1.3 Tyylit

Tyylien käyttö liittyy asiakirjan muotoiluun. Kun ryhdymme tekemään uutta asiakirjaa, käytämme (tietämättämme) mallia ja jotain malliin kuuluvaa tyyliä. Sekä tyylit että mallit ovat muokattavissa. Keskitymme mallin ominaisuuksiin luvussa 1.4.

Muutama sana automaattisesta muotoilusta

Asiakirjan muotoilu tapahtuu oletusasetuksena osin automaattisesti. Automaattista muotoilua käyttämällä voidaan lisätä mm. tekstiin otsikot, luettelomerkillä merkityt ja numeroidut luettelot, reunaviivat, numerot, symbolit, murtoluvut ja muut muotoilut.

Lisäksi Word osaa

• muotoilla automaattisesti Internet-, verkko- ja sähköpostiosoitteet hyperlinkeiksi
• asettaa lihavoinnin tai kursivoinnin tekstiin, joka on kirjoitettu tähtimerkkien (*) tai alaviivamerkkien (_) väliin
• korvata kaksi yhdysmerkkiä (—).

Voit muotoilla asiakirjan automaattisesti joko kirjoittaessasi sitä tai sen jälkeen. Word analysoi asiakirjan ja päättelee, mikä on kunkin kappaleen tarkoitus ja lisää sitten kappaleeseen tyylin, joka sopii siihen parhaiten .

Kaksi tapaa käyttää automaattista muotoilua

Word-asiakirja voidaan muotoilla automaattisesti kahdella tavalla:

• Teksti voidaan muotoilla automaattisesti kirjoitettaessa. Jos valitset Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehdessä (Työkalut/ Automaattinen korjaus) olevat asetukset, Word muotoilee tekstin automaattisesti samalla kun kirjoitat asiakirjaa. Jos esimerkiksi kirjoitat numeron, sen perään pisteen tai yhdysmerkin, sitten välilyönnin tai sarkainmerkin ja lopuksi tekstiä, Word muuttaa tekstin numeroiduksi luetteloksi. Voit itse valita, millaisia automaattisia muotoiluja Word tekee.
   
• Asiakirja voidaan muotoilla automaattisesti myös kirjoittamisen jälkeen. Käyttämällä Automaattinen muotoilu -valintaikkunaa (Muotoile/ Automaattinen muotoilu), voit määrätä Wordin muotoilemaan koko tekstin kerralla ja tarkastella samalla sen tekemiä muutoksia sekä joko hyväksyä tai hylätä ne yksitellen.

Voit molemmissa tapauksissa valita, millaisia muutoksia Word tekee. Voit myös poistaa automaattisen muotoilun käytöstä.
 

Asiakirjan kirjoitettaessa tapahtuvan automaattisen muotoilemisen asetusten ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

1. Valitse Työkalut/Automaattinen korjaus ja sitten Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehti.
    
2. Ota käyttöön tai poista käytöstä haluamasi vaihtoehdot.

Esimerkkejä automaattisen muotoilun käytöstä

Kun olet lopettanut asiakirjan tekstin kirjoittamisen, voit automaattisen muotoilun avulla kohentaa asiakirjan ulkoasua. Automaattinen muotoilu muotoilee koko asiakirjan tekstin käyttäen yhtenäisiä ja sopusuhtaisia muotoiluja. Voit asettaa automaattisen muotoilun tekemään tiettyjä korvauksia asiakirjan tekstiin – se voi esimerkiksi korvata suorat lainausmerkit (" ") normaalin ladontatavan mukaisilla kaarevilla lainausmerkeillä (“ ”). Kun olet käyttänyt automaattista muotoilua, voit kätevästi säädellä asiakirjasi ulkoasua valitsemalla tietyn teeman tai käyttämällä Wordin tyylivalikoimaa.

Automaattinen muotoilu muotoilee asiakirjan niin, että se analysoi jokaisen kappaleen ja määrää sitä varten tietyn tyylin. Tyyli on joukko muotoiluattribuutteja, joille on annettu yksilöivä nimi. Jos esimerkiksi asiakirja alkaa kappaleella, jossa on vain yksi rivi tekstiä (joka alkaa isolla
kirjaimella ja jonka lopussa ei ole pistettä), automaattinen muotoilu asettaa kappaleen tyyliksi Otsikko 1 -tyylin, joka sisältää asiakirjan otsikon
muotoiluun sopivia muotoiluja. Otsikon muotoilussa käytetään yleensä suhteellisen suurikokoista fonttia, lihavointia sekä välejä kappaleen ylä- ja alapuolella. Aivan samoin, jos kappale on yksittäinen tekstilohko, jossa on useita rivejä, automaattinen muotoilu asettaa kappaleen tyyliksi Leipäteksti-tyylin, joka sisältää tavallisten kappaleiden muotoiluun sopivia muotoiluja kuten keskikokoinen fontti, tavalliset merkit ja pieni väli kappaleen jälkeen.

Ennen kuin käytät automaattista muotoilua ensimmäistä kertaa, sinun tulee määritellä, kuinka haluat komennon toimivan. Tämän voit tehdä seuraavasti: valitse Työkalut (Tools) -valikosta Automaattinen korjaus (AutoCorrect) -komento, napsauta Automaattinen muotoilu (AutoFormat) -välilehteä ja valitse haluamasi asetukset (ks. kuva alla).

Automaattisen muotoilun asetuksia on monenlaisia (ks. alla oleva taulukko):

Jos haluat muotoilla automaattisesti vain osan asiakirjasta, valitse tämä alue ennen Automaattinen muotoilu -komennon käynnistämistä. Jos haluat muotoilla koko asiakirjan, osoita asiakirjaa johonkin kohtaan. Voit muotoilla asiakirjan automaattisesti seuraavalla tavalla:

1. Valitse Muotoile (Format) -valikosta Automaattinen muotoilu (AutoFormat) -komento (siirry alla olevan kuvan kohtaan 2.).

6. Jos valitsit Katso jokainen muutos erikseen (AutoFormat and review each change) -asetuksen, Word näyttää muotoilun jälkeen toisen valintaikkunan, jonka nimi on myös Automaattinen muotoilu. Huomaa, että kun tämä valintaikkuna on avoinna, voit vierittää asiakirjaa ja tarkistaa tehdyt muutokset.

