiksi kirjeen otsikko, kirjeen teksti sekä loppusanat), kun taas osa
tekstistä vaihtuu jokaisessa kirjeessä (esimerkiksi vastaanottajan nimi ja osoite sekä tervehdyksessä oleva nimi). Kun tulostat joukkokirjeen, sitä
varten tarvitaan kaksi asiakirjaa: pääasiakirja ja tietolähde. Pääasiakirja sisältää tekstin, joka on sama kaikissa kirjeissä, sekä ohjeet muuttuvien
tietojen lisäämistä varten. Tietolähde sisältää muuttuvat tekstit. Kun yhdistät nämä kaksi asiakirjaa, voit luoda joukkokirjeen (ks. kuva alla).

Voit tulostaa joukkokirjeitä seuraavalla tavalla:

1. Avaa pääasiakirja. Voit luoda uuden asiakirjan, kun valitset Tiedosto-valikosta (File)  Uusi-komennon (New,) tai voit avata aikaisemmin kirjoitetun kirjeen, kun valitset Tiedosto-valikosta Avaa-komennon (Open).

2. Valitse Työkalut-valikosta (Tools) Yhdistäminen (Mail Merge) -komento, joka avaa Yhdistämisohjeet-valintaikkunan (Mail Merge Helper) (ks. kuva alla.)

3. Napsauta Luo-painiketta (Create) ja valitse avautuvasta luettelosta Joukkokirjeet-valinta (Form Letters), ks. kuva alla.

Napsauta näyttöön avautuvassa sanomaruudussa Aktiivinen ikkuna-painiketta (Active Window), mikä tarkoittaa, että käytät pääasiakirjana
vaiheessa 1 avattua asiakirjaa. (Jos napsautat Uusi pääasiakirja (New Main Document) -painiketta, Word luo pääasiakirjaksi uuden Normaali-malliin pohjautuvan asiakirjan.) Ennen kuin voit kirjoittaa tai muokata pääasiakirjan tekstiä, sitä ennen on luotava tietolähde, joka sisältää asiakirjan muuttuvat tiedot. Voit myöhemmin palata takaisin pääasiakirjaan.

4 Jos haluat luoda tietolähteen, napsauta Nouda tiedot -painiketta (Get Data) ja valitse avautuvasta valikosta Luo tietolähde (Create Data Source).

Luo tietolähde -valintaikkuna avautuu, jossa voit määritellä tietokentät luotavia tietoja varten:

Tietolähteessä olevat tiedot on järjestetty tietueiksi. Jokainen tietue sisältää kaikki yhteen kirjeeseen liitettävät tiedot (esimerkiksi Matti
Virtaselle lähetettävään kirjeeseen liitettävät tiedot). Jokainen tietue on jaettu kenttiin. Kenttä sisältää yhden tietoalkion (esimerkiksi sukunimen tai katuosoitteen). Tietokentälle on määriteltävä nimi, jotta voit viitata siihen pääasiakirjassa. Luo tietolähde -valintaikkunassa on aluksi joukko tyypillisiä kirjeissä käytettävien kenttien nimiä – esimerkiksi Etunimi vastaanottajan nimeä varten, Osoite1 osoitteen ensimmäistä riviä varten ja niin edelleen.

Huomaa, että Luo tietolähde -valintaikkunassa tietuetta kutsutaan riviksi. Tämä johtuu siitä, että tietolähdetiedostossa jokainen tietue on tallennettu Word-taulukon riviksi. (Taulukon ensimmäinen rivi on nimeltään otsikkorivi ja se sisältää kenttien nimet.)

5. Voit Luo tietolähde -valintaikkunassa poistaa tarpeettomat kentät ja lisätä uusia kenttiä. (Jos lisäät uuden kentän, kentän nimessä ei saa käyttää välilyöntiä tai pilkkuja. Kentän nimeksi ei saa esimerkiksi kirjoittaa Kissan nimi vaan se on kirjoitettava ilman välilyöntiä esimerkiksi Kissan_nimi.) Voit uuttaa kenttien järjestystä Siirrä-painikkeita käyttämällä. Kenttien järjestys vaikuttaa siihen, missä järjestyksessä ne näkyvät Tietolomake-valintaikkunassa(Data Form)  (josta kerrotaan myöhemmin), se ei vaikuta siihen, missä järjestyksessä kentät näkyvät tulostettavassa kirjeessä.

