Luettelot

1.5. Luettelot

Merkittyjen ja numeroitujen luetteloiden luominen

Voit luoda asiakirjaasi kätevästi luetteloita, kun annat Wordin lisätä luettelomerkit tai numeroinnin sekä riippuvan sisennyksen. Automaattinen luettelomerkkien ja numeroiden lisääminen ovat osa kappalemuotoilua. Toisin kuin manuaalisesti kirjoitettavia luettelomerkkejä ja numeroita, automaattisia luettelomerkkejä tai numeroita ei voi valita tai muotoilla. Jos järjestät numeroidussa luettelossa kappaleet uudelleen, Word numeroi luettelon uudelleen. Alla olevassa kuvassa on esimerkki kolmesta erilaisesta luettelosta, joita voit luoda asettamalla luettelomerkit tai numerot automaattisesti.

Voit asettaa luettelomerkit ja numerot muotoilutyökalurivin painikkeiden tai Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunan avulla.

Luettelomerkkien ja numeroinnin lisääminen muotoilutyökaluriviä käyttäen

Nopein tapa lisätä luettelomerkit tai numerointi luetteloon on käyttää muotoilutyökalurivillä olevia Luettelomerkit- tai Numerointi-painikkeita (ks. alla).

1. Kirjoita luettelo. Paina Enter-näppäintä jokaisen luettelon kohdan jälkeen siten, että jokainen kohta on erillinen kappale.

2. Valitse kaikki luetteloon kuuluvat kappaleet.

3. Napsauta Luettelomerkit-painiketta, jos haluat lisätä luettelomerkit tai napsauta Numerointi-painiketta, jos haluat lisätä numeroinnin.

Jos käytät numerointia luettelon kappaleissa ja poistat tai järjestät kappaleita uudelleen, Word päivittää numeroinnin automaattisesti. Jos asetat lisäyskohdan merkityn tai numeroidun luettelon loppuun ja painat Enter-näppäintä, uusi kappale on merkitty luettelomerkillä tai numerolla. Jos kuitenkin painat Enter-näppäintä kaksi kertaa kirjoittamatta tekstiä, uudet kappaleet eivät ole merkittyjä tai numeroituja luettelon kohtia. Voit tällä tavalla helposti lopettaa luettelomerkkien tai numerojen lisäämisen, kun olet kirjoittanut luettelon valmiiksi.

Voit poistaa luettelomerkit tai numeroinnin. Valitse yksi tai monta kappaletta ja napsauta Luettelomerkit- tai Numerointi-painiketta uudelleen. Jos haluat poistaa luettelomerkin tai numeroinnin yhdestä kappaleesta, aseta lisäyskohta välittömästi luettelomerkin tai numeron viereen ja paina Askelpalautin-näppäintä.

Voit asettaa automaattisesti numeroitujen kappaleiden aloitusnumeron. Tätä varten on avattava Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkuna.

Luettelomerkkien ja numeroinnin lisääminen Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunaa käyttäen

Jos käytät Luettelomerkit ja numerointi (Bullets and Numbering) -valintaikkunaa luettelomerkkien ja numeroinnin asettamisessa, käytettävissäsi on seuraavat lisäominaisuudet:

Voit valita merkityn luettelon luettelomerkiksi minkä tahansa merkin tai kuvan.
Voit määritellä numeroidun luettelon aloitusnumeron.
Voit muokata luettelomerkkien, kuvien tai numeroiden ulkoasua ja paikkaa.
Voit luoda monitasoisen luettelon ja muotoilla sen vapaasti. Monitasoisessa luettelossa teksti voidaan jäsentää kauniisti ilman otsikkotyylejä tai jäsennysnäkymää.

Voit asettaa luettelomerkit ja numeroinnin Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunan avulla seuraavalla tavalla:

1. Valitse kaikki luetteloon kuuluvat kappaleet.

2. Avaa Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkuna valitsemalla Muotoile (Format) -valikosta Luettelomerkit ja numerointi -komento tai napsauttamalla kakkospainikkeella valintaa ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta Luettelomerkit ja numerointi -komennon.

