3.6 Funktiot

Kaava on lauseke, joka laskee uuden arvon olemassaolevien tietojen perusteella. Tässä osiossa opetellaan muodostamaan vielä hienompia kaavoja. Opit käyttämään aritmeettisia operaattoreita ja ohjaamaan laskujärjestystä sulkeiden avulla, opit monistamaan kaavoja sekä harjoittelet solualueiden käyttöä kaavoissa, jolloin voit havaita, että kaavoja on helpompi lukea ja muokata, kun käytät kaavoissa solujen nimiä. Tämän lisäksi opit käyttämään Excelin vaikuttavaa funktiokokoelmaa, joka sisältää funktioita erikoistehtäviä varten kuten sarakesummien, keskiarvojen ja annuiteettilainan kuukausimaksujen laskemista varten. Hyvin järjestetyn kaava- ja funktiokokoelman avulla voit analysoida liiketietoja uusilla tavoilla, merkitä tärkeitä trendejä ja suunnitella liiketoiminnan kehittymistä.

Laskutoimitusten suorittaminen funktioilla

Katsomme ensin tiivistetysti miten funktio toimivat ja miten niitä luodaan. Sen jälkeen tutustumme perusteellisemmin funktioiden käyttöön.

Funktiot ovat valmiita kaavoja, joita käyttämällä säästät usein käytettyjen tai monimutkaisten kaavojen luomiseen kuluvan ajan ja vaivan. Excel sisältää satoja funktioita, joita voi käyttää sellaisenaan tai yhdistellä muihin kaavoihin tai funktioihin. Funktiot suorittavat erityyppisiä laskutehtäviä yhteenlaskusta ja keskiarvojen laskemisesta monimutkaisempiin tehtäviin kuten lainan kuukausittaisen lyhennyserän laskemiseen. Funktion voi kirjoittaa käsin, jos tietää sen nimen ja kaikki tarvittavat muuttujat, tai funktion voi lisätä helposti käyttämällä Liitä funktio (Paste Function) -ominaisuutta.

Funktioiden luominen

Voi olla vaikeaa ja aikaa vievää kirjoittaa kaava, joka laskee useita asioita yhtä aikaa: esimerkiksi sijoituksen kustannukset määrätyllä aikavälillä ja tietyllä korkotasolla. Liitä funktio (Paste Function) -ominaisuuden avulla monimutkaisten kaavojen luominen on helppoa; Excel tarjoaa käyttöösi valmiita, ryhmiteltyjä kaavoja eli funktioita. Funktio määrittelee kaikki tietyn tuloksen aikaansaamiseksi tarvittavat osatekijät, joita kutsutaan myös muuttujiksi. Käyttäjän tehtäväksi jää ainoastaan arvojen, soluviittausten ja muiden muuttujien kirjoittaminen. Funktioita voi jopa yhdistellä  tarpeen vaatiessa.

Kaavojen muodostaminen

Katsomme aluksi hieman tarkemmin kaavan muodostamista. Alla olevassa kuvassa on esitetty kaksi yksinkertaista Excelin kaavaa.

Ensimmäisessä kerrotaan kaksi lukua ja toisessa lasketaan kolmessa solussa olevien lukujen summa. Näissä kaavoissa on useita yhteisiä ominaisuuksia.

• Jokainen kaava alkaa yhtäsuuruusmerkillä (=). Se ilmaisee, että kyseessä on kaava, jonka Excelin pitää laskea ja näyttää sen tulos solussa. (Jos yhtäsuuruusmerkkiä ei kirjoiteta, Excel käsittelee kaavaa kuten tavallista tekstiä eikä laske tulosta.)
• Jokaisessa kaavassa käytetään yhtä tai useampaa aritmeettista operaattoria. Aritmeettista operaattoria ei tarvita, jos kaavassa käytetään pelkästään funktioita, mutta muissa tapauksissa operaattorit ovat tarpeellisia, jotta Excel tietäisi, mitä sen pitää tehdä kaavassa olevilla luvuilla. Jos kaava sisältää enemmän kuin yhden aritmeettisen operaattorin, voit lisätä sulkeita ja ohjata niiden avulla laskujärjestystä.
• Jokainen kaava sisältää kaksi tai useamman luvun, joita käytetään aritmeettisten operaattorien kanssa. Voit Excelissä kirjoitettavissa kaavoissa yhdistää lukuja, soluviittauksia ja muita arvoja.