7. Jos olet napsauttanut Tarkastele muutoksia -painiketta, Word merkitsee kaikki asiakirjaan tehdyt muutokset ja näyttää Tarkastele automaattisen muotoilun muutoksia -valintaikkunan.

Alla olevassa kuvassa näkyy esimerkkiasiakirja, jossa on valittuna yksi tehty muotoilu. Word merkitsee muutokset muutosmerkinnällä. Niin kauan kuin Tarkastele automaattisen muotoilun muutoksia -valintaikkuna on avoinna, voit vierittää asiakirjaa ja tehdä siinä manuaalisesti muokkauksia ja muotoiluja.

8. Kun olet lopettanut muutosten tarkastelun sekä asiakirjan muokkaamisen, napsauta Peruuta-painiketta, jolloin Tarkastele automaattisen muotoilun muutoksia -valintaikkuna sulkeutuu. Palaat takaisin Automaattinen muotoilu -valintaikkunaan.

9. Jos napsautat Automaattinen muotoilu -valintaikkunassa Hyväksy kaikki (Accept All) -painiketta, hyväksyt tällöin kaikki automaattisen muotoilun tekemät muutokset – lukuunottamatta niitä, jotka olet hylännyt – sekä kaikki manuaalisesti tehdyt muutokset. Jos napsautat Hylkää kaikki (Reject All) -painiketta, automaattisen muotoilun tekemät ja manuaalisesti tehdyt muutokset peruutetaan ja asiakirja palautuu tilaan, jossa se oli ennen Automaattinen muotoilu -komennon käynnistämistä.
 

Automaattisen muotoilun käyttäminen kirjoitettaessa

Voit asettaa Wordin tekemään automaattisesti joitakin muotoiluja samalla kun kirjoitat asiakirjaa. Valitse Työkalut (Tools) -valikosta Automaattinen korjaus (AutoCorrect) -komento ja napsauta Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type) -välilehteä. Valitse sitten muotoiluasetukset, jotka haluat Wordin tekevän automaattisesti (ks. kuva alla).

Alla olevassa taulukossa on esitetty kaikki Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehdessä olevat asetukset.

Kun automaattinen muotoilu tekee jonkun Käytä automaattista muotoilua -alueessa määritetyn muotoilun (ensimmäinen ryhmä Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehdessä), Office-avustaja (jos se on esillä) saattaa näyttää vihjeen tehdystä muokkauksesta. Jos vihje tulee näkyviin, voit Office-avustajan avulla peruuttaa tehdyn muokkauksen tai voit katsoa ohjeen, jonka avulla voit asettaa pois päältä asetuksen, joka aiheutti muutoksen. Voit jättää ottamatta huomioon Office-avustajan näyttämät vihjeet ja jatkaa kirjoittamista, jolloin muokkaukset jäävät voimaan. (Jos teet näin useita kertoja, vihjeiden näyttäminen loppuu.)

Jos Office-avustaja ei näytä vihjettä, voit Kumoa-komennolla kumota minkä tahansa automaattisen muotoilun. Jos esimerkiksi kirjoitat suoran lainausmerkin (") ja automaattinen muotoilu muuttaa sen kaarevaksi lainausmerkiksi (“), voit Kumoa-komennon avulla muuttaa merkin takaisin suoraksi lainausmerkiksi.
 

Tyylivalikoiman käyttäminen

Tyylivalikoima on toinen työkalu, jota voit käyttää asiakirjan ulkoasun muotoiluun, kun olet ensin muotoillut sen automaattisesti. Voit avata tyylivalikoiman napsauttamalla Automaattinen muotoilu -valintaikkunassa olevaa Tyylivalikoima (Style Gallery) -painiketta.

Tyylien käyttäminen

Seuraavassa opettelemme käyttämään manuaalisesti tyylejä asiakirjan tekstissä. Voit näiden tekniikoiden avulla muokata muotoiluja, joita on tehty käyttäen automaattista muotoilua, teemaa tai tyylivalikoimaa. Voit käyttää näitä tekniikoita myös asiakirjan muotoiluun alusta pitäen. (Tässä tapauksessa ehkä käytät tyylejä samalla kun kirjoitat asiakirjan tekstiä.) Word tukee kahdentyyppisiä tyylejä: kappaletyylejä (jotka ovat samanlaisia kuin Automaattisen muotoilun käyttämät tyylit) sekä merkkityylejä (joilla voidaan korostaa yksittäisiä merkkilohkoja).

Tyylien käyttämisestä on useita etuja verrattuna suoriin kappale- ja merkkimuotoiluihin (joista kerrotaan myöhemmin). Voit tyylejä käyttämällä säästää aikaasi, koska voit tyylin avulla asettaa koko joukon muotoiluja yhdellä komennolla. Tyylien avulla voit käyttää yhtenäistä muotoilua – kaikki tiettyä tyyliä käyttävät tekstit muotoillaan samalla tavalla.

Voit helposti muuttaa koko asiakirjan tekstin muotoilua tyylimäärittelyjä muuttamalla. Voit esimerkiksi lihavoida kaikki pääotsikot asettamalla lihavointimuotoilun Otsikko 1 -tyylissä, mikä on paljon helpompaa kuin kaikkien otsikoiden lihavointi erikseen. Kun luot uuden asiakirjan, siinä käytetään kopioita tyyleistä, jotka on tallennettu asiakirjan käyttämään malliin. Asiakirjan tyylit tallennetaan asiakirjatiedostoon asiakirjan sisällön kanssa. Näit aikaisemmin, kuinka nämä tyylit korvattiin Tyylivalikoimasta etsityn mallin tyyleillä. Seuraavissa kohdissa opit käyttämään tyylejä asiakirjan kappaleissa sekä merkkilohkoissa. Voit käyttää vakiotyylejä (toisin sanoen Wordin mukana tulevia tyylejä) sekä määrittelemään tyylejä itse. Seuraavassa luvussa opit muokkaamaan vakiotyylejä ja itse määrittelemään uusia tyylejä.

