4.2. Makrot Excelissä

Suuri osa Excelin laskentaulukoiden kanssa tehtävästä työstä on toistuvaa. Käytät esimerkiksi aina samoja otsikoita talousraporteissa tai kasvatat työkirjassa aina muutaman ensimmäisen sarakkeen leveyttä. Jos nämä toiminnot vaativat paljon aikaasi, on syytä harkitse komentojen nauhoittamista makroksi, jonka voit suorittaa aina tarvittaessa.

Milloin makro kannattaa tehdä?

Excelin makronauhoitusominaisuudet ovat vaikuttavat, mutta ennen kuin teet mitään, varmista että Excelissä ei ole jo valmiina ratkaisua toistuvaa tehtävääsi varten. Jos esimerkiksi säännöllisesti lihavoit sarakeotsikot ja kasvatat niiden pistekokoa, voit nauhoittaa makron, joka tekee nämä muotoilut automaattisesti. Paljon nopeampi tapa kuitenkin on käyttää Muotoile (Format) -valikon Tyyli (Style) -komentoa ja valita sopiva otsikkotyyli, joka tekee saman muotoilun. Toisin sanoen, älä käytä makroja, jos nauhoitettavat komennot eivät ole niin monimutkaisia, että se on tarpeen.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö makroja kannattaisi käyttää laskentataulukossa käytettävien toimintojen automatisointiin. Itse asiassa tilanne on päinvastoin. Muista kuitenkin ennen kuin aloitat, että sinun kannattaa käyttää aikaasi ja tutustua useimpiin Excelin ominaisuuksiin, jotta tiedät, missä tapauksissa Excel sisältää valmiin ratkaisun ja koska makrojen käytöstä on suurin hyöty. Excelin Visual Basic -makrokieli on kyllin edistyksellinen monia vaativia tarkoituksia varten. Sen avulla voidaan kommunikoida muiden Windows-sovellusten kanssa tai ohjata kokonaista järjestelmää. Kuitenkin useimmat hyödylliset makrot ovat niitä, joilla on automatisoitu vain neljä tai viisi Excel-komentoa. Voit luoda makroja alusta alkaen Visual Basicin avulla, mutta makrojen käyttö on parasta opetella nauhoittamalla ja muokkaamalla niitä.

Makron nauhoittaminen

Aloitetaan yksinkertaisella esimerkillä. Excelissä solun oletusleveytenä on kahdeksan merkkiä, mutta tämä on usein liian kapea ensimmäisiä sarakkeita varten, joihin tavallisesti kirjoitetaan pitkiä merkkijonoja kuten asiakkaiden nimiä tai myyntialueiden tai maantieteellisten alueiden nimiä. Seuraavassa esimerkissä nauhoitetaan makro, joka muuttaa laskentataulukossa ensimmäisen sarakkeen leveydeksi 25 merkkiä ja seuraavien kolmen sarakkeen leveydeksi 15 merkkiä. Makron nauhoittamiseen käytetään Työkalut (Tools) -valikon Makro-alivalikossa olevaa Nauhoita uusi makro (Record New Macro) -komentoa ja makrolle annetaan nimi Nauhoita makro -valintaikkunassa.

Luo makro, joka automaattisesti asettaa sarakeleveyden, seuraavalla tavalla:

1. Avaa laskentataulukko, jossa haluat nauhoittaa makron. Makro tallennetaan aktiiviseen työkirjaan erilliseksi moduuliksi. Voit käynnistää makron missä tahansa laskentaulukossa aina, kun työkirja on avoinna.


2.  Valitse Työkalut-valikosta Makro-komento ja valitse Nauhoita uusi makro -komento. Näyttöön avautuu seuraava valintaikkuna:

3. Kirjoita Makron nimi (Macro Name) -ruutuun makron nimeksi Levennä4saraketta tai jokin muu sopiva nimi ja napsauta OK-painiketta. Tämä on nimi, jota käyttämällä voit myöhemmin käynnistää makron ja muokata sitä. (Makron nimessä ei saa olla välilyöntejä tai pilkkuja.) Nauhoita makro -valintaikkuna sulkeutuu ja näytössä näkyy Makro-työkalurivi, joka sisältää Lopeta nauhoittaminen (Stop Recording) -painikkeen ja makron nauhoitus on käynnistynyt. Tämän jälkeen kaikki solualueiden valinnat ja komennot tallentuvat makroon.