Tämän luvun esimerkkeinä käytetään tilauslomaketta, jossa on luettelo pienessä eläinkaupassa myytävistä tuotteista. Tätä lomaketta voivat käyttää eläinkaupan työntekijät, kun he ottavat vastaan puhelimella tehtäviä tilauksia tai asiakkaat tehdessään tilauksia postin kautta. Kun etenet tässä luvussa, voit nähdä kuinka tilauslomakkeessa käytetään Excelin funktioita ja kaavoja. Jos haluat, voit luoda laskentataulukon ja seurata esimerkkejä tarkasti tai voit mukauttaa laskentataulukon vastaamaan omia tarpeitasi.

Lukujen kertominen

Kaavat, joissa kerrotaan kahdessa eri solussa olevat luvut keskenään, ovat yksinkertaisimpia ja helpoimpia kaavoja. Seuraavassa esimerkissä esitetään, kuinka hinta- ja määrä-solussa olevat luvut kerrotaan keskenään ja tulokseksi saadaan tilausrivin summa.

1. Luo tilauslomake, hintaluettelo tai jokin muu laskentataulukko, joka sisältää Hinta-, Määrä- ja Yhteensä-sarakkeen. Tämän esimerkin tilauslomake näyttää tältä:

2. Napsauta Yhteensä-sarakkeessa olevaa solua, johon aiot kirjoittaa kertolaskukaavan (esimerkissä solu E4).

3. Kirjoita kaavan alkuun yhtäsuuruusmerkki (=). Kirjoitettu yhtäsuuruusmerkki näkyy kaavarivillä ja valitussa solussa. Tämän jälkeen kirjoitettavat luvut, soluviittaukset, aritmeettiset operaattorit tai funktiot ovat osa kaavaa.

4. Napsauta Hinta-sarakkeessa solua, joka sisältää ensimmäisen kerrottavan luvun (esimerkissä solu C4). Valitun solun ympärillä näkyy liikkuva reunaviiva ja soluviittaus näkyy kaavarivillä.

5. Kirjoita tähtimerkki (*) kaavaan kertomerkiksi.

6. Napsauta Määrä-sarakkeessa solua, joka sisältää toisen kerrottavan luvun (esimerkissä solu D4). Valmis kaava näkyy valitussa solussa sekä kaavarivillä. Laskentataulukkosi pitäisi näyttää samalta kuin seuraavalla sivulla olevassa kuvassa.

7.  Paina Enter-näppäintä, kun olet kirjoittanut kaavan. Excel laskee tuloksen (tässä esimerkissä 79,5) ja näyttää sen samassa solussa, joka sisältää kaavan. Voit muotoilla solun myöhemmin valuuttamuotoilulla.
 

Kaavan monistaminen

Excelissä kaava on helppo kopioida tai monistaa viereisiin soluihin Muokkaa (Edit) -valikossa olevan Täyttö (Fill) -alivalikon avulla. Täyttö -alivalikon komennoissa on kätevää se, että ne asettavat kaavassa olevat soluviittaukset vastaamaan rivejä ja sarakkeita, joihin solut kopioidaan. Jos esimerkiksi monistat kaavan alaspäin Alas (Down) -komennolla, Excel muuttaa jokaisessa solussa olevat soluviittaukset. (Excel muokkaa automaattisesti soluviittauksia myös siinä tapauksessa, kun poistat soluja.) Seuraavassa esimerkissä esitetään, kuinka kaavan monistamista voidaan käyttää tilauslomakeessa.

Voit monistaa kaavan seuraavalla tavalla:

1. Korosta solu, joka sisältää kaavan sekä tyhjät solut, joihin haluat monistaa kaavan. (Täyttö-komento monistaa kaavat vain yhteen suuntaan ja Täyttö-alivalikon komennoilla voit kopioida vain viereisiin tai peräkkäisiin soluihin. Varmista, että kaavan ylä-, ala- tai oikealla tai vasemmalla puolella on tyhjä solualue.) Esimerkin laskentataulukko on esitetty seuraavassa kuvassa:

2. Valitse Muokkaa-valikosta Täyttö-komento ja valitse avautuvasta alivalikosta Alas-komento, jos kaava on valitussa alueessa ylimpänä tai valitse Oikea, Vasen tai Ylös, jos kaava sijaitsee solussa vastaavassa paikassa. Kaava monistuu valittuihin soluihin kuten voit nähdä seuraavassa kuvassa:

3. Valitse laskentataulukossa sarake E ja napsauta muotoilutyökalurivillä olevaa Valuutta (Currency Style) -painiketta. Yhteensä-sarakkeen luvut näkyvät nyt muotoiltuna valuuttamuotoilulla. (Oletuksena oleva valuuttamuotoilu saattaa olla eri kuin tässä esimerkissä käytetty Euro-valuutta. Voit muuttaa solun muotoilua, kun valitset Muotoile-valikosta Solut-komennon, valitset Luku-välilehdessä Valuutta-muotoilun ja valitset Symboli- luetteloruudussa valuutan.)