6. Kun olet määritellyt kenttien nimet, napsauta Luo tietolähde -valintaikkunassa OK-painiketta, kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunassa tietolähdetiedoston nimi, valitse kansio, jonne tiedosto tallennetaan ja napsauta Tallenna-painiketta. Word näyttää seuraavan sanomaruudun:

7. Napsauta Muokkaa tietolähdettä -painiketta (Edit Data Source), jotta voit lisätä muuttuvat tiedot tietolähteeseen. (Jos napsautat Muokkaa pääasiakirjaa (Edit Main Document) -painiketta, voit kirjoittaa pääasiakirjaan tekstiä ja yhdistää tiedot pääasiakirjaan. Tämän teet vasta myöhemmin.)

Word avaa Tietolomake-valintaikkunan (Data Form). ks. kuva alla.

Voit havaita, että tässä valintaikkunassa näkyvät kaikki kentät, jotka määrittelit vaiheessa 5.

8. Kirjoita ensimmäisen tietueen tiedot kenttiin. Kun olet kirjoittanut ensimmäisen tietueen kaikki tiedot, napsauta Uusi-painiketta (Add New), jonka jälkeen voit kirjoittaa toisen tietueen tiedot. Toista tämä tehtävä, kunnes olet kirjoittanut kaikki tiedot, esimerkiksi kaikkien henkilöiden tai yritysten nimet ja osoitteet, joille haluat lähettää kirjeen. Kun olet kirjoittanut viimeisen tietueen tiedot, napsauta OK-painiketta. Palaat takaisin pääasiakirjaan, jonka avasit vaiheessa 1.

Huom! Lisää tässä vaiheessa Tietolomakkeeseen muutamia tietueita.

9. Kirjoita kirjeen teksti pääasiakirjaan.

Huom! Kirjoita pääasiakirjaan seuraava teksti:

Hyvä,

Tervetuloa massamarkkinoillemme 12.6. 2004

Terveisin

Mikko Massa, johtaja
Massamarket

Koska tämä asiakirja on yhdistetty asiakirja, Word asettaa Yhdistäminen-työkalurivin (Mail Merge) näkyviin (ks. kuva alla)

Jos Yhdistäminen-työkalurivi ei ole näkyvissä, napsauta Näytä-valikossa (View) Työkalurivit-komentoa (Toolbars) ja valitse avautuvasta alivalikosta Yhdistäminen (Mail Merge). Kun haluat lisätä asiakirjaan tietolähteestä kentän, napsauta Yhdistäminen-työkalurivillä olevaa Lisää yhdistämiskenttä-painiketta (Insert Merge Field) ja valitse kentän nimi avautuvasta alivalikosta. Jos esimerkiksi haluat lisätä vastaanottajan etunimen kirjeen tervehdykseen, napsauta Lisää yhdistämiskenttä -painiketta ja valitse Etunimi-kenttä. Word lisää tätä kenttää varten tarvittavan koodin, jota kutsutaan yhdistämiskentäksi. Voit tunnistaa yhdistämiskentän sen ympärillä olevista merkeistä (« »):

«Etunimi»
 

Kirje näyttää Wordissä seuraavalta:

Kun tulostat joukkokirjeet, yhdistämiskentän paikalle tulostuu tietolähteestä vastaavan tietueen kentän sisältö. Huomaa, että teksti muotoillaan käyttäen samaa merkkimuotoilua kuin yhdistämiskentässä on käytetty. Jos siis haluat muotoilla yhdistettyä tekstiä, valitse pääasiakirjassa yhdistämiskenttä ja aseta siihen haluamasi merkkimuotoilu (kuten lihavointi tai kursivointi).

Seuraavalla kuvassa on esitetty alku kirjeestä, joka sisältää yhdistämiskenttiä sekä tavallista tekstiä.

Lisää kirjeen yläreunaan yllä kuvatut osoitetiedot. Käytä yhdistämiskenttiä ja muista kenttien väliset välilyönnit!

Kirje näyttää lisäyksen jälkeen seuraavalta:

Esikatsele joukkokirjeitä ja tarkista muuttuvat tiedot Voit esikatsella jokaista joukkokirjettä, kun napsautat Yhdistäminen-työkalurivillä olevaa Tuo yhdistetyt tiedot näyttöön -painiketta. (Painike jää alaspainetuksi.) Word korvaa jokaisen yhdistämiskentän merkin tietolähteen ensimmäisen tietueen kentässä olevalla tekstillä samalla tavalla kuin tulostettaessa. Voit katsella myös muita kirjeitä, joihin tiedot on haettu muista tietueista. Napsauta Seuraava tietue - tai Edellinen tietue -painiketta tai kirjoita tietyn tietueen järjestysnumero Siirry tietueeseen -ruutuun ja paina Enter-näppäintä. Voit myös etsiä tietyn merkkijonon sisältävää tietuetta, kun napsautat Etsi tietue -painiketta. Jos haluat asettaa kenttäkoodit uudelleen näkyviin, napsauta Tuo yhdistetyt tiedot näyttöön -painiketta.