4. Voit nyt luoda makron. Valitse ensimmäinen sarake napsauttamalla sarakeotsikkoa A, valitse Muotoile (Format) -valikosta Sarake (Column) -komento ja valitse alivalikosta Leveys (Width) -komento. Voit nähdä seuraavan valintaikkunan, jossa voit määritellä sarakeleveyden.

5. Kirjoita Sarakeleveys-muokkausruutuun 25 ja napsauta OK-painiketta. Sarakkeen A leveys kasvaa 25:ksi merkiksi.

6 Valitse sarakkeet B, C ja D vetämällä jokaisen sarakeotsikon yli ja valitse Leveys-komento uudelleen. Kirjoita Sarakeleveys-muokkausruutuun 15 ja napsauta OK-painiketta.

7. Napsauta solua A1, jolloin soluosoitin osoittaa sopivaa aloituskohtaa. Nauhoita makroon vielä lopuksi näytön asettelu niin, että työskentelyn aloittaminen on mahdollisimman vaivatonta. Tuloksena oleva näyttö on esitetty alla olevassa kuvassa.

8. Kun haluat lopettaa nauhoittamisen, napsauta Makro-työkalurivillä olevaa Lopeta nauhoittaminen -painiketta (tai jos Makro-työkalurivi ei ole näkyvissä, valitse Työkalut-valikosta Makro-komento ja valitse alivalikosta Lopeta nauhoittaminen -komento). Makron nauhoitus loppuu ja Excel tallentaa makron työkirjaan tiettyyn paikkaan, jota kutsutaan moduuliksi.

9. Tallenna työkirja ja makro valitsemalla Tiedosto-valikosta Tallenna-komento. Kun olet nähnyt makron luomisen vaivan, se kannattaa tallentaa.

Makron käynnistäminen

Jotta työsi automatisointi olisi mahdollisimman joustavaa, voit Excelissä käynnistää makroja kolmella eri tavalla.

Voit:

• Kaksoisnapsauttaa Makro-valintaikkunassa näkyvää makron nimeä.
• Painaa makron pikanäppäintä (jos sellainen on määritelty).
• Napsauttaa työkalurivillä olevaa mukautettua makropainiketta (jos olet luonut painikkeen makroa varten).

Seuraavaksi tässä kohdassa tutustutaan kahteen ensimmäiseen tapaan ja vähän myöhemmin tutustutaan kolmanteen tapaan. Esimerkkinä käytetään Levennä4saraketta-makroa, joka luotiin edellisessä kohdassa.


Makron käynnistäminen Makro-valintaikkunan kautta

Voit käynnistää Levennä4saraketta-makron Makro-valintaikkunassa seuraavasti:

1. Näytä laskentataulukko, jossa haluat suorittaa makron. Jos muotoilit Taul1-laskentataulukon, kun loit Levennä4saraketta-makron, napsauta työkirjassa Taul2-välilehteä, jotta voit harjoitella tyhjällä laskentataulukolla.

2. Valitse Työkalut (Tools) -valikosta Makro (Macro) -komento ja valitse alivalikosta Makrot (Macros) -komento. Näyttöön avautuu Makro-valintaikkuna kuten alla olevassa kuvassa on esitetty. Siinä on näkyvissä kaikki nykyisessä työkirjassa olevat makrot sekä muissa avoimissa työkirjoissa tai henkilökohtaisessa makro-työkirjassa käytettävissä olevat makrot.

3. Valitse Makron nimi (Macro Name) -luetteloruudusta makro, jonka haluat suorittaa ja napsauta Suorita (Run) -painiketta.