Aritmeettisten operaattorien käyttäminen

Kuten olet edellisessä esimerkissä oppinut, voit Excelissä muodostaa kaavoja ja käyttää niissä yhtä tai useampaa aritmeettista operaattoria lukujen ja soluviittausten yhdistämiseen. Alla olevassa taulukossa on esitetty täydellinen luettelo aritmeettisista operaattoreista, joita voit käyttää kaavassa.

Jos kaava sisältää enemmän kuin yhden aritmeettisen operaattorin, Excel noudattaa normaaleja laskusääntöjä kaavan laskennassa. Nämä säännöt – Excelin laskentajärjestystä koskevat säännöt – määräävät, että ensin suoritetaan potenssiin korotukset, seuraavaksi kerto- ja jakolaskut ja viimeiseksi suoritetaan yhteen- ja vähennyslaskut. Jos samaan luokkaan kuuluu useampia laskutoimituksia, Excel laskee ne vasemmalta oikealle. Excel laskee esimerkiksi kaavan =6-5+3*4 seuraavassa järjestyksessä:

Sulkeet ja laskujärjestys

Voit muuttaa Excelin laskujärjestystä lisäämällä kaavaan yhden tai useita sulkumerkkipareja. Voit niitä käyttämällä ohjata tapaa, jolla Excel käsittelee kaavassa olevia operaattoreita ja voit sulkeiden avulla myös muotoilla kaavan helpommin luettavaan ja päivitettävään muotoon. Tarkastele esimerkiksi sulkeiden käyttöä seuraavassa kahdessa kaavassa:

Ensimmäisen kaavan tuloksena on 10,5 ja toisen on 3. Kun muutit toisessa kaavassa laskujärjestystä, myös laskutoimituksen tulos muuttui. Voit sulkeita käyttämällä myös muotoilla kaavan helpommin luettavaan muotoon ja voit lisätä sulkeita miten paljon tahansa, kunhan vain lisäät niitä pareittain. Esimerkiksi molempien seuraavien kaavojen tuloksena on 15, mutta ensimmäinen on helpompi käsittää.

Excelin funktioiden käyttö

Jotta voisit suorittaa laskentataulukossa vaativia numeerisia laskutoimituksia ja tekstinkäsittelyyn liittyviä toimintoja, Excel sisältää sisäänrakennettuja kaavoja, joita kutsutaan funktioiksi. Funktio on valmiiksi määritelty kaava, joka tarvitsee laskentaa varten yhden tai usean arvon ja palauttaa yhden arvon. Excel sisältää yli 200 funktiota käsittävän funktiokokoelman. Ne on luokiteltu useaan luokkaan kuten alla olevassa taulukossa on esitetty.

Voit esimerkiksi Rahoitus (Financial) -luokkaan kuuluvan MAKSU (PMT) -funktion avulla laskea lainan maksuerän suuruuden, kun tiedät koron, maksujen lukumäärän ja lainapääoman. Jokainen funktio on kirjoitettava tietyssä muodossa eli funktiolla on tietty syntaksi, jotta Excel osaa laskea tulokset oikealla tavalla. Esimerkiksi MAKSU-funktion syntaksi on seuraava:

    MAKSU(korko;kaudet_yht;nykyarvo;ta;laji)

Sulkeiden sisässä olevat lyhennetyt sanat ova argumentteja. Tässä funktiossa korko tarkoittaa lainan korkoa, kaudet_yht tarkoittaa maksuerien lukumäärää ja nykyarvo tarkoittaa lainapääomaa. Jotta funktio toimisi oikein, kaikki sen pakolliset argumentit on määriteltävä ja jokainen argumentti on erotettava puolipisteellä (tai Excelin englanninkielisessä versiossa pilkulla). Lihavoidulla näytetyt argumentit ovat pakollisia ja muut ovat valinnaisia. (Excelin ohjeessa kaikki argumentit näkyvät lihavoituina.)