Kappaletyylien käyttäminen

Kappaletyyli sisältää kaikki kappale- ja merkkimuotoilut. Kun määrittelet kappaleeseen tyylin, kappaletekstissä käytetään kaikkia tyylin muotoiluja. Alla olevassa taulukossa on esitetty yhteenveto kaikista kappaletyyliin sisältyvistä muotoiluista jaettuna kuuteen eri luokkaan. (Luokat vastaavat muotoilussa käytettäviä komentoja). Jos asiakirjassa on käytetty automaattista muotoilua tai tyylejä, kappaleet on muotoiltu Normaali-tyylillä. (Jos asiakirjan muotoilu perustuu johonkin tiettyyn malliin, kappaleiden muotoilussa on ehkä käytetty jotakin muuta tyyliä, esimerkiksi Leipäteksti-tyyliä).

Normaali-tyyli sisältää joukon muotoiluja, jotka soveltuvat tavallisen asiakirjan tekstin muotoiluun. Wordin mukana tulevassa Normaali-mallissa olevassa Normaali-tyylissä on muotoiluna Times New Roman -fontti, fonttikoko 12 pistettä, yksinkertainen riviväli ja vasemmalle tasattua tekstiä. (Kaikkia
näitä attribuutteja voidaan muuttaa). 

Kun haluat käyttää tyylejä yhdessä tai useammassa kappaleessa, toimi seuraavasti:

1. Jos haluat käyttää tyyliä jossakin kappaleessa, aseta lisäyskohta johonkin kohtaan kappaleessa. Jos haluat käyttää tyyliä useissa kappaleissa, valitse kaikista kappaleista ainakin osa. Jos et ole vielä kirjoittanut tekstiä uuteen kappaleeseen, aseta lisäyskohta ennen uuden kappaleen kappalemerkkiä. Voit tehdä tämän, kun kappalemerkki on tai ei ole näkyvissä.

2. Valitse Muotoile (Format) -valikosta Tyyli (Style) -komento ja valitse haluamasi tyyli Tyyli-valintaikkunassa, kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.


Jos tiedät tyylin nimen, jota haluat käyttää, Tyyli-valintaikkunaa ei tarvitse käyttää. Voit sen sijaan valita tyylin muotoilutyökalurivillä olevasta Tyyli-luetteloruudusta tai voit kirjoittaa tyylin nimen luettelon ruutuun (ks. kuva alla).

Huomaa, että jokaisen tässä luettelossa olevan tyylin nimen muotoilussa on käytetty tämän tyylin sisältämiä merkkimuotoiluja sekä joitakin kappalemuotoiluja (kuten sisennyksiä). Luettelossa näkyvät vain nykyisessä asiakirjassa käytössä olevat tyylit tai jotka on aikaisemmin valittu, sekä joitakin muita yleisiä tyylejä (kuten Otsikko 1). Jos haluat näyttää luettelon kaikista käytettävissä olevista tyyleistä, paina Vaihto-näppäintä samalla kun napsautat luetteloruudun avaavaa nuolta. Wordissä on käytettävissä myös pikanäppäimet tiettyjen kappaletyylien valitsemista varten (ks. kuva alla).

Kun painat Enter-näppäintä kappaleen lopussa, lisättävässä kappaleessa käytetään samaa tyyliä kuin edellisessä kappaleessa. Eräät tyylit on kuitenkin määritelty niin, että uudessa kappaleessa käytetään eri tyyliä. Jos esimerkiksi painat Enter-näppäintä Otsikko 1 -tyyliä käyttävässä kappaleessa, uuden kappaleen tyylinä on Normaali-tyyli.

Merkkityylien käyttäminen

Voit merkkityylin muotoilujen avulla korostaa kappaleessa yhden tai useamman merkin ulkoasua. Merkkityylit eroavat kappaletyyleistä seuraavilla tavoilla:

● Merkkityyli sisältää vain muotoiluattribuutteja, jotka kuuluvat luokkiin: Fontti, merkkiväli, tekstitehosteet, Kieli tai Reunat ja sävytys. Huomaa, että mukana ovat vain kolme luokkaa kuudesta kappaletyylissä käytettävästä
luokasta.

● Voit käyttää merkkityyliä yhdessä tai useammassa merkissä, kun taas kappaletyyliä voidaan käyttää yhdessä tai useammassa kokonaisessa kappaleessa.

● Toisin kuin kappaletyylissä, merkkityylissä ei tarvitse määritellä kaikkia merkkimuotoiluja. Esimerkiksi voit merkkityylissä määritellä vain tekstin lihavoinnin ja kursivoinnin. Jos käytät tätä tyyliä tekstilohkossa, Word poistaa kaikki aikaisemmat suoraan tehdyt merkkimuotoilut, muotoilee tekstin lihavointi- ja kursivointimuotoilulla sekä säilyttää kaikki muut kappaletyylissä olevat muotoilut, kuten fontin, merkkikoon ja tehosteet.

Word sisältää vain muutaman valmiin merkkityylin. Tämän vuoksi tässä esitetty tekniikka ei ole kovin hyödyllinen ennen kuin opit määrittelemään omia merkkityylejä (tästä myöhemmin).

Merkkityyliä käytetään merkkien muotoiluun seuraavalla tavalla:

1. Valitse teksti tai jos haluat käyttää tyyliä tekstissä, jota olet kirjoittamassa, aseta lisäyskohta paikkaan, johon haluat kirjoittaa tekstin. Jos haluat käyttää merkkityyliä yksittäisessä sanassa, aseta lisäyskohta johonkin kohtaan sanassa. Sanaa ei tarvitse valita.

Valitse Muotoile (Format) -valikosta Tyyli (Style) -komento ja valitse Tyyli-valintaikkunassa (katso sivu 175 kuva 6.8) olevasta luettelosta merkkityyli.Merkkityylien nimien edessä on merkki a. Huomaa, että Word näyttää esimerkkitekstin muotoiltuna valitulla tyylillä. Napsauta Käytä-painiketta, kun olet valinnut sopivan tyylin.

Jos tiedät halutun merkkityylin nimen, voit yksinkertaisesti valita sen muotoilutyökalurivillä olevasta Tyyli-luettelosta tai voit kirjoittaa tyylin nimen luettelon yläosassa olevaan ruutuun. Jos haluat näyttää kaikki käytettävissä olevat tyylit, paina Vaihto-näppäintä samalla kun napsautat luetteloruudun avaavaa nuolta.