Excel suorittaa makron silmänräpäyksessä ja tekee siinä määritellyt muotoilut. Jos haluat käynnistää makron uudelleen toisessa laskentataulukossa, avaa laskentataulukko ja toista vaiheet 2 ja 3.

Pikanäppäimen liittäminen makroon

Voit liittää pikanäppäimen makroon niin, että se toimii samalla tavalla kuin mikä tahansa näppäinyhdistelmä, jolla käynnistetään Excel-komentoja. Seuraavassa esimerkissä Levennä4saraketta-makroon liitetään pikanäppäin Ctrl+Vaihto+L (L tarkoittaa leventämistä).

Toimi seuraavasti:

1. Valitse Työkalut-valikosta Makro-komento ja valitse alivalikosta Makrot-komento, jolloin näyttöön avautuu Makro-valintaikkuna.

2. Valitse luetteloruudussa Levennä4saraketta-makro ja napsauta Asetukset-painiketta, jolloin voit nähdä luettelon makron mukautettavista asetuksista. Makron asetukset -valintaikkuna avautuu kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.

3. Paina Vaihto-näppäin alas ja kirjoita kirjain L. Pikanäppäimen nimeksi tulee Ctrl+Vaihto+L, joka on makron käynnistämiseen käytettävä näppäinyhdistelmä.

4. Napsauta OK-painiketta, kun olet määritellyt pikanäppäimen ja napsauta sitten Makro-valintaikkunassa Peruuta (Cancel) -painiketta.

5. Voit nyt kokeilla pikanäppäintä. Napsauta työkirjassa laskentataulukkoa Taul3, jolloin näyttöön avautuu uusi muotoilematon laskentataulukko ja paina Ctrl+Vaihto+L. Excel käynnistää Levennä4saraketta-makron, joka välittömästi kasvattaa neljän ensimmäisen sarakkeen leveyttä.

Makron muokkaaminen

Oletuksena Excel tallentaa makron työkirjaan Visual Basic -koodina nimellä Module1. Voit tarkastella tätä moduulia, kun haluat tutkia makrossa olevia Visual Basic -komentoja, lisätä makroon kommentteja sen toiminnasta tai muokata makroa niin, että se toimii eri tavalla tai tehokkaammin. Seuraavaksi tutustut Levennä4saraketta-makroon, lisäät kuvailevan kommentin ja muokkaat yhtä sarakeleveysasetusta.

Voit muokata työkirjassa olevaa Levennä4saraketta-makroa seuraavalla tavalla:

1 Valitse Työkalut-valikosta Makro-komento ja valitse alivalikosta Makrot-komento. Makro-valintaikkuna avautuu.

2. Valitse Levennä4saraketta-makro ja napsauta Muokkaa-painiketta, jolloin Levennä4saraketta-makro avautuu Visual Basic -editorilla, joka on erityinen ohjelmointityökalu, jonka avulla voit luoda ja muokata makroja. (Kun luot makroja Microsoft Wordissa, Microsoft Accessissa tai
Microsoft Visual Basicissa, käytät tätä samaa koodieditoria.) Näyttösi pitäisi näyttää samalta kuin alla olevassa kuvassa.

Excel-makrot tallennetaan koodimoduuliin yksittäisiksi aliohjelmiksi. Makron alussa on Sub-lause ja lopussa End Sub -lause. Oletuksena on, että makrossa olevat kommentit näkyvät vihreällä, erityiset Visual Basic -avaisanat näkyvät sinisellä ja kaikki muut makrossa olevat komennot ja arvot näkyvät mustalla tekstillä.

3. Siirrä osoitin rivin alapuolelle, jossa ovat sanat “NN on nauhoittanut makron”, paina nuoli oikealle -näppäintä, jolloin osoitin siirtyy rivin alussa olevan lainausmerkin jälkeen ja kirjoita kommentti Tarkoitus: Makro kasvattaa sarakkeiden A-D leveyttä. Paina tämän jälkeen nuoli alas -näppäintä.