Jos esimerkiksi haluat käyttää MAKSU-funktiota lainan maksuerän laskemiseen, kun pääoma on 10000 euroa, vuosikorko on 6 % ja laina-aika 36 kuukautta, kirjoita seuraava kaava:

    =MAKSU(6%/12,36,10000)

Kun Excel laskee tämän funktion, se asettaa tuloksen (-304,22 euroa) samaan soluun, joka sisältää kaavan. (Vastaus on negatiivinen, koska tämä summa pitää maksaa.) Huomaa, että esimerkissä ensimmäiseksi argumentiksi (korko) on määritelty luku, joka on jaettu luvulla 12. Tämä on siksi, että maksuerät ovat kuukausittain. Tässä on tuotu esiin yksi tärkeä seikka – voit suorittaa funktion argumenttien paikalla muita laskutoimituksia sekä funktioita. Vaikka argumenttien käytön oppiminen saattaa vaatia vähän aikaa, voit havaita, että funtiot tuottavat tuloksia, joiden laskeminen käsin vaatisi useita tunteja.

Joustava SUMMA-funktio

Ehkä kaikkein hyödyllisin funktio Excelin kokoelmassa on SUMMA (SUM) -funktio, joka laskee valitun solualueen soluissa olevien lukujen summan. Koska SUMMA-funktiota tarvitaan usein, vakiotyökaluriville on asetettu Summa (AutoSum) -painike, jotta lukujen yhteenlaskeminen olisi mahdollisimman helppoa. Seuraavassa esimerkissä Summa-painiketta käytetään, kun tilauslomakkeen Yhteensä-sarakkeessa olevien lukujen summa lasketaan.

Voit laskea sarakkeessa olevien lukujen summan seuraavasti:

1. Napsauta solua, johon haluat asettaa SUMMA-funktion. (Jos lasket sarakkeessa olevien lukujen summan, valitse solu, joka on heti sarakkeen alimman luvun alapuolella.)

2. Napsauta Summa-painiketta. Excel asettaa kaavariville SUMMA-funktion ja (jos se on mahdollista) valitsee automaattisesti viereisen solualueen funktion argumentiksi. Jos olet valinnut heti sarakkeen alapuolella olevan solun, näyttösi pitäisi näyttää samalta kuin alla olevassa kuvassa.

3. Jos Excelin valitsema alue summan laskentaa varten on oikein, paina Enter-näppäintä, jolloin funktio on valmis ja se laskee summan. Jos Excel ei pystynyt arvaamaan solualuetta oikein, valitse uusi solualue hiirellä vetämällä ja paina sen jälkeen Enter-näppäintä. (Voit määritellä SUMMA-funktion argumentiksi minkä tahansa solualueen missä tahansa avoimessa työkirjassa.) Jos haluat peruuttaa Summa-komennon, paina Escape-näppäintä.

Lisää funktio -komento

Excelissä on niin paljon eri funktioita, että ajatus tuntemattomien ominaisuuksien kokeilemisesta omin päin saattaa tuntua lannistavalta. Excelissä tämä on tehty kuitenkin mahdollisimman helpoksi erityisen Lisää (Insert) -valikossa olevan Funktio (Function) -komennon avulla, joka auttaa funktioiden opettelemisessa ja niiden lisäämisessä kaavoihin. Voit Liitä funktio (Paste Function) -valintaikkunassa, joka on esitetty alla olevassa kuvassa, selata kaikkia yhdeksää funktioluokkaa ja poimia haluamasi funktion.




Voit saada tietoja funktioiden toiminnasta ja tarvittavista argumenteista myös Office-avustajan avulla. (Excelin Ohjeessa jokainen yli 200:sta funktiosta on huolellisesti dokumentoitu.) Kun kaksoisnapsautat Funktion nimi (Function Name) -luetteloruudussa jotakin funktiota, Excel näyttää valintaikkunan, jossa voit määritellä tarvittavat argumentit. Kokeile esimerkiksi tilastollista funktiota KESKIARVO.

Voit käyttää KESKIARVO-funktiota lukujen keskiarvon laskemiseen seuraavasti:

1. Napsauta solua, johon haluat asettaa KESKIARVO-funktion laskeman tuloksen. (Eläinkauppaesimerkissä solu on B12. Soluun A12 on lisätty otsikko Keskiarvo.)