Jos et valinnut merkkejä vaiheessa 1, aloita kirjoittaminen. Kirjoittamasi teksti muotoillaan valitsemallasi merkkityylillä kunnes siirrät lisäyskohdan
johonkin toiseen paikkaan tai painat Ctrl+Välilyönti tai Ctrl+Vaihto+Z -näppäintä.

Jos haluat poistaa merkkityylin, valitse teksti ja paina Ctrl+Välilyönti tai Ctrl+Vaihto+Z tai käytä Kappaleen oletusfontti -merkkityyliä. Kun valitset tämän erityisen merkkityylin, kaikki merkkityylit tai manuaalisesti määritetyt merkkimuotoilut poistuvat tekstistä.


Merkkien muotoilu

Yksittäisten merkkien suora muotoilu on tarkin taso, jota voit käyttää asiakirjan merkkien muotoilussa. Kappaletyylissä on määritelty kappaletekstissä käytettävä merkkimuotoilu. Haluat kuitenkin usein korostaa kappaleessa yhtä tai useampia merkkejä muotoilemalla ne erikseen. Voit esimerkiksi kursivoida sanan tai muuttaa merkin yläindeksiksi. Käyttämäsi suora merkkimuotoilu ohittaa kappaletyylissä määritellyn muotoilun tai tekstissä käytetyn
merkkityylin muotoilun.

Suoraan määriteltävät merkkimuotoilut kuuluvat luokkiin: Fontti, merkkiväli, tekstitehosteet; Kieli ja Reunat ja sävytys. Käsitellemme seuraavassa ensimmäiseen luokkaan kuuluvia muotoiluattribuutteja, Fontti, merkkiväli ja tekstitehosteet. Näistä on yhteenveto alla olevassa taulukossa. 

Seuraavaksi on esitetty yleiset vaiheet merkkimuotoilujen käyttämistä varten:

1. Valitse teksti tai jos haluat muotoilla seuraavaksi kirjoitettavan tekstin, aseta lisäyskohta paikkaan, johon haluat kirjoittaa.

2. Avaa Fontti-valintaikkuna valitsemalla Muotoile (Format) -valikosta Fontti (Font) -komento ja valitse haluamasi muotoilu. Voit myös asettaa tiettyjä merkkimuotoiluja painamalla pikanäppäimiä tai napsauttamalla muotoilutyökalurivillä olevia painikkeita. Näitä kolmea eri menetelmää on käsitelty erikseen seuraavissa kolmessa kohdassa.

3. Jos et valinnut merkkejä vaiheessa 1, aloita kirjoittaminen. Kirjoittamasi merkit muotoillaan asetetulla tavalla kunnes siirrät lisäyskohtaa tai painat Ctrl+Välilyönti tai Ctrl+Vaihto+Z.

Jos haluat poistaa suoraan tehdyn merkkimuotoilun ja palauttaa merkkimuotoilun kappaletyylin mukaiseksi, valitse teksti ja paina Ctrl+Välilyönti tai Ctrl+Vaihto+Z. (Jos aloitat kirjoittaa uutta tekstiä, voit hylätä viereisen tekstin mukaisen merkkimuotoilun painamalla yhtä näistä näppäinyhdistelmistä. Jos olet esimerkiksi lisäämässä tekstiä kursivoidun tekstin jälkeen, voit painaa Ctrl+Välilyönti ja aloittaa kirjoittaa tekstiä, joka ei ole kursivoitu – olettaen, että kursivointi on asetettu suoraan ja että se ei ole osa kappaletyyliä.) Voit saada selville asiakirjan tekstissä käytetyt muotoilut tai tyylin, kun valitset Ohje (Help) -valikosta Lisätietoja (What’s This?) -komennon tai painat Vaihto+F1 -näppäintä ja napsautat haluamaasi tekstiä.


Fontti-valintaikkunan käyttäminen

Fontti-valintaikkunan avulla voit asettaa minkä tahansa merkkimuotoilun. Voit avata Fontti-valintaikkunan Muotoile (Format) -valikon Fontti (Font) -komennolla tai napsauttamalla kakkospainikkeella valittua tekstiä ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta Fontti-komennon. Voit käyttää mitä tahansa seuraavalla alla olevassa kuvassa näkyvässä Fontti-valintaikkunan Fontti-välilehdessä olevaa fonttimuotoilua.

Voit käyttää mitä tahansa seuraavalla alla olevassa kuvassa näkyvässä Merkkiväli-välilehdessä olevaa merkkiväliasetusta ja voit käyttää mitä tahansa Tekstitehosteet-välilehdessä olevaa animaatiotehostetta (ks. seuraava kuva). Muotoilun valitseminen on helppoa, koska esimerkki valitusta muotoilusta näkyy Fontti-valintaikkunan esikatseluruudussa.

Kun Fontti-valintaikkuna avataan, siinä näkyy valitun tekstin nykyinen muotoilu. Jos jokin muotoilu ei ole käytössä koko valitussa alueessa (esimerkiksi osa tekstistä on lihavoitu ja osa ei ole lihavoitu), tämä muotoiluasetus näkyy tyhjänä. (Tai jos muotoiluasetus valitaan napsauttamalla valintamerkkiä, valintaruutu näkyy harmaana.) Jos valitset jonkun muotoiluasetuksen, se vaikuttaa koko valittuun tekstiin.

Huomaa, että Word näyttää tietoja Fontti-luetteloruudussa (Fontti-välilehdessä) valitusta fontista. Nämä tiedot näkyvät välilehden alaosassa ja niistä ilmenee, jos fontti on TrueType-fontti. TrueType-fontti on Windowsiin asennettu skaalattava fontti (se voidaan asettaa minkä kokoiseksi tahansa). TrueType-fontilla muotoillut merkit näkyvät korkealaatuisina melkein missä tahansa näytössä tai kirjoittimella ja ne ovat hyvä valinta, jos haluat näyttää merkkejä eri kokoisina tai jos haluat tulostaa asiakirjan eri kirjoittimilla.

Jos napsautat Yläindeksi (Superscript) tai Alaindeksi (Subscript) -valintaruutua (Fontti-välilehdessä), teksti nousee tai laskee tietyn määrän normaalitasoon verrattuna ja merkkien koko pienenee. Jos haluat nostaa tai laskea tekstiä tietyn määrän ilman merkkikoon muuttamista, napsauta Merkkiväli-välilehteä ja valitse Sijainti (Position) -luetteloruudussa Nostettu (Raised) tai Laskettu (Lowered) -valinta.

