3.5 Suojaus


Laskentataulukoiden ja työkirjojen suojaaminen

Voit Excelissä suojata salasanalla myös laskentataulukoita tai jopa koko työkirjan luvattomalta käytöltä. Kun suojaat laskentataulukoita tai työkirjoja tällä tavalla, toiset käyttäjät voivat avata tiedoston, mutta eivät voi muuttaa osia, jotka on suojattu. Jos haluat jakaa työkirjasi toisten käyttäjien kanssa ja estää heitä tekemästä muutoksia, tämä ominaisuus on juuri sinua varten.

Voit estää toisia käyttäjiä muokkaamasta laskentataulukkoa, kun toimit seuraavalla tavalla.

1. Napsauta laskentataulukon välilehteä, jonka haluat suojata.
2. Valitse Työkalut-valikosta Suojaus (Protection) -komento ja valitse avautuvasta alivalikosta Suojaa taulukko (Protect Sheet) -komento. Suojaa taulukko -valintaikkuna avautuu kuten seuraavassa alla olevassa kuvassa on esitetty.

3. Suojaa taulukko -valintaikkuna sisältää Salasana (Password) -muokkausruudun sekä kolme suojauksen määrittelyyn liittyvää valintaruutua, jotka kaikki on valittuna oletuksena. Kun vain Sisältö (Contents) -valintaruutu on valittuna, kaikki laskentataulukon solut on suojattu, mutta mitkään muut objektit (kuten leikekuvat) tai skenaariot eivät ole suojattuja. Jos haluat suojata myös nämä kohteet, varmista että myös Objektit-ja Skenaariot-valintaruudut ovat valittuna.

4. Kirjoita Salasana-muokkausruutuun lyhyt salasana ja napsauta OK-painiketta. Huomaa, että Excel tunnistaa isot ja pienet kirjaimet, joten paina mieleesi käyttämäsi kirjainyhdistelmät, kun kirjoitat salasanaa. Jos unohdat salasanan myöhemmin, et voi purkaa laskentataulukon salasanasuojausta.

Käytä salasanasuojausta harkiten

Laskentataulukoiden suojausta varten ei tarvita salasanaa. Jos pelkäät unohtavasi salasanan, suojaa laskentataulukko ilman salasanan kirjoittamista. Voit näin suojata laskentataulukon vahingossa tehtäviltä muokkauksilta sekä virheiltä. (Joku luopio voi tällöin kuitenkin helposti poistaa laskentataulukon suojauksen ja muokata tiedostoa.)

5. Kun Excel pyytää varmistamaan salasanan, kirjoita se uudelleen ja pidä se mielessä tulevaa käyttöä ajatellen. (Älä aseta sitä kuitenkaan näkyville selvästi havaittavaan paikkaan.) Jos joku yrittää muokata suojattua laskentataulukkoa, näyttöön avautuu seuraava valintaikkuna:

6. Jos haluat poistaa laskentataulukon suojauksen myöhemmin, valitse Työkalut-valikosta Suojaus-komento ja valitse alivalikosta Poista taulukon suojaus (Unprotect Sheet) -komento. Jos et käyttänyt salasanaa, tässä kaikki. Jos määrittelit salasanan, näyttöön avautuu seuraava valintaikkuna, johon on kirjoitettava laskentataulukon salasana.

Voit lukita tietyt solut tai kentät

Jos haluat antaa käyttäjien muokata laskentataulukossa tiettyjä soluja, mutta et muita soluja, valitse solut ja aseta Muotoile solut (Format Cells) -valintaikkunan Suojaus (Protection) -välilehdessä oleva Lukittu (Locked) -asetus pois päältä. Tämä tekniikka on hyödyllinen, jos haluat määritellä suojattuun laskentataulukkoon alueen kommentteja tai tietojen kirjoittamista varten. Tämä asetus on tehtävä ennemmin kuin valitset Suojaus-alivalikosta Suojaa taulukko -komennon, sillä Muotoile solut -komento ei ole käytettävissä suojatussa laskentataulukossa. Jos olet jo suojannut laskentataulukon, poista suojaus, aseta valitsemiesi solujen lukitus pois päältä ja aseta laskentataulukon suojaus uudelleen päälle.


Työkirjan rakenteen suojaaminen

Jos haluat suojata koko työkirjan rakenteen muokkauksilta (mikä tarkoittaa laskentataulukoiden nimien ja järjestyksen suojaamista), toimi seuraavasti:

1. Valitse Työkalut (Tools) -valikosta Suojaus (Protection) -komento ja valitse avautuvasta alivalikosta Suojaa työkirja (Protect Workbook) -komento. Suojaa työkirja -valintaikkuna avautuu kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.