4. Siirrä osoitin luvun 25 kohdalle Visual Basic -lauseessa Selection.ColumnWidth = 25 Tämä rivi asettaa sarakkeen A leveydeksi 25 merkkiä, kun käynnistät makron. Voit nyt muokata tätä riviä ja asettaa eri sarakeleveyden.

5. Muuta sarakeleveydeksi 30. Excel päivittää makroon uuden sarakeleveyden. Kun seuraavan kerran käynnistät makron, se asettaa sarakkeen A leveydeksi 30 merkkiä.

6. Napsauta Visual Basic -työkalurivillä olevaa Tallenna-painiketta, jolloin makroon tehdyt muutokset tallentuvat työkirjaan, katso kuva alla. Makron muokkaus on päättynyt.

7. Valitse Visual Basic -ikkunassa File (Tiedosto) -valikosta Close And Return To Microsoft Excel (Sulje ja palaa Microsoft Exceliin) -komento.
Visual Basic -editori sulkeutuu ja näyttöön avautuu Excelin työtila.

8. Testaa muokattua makroa laskentataulukossa Taul3 tai jossakin muussa laskentataulukossa. (Voit lisätä työkirjaan uusia laskentataulukoita
valitsemalla Lisää (Insert) -valikosta Laskentataulukko (Worksheet) -komennon.)

Makron pitäisi toimia tarkalleen niin kuin odotat. Jos Excel näyttää virheilmoituksen tai makro tekee jotakin odottamatonta, avaa makro uudelleen Visual Basic -editorissa ja tarkista tekemäsi muokkaukset. Esimerkissä muokatun makron tulee näyttää samalta kuin yllä olevassa kuvassa.

Oman makrotyökirjan käyttäminen

Olet jo harjoitellut makrojen käyttöä, joten seuraavaksi voit tehdä esimerkin, jossa Sivun asetukset -komennon avulla asetetaan laskentataulukkoon ylä- ja alatunnisteet ennen tulostamista. Makro nauhoitetaan samalla tekniikalla kuin edellisessä esimerkissä, mutta tällä kerralla makro tallennetaan omaan makrotyökirjaan niin, että sitä voidaan käyttää kaikissa Excel-työkirjoissa. Opit myös luomaan vakiotyökaluriville
painikkeen makroa varten.

Excelissä laskentataulukon ylä- ja alatunnisteet ovat oletuksena tyhjiä. Jos tulostat paljon, olet todennäköisesti mukauttanut näitä asetuksia monia monia kertoja. Seuraavaksi nauhoitat makron, joka poistaa ylätunnisteen (tyhjentää sen) ja luot oman alatunnisteen, joka sisältää nimesi, nykyisen sivunumeron sekä nykyisen päivämäärän. Kun haluat myöhemmin käyttää näitä sivuasetuksia, käynnistä vain makro.

Voit luoda omaan makrotyökirjaan makron, joka mukauttaa laskentataulukon ylä- ja alatunnisteen tulostusta varten, kun toimit seuraavalla tavalla:

1. Avaa työkirja tai laskentataulukko. (Koska makro nauhoitetaan aina avoinna olevaan omaan makrotyökirjaan, voit avata nauhoittamista varten minkä tahansa laskentataulukon.)

2. Valitse Työkalut-valikosta Makro-komento ja valitse alivalikosta Nauhoita uusi makro -komento. Nauhoita makro -valintaikkuna avautuu.
 
3. Kirjoita Makron nimi -muokkausruutuun Omatunniste tai jokin muu nimi (jossa ei saa olla välilyöntejä tai välimerkkejä). Tämä on nauhoitettavan makron nimi.

4. Napsauta Makron tallennuspaikka (Store Macro In) -luetteloruutua ja valitse Oma makrotyökirja (Personal Macro Workbook) -valinta.