Kirjoita sitten Kuinka paljon (By) -ruutuun määrä pisteinä (1 piste = 1/ 72 tuumaa), kuinka paljon tekstiä nostetaan tai lasketaan. Jos valitset Piilotettu (Hidden) -tehosteen (Fontti-välilehdessä), voit asettaa tekstin näkymättömäksi näytössä tai kirjoittimelle tulostettaessa. Voit ohjata piilotetun tekstin näkymistä valitsemalla Työkalut (Tools) -valikosta Asetukset (Options) -komennon. Piilotettu teksti näkyy näytössä vain, jos Näkymä (View) - välilehdessä on asetettu Piilotettu teksti (Hidden text) -asetus. Piilotettu teksti näkyy kirjoittimella vain, jos Tulosta (Print) -välilehdessä on asetettu Piiloteksti (Hidden text) -asetus. Huomaa, että (Fontti-välilehdessä olevat) Kapiteelit (Small Caps) ja Kaikki isolla (All caps) -tehosteet muuttavat vain näytössä tai tulostettaessa näkyvää tekstiä, ne eivät muuta asiakirjaan kirjoitettuja merkkejä. Jos poistat tehosteen, alkuperäiset isot ja pienet merkit tulevat taas näkyviin.

Kun määrittelet Skaalaus (Scaling) -luetteloruudussa (Merkkiväli-välilehdessä) arvoksi jonkin muun kuin 100 %, jokaisen merkin leveys muuttuu. Jos taas valitset Merkkiväli (Spacing) -luetteloruudussa arvoksi Harvennettu (Expanded) tai Tiivistetty (Condensed), merkkien välit muuttuvat, mutta merkkien leveys ei muutu.

Jos valitset Parivälistys fonttikokoon (Kerning For Fonts) -asetuksen (Merkkiväli-välilehdessä), Word pienentää tiettyjen merkkiparien välistä väliä – kuten kirjainten A ja W väliä, jotta teksti näyttäisi yhtenäiseltä. (Jos taas valitset Merkkiväli-luetteloruudussa Tiivistetty-valinnan, kaikkien merkkien välit tiivistyvät valitussa tekstissä). Word suorittaa parivälistyksen vain siinä tapauksessa, jos merkit ovat samankokoisia tai suurempia kuin Pistettä tai enemmän (Points And Above) -ruudussa oleva arvo. Lisäksi valitun fontin on oltava TrueType (tai Adobe Tyle 1) -fontti.

Voit Fontti-valintaikkunassa jokaisessa välilehdessä näkyvää Oletus (Default) -painiketta napsauttamalla muuttaa oletusmerkkimuotoilua niin, että se vastaa Fontti-, Merkkiväli- ja Tekstitehosteet-välilehdissä määriteltyjä muotoiluja. Jos napsautat Oletus-painiketta (ja vastaat tulevaan kysymykseen kyllä), tämä tallentaa valitun muotoilun asiakirjan Normaali-tyyliin sekä mallin Normaali-tyyliin, jota käytettiin asiakirjan luomisessa. Kun  luot uuden asiakirjan tätä mallia käyttäen, asiakirjan teksti muotoillaan uudella tavalla. (Oletus-painikkeen napsauttaminen ei kuitenkaan vaikuta asiakirjoihin, jotka on jo luotu mallia käyttäen.)

Kappaleiden muotoilu

Kappalemuotoilu vaikuttaa kokonaisten kappaleiden ulkoasuun. Yleensä kappaleiden muotoilussa kannattaa käyttää tyylejä. Tällä tavalla muotoilujen muuttaminen on helpompaa ja näin voidaan säilyttää yhtenäinen muotoilu koko asiakirjassa. (Jos käytössäsi ei ole valmista tyyliä tietyntyyppistä kappaletta varten, voit muokata valmista tyyliä tai määritellä uuden tyylin.) Kuitenkin suoriakin kappalemuotoiluja on toisinaan käytettävä. Haluat ehkä keskittää tietyn kappaleen tai suurentaa vasenta sisennystä. (Jos samoja asetuksia on tehtävä usein, silloin kannattaa harkita uuden tyylin määrittelemistä.) Suoraan valittavat kappalemuotoilut ohittavat kappaleen tyylissä määritellyt muotoilut. Vaikka käyttäisit harvoin suoria kappalemuotoiluja, tässä esitetyt tekniikat ja käsitteet on kuitenkin tunnettava, kun alat määritellä omia kappaletyylejä.

Suoraan asetettavat kappalemuotoilut kuuluvat  neljään viimeisimpään muotoiluluokkaan – Sisennykset, välit ja rivinvaihdot, Sarkaimet, Reunat ja sävytys sekä Luettelomerkit ja numerointi. Seuraavassa opit käyttämään luokkaan Sisennykset, välit ja rivinvaihdot kuuluvia kappalemuotoiluja. Nämä muotoilut on kuvattu seuraavalla alla olevassa taulukossa ja ne voidaan määritellä Kappale (Paragraph) -valintaikkunassa.

Seuraavaksi on esitetty kaksi vaihetta, joiden avulla voit tehdä suoria kappalemuotoiluja:

1. Jos haluat muotoilla yhden kappaleen, aseta lisäyskohta johonkin kohtaan kappaletta tai valitse koko kappale tai osa siitä. Jos haluat muotoilla useita peräkkäisiä kappaleita, valitse vähintään osa jokaisesta kappaleesta.

2. Avaa Kappale-valintaikkuna valitsemalla Muotoile (Format) -valikosta Kappale (Paragraph) -komennon ja valitse haluamasi muotoilu. Voit vaihtoehtoisesti asettaa joitakin kappalemuotoiluja painamalla pikanäppäinyhdistelmiä tai käyttämällä muotoilutyökaluriviä tai viivainta. Nämä kolme menetelmää on kuvattu seuraavissa kolmessa kohdassa.

Jos haluat poistaa suoraan tehdyt kappalemuotoilut ja palauttaa kappaleen muotoilun vastaamaan kappaleeseen liitettyä tyyliä, valitse kappale tai kappaleet ja paina Ctrl+Q.