Suojaa työkirja -valintaikkuna sisältää Salasana-muokkausruudun sekä kaksi suojaukseen liittyvää valintaruutua. Kun Rakenne (Structure) - valintaruutu on valittuna, käyttäjät eivät voi lisätä, poistaa, piilottaa, nimetä uudelleen, kopioida tai siirtää työkirjassa olevia laskentataulukoita, vaikka he voivat muokata laskentataulukoissa olevia tietoja, jos laskentataulukoiden suojausta ei ole asetettu. Kun Ikkunat (Windows) - valintaruutu on valittuna, käyttäjät eivät voi muuttaa työkirjaikkunoiden kokoa.

2. Kirjoita Salasana-muokkausruutuun salasana ja napsauta OK-painiketta.  Huomaa, että salasanassa isot ja pienet kirjaimet ovat eri merkkejä ja muista panna salasana muistiin. Voit myös napsauttaa OK-painiketta ilman salasanan kirjoittamista, jos haluat suojata työkirjan ilman salasanaa.

3. Kirjoita salasana uudelleen, kun Excel pyytää sitä. Tämän jälkeen kukaan ei voi muokata työkirjan rakennetta muuten kuin purkamalla työkirjan suojauksen. Tämän voit tehdä valitsemalla Suojaus- alivalikosta Poista työkirjan suojaus (Unprotect Workbook) -komennon.

Jos työskentelet usein monikäyttäjäympäristössä, haluat ehkä kokeilla myös Työkalut-valikon Suojaus-alivalikossa olevaa Suojaa ja jaa työkirja (Protect And Share Workbook) -komentoa. Kun asetat tämän asetuksen päälle, se estää käyttäjiä muokkaamasta jaetun työkirjan muokkaushistoriatietoja.


Tiedoston suojaaminen salasanalla

Jos käsittelet Excelissä luottamuksellisia tietoja, haluat ehkä rajoittaa tiedoston käyttöä vaatimalla salasanan tiedostoa avattaessa. Tällä tavalla voit suojata työkirjan huomattavasti paremmin kuin suojaamalla työkirjan rakenteen: voit estää työkirjan avaamisen kaikilta muilta paitsi heiltä, joille olet kertonut salasanan.

Huom!

Ole varovainen, kun käytät salasanasuojausta. Jos unohdat salasanan, et voi enää avata suojattua tiedostoa ilman salasanan hakkerointia. Mm. sivulla http://www.lostpassword.com/word.htm on joukko ohjelmia, joiden avulla murrat minkä tahansa Office-ohjelman salasanan (ja liudan muidenkin ohjelmien salasanoja). Demo-versio paljastaa salasanasta vain kaksi ensimmäistä merkkiä, mutta maksullisilla versioilla murrat takuuvarmasti koko salasanan.

Voit suojata tiedoston avaamisen salasanalla seuraavalla tavalla:

1. Luo työkirja tavalliseen tapaan. Työkirjassa ei tarvitse piilottaa tai suojata luottamuksellisia tietoja – salasanasuojaus rajoittaa pääsyn kaikkiin osiin.

2. Valitse Tiedosto-valikosta Tallenna nimellä -komento. Tallenna nimellä -valintaikkuna avautuu. Jos et ole vielä määritellyt tiedostonimeä, kirjoita se Tiedostonimi-muokkausruutuun.

3. Napsauta Tallenna nimellä -valintaikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Työkalut (Tools) -luetteloruudun avaavaa nuolta ja napsauta Yleiset asetukset (General Options) -komentoa.

4. Näyttöön avautuu Tallennusasetukset (Save Options) -valintaikkuna kuten alla olevassa kuvassa on esitetty. Se sisältää kaksi salasanan määrittelyä varten tarkoitettua muokkausruutua: Käyttösuojauksen salasana (Password to open), joka estää käyttäjiä avaamasta tiedostoa, elleivät he tiedä salasanaa sekä Kirjoitussuojauksen salasana (Password to modify), joka estää käyttäjiä tallentamasta muutoksia, elleivät he tiedä salasanaa.

Jos haluat, mutta et vaadi, että käyttäjät avaavat tiedoston vain luku -muodossa, valitse Suositellaan vain lukua (Read-only recommended) -valintaruutu.

5. Jos haluat rajoittaa työkirjan avaamista, kirjoita salasana Käyttösuojauksen salasana -muokkausruutuun ja napsauta OK-painiketta. Kun Excel pyytää kirjoittamaan salasanan uudelleen, kirjoita salasana uudelleen, jotta voit varmistua siitä, että kirjoitit salasanan oikein.

6. Kun seuraavan kerran yrität (tai joku toinen käyttäjä yrittää) avata tiedoston, Excel pyytää kirjoittamaan salasanan. Jos haluat myöhemmin poistaa salasanasuojauksen, valitse Tallenna nimellä -komento, napsauta Asetukset-painiketta ja poista salasana Käyttösuojauksen salasana -muokkausruudusta.