10. Jatka joukkokirjeiden luomista napsauttamalla Yhdistäminen-työkalurivillä olevaa Aloita yhdistäminen -painiketta, jolloin Yhdistä-valintaikkuna (Merge) avautuu (ks. kuva alla). Valitse haluamasi asetukset ja napsauta Yhdistä-painiketta (Merge).

Jos valitset Yhdistä-valintaikkunassa olevassa Yhdistämiskohde-ruudussa (Merge To) Kirjoitin-valinnan (Printer), joukkokirjeet tulostuvat kirjoittimelle (yksi kirje jokaista vaiheessa 8 määriteltyä tietolähteen tietuetta kohden). Jos valitset Yhdistämiskohde-luetteloruudussa Uusi asiakirja -valinnan (New Document), Word tallentaa kaikki joukkokirjeet yhdeksi asiakirjaksi. Voit tämän jälkeen katsella tai muokata asiakirjassa olevia joukkokirjeitä ja voit tulostaa joukkokirjeet tulostamalla tämän asiakirjan. (Uusi asiakirja kannattaa valita ensimmäisellä kerralla, koska voit tällöin tarkistaa, että tulokset ovat oikein.)

Voit Yhdistä-valintaikkunassa myös valita yhdistettävät tietueet, jos määrittelet yhdistettävän tietuealueen tai napsautat Kyselyasetukset-painiketta (Query Options) ja määrittelet kysely- tai lajitteluasetukset. Lisätietoja kyselyasetuksista voit löytää Wordin ohjeen aiheesta “Tietueiden lajitteleminen ja valitseminen yhdistämistä varten”. Jos haluat yhdistää kaikki tietueet muuttamatta yhdistämisasetuksia, napsauta Yhdistäminen-työkalurivillä Yhdistä uuteen asiakirjaan - tai Yhdistä kirjoittimelle -painiketta.

Jos haluat tulostaa samat joukkokirjeet uudelleen, avaa pääasiakirja uudelleen ja aloita vaiheesta 10. Jos haluat päivittää yhdistettäviä tietoja ennen kirjeiden tulostamista, napsauta Yhdistäminen-työkalurivillä olevaa Muokkaa tietolähdettä -painiketta (joka on kuvattu vaiheessa 9) ja lisää, poista tai muokkaa tietueita Tietolomake-valintaikkunassa. (Katso vaiheet 7 ja 8.)


Kirjekuoren tulostaminen

Voit Wordin yhdistämistoimintojen avulla tulostaa sarjan kirjekuoria. Jos olet esimerkiksi tulostanut sarjan joukkokirjeitä, voit tämän ominaisuuden avulla tulostaa myös kirjekuoret kirjeitä varten. Kirjekuoret tulostetaan seuraavalla tavalla. (Monet näistä vaiheista ovat samoja kuin joukkokirjeiden luomisessa. Tarkemmat ohjeet näistä vaiheista on esitetty edellisessä kohdassa “Joukkokirjeiden tulostaminen”.)

1. Avaa uusi asiakirja ja valitse Työkalut-valikosta (Tools) Yhdistäminen-komento (Mail Merge). Näyttöön avautuu Yhdistämisohjeet-valintaikkuna.

2. Napsauta Luo-painiketta (Create) ja valitse avautuvasta valikosta Kirjekuoret-valinta (Envelopes).

3. Napsauta näyttöön avautuvassa sanomaruudussa Aktiivinen ikkuna (Actice Window) -painiketta, jolloin pääasiakirjana käytetään vaiheessa 1 avattua asiakirjaa.

4. Napsauta Yhdistämisohjeet-valintaikkunassa Nouda tiedot (Get Data) -painiketta ja toimi seuraavasti:

• Jos haluat käyttää aikaisemmin luotua tietolähdettä (esimerkiksi samaa kuin joukkokirjeissä), valitse Avaa tietolähde-valinta (Open Data Source), valitse tiedosto Avaa tietolähde -valintaikkunassa ja napsauta Avaa-painiketta. Napsauta näyttöön avautuvassa sanomaruudussa Valmistele pääasiakirja-painiketta (Set Up Main Document). Kirjekuoriasetukset-valintaikkuna (Envelope Options) avautuu.