Kappale-valintaikkunan käyttäminen

Voit asettaa Kappale-valintaikkunassa minkä tahansa edellisessä taulukossa esitetyistä muotoiluista. Voit avata tämän valintaikkunan valitsemalla Muotoile (Format) -valikosta Kappale (Paragraph) -komennon tai napsauttamalla kakkospainikkeella valittua tekstiä ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta Kappale-komennon. Alla olevassa kuvassa on esitetty Kappale-valintaikkunan Sisennykset ja välit -välilehti

Seuraavalla kuvassa esitetty Tekstin käsittely -välilehti. Samoin kuin Fontti-valintaikkunassa myös Kappale-valintaikkunassa muotoiluattribuuttien valitseminen on helppoa, koska siinä näkyy esimerkkiteksti, joka muotoillaan valituilla attribuuteilla.

Vasen sisennys tarkoittaa etäisyyttä mitattuna sivun vasemmasta reunuksesta oikealle kappaleen vasempaan reunaan (positiivinen sisennys) tai sivun vasemmasta reunuksesta vasemmalle kappaleen vasempaan reunaan (negatiivinen sisennys). Aivan samoin oikea sisennys tarkoittaa etäisyyttä mitattuna sivun oikeasta reunuksesta vasemmalle kappaleen oikeaan reunaan (positiivinen sisennys) tai sivun oikeasta reunuksesta oikealle kappaleen oikeaan reunaan (negatiivinen sisennys). Reunukset tarkoittavat etäisyyksiä sivun reunasta kohtaan, jossa sisennyksen arvo on 0. Voit asettaa reunukset, kun asetat sivun asetuksia kuten luvussa 10 esitetään. Helpoin tapa oppia käyttämään eri sisennysasetuksia on muuttaa arvoja ja tarkastella niiden vaikutusta esikatseluruudussa.

Jos valitset Mukautettu (Special) -ruudussa 1. rivi -valinnan (Sisennykset ja välit -välilehdessä), kappaleen ensimmäinen rivi siirtyy oikealle muihin kappaleen riveihin verrattuna (määrän, jonka määrittelet Sisennys (By) -ruudussa). Jos valitset Mukautettu-ruudussa Riippuva (Hanging) -valinnan, kaikki muut rivit paitsi ensimmäinen rivi siirtyy oikealle (Sisennys-ruudussa ilmoitetun määrän).

Riviväli tarkoittaa kappaleessa olevan rivin kokonaiskorkeutta. Alla olevassa taulukossa esitetty Riviväli (Line Spacing) -luetteloruudussa olevat valinnat ja niiden vaikutus.

Pikanäppäinten käyttäminen kappalemuotoilujen asettamisessa

Jos olet hyvämuistinen, voit seuraavalla alla olevassa taulukossa esitettyjen pikanäppäinten avulla tehdä nopeasti kappalemuotoiluja valittuihin kappaleisiin.

Muotoilujen kopiointi

Jos olet muotoillut asiakirjassa olevan tekstilohkon ja haluat käyttää samaa muotoilua yhdessä tai useammassa muussa tekstilohkossa, voit kopioida muotoilun ja näin säästää aikaasi. Yksi tapa kopioida muotoilu on käyttää vakiotyökalurivillä olevaa Muotoilusivellin (Format Painter) -työkalua.

Sivellintä käytetään seuraavalla tavalla:

1. Valitse teksti, jonka muotoilun haluat kopioida. Jos haluat kopioida merkkimuotoilun, valitse yksi tai useampia merkkejä, jotka on muotoiltu halutulla tavalla. Jos haluat kopioida kappalemuotoiluja, valitse koko kappale tai aseta lisäyskohta kappaleeseen johonkin kohtaan ilman tekstin valitsemista.

2. Napsauta vakiotyökalurivillä olevaa Muotoilusivellin-painiketta. Hiiren I-osoittimen viereen tulee näkyviin pieni maalisivellin.

3. Jos olet kopioimassa merkkimuotoiluja, siirrä I-osoitin muotoiltavan tekstin kohdalle ja valitse teksti hiirellä vetämällä. Jos olet kopioimassa kappalemuotoiluja, valitse vetämällä yksi tai useampi kappale tai napsauta kappaletta johonkin kohtaan ilman vetämistä.

Voit kopioida muotoiluja myös näppäimistön avulla:

1. Valitse teksti, jonka muotoilun haluat kopioida ja paina Ctrl+Vaihto+C. Jos olet kopioimassa merkkimuotoiluja, valitse yksi tai useampia merkkejä, jotka haluat muotoilla. Jos olet kopioimassa kappalemuotoiluja, valitse kappale tai aseta lisäyskohta johonkin kohtaan kappaleeseen ilman tekstin valitsemista.

2. Jos olet kopioimassa merkkimuotoiluja, valitse muotoiltava teksti ja paina Ctrl+Vaihto+V. Jos olet kopioimassa kappalemuotoiluja, valitse yksi tai useampi kappale tai aseta lisäyskohta kappaleeseen ilman tekstin valitsemista ja paina Ctrl+Vaihto+V.

3. Jos haluat kopioida muotoiluja myös muihin tekstilohkoihin, toista vaihe 2 jokaiselle lohkolle.
 

Tekstin kopioiminen ilman muotoilua

Kun tavallisesti kopioit tai siirrät tekstiä, tekstin muotoilu kopioidaan tai siirretään tekstin mukana (merkkimuotoilut sekä kappalemuotoilut siinä tapauksessa, että kappalemerkki on mukana).  Kun liität tekstin leikepöydältä, käytä Liitä-komennon sijaan Muokkaa (Edit) -valikossa olevaa Liitä määräten (Paste Special) -komentoa. valitse Liitä määräten -valintaikkunassa Liitä (Paste) -asetus, valitse Liitetään (As) -luetteloruudussa Muotoilematon teksti (Unformatted Text) -valinta ja napsautat OK-painiketta (ks. kuva alla.) Kun teksti lisätään valittuun paikkaan, se muotoillaan edelläolevan tekstin mukaisesti – samalla tavalla kuin olisit kirjoittanut sen!