Tämä asetus ohjaa Excelin tallentamaan uuden makron omaan makrotyökirjaan niin, että se on käytettävissä missä tahansa avoimessa työkirjassa. Valintaikkunan tulisi näyttää tältä:

5. Napsauta OK-painiketta, jolloin makron nauhoittaminen käynnistyy. Valintaikkuna sulkeutuu, näyttöön avautuu Makro-työkalurivi ja makron nauhoitus alkaa. Makronauhoitin nauhoittaa kaikki suoritetut komennot ja tallentaa ne omaan makrotyökirjaan.

6. Valitse Tiedosto-valikosta Sivun asetukset -komento ja napsauta Ylä- tai alatunniste -välilehteä. Näyttöön avautuu valintaikkuna, jossa näkyy nykyinen ylä- ja alatunniste.

7. Tarkista, että Ylätunniste (Header) -luetteloruudussa on valittuna ei mitään (none) -valinta (mikä tarkoittaa, että ylätunniste ei ole käytössä). Jos tässä luetteloruudussa on valittuna jokin muu valinta, napsauta Ylätunniste-luetteloruutua ja napsauta ei mitään -valintaa, jolloin nykyinen ylätunniste poistuu.

8. Napsauta Alatunniste (Footer) -luetteloruudun avaavaa nuolta, vieritä luetteloa ja napsauta alatunnistetta, jossa on nimesi, Sivu 1 ja nykyinen päivämäärä. Makro lisää laskentataulukkoon tämän alatunnisteen. Voit valita myös jonkun toisen alatunnisteen, jos niin haluat.

9. Napsauta OK-painiketta, niin hyväksyt Sivun asetukset -valintaikkunan asetukset ja napsauta Makro-työkalurivillä olevaa Lopeta nauhoittaminen -painiketta (tai jos Makro-työkalurivi ei ole näkyvissä, valitse Työkalut-valikosta Makro-komento ja valitse alivalikosta Lopeta nauhoittaminen -komento). Makron nauhoitus loppuu ja Excel tallentaa makron omaan makrotyökirjaan.

Voit kokeilla uutta Omatunniste-makroa seuraavasti.

1. Avaa laskentataulukko, jossa haluat suorittaa makron. Älä käytä samaa laskentaulukkoa, jossa nauhoitit makron, koska se sisältää jo oman alatunnisteen. Nykyinen työkirja kannattaa ehkä sulkea ja uusi työkirja avata, jotta voit nähdä, että makroa ei ole tallennettu työkirjaan samalla tavalla kuin edellisessä harjoituksessa.

2. Valitse Työkalut-valikosta Makro-komento ja valitse alivalikosta Makrot-komento. Makro-valintaikkuna avautuu kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.

Ikkunassa on näkyvissä kaikki nykyiseen työkirjaan tallennetut makrot, kaikki muissa avoimissa työkirjoissa käytettävissä olevat makrot sekä
omassa makrotyökirjassa olevat makrot. (Koska Omatunniste-makro on tallennettu omaan makrotyökirjaan, sen tiedostonimen edessä on OMAT.XLS.)

3. Kaksoisnapsauta Makro-valintaikkunassa olevaa Omatunnistemakroa. Laskentataulukko saattaa vähän vilkkua, kun Excel suorittaa makron komennot.

4. Kun makro on suoritettu, lisää laskentataulukkoon tarvittaessa joitakin tietoja ja napsauta vakiotyökalurivillä olevaa Esikatselu-painiketta. (Esikatselua ei voi käynnistää, ellei laskentataulukossa ole yhtään tietoja.) Voit nähdä esikatseluruudussa laskentataulukon ensimmäisen sivun.

5. Käytä zoomausosoitinta ja napsauta alatunnistetta, jotta voit nähdä sen tarkasti. Alatunnisteen tulisi näyttää samanlaiselta kuin alla olevassa kuvassa.

6. Kun olet valmis, napsauta Sulje-painiketta, jolloin esikatseluikkuna sulkeutuu ja tallenna laskentataulukko, jos niin haluat. Uusi Omatunniste-makro on valmis käytettäväksi missä tahansa työkirjassa.