3. Jos haluat käyttää luettelomerkkejä, napsauta Luettelomerkit (Bulleted) -välilehteä. Huomaa, että mahdollisen teeman käyttäminen asiakirjassa saattaa muuttaa merkittyjen luetteloiden luettelomerkkejä (ks. kuvat alla).

Jos haluat käyttää numerointia, valitse Numerot (Numbered) -välilehti:

Asiakirjan otsikoiden numeroiminen automaattisesti

Voit käyttää automaattista jäsennysnumerointia kaikissa asiakirjan otsikoissa, vaikka ne eivät kuuluisikaan luetteloon, jos kaikki otsikot on muotoiltu vakio- otsikkotyyleillä Otsikko 1 - Otsikko 9. Aseta lisäyskohta asiakirjassa johonkin otsikkoon, avaa Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunassa Monitasoinen-välilehti ja valitse yksi alemmalla rivillä olevasta neljästä jäsennystyylistä. (Huomaa, että jokaisessa Monitasoinen-välilehdessä näkyvässä esimerkissä näkyy otsikkotyylien nimet.)

Voit monitasoista luetteloa käyttäen jäsentää tekstiä. Jos olet luomassa monitasoista luetteloa edellä kuvatulla tavalla, voit asettaa jokaisen kappaleen tason seuraavasti:

Jos haluat siirtää kappaleen alemmalle otsikkotasolle, aseta lisäyskohta kappaleeseen ja paina Alt+Vaihto+nuoli oikealle tai napsauta muotoilutyökalurivillä olevaa Suurenna sisennystä -painiketta.

Jos haluat siirtää kappaleen ylemmälle otsikkotasolle, aseta lisäyskohta kappaleeseen ja paina Alt+Vaihto+nuoli vasemmalle tai napsauta muotoilutyökalurivillä olevaa Pienennä sisennystä -painiketta.

Yksinkertaisen merkityn tai numeroidun luettelon muuttaminen monitasoiseksi

Voit muuntaa yksinkertaisen merkityn tai numeroidun luettelon (joka on luotu käyttäen Luettelomerkit- tai Numerot-välilehteä tai Luettelomerkit- tai Numerointi-painiketta) monitasoiseksi luetteloksi siirtämällä joitakin luettelon kappaleita alemmalle tasolle. Word asettaa alemmalle tasolle siirrettyyn kappaleeseen tasoa vastaavan luettelomerkin tai numeroinnin. Jos haluat valita kaikkien tasojen tyylin, sinun on muutettava Luettelomerkit ja numerointi -valintaikkunan Monitasoinen luettelo -välilehden asetuksia kuten edellä on esitetty.

Luetteloiden ja taulukoiden lajitteleminen

Voit Wordissa lajitella useita kappaleita sisältäviä luetteloita. Voit lajitella myös taulukon rivit. Voit lajitella luettelon kappaleet seuraavalla tavalla:

1. Valitse kaikki luettelossa olevat kappaleet. (Muista, että kappale sisältää tekstiä ja sen lopussa olevan kappalemerkin.)

2. Valitse Taulukko (Table) -valikosta Lajittele (Sort) -komento. Lajittele-valintaikkuna avautuu (ks. kuva alla).

3. Valitse Lajitteluperuste (Sort By) -luetteloruudussa tekstin osa, jota käytetään lajitteluperusteena. Jos haluat lajitella kappaleita, valitse Luettelo (Paragraph) -valinta, jolloin lajittelu perustuu kappaleiden tekstiin. Jos jokainen kappale jakautuu kenttiin (osiin, jotka on erotettu toisistaan sarkaimilla, pilkuilla tai jollakin muulla merkillä), voit valita lajitteluperusteeksi tietyn kentän esimerkiksi Kenttä 1, Kenttä 2 ja niin edelleen. Jos esimerkiksi haluat lajitella seuraavan luettelon syntymäpäivän mukaan,

Matti, 18. joulukuuta
Petteri, 25. huhtikuuta
Anne, 25. huhtikuuta
Johanna, 10. kesäkuuta

tällöin sinun on valittava Kenttä 2. Voit valita myös toisen tai kolmannen lajittelukentän 2. lajitteluperuste tai 3. lajitteluperuste -ruuduissa, joita Word käyttää lajittelussa, jos edelliset kentät ovat täysin samanlaisia. Jos valitset edellisessä esimerkissä 2. lajitteluperuste -ruudussa Kenttä 1 -valinnan, Word lajittelee toisen ja kolmannen kappaleen (Petteri ja Anne) etunimen mukaiseen järjestykseen, koska henkilöillä on sama syntymäpäivä – tällöin Anne tulee ennen Petteriä.