Tyylien muokkaaminen

Aina kun avaat uuden asiakirjan, se pohjautuu tallennettuun malliin, jota Word käyttää asiakirjan luomisessa. Käytettävissä olevat tyylit sekä tyylien sisältämät muotoilut ovat erilaisia eri malleissa. Kaikissa malleissa on perusjoukko yleiskäyttöisiä sisäänrakennettuja tyylejä – esimerkiksi Normaali, Leipäteksti sekä Otsikko 1 - Otsikko 9. Joissakin malleissa on lisäksi tiettyihin tarkoituksiin suunniteltuja tyylejä. Esimerkiksi Perusraportti (Professional Report) -malli sisältää Yrityksen nimi, Otsikko kansi sekä Alaotsikko kansi -tyylin, joiden avulla voit muotoilla raportin otsikkosivun tekstit. Malli tai asiakirja voi sisältää myös itse määriteltyjä tyylejä, jotka voit luoda tässä luvussa esitettyjen menetelmien avulla.

Voit muokata mitä tahansa asiakirjassa olevaa tyyliä. Kun muokkaat tyyliä, kaikkien tätä tyyliä käyttävien tekstien muotoilu muuttuu vastaavasti. Tämä on tärkeä etu tyylien käyttöä ajatellen, kun verrataan tekstin suoraan muotoiluun. Koska jokaisella asiakirjalla on oma tyylivalikoima, tyylin muokkaaminen vaikuttaa vain tässä asiakirjassa. Tyylin muuttaminen ei vaikuta malliin tai muihin samaa mallia käyttäviin asiakirjoihin.

Kun muokkaat tai luot kappale- tai merkkityylejä, muista että tyyli voi perustua toiseen tyyliin. Wordin Normaali-mallissa oleva Normaalityyli on useimpien muiden kappaletyylien perustyyli. Esimerkiksi Leipäteksti (Body Text) -tyyli on määritelty seuraavasti: “Normaali + Väli jälkeen 6 pt”. Tämä määrittely tarkoittaa, että kaikki Leipäteksti-tyylin muotoilut ovat Normaali-tyylin muotoiluja paitsi kappaleväliasetus – Normaali-tyylissä väli on 0 pt kappaleen jälkeen. (Normaali-tyyli ei perustu mihinkään muuhun tyyliin.) Kaikki tyyliin määriteltävät muotoilut ohittavat perustyylin muotoilut. Jos muutat perustyyliä kuten Normaali-tyyliä, kaikki siihen perustuvat tyylit muuttuvat vastaavasti. Jos esimerkiksi määrittelet Normaali-tyyliin Courier New -fontin ja “Väli jälkeen 10 pistettä”, Leipäteksti-tyylin fontiksi tulee pistettä” -määrittely ei tule Leipäteksti-tyylin muotoiluksi, koska se sisältää jo “Väli jälkeen” -määrittelyn (toisin sanoen tätä muotoilua ei haeta Normaali-tyylistä).

Kun tyyli perustuu toiseen tyyliin, sen etuna on yhtenäinen muotoilu. Jos esimerkiksi määrittelet Normaali-tyyliin uuden fontin, sama asetus tulee automaattisesti voimaan kaikissa tähän perustuvissa tyyleissä ja voit näin välttyä määrittelemästä yhteensopimattomia fontteja. Olet aiemmin yhden tavan muokata Normaali-tyyliä: kun napsautat Fontti-valintaikkunassa Oletus (Default) -painiketta, Normaali-tyylin merkkimuotoilu muuttuu valintaikkunassa määriteltyjen asetusten mukaiseksi. Normaali-tyyli muuttuu myös silloin, kun napsautat Kieli-valintaikkunassa olevaa Oletuspainiketta.

Opit seuraavissa kahdessa kohdassa kaksi perustapaa tyylin ominaisuuksien määrittelyyn: Tyylin muokkaaminen esimerkkitekstin avulla ja tyylin muokkaaminen Tyyli-valintaikkunan avulla.

Tyylien muokkaaminen esimerkin avulla

Esimerkkitekstin käyttäminen on helpoin tapa muokata tyyliä. Voit tällä menetelmällä muokata kaikkia tyylejä paitsi Normaali-tyyliä. Muotoilutyökalurivin on oltava näkyvissä, jotta voit muokata tyyliä esimerkin avulla. Menetelmä toimii seuraavasti:

1. Valitse asiakirjassa teksti, johon on yhdistetty kappale- tai merkkityyli, jota haluat muokata. (Käytä tarvittaessa tyyliä asiakirjassa jonkun tekstin muotoiluun.) Tyylin nimi näkyy muotoilutyökalurivillä Tyyli (Style) -ruudussa. (Jos valitset tekstin, johon on liitetty merkkityyli, Tyyli-ruudussa näkyy merkkityylin nimi kappaletyylin sijasta ja voit muokata tällä menetelmällä vain merkkityyliä.)

2. Tee tekstiin tarvittavat muotoilut. Voit käyttää kaikkia tekstin suoraan muotoiluun käytettäviä muotoiluja, joista kerrottiin aiemmin. Paras tapa muokata kappaletyylin merkkimuotoilua on käyttää tätä muotoilua kappaleen tekstin muotoilussa.

3.  Napsauta muotoilutyökalurivillä olevaa Tyyli-luetteloruutua, jolloin tyylin nimi korostuu ja paina Enter-näppäintä (ks. kuva alla)..

4.  Muokkaa tyyli (Modify Style) -valintaikkuna avautuu kuten kuvassa alla olevasta kuvasta näkyy.

Voit käyttää myös muotoilutyökalurivillä olevaa Tyyli-luetteloruutua, jos haluat määritellä tyylille yhden tai useamman kutsumanimen eli aliaksen. Tyylin aliasnimi on tyylin vaihtoehtoinen nimi. Voit esimerkiksi määritellä Leipäteksti-tyyliä varten lyhemmän nimen, esimerkiksi “leipä”. Voit määritellä tyylin nimelle yhden tai useamman aliaksen. Kirjoita aliasnimet Tyyli-luetteloruudussa tyylin nimen perään pilkulla erotettuna ja paina Enter-näppäintä (ks. kuva alla)

Kun haluat käyttää tyyliä, kirjoita Tyyli-luetteloruutuun tyylin nimi tai joku aliasnimistä ja paina Enter-näppäintä. Voit valita tyylin nimen myös Tyyli-luetteloruudun avattavasta luettelosta. Kaikki aliasnimet näkyvät tyylien nimien perässä pilkulla erotettuna. Aliasnimiä varten ei ole omia luettelon kohtia.