• Jos haluat luoda uuden tietolähdetiedoston, valitse Luo tietolähde-valinta (Create Data Source). Määrittele Luo tietolähde -valintaikkunassa tarvittavien kenttien nimet ja napsauta OK-painiketta. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunassa tietolähdetiedoston nimi, napsauta Tallenna-painiketta (Save) ja napsauta näyttöön avautuvassa sanomaruudussa Muokkaa tietolähdettä-painiketta (Edit Data Source). Kirjoita kaikki tietueet Tietolomake-valintaikkunassa ja napsauta OK-painiketta. Tietoja tästä toiminnosta on esitetty edellisessä kohdassa, “Joukkokirjeiden luominen”, vaiheissa 4 - 8. Olet palannut takaisin pääasiakirjaan, jonka avasit vaiheessa 1. Napsauta nyt Yhdistäminen-työkalurivillä olevaa Yhdistämisohjeet-painiketta

ja napsauta Yhdistämisohjeet-valintaikkunassa Pääasiakirja-alueessa olevaa Valmistelu-painiketta (Setup). Word avaa Kirjekuoriasetukset-valintaikkunan (Envelope Options).

• Jos olet kirjoittanut nimet ja osoitteet Outlook-osoitteistoon, henkilökohtaiseen osoitteistoon tai Schedule+ -ohjelmiston yhteystietoihin, voit valita Käytä osoitteistoa (Use Address Book) -valinnan ja käyttää osoitteistoa tietolähteenä. Valitse Käytä osoitteistoa -valintaikkunassa osoitteisto ja napsauta OK-painiketta. Napsauta seuraavassa sanomaruudussa Valmistele pääasiakirja (Set Up Main Document) -painiketta, jonka jälkeen Kirjekuoriasetukset-valintaikkuna avautuu.

5. Aseta Kirjekuoriasetukset-valintaikkunassa tarvittavat kirjekuori- tai tulostusasetukset. Kun napsautat OK-painiketta, Kirjekuoren osoite-valintaikkuna (Envelope Address) avautuu.

6. Kirjoita Kirjekuoren osoite -valintaikkunassa Mallikirjekuoren osoite -ruutuun (Sample Envelope Address) jakeluosoite. Voit lisätä yhdistämiskentän, kun napsautat Lisää yhdistämiskenttä-painiketta (Insert Merge Field)  ja valitset yhdistämiskentän avautuvasta valikosta. (Yhdistämiskentistä on esitetty lisätietoja edellisessä kohdassa vaiheessa 9.) Yhdistämiskenttien lisäksi osoitteessa tarvitaan myös välilyöntejä, pilkkuja tai muita merkkejä. Seuraavassa kuvassa on esitetty valmis osoite. Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta. Palaat takaisin Yhdistämisohjeet-valintaikkunaan.

7. Napsauta Yhdistämisohjeet-valintaikkunassa Pääasiakirja-alueessa Muokkaa (Edit) -painiketta ja valitse avautuvasta luettelosta asiakirjan nimi, jonka olet luonut vaiheessa 1. Word näyttää pääasiakirjan, joka sisältää yhdistämiskentät kirjekuorta varten. Huomaa, että yhdistämiskentät ovat siinä järjestyksessä, mihin asetit ne Kirjekuoren osoite -valintaikkunassa. Palautusosoitteena on oma postiosoitteesi (jos ole määritellyt tällaisen) ja sivuasetukset (kuten reunukset, paperin koko, paperilähde ja niin edelleen) on asetettu kirjekuorien tulostusta varten. (Muista, että voit määritellä oman postiosoitteesi, kun valitset Työkalut-valikosta (Tools) Asetukset-komennon (Options), napsautat Käyttäjän tiedot-välilehteä (User Information)  ja kirjoitat osoitteen Postiosoite-ruutuun (Mailing Address).

8. Muokkaa pääasiakirjassa palautusosoitetta, jos se on tarpeen. Jos esimerkiksi käytät esipainettuja kirjekuoria, palautusosoitetta ei ehkä tarvita ja voit poistaa sen. Voit käyttää Yhdistäminen-työkaluriviä kuten aikaisemmin on kuvattu.  Seuraavassa kuvassa on valmis pääasiakirja kirjekuorien tulostusta varten.

9. Jatka kirjekuorien luomista napsauttamalla Yhdistäminen-työkalurivillä olevaa Aloita yhdistäminen -painiketta, jolloin Yhdistä-valintaikkuna avautuu. Valitse haluamasi asetukset ja napsauta Yhdistä (Merge) -painiketta. Jos haluat yhdistää kaikki tietueet muuttamatta yhdistämisasetuksia, napsauta Yhdistäminen-työkalurivillä Yhdistä uuteen asiakirjaan tai Yhdistä kirjoittimelle -painiketta.