2. Valitse Lisää-valikosta Funktio-komento. Liitä funktio -valintaikkuna avautuu kuten edellisessä kuvassa on esitetty. Funktioluokka (Function Category) -luettelossa näkyy yhdeksän funktioluokkaa sekä niiden lisäksi luokat Kaikki (All) ja Viimeksi käytetyt (Most Recently Used). Kuhunkin luokkaan kuuluvat funktiot näkyvät Funktion nimi (Function Name) -luetteloruudussa aakkosjärjestyksessä.

3. Napsauta Tilasto-luokkaa. Tilasto-luokassa olevat funktiot näkyvät Funktion nimi -luetteloruudussa aakkosjärjestyksessä.

4. Napsauta KESKIARVO (AVERAGE) -funktiota ja napsauta OK-painiketta. Seuraava valintaikkuna avautuu, jossa voit määritellä funktion argumentit. Voit KESKIARVO-funktiossa määritellä argumentiksi yksittäisiä arvoja tai solualueen. Tässä esimerkissä määritellään
solualue.

5. Napsauta valintaikkunan pienennyspainiketta (joka on Luku1 (Number1) -muokkausruudun oikeassa reunassa), jolloin valintaikkuna pienenee niin, että vain tämä muokkausruutu jää näkyviin.

6. Valitse solut, joiden keskiarvon haluat laskea. Esimerkissä on valittu Hinta-sarakkeessa olevat solut (C4-C9), koska siinä halutaan laskea myytävien tuotteiden keskihinta.

7. Vapauta hiiren painike ja paina Enter-näppäintä. Valintaikkuna palautuu normaalikokoiseksi ja valittu solualue näkyy valintaikkunassa sekä kaavarivillä näkyvässä KESKIARVO-funktiossa. Esimerkin valintaikkuna näyttää tältä:

8. Napsauta OK-painiketta, kun kaava on valmis tuloksen laskemista varten. Keskiarvo 14,45 näkyy solussa, johon olet lisännyt KESKIARVO- kaavan.

Talouteen liittyvien tietojen analysointiin tarkoitettuja funktioita

Vaikka Excel sisältää niin paljon funktioita, että kaikkia ei pystytä käsittelemään tässä, on syytä esitellä joitakin mielenkiintoisia esimerkkejä funktioista ja kaavoista, jotta voisit näin tutustua muutamaan funktioon. Tässä kohdassa esitellään kolme hyödyllisintä Excelin rahoitusfunktiota: MAKSU, TULEVA.ARVO sekä KORKO. Voit näiden avulla laskea tarkasti lainan maksuerän suuruuden, sijoituksen tulevan arvon tai sijoituksen tuottaman koron.

Lainan maksuerän laskeminen MAKSU-funktion avulla

MAKSU (PMT) -funktio laskee annuiteettilainan maksuerän suuruuden tietylle aikavälille. Suomenkielellä ilmaistuna tämä tarkoittaa, että voit arvioida autolainan tai asuntolainan maksuerän suuruuden, jos aiot ottaa autolainaa tai asuntolainaa. Voit laskea MAKSU-funktion avulla esimerkiksi 10.000 euron hintaisen auton hankintaa varten tarvittavan lainan kuukausittaisen maksuerän suuruuden, kun korko on 9 % ja maksuaika on kolme vuotta.

Voit käyttää MAKSU-funktiota seuraavalla tavalla:

1. Napsauta laskentataulukon solua, jossa haluat näyttää lainan kuukausierän.

2. Valitse Lisää-valikosta Funktio-komento tai napsauta vakiotyökalurivillä olevaa Liitä funktio -painiketta. Liitä funktio -valintaikkuna avautuu.

3. Napsauta Rahoitus-luokkaa ja kaksoisnapsauta Funktion nimi -luettelossa MAKSU-funktiota. Argumenttien määrittelyyn tarkoitettu valintaikkuna avautuu. Se sisältää kuvauksen MAKSU-funktiosta sekä viisi muokkausruutua, joihin voit kirjoittaa funktion argumentit. Voit kirjoittaa numeerisen arvon Korko (lainan korko), Kaudet_yht (maksuerien lukumäärä) ja Nykyarvo (lainapääoma) -argumenttien arvoksi.

4. Kirjoita 9%/12, paina Sarkain-näppäintä, kirjoita 36, paina Sarkainnäppäintä ja kirjoita 10000. Valintaikkunan tulisi näyttää samalta kuin alla olevassa kuvassa:

Laskutoimituksen tulos (317,9...) näkyy valintaikkunan alaosassa.