Tyylien muokkaaminen Tyyli-valintaikkunan avulla

Tyylin muokkaaminen Tyyli (Style) -valintaikkunan avulla ei ole yhtä nopeaa kuin esimerkkitekstiä käyttäen, mutta se mahdollistaa seuraavat lisätoiminnot:

• Tyylin nimeäminen uudelleen
• Tyylin perustyylin vaihtaminen
• Seuraavan kappaleen tyyli (emme käsittele kurssilla tätä)
• Pikanäppäin tyylin valitsemista varten (emme käsittele kurssilla tätä)
• Muokatun tyylin kopioiminen asiakirjan malliin (emme käsittele kurssilla tätä)
• Tyylin poistaminen

Seuraavaksi on esitetty, kuinka tyyliä muokataan Tyyli-valintaikkunan avulla:

1. Valitse Muotoile (Format) -valikosta Tyyli (Style) -komento. Tyylivalintaikkuna avautuu kuten kuvassa alla olevassa kuvassa on esitetty.

2. Valitse Tyylit (Styles) -luetteloruudusta tyylin nimi, jota haluat muokata. (Aluksi valitun tekstin tyyli on valittuna.) Jos et löydä tyyliä, varmista, että Valitse (List) -luetteloruudussa on valittuna Kaikki tyylit (All Styles) -asetus.

3. Napsauta Muokkaa (Modify) -painiketta. Word näyttää Muokkaa tyyli -valintaikkunan, joka on alla olevassa kuvassa.

4. Voit muuttaa tyylin nimeä, ellei se ole sisäänrakennettu tyyli. Kirjoita uusi nimi Nimi (Name) -ruutuun. (Jos yrität muuttaa sisäänrakennetun tyylin nimeä, Word lisää uuden nimen tyylin aliasnimeksi.)

Jokaisella tyylillä on oltava yksilöllinen nimi ja tyylin nimessä isot kirjaimet merkitsevät eri kirjainta kuin pienet kirjaimet. Esimerkiksi Luettelo ja luettelo tarkoittavat eri tyyliä. Voit myös määritellä yhden tai useita aliasnimiä kirjoittamalla ne Nimi-ruudussa tyylin nimen perään pilkulla erotettuina.

5. Voit vaihtaa perustyyliä valitsemalla tyylin nimen Tyylin perusta (Based On) -luetteloruudussa.  Jos kyseessä on kappaletyyli ja valitset (ei tyyliä) (No Style) -asetuksen, tyyli ei perustu toiseen tyyliin ja se sisältää kaikki kappale ja merkkimuotoilut. (Normaali-tyyli ei voi perustua mihinkään toiseen tyyliin.) Jos kyseessä on merkkityyli ja valitset Kappaleen oletusfontti (Default Paragraph Font) tai (taustaominaisuudet) (Underlying
Properties) -valinnan, tyyli ei perustu mihinkään toiseen merkkityyliin.

6. Jos kyseessä on kappaletyyli, voit asettaa seuraavan kappaleen tyylin valitsemalla tyylin nimen Seuraavan kappaleen tyyli (Style For Following Paragraph) - luetteloruudussa. Voit esimerkiksi asettaa Otsikko 1 -tyylissä seuraavan kappaleen tyyliksi Leipäteksti-tyylin. Kun tämän jälkeen kirjoitat Otsikko 1 -tyyliä käyttävän otsikon ja painat Enter-näppäintä, seuraavan kappaleen tyyliksi tulee Leipäteksti-tyyli. (Tavallisesti useimmissa tyyleissä Seuraavan kappaleen tyyli -luetteloruudussa valitaan sama tyyli, joten tällöin tyyli ei vaihdu Enter-näppäintä painettaessa.)

7. Valitse Lisää malliin (Add To Template) -asetus, jos haluat muuttaa asiakirjan mallissa olevaa tyyliä. Jos et valitse tätä asetusta, tyylin muokkaaminen vaikuttaa vain nykyisessä asiakirjassa olevaan tyyliin.

8 Jos haluat muuttaa tyylin muotoiluja, napsauta Muotoilu-painiketta ja valitse avautuvasta valikosta ominaisuusluokka, jota haluat muuttaa (ks. kuva alla).

Kun valitset luokan, sen jälkeen avautuu valintaikkuna, jossa voit  muokata yksittäisiä muotoiluasetuksia. Kaikki avautuvat valintaikkunat ovat samanlaisia kuin muotoiluasetuksia suoraan tehtäessä.  Kun olet tehnyt valintaikkunoissa tarvittavat muutokset, napsauta OK-painiketta, niin palaat takaisin Muokkaa Tyyli -valintaikkunaan. Huomaa että, merkkimuotoiluja varten voit valita vain Fontti-, Reuna- ja Kieliluokan.

9. Kun olet tehnyt kaikki tyyliin tarvittavat muutokset, napsauta Muokkaa tyyli -valintaikkunassa OK-painiketta, niin palaat Tyylivalintaikkunaan ja tekemäsi muutokset tallentuvat.

10 Jos napsautat Tyyli-valintaikkunassa Käytä (Apply) -painiketta, palaat takaisin asiakirjaan ja valinnassa käytetään uutta muokattua tyyliä. Jos napsautat Sulje-painiketta, palaat takaisin ilman tyylin käyttämistä.

Tyylin poistaminen

Jos haluat poistaa tyylin, valitse Muotoile (Format) -valikosta Tyyli (Style) -komento, valitse avautuvassa Tyyli-valintaikkunassa poistettava tyyli ja napsauta Poista (Delete) -painiketta. Kun poistat tyylin, Word poistaa sen kaikista teksteistä, joissa sitä on käytetty. (Jos poistettava tyyli on kappaletyyli, Word asettaa kappaletyyliksi Normaali-tyylin). Jos haluat poistaa ryhmän tyylejä, käytä Arkistointi (Organizer) -toimintoa.

Kaiken kaikkiaan tyyleihin perehtyminen on mielekästä silloin jos sinulla on tarvetta muokata tekstiä nopeasti hyvinkin erilaisiin käyttötarkoituksiin. Tyylien avulla samasta tekstistä saadaan nopeasti erilaisia versiota ilman pitkäveteistä tekstin muotoilua.