4. Valitse Tyyppi (Type) -luetteloruudussa tyyppi, jonka perusteella teksti lajitellaan. Valitse Teksti (Text) -valinta, jos haluat lajitella kappaleet aakkosjärjestykseen. Jos lajiteltavat tiedot sisältävät lukuja, valitse Luku (Number) -valinta. Jos tiedot sisältävät päivämääriä, valitset Päivämäärä (Date) -valinta, jolloin tiedot lajitellaan aikajärjestykseen. (Edellisessä esimerkissä voit valita ensimmäisen lajitteluperusteen tyypiksi Päivämäärän ja toisen Tekstin.)

5. Valitse lajittelujärjestykseksi Nouseva, jos haluat lajitella tekstin aakkosjärjestykseen, luvut pienimmästä suurimpaan ja päivämäärät aikaisemmasta myöhempään. Valitse Laskeva, jos haluat lajitella tiedot vastakkaiseen järjestykseen.

6. Valitse Luettelossa on otsikkorivi (Header Row) -asetus, jolloin ensimmäinen kappale ei ole mukana lajittelussa tai valitse Luettelossa ei ole otsikkoriviä (No Header) -asetus, jos kaikki valitut rivit lajitellaan. Jos Luettelossa on otsikkorivi -asetus on valittuna, ensimmäinen rivi sisältää tavallisesti kenttien nimet. Tässä tapauksessa voit valita lajitteluperuste-luetteloruuduissa kentän nimen (nimien Kenttä 1, Kenttä 2 ja niin edelleen sijasta).

7. Jos haluat muokata lajittelutapaa, napsauta Asetukset (Options) -painiketta, joka avaa Lajitteluasetukset (Sort Options) -valintaikkunan (ks. alla oleva kuva.)

Voit tässä valintaikkunassa määritellä kenttien erotinmerkin. (Vaiheen 3 esimerkissä erotinmerkkinä käytettiin pilkkua.) Jos valitset Erottele kirjainkoko (Case Sensitive) -asetuksen ja kaksi kappaletta ovat muuten samanlaisia paitsi kirjainkoko, pienillä kirjaimilla kirjoitettu teksti tulee ennen suurilla kirjaimilla kirjoitettua (kun lajittelet nousevaan järjestykseen). Jos tämä asetus ei ole valittuna, kirjainkoolla ei ole merkitystä. Voit valita tietyn kielen Lajittelukieli (Sorting Language) -luetteloruudussa, jolloin lajittelussa otetaan huomioon tämän kielen erityisvaatimukset.

Jos lajittelet luettelon, jossa on käytetty automaattista numerointia, Word numeroi luettelon uudelleen.

Voit lajitella edellä kuvatulla tavalla myös Word-taulukon rivejä, kun otat huomioon seuraavat varaukset:

Valitse vaiheessa 1 rivit ja sarakkeet, jotka haluat lajitella. Jos haluat lajitella koko taulukon, aseta lisäyskohta taulukkoon johonkin kohtaan. Huomaa, että Word lajittelee vain pystysuorassa suunnassa; et voi esimerkiksi lajitella yhden rivin soluja.
Valitse lajitteluperusteruuduissa taulukon sarakkeet, joita haluat käyttää lajitteluperusteena (olettaen, että taulukossa on enemmän kuin yksi sarake).
Valitse Lajitteluasetukset-valintaikkunassa Lajittele vain sarakkeet (Sort Column Only) -asetus, jos haluat lajitella vain valitun sarakkeen tai valitut sarakkeet. Muussa tapauksessa Word lajittelee koko rivit, vaikka et ole valinnut kaikkia sarakkeita.

Kun olet lajitellut luettelon tai taulukon sisällön, voit kumota lajittelun tarvittaessa Kumoa-komennolla.