Makron lisääminen työkaluriville

Tämän erikoistehosteen avulla voit käynnistää makrosi entistä helpommin ja nopeammin. Sen lisäksi, että voit käyttää makrojen käynnistämiseen Makro-valintaikkunaa ja pikanäppäimiä, voit luoda erityisiä makropainikkeita ja lisätä niitä johonkin työkaluriville ja käynnistää makroja napsauttamalla näitä painikkeita. Voit käyttää tätä tekniikkaa, kun nauhoitat ensin makron ja annat sille nimen. (Jos haluat makropainikkeen näkyvän työkalurivillä joka tilanteessa, aseta makro omaan makrotyökirjaasi.) Kun makro on valmis, voit liittää sen painikkeeseen Näytä (View) -valikon Työkalurivit (Toolbars) -alivalikon Mukauta (Customize) -komennon avulla. Voit liittää makron työkalurivin painikkeeseen seuraavasti:

1. Nauhoita makro ja anna sille nimi. Jos olet luonut edellisessä kohdassa Omatunniste-makron, voit käyttää sitä tässä esimerkissä.

2. Valitse Näytä-valikosta Työkalurivit-komento ja valitse alivalikosta Mukauta-komento. Mukauta-valintaikkuna avautuu.

3. Napsauta valintaikkunassa Komennot (Commands) -välilehteä. Valintaikkunan vasemmassa reunassa ovat näkyvissä komentoluokat ja niiden oikealla puolella näkyy luettelo komentopainikkeista. Kun jokin luokka on valittuna, tähän luokkaan kuuluvat komentopainikkeet näkyvät oikealla puolella olevassa luettelossa.

4. Vieritä Luokka-luetteloruutua ja napsauta Makrot-luokkaa. Voit nähdä komentopainikeluettelossa mukautetun Smiley-painikkeen kuten alla olevassa kuvassa on esitetty. Seuraavassa esimerkissä tätä ystävällistä painiketta käytetään Omatunniste-makron käynnistämiseen.

5. Napsauta Mukautettua Smiley-painiketta ja vedä se johonkin työkaluriville. Kun vedät painikkeen työkalurivin päälle, työkalurivillä näkyy pystysuora viiva siinä paikassa, johon uusi painike lisätään.

6. Kun vapautat hiiren painikkeen, toiset työkalurivillä olevat painikkeet siirtyvät oikealle. Jos ne eivät enää sovi näyttöön, voit poistaa työkaluriviltä vähiten käytetyn painikkeen valitsemalla sen ja vetämällä sen pois työkaluriviltä.

7. Kun uusi Smiley-painike on työkalurivillä valittuna, napsauta Mukauta-valintaikkunassa olevaa Muuta valintaa (Modify Selection) -painiketta.

8. Valitse avautuvasta alivalikosta Muuta painikkeen kuva (Change Button Image) -komento. Näyttöön avautuu valikoima painikkeita, joista voit valita sen, josta pidät eniten. (Voit esimerkiksi napsauttaa jalanjälkikuvaketta, jos et pidä smileykuvakkeesta.)

9. Jos haluat mukauttaa painikkeen kuvaa enemmän, valitse Mukauta-valintaikkunassa olevassa Muuta valintaa -painikkeen valikossa Muokkaa painikkeen kuvaa (Edit Button Image) -komento.

10. Kun olet valmis, sulje Mukauta-valintaikkuna.

11. Napsauta uutta painiketta. Näyttöön avautuu Liitä makro -valintaikkuna kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.

12.  Valitse painikkeeseen liitettävä makro ja napsauta OK-painiketta. Valintaikkuna sulkeutuu ja Excel asettaa uuden makropainikkeen valmiiksi käyttöä varten.

13. Varmista, että painike toimii. Avaa uusi laskentataulukko ja napsauta painiketta. Jos olet liittänyt painikkeeseen Omatunnistemakron, avaa esikatselunäkymä ja varmista, että ylä- ja alatunniste on asetettu oikein.