5. Napsauta OK-painiketta, kun funktio on valmis. Kuukausierä, jossa  ei ole mukana palvelumaksuja, näkyy valitussa solussa. Tuloksena
on 318 euroa, kun solussa on käytetty valuuttamuotoilua. Summa näkyy miinusmerkkisenä ja punaisena, koska kyseessä on maksettava rahamäärä.
 

Tulevan arvon laskeminen TULEVA.ARVO-funktiolla

Vaikka kuukausimaksut ovat usein elämän todellisuutta, Excel sisältää myös muitakin kuin lainan maksujen suunnitteluun liittyviä funktioita. Jos haluat sijoittaa varoja tulevaisuutta varten, voit laskea sijoituksen tulevan arvon TULEVA.ARVO (FV) -funktion avulla. Sijoitusneuvojat käyttävät tätä työkalua, kun he auttavat sinua päättelemään karttuvan sijoitustilin tai eläkesäästötilin tulevan arvon. Seuraavassa esimerkissä lasketaan eläkesäästötilin tuleva arvo, kun talletuksen määrä on 2000 euroa vuodessa 30 vuoden ajan 10 prosentin vuosikorolla – mikä on aivan mahdollista, jos sijoitat vuodessa 2000 euroa vuodessa ikävuosina 35-65.

Seuraavissa vaiheissa esitetään, kuinka voit laskea TULEVA.ARVOfunktion avulla, mikä on sijoituksen arvon eläkkeelle siirtymishetkellä:

1. Napsauta laskentataulukon solua, jossa haluat laskea sijoituksen tulevan arvon.

2. Avaa Liitä funktio -valintaikkuna.

3. Napsauta Rahoitus-luokkaa ja kaksoisnapsauta Funktion nimi -luettelossa TULEVA.ARVO-funktiota. Näyttöön avautuu valintaikkuna, joka sisältää kuvauksen TULEVA.ARVO-funktiosta sekä viisi muokkausruutua funktion argumenttien määrittelemistä varten. (Argumentit ovat muuten samanlaisia kuin MAKSU-funktiossa, mutta lisäksi on Erä (Pmt) -kenttä, johon on määriteltävä kausittain talletettava maksuerä.)

4. Kirjoita Korko (Rate) -ruutuun 10% ja paina Sarkain-näppäintä, kirjoita Kaudet_yht (Nper) -ruutuun 30 ja paina Sarkain-näppäintä, kirjoita -2000 Erä-ruutuun ja paina kaksi kertaa Sarkain-näppäintä ja kirjoita Laji (Type) -ruutuun 1.

Huomaa, että argumenttien Korko ja Kaudet_yht on perustuttava samaan ajan yksikköön. Aikaisemmassa esimerkissä yksikkönä oli kuukausi. Tässä laskennan perusyksikkönä on vuosi. Valintaikkunan tulisi näyttää seuraavalta:

5. Napsauta OK-painiketta, niin tulos näkyy solussa. Tässä esimerkissä 30 vuoden säästäminen tuotti yhteensä 361 886,85 euroa. Ei lainkaan huono tulos, kun sijoitettujen varojen yhteismäärä oli 60 000 euroa.

Korkokannan laskeminen KORKO-funktiolla

Joudut ehkä usein arviomaan sijoituksen tilaa tai paljonko uusi liikeidea saattaisi tuottaa. Oletetaan esimerkiksi, että yhteistyökumppanisi pyytää sinulta lainaa 10.000 euroa uutta olutpanimo/pubi -projektia varten ja lupaa maksaa vuosittain vähintään 3.200 euroa tuottoa vuodessa neljän vuoden ajan. Haluat tietää, mikä on tämän sijoituksen korko. Voit saada sen selville nopeasti KORKO (RATE) -funktiolla, jonka avulla voit laskea tuottoprosentin sijoitukselle, joka maksetaan takaisin säännöllisinä erinä tai yksittäisenä könttäsummana.

Voit laskea sijoituksen tuottoprosentin KORKO-funktiolla seuraavasti:

1. Napsauta laskentataulukon solua, jossa haluat laskea tuottoprosentin.

2. Avaa Liitä funktio -valintaikkuna.

3. Napsauta Rahoitus-luokkaa, vieritä Funktion nimi -luetteloa alaspäin ja kaksoisnapsauta KORKO-funktiota. Näyttöön avautuu valintaikkuna, joka sisältää kuvauksen KORKO-funktiosta sekä kuusi muokkausruutua funktion argumenttien määrittelyä varten. (Vieritä argumenttiluetteloa alaspäin, jotta voit nähdä kuudennen argumentin.) Argumentit ovat samanlaisia kuin aikaisemmissa rahoitusfunktioissa, mutta ne ovat tässä vähän eri järjestyksessä.