Osoitetarrojen tulostaminen

Osoitetarrojen tulostaminen Wordin yhdistämisominaisuuksien avulla on samanlainen tehtävä kuin kirjekuorien tulostaminen. Voit tulostaa osoitetarrat (esimerkiksi juuri tulostettuja joukkokirjeitä varten) tai voit tulostaa joitakin muita tarroja kuten nimitarroja tai levyketarroja.

Osoitetarrat tulostetaan seuraavalla tavalla. Monet vaiheista ovat samoja kuin joukkokirjeiden luomisessa.

1. Avaa uusi asiakirja ja valitse Työkalut-valikosta (Tools) Yhdistäminen-komento (Mail Merge) . Näyttöön avautuu Yhdistämisohjeet-valintaikkuna.

2. Napsauta Luo-painiketta (Create)  ja valitse avautuvasta valikosta Osoitetarrat-valinta (Mailing Labels).

3. Napsauta näyttöön avautuvassa sanomaruudussa Aktiivinen ikkuna (Actice Window) -painiketta, jolloin pääasiakirjana käytetään vaiheessa 1 avattua asiakirjaa.

4. Napsauta Yhdistämisohjeet-valintaikkunassa Nouda tiedot-painiketta (Get Data) ja toimi seuraavasti:

• Jos haluat käyttää aikaisemmin luotua tietolähdettä (esimerkiksi samaa kuin joukkokirjeissä), valitse Avaa tietolähde-valinta (Open Data Source), valitse tiedosto Avaa tietolähde -valintaikkunassa ja napsauta Avaa-painiketta. Napsauta näyttöön avautuvassa sanomaruudussa Valmistele pääasiakirja-painiketta (Set Up Main Document). Osoitetarra-asetukset (Label Options) -valintaikkuna avautuu.

• Jos haluat luoda uuden tietolähdetiedoston, valitse Luo tietolähde-valinta (Create Data Source). Määrittele Luo tietolähde -valintaikkunassa tarvittavien kenttien nimet ja napsauta OK-painiketta. Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunassa tietolähdetiedoston nimi, napsauta Tallenna (Save) -painiketta ja napsauta näyttöön avautuvassa sanomaruudussa Muokkaa tietolähdettä-painiketta (Edit Data Source). Kirjoita kaikki tietueet Tietolomake-valintaikkunassa ja napsauta OK-painiketta. Olet palannut takaisin pääasiakirjaan, jonka avasit vaiheessa 1. Napsauta nyt Yhdistäminen-työkalurivillä olevaa Yhdistämisohjeet-painiketta ja napsauta Yhdistämisohjeet-valintaikkunassa Pääasiakirja-alueessa olevaa Valmistelu-painiketta (Setup). Word avaa Osoitetarra-asetukset-valintaikkunan (Label Options).

• Jos olet kirjoittanut nimet ja osoitteet Outlook-osoitteistoon, henkilökohtaiseen osoitteistoon tai Schedule+ -ohjelmiston yhteystietoihin, voit valita Käytä osoitteistoa (Use Address Book) -valinnan ja käyttää osoitteistoa tietolähteenä. Valitse Käytä osoitteistoa -valintaikkunassa osoitteisto ja napsauta OK-painiketta. Napsauta seuraavassa sanomaruudussa Valmistele pääasiakirja-painiketta (Set Up Main Document) , jonka jälkeen Osoitetarra-asetukset-valintaikkuna avautuu.

5. Aseta Osoitetarra-asetukset-valintaikkunassa tarrojen tulostuksessa tarvittavat asetukset. Kun napsautat OK-painiketta, Luo osoitetarrat-valintaikkuna (Create Labels) avautuu.

6. Kirjoita Luo osoitetarrat -valintaikkunassa Mallitarra-ruutuun (Sample Label) jakeluosoite tai tarran teksti. Voit lisätä yhdistämiskentän, kun napsautat Lisää yhdistämiskenttä-painiketta (Insert Merge Field) ja valitset yhdistämiskentän avautuvasta valikosta. Yhdistämiskenttien lisäksi tarrassa tarvitaan myös välilyöntejä, pilkkuja tai muita merkkejä. Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta. Palaat takaisin Yhdistämisohjeet-valintaikkunaan.

7. Jatka tarrojen luomista napsauttamalla Yhdistämisohjeet-valintaikkunassa olevaa Yhdistä-painiketta (Yhdistä tiedot asiakirjaan -alueessa), jolloin Yhdistä-valintaikkuna avatuu. Valitse haluamasi asetukset ja napsauta Yhdistä-painiketta (Merge) .