4. Kirjoita Kaudet_yht-ruutuun 4 ja paina Sarkain-näppäintä, kirjoita Erä-ruutuun 3200 ja paina Sarkain-näppäintä ja kirjoita Nykyarvo-ruutuun 10000. Valintaikkunan tulisi näyttää tältä:

5. Napsauta OK-painiketta, kun haluat nähdä tuloksen solussa. Tässä esimerkissä 10.000 eron sijoitus tuottaa 11 %:n vuosittaisen koron, jos kaverisi maksaa vuosittain säännöllisesti 3.200 euroa neljän vuoden ajan. Voit näiden tietojen perusteella päättää, onko korko riittävä tai onko sittenkin viisaampaa sijoittaa johonkin vähemmän riskialttiiseen kohteeseen – tai neuvotella kaverisi kanssa uusista ehdoista.

Lyhyesti todettuna Excelin funktiot eivät voi taata, että liiketoimesi aina menestyvät, mutta oikein käytettynä voit niiden avulla saada päätöstesi perustaksi parhaita mahdollisia tietoja.

Funktioiden virhearvot

Funktioiden lisääminen Liitä funktio -valintaikkunan avulla on melko suoraviivaista. Jos teet virheen, kun kirjoitat funktiota, voit saada vastaukseksi yhdessä tai useassa solussa virhearvon. Virhearvot alkavat ristikkomerkillä (#) ja tavallisesti loppuvat huutomerkkiin. Esimerkiksi virhearvo #LUKU! tarkoittaa, että kirjoittamasi funktion jokin argumentti on virheellinen – se voi olla liian suuri tai pieni. Jos näet solussa virhearvon, napsauta solua ja korjaa virhe kaavarivillä tai poista kaava ja kirjoita se uudelleen. (Jos olet kirjoittamassa funktiota, voit etsiä myös Excelin ohjeesta tietoja sen argumenteista.) Alla olevassa taulukossa on esitetty yleisimmät Excelin virhearvot ja niiden kuvaukset.


 

Solualueiden nimien käyttäminen kaavoissa

Jos haluat tehdä kaavoista helpommin ymmärrettäviä ja helpottaa niiden kirjoittamista, voit nimetä laskentataulukossa solualueita ja sitten käyttää työkirjaan lisättävissä kaavoissa solualueiden nimiä alueviittausten sijaan. Voit esimerkiksi nimetä eläinkaupan tilauslomakkeessa solut
E4-E9 nimellä Yhteensä ja sitten lisätä kaavan, joka laskee viiden solun summan seuraavasti:

    =SUMMA(Yhteensä)

Kun olet määritellyt solualueen nimen, voit käyttää nimeä työkirjassa missä tahansa kaavassa.

Solualueen nimen määritteleminen

Excelissä on solualueiden nimeämistä varten kaksi tekniikkaa: napsauta nimiruutua ja kirjoita solualueen nimi (manuaalinen tapa) tai voit käyttää Nimi-alivalikossa olevaa Luo-komentoa (automaattinen tapa). Jos sarekeotsikko on jo valmiina, automaattinen tapa on hieman nopeampi. Solualueen nimen alussa on oltava kirjain ja nimessä ei saa käyttää välilyöntejä. On suositeltavaa, että nimen pituus on alle 15 merkkiä, jotta se mahtuu helposti nimiruutuun ja että se on helppo kirjoittaa kaavoihin. Solualueen nimen määritteleminen manuaalisesti Jos haluat määritellä solualueen nimen napsauttamalla ja kirjoittamalla, noudata alla olevassa kuvassa esitettyjä vaiheita. Tämä tapa soveltuu parhaiten henkilöille, jotka haluavat tehdä asioita omin käsin.

Solualueen nimeäminen automaattisesti

Voit määritellä solualueen nimen Luo (Create) -komennolla seuraavasti:

1. Valitse solualue, jonka haluat nimetä. Liitä valintaan mukaan myös rivi- tai sarakeotsikot, joita on tarkoitus käyttää solualueiden niminä. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa on esitetty valinta, jossa solualueen nimeksi on valittu sarakeotsikko Yhteensä.

2. Valitse Lisää (Insert) -valikosta Nimi (Name) -komento ja valitse avautuvasta alivalikosta Luo (Create) -komento. Näyttöön avautuu valintaikkuna, jossa voit määritellä paikan, jossa alueen nimi sijaitsee:

3. Napsauta OK-painiketta, jos hyväksyt Excelin ehdottaman oletusvalinnan käyttää rivi- tai sarakeotsikkoa alueen nimenä. Muussa tapauksessa napsauta oikeaa valintaa, jotta Excel osaa löytää oikeat otsikot.

Tässä esimerkissä Excel on tunnistanut valinnan yläosassa olevan otsikkotekstin Yhteensä. Voit käyttää tätä nimeä tässä työkirjassa missä tahansa laskentataulukossa.

Solualueiden nimien käyttäminen kaavoissa

Voit käyttää solualueiden nimiä funktioiden argumentteina, kun useaan soluun viittaus on mahdollista. Voit esimerkiksi käyttää Yhteensä-aluenimeä SUMMA- ja KESKIARVO-funktiossa, koska näissä funktioissa voidaan käyttää solualuetta argumentin arvona. Sen sijaan et voi käyttää Yhteensä-aluetta MAKSU-funktion argumenttina, koska jokaisen MAKSU-funktion argumentin on oltava yksittäinen luku.

Voit lisätä solualueen nimen kaavaan tai funktioon seuraavasti:

1. Aloita kaavan tai funktion kirjoittaminen kuten tavallisesti. Jos esimerkiksi haluat laskea Yhteensä-alueeseen kuuluvissa soluissa olevien lukujen summan, aloita kaavan kirjoittaminen seuraavasti:

    =KESKIARVO(

2. Kun olet kaavassa siinä kohdassa, jossa argumentiksi on määriteltävä solualue, kirjoita solualueen nimi tähän paikkaan:

    =KESKIARVO(Yhteensä)

3. Kun olet kirjoittanut kaavan valmiiksi, paina Enter-näppäintä.

Solualueiden muokkaaminen

Nimettyjen solualueiden ansiosta kaavojen muokkaaminen on helppoa, sillä kun muokkaat solualuetta, Excel päivittää samalla kaikki kaavat, joissa sitä on käytetty. Voit Nimi-alivalikossa olevan Määritä (Define) -komennon avulla avata Määritä nimi -valintaikkunan, jossa voit muokata solualuetta. Voit lisätä alueeseen soluja tai poistaa niitä joko muokkaamalla soluviittausta Viittaa (Refers To) -muokkausruudussa tai valitsemalla laskentatalulukossa uuden solualueen.

Voit muokata nimettyä solualuetta seuraavasti:

1. Valitse Lisää-valikosta Nimi-komento ja valitse alivalikosta Määritä-komento. Määritä nimi -valintaikkuna sisältää luettelon työkirjassa määritellyistä solualueiden nimistä sekä Viittaa-muokkausruudun, joka sisältää luettelon nimettyyn alueeseen kuuluvista soluista.

2. Napsauta solualueen nimeä, jota haluat muokata.

3. Muokkaa Viittaa-muokkausruudussa olevia soluviittauksia tai valitse uusi solualue suoraan laskentataulukossa. Napsauta vain Viittaa- muokkausruudun oikeassa reunassa olevaa valintaikkunan pienennyspainiketta, jolloin valintaikkuna pienenee. Valitse tämän jälkeen solut ja paina Enter-näppäintä.

4. Napsauta OK-painiketta, jolloin muutokset tallentuvat.

Solualueiden nimien poistaminen

Kun solualueen nimeä ei enää tarvita, voit poistaa sen työkirjasta Määritä nimi -valintaikkunaa käyttäen. Voit poistaa solualueen nimen seuraavasti:

1. Valitse Lisää-valikosta Nimi-komento ja valitse Määritä-komento. Määritä nimi -valintaikkuna avautuu.

2. Napsauta solualueen nimeä, jonka haluat poistaa työkirjasta.

3. Napsauta Poista (Delete) -painiketta. Solualueen nimi on poistettu pysyvästi.

4. Napsauta OK-painiketta, jolloin Määritä nimi -valintaikkuna sulkeutuu. Solualueiden nimet kuuluvat tärkeänä osana hyvään kaavojen dokumentointikäytäntöön. Kun käytät solualueiden nimiä hyvin, voit nauttia kaavoista ja funktioista paljon